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8 juillet 2015

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RETOUR SUR LA
DÉMATÉRIALISATION
DE LA CHAINE DE COMMANDE
08/07/2015
Retour d’expérience de Vosgelis en dématérialisation – 8 juillet 2015
Contexte
Ordonnance n°2014-697 du 26 juin 2014 relative au
développement de la facturation électronique:
 Passage progressif au tout électronique pour 2020
 Utilisation de Chorus prévue à l’article 2
 Possibilité de fonctionner avec un autre portail à valeur
ajoutée.
Présentation de la plateforme de dématérialisation Vosgelis – 8 juillet 2015
Vosgelis
Objectif de la rencontre:
 Présenter le retour d’expérience de
Vosgelis
en
terme
de
dématérialisation de la chaîne de
commande jusqu’à la facturation
intégrée
Présentation de la plateforme de dématérialisation Vosgelis – 8 juillet 2015
Vosgelis
17 500
logements
112
Communes
30.000
personnes logées,
soit 8% de la population du département
45 M€
investis chaque année
100 %
de la production de logements labellisés
500
logements réhabilités par an
220
salariés
70 M€
de chiffre d’affaires
Présentation de la plateforme de dématérialisation Vosgelis – 8 juillet 2015
Les achats
Vosgelis
 Ordonnance n°2005-649 du 6 Juin 2005
 45 M € d’achats (dont 80% de travaux)
 550 marchés
 100% de mises en concurrence par voie électronique
depuis 2005
 60% d’offres électroniques (Trophées de la
Commande Publique 2009)
 1 200 fournisseurs partenaires
 Signature d’une Charte de Partenariat avec les
entreprises (27/11/2014)
 Comptabilité commerciale depuis le 1er janvier 2014
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Vosgelis
La facturation électronique
 Lancement du projet en 2011; mise en service
janvier 2013
 30 000 factures par an (Marchés à bons de commande
de travaux ponctuels dans les logements; huissiers de
justice…)
 240 000 € d’économie par an en 2014 pour Vosgelis
(chiffre en constante évolution)
 Remises tarifaires lors des réponses aux mises en
concurrence
 15 € par commande pour les entreprises partenaires
 100% d’autofacturation même si possibilité de
facturation électronique
Présentation de la plateforme de dématérialisation Vosgelis – 8 juillet 2015
Vosgelis
La facturation électronique
 Rédaction d’une politique de service par un avocat
spécialiste
 Audit de la solution déployée par KPMG
 Certification ISO sur la chaîne des marchés à bons de
commande (juin 2015)
 Dématérialisation des 10 000 autres factures (en
cours de développement):
 Avec bons de commande Prem’
 Marchés de travaux
 Factures diverses
 Connexion avec la plateforme CHORUS (2016)
Présentation de la plateforme de dématérialisation Vosgelis – 8 juillet 2015
100% des fournisseurs satisfaits
CURATEC
(TPE)
NATIBAT
(PME)
BOVÉ
(PME dans un
groupe
international)
1
Présentation de la plateforme de dématérialisation Vosgelis – 8 juillet 2015
1er prix
27 novembre 2014: au salon
des
maires
de
France,
Thierry Mandon, Secrétaire
d’Etat à la simplification et à
la réforme de l’Etat, a remis
à Vosgelis le premier prix des
trophées de la commande
publique, pour la création
d’un
dispositif
de
dématérialisation et d’autofacturation électronique.
Cette innovation devance
l’obligation réglementaire de
dématérialisation
des
factures et accélère le
paiement des entreprises.
Présentation de la plateforme de dématérialisation Vosgelis – 8 juillet 2015
Caractéristiques
de la plateforme
Vosgelis
Ce dispositif:
 traite la chaîne complète, de la passation à la
facturation, en passant par la validation du service fait
 permet l’autofacturation et supprime les doubles
saisies pour Vosgelis (connexion à l’ERP) et pour les
fournisseurs (connexion au logiciel comptable)
 est totalement sécurisé: dématérialisation native
 anticipe le passage du délai de paiement à 20 jours
 améliore la productivité des entreprises avec une
mesure de la satisfaction client

Échange de SMS avec nos locataires et nos fournisseurs afin de
soigner notre relation commerciale.
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GLI Services
Domaine d’expertise
 Documents électroniques à vocation probatoire.
 Membre de la FNTC, participe à l’élaboration des
référentiels techniques d’archivage, à la rédaction
de référentiels et guides d'audit (Label Tiers
Archiveur, coffre-fort électronique, …).
 Expert normatif AFNOR, participe à la rédaction de
normes relatives à la mise en œuvre de l’économie
numérique. (Bulletin de paye électronique, coffrefort, NF Z42013, ..)
 Expert Certificateur AFNOR : NF461 (systèmes
d’archivage électronique).
 Expert Auditeur FNTC : NF Z42.013, NF Z42.020,
NF Z42.025, label FNTC-TA
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Synoptique de la solution
Services achats,
Comptable, Financier,
RH
Prestataires (titulaires, cotraitants, soustraitants)
Ordre de service, projets de décompte,
factures, attestation service fait, …
Système
D’information
Système
D’information
Tout type de document
Accès direct à la plateforme
Plateforme de création et
d’échanges de documents
probatoires
Accès direct à la plateforme
Siège social électronique
Dépôt d'un original dans le
coffre de VOSGELIS
RIC
Relevé d’Identité Coffre-Fort
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Les documents échangés dans la gestion
de la commande publique
Commandes
Courriers / Plans / photos
Attestations de Travaux Réalisés
Factures / Autofacturation
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Piste d’audit fiable
L’ensemble des documents, associés aux pièces du
marché, permet de disposer d’une piste d’audit fiscale.
Les contrôles seront d’autant plus automatisables et
simplifiés si:
« commande = service fait = facture = mandat »
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L’autofacturation
en bref
L’autofacturation permet, après validation du service fait,
de générer la facture (mandat du prestataire) en lieu et
place du fournisseur. Cette facture :
 reprend sur le fond tous les points de la commande (lignes
de commande, tarifs, remises, etc.)
 respecte sur la forme les exigences (piste d’audit fiable)
du code des impôts (article 289-VI) sur la facture PDF :
•
La signant électroniquement avec certificat sécurisé
•
L’archivage dans un coffre-fort probatoire
•
En disposant de tous les éléments permettant de
démontrer, aussi bien pour Vosgelis que pour le
fournisseur, le respect de la piste d’audit.
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Projet de
connexion à Chorus
L’objectif est de :
 Permettre aux prestataires de continuer à utiliser la
plateforme mise à disposition par Vosgelis :
• Connexion à leur SI (commandes, financier,
comptable)
• Simplification de l’ensemble de leurs procédures
• Intégration de la mobilité
• Économies substantielles
 Permettre à Vosgelis, dans le cadre d’un mandat donné
par les prestataires, de se connecter à la plateforme
CHORUS factures pour effectuer toutes les opérations
relatives au dépôt des factures et les indications sur le
règlement.
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Fournisseur
d’identité et
d’authentification
FranceConnect
Niveau d’authentification
Selon eIDAS
Portail du
fournisseur de
services
Usager
France Connect/SSO sera décliné pour
les particuliers, pour les représentants
de personnes morales - mais aussi pour
les agents des 3FP et les élus
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Projet de
connexion à Chorus
Synoptique de cible
Présentation de la plateforme de dématérialisation Vosgelis – 8 juillet 2015
Services achats,
Comptable, Financier,
RH
Prestataires (titulaires, cotraitants, soustraitants)
Ordre de service, projets de décompte,
factures, attestation service fait, …
Système
D’information
Système
D’information
Tout type de document
Accès direct à la plateforme
Dépôt d'un original dans le coffre
de VOSGELIS
Plateforme de création et d’échanges
de documents probatoires
Accès direct à la plateforme
Présentation de la plateforme de dématérialisation Vosgelis – 8 juillet 2015
Conclusion
Merci de votre
attention.
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réponses
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