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23 et 24 novembre 2015

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Exigences en matière de contrôle interne
Sommaire
S. Macculi – Gestionnaire de risques, Ville de Genève, Département des finances et du logement- 2015
•
Buts de la séance
•
Contexte
•
Le contrôle interne
•
Les seuils et les
exigences de contrôle
interne
Exigences en matière de contrôle interne
BUTS DE CETTE PRÉSENTATION
2015
Buts de la séance
•
Expliquer les exigences en matière de contrôle interne décrites dans le règlement
régissant les conditions d’octroi des subventions municipales (LC 21 195)
Art. 7 Principes régissant l’établissement des comptes du ou de la
bénéficiaire
A défaut d’être astreint à des règles plus strictes dictées par la Confédération
et le canton, le-la bénéficiaire doit tenir sa comptabilité, présenter ses comptes
annuels et/ou ses comptes de projet, les faire contrôler et, le cas échéant,
mettre en place un système de contrôle interne conformément à l’annexe 1.
1
2
Un-e bénéficiaire faisant l'objet d'une convention impliquant plusieurs
financeurs (convention multipartite) met en place un système de contrôle interne
selon les instructions découlant de la convention.
…..
2015
Buts de la séance
•
2015
Annexe 1, tableau 1
Buts de la séance
•
Présenter des exemples pour se conformer aux exigences
http://www.ville-geneve.ch/
administration-municipale/
organismes-subventionnes
2015
Buts de la séance
•
2015
Présenter des exemples pour se conformer aux exigences
Exigences en matière de contrôle interne
CONTEXTE
2015
Contexte
Constitution
Loi
Règlements municipaux
Loi sur la gestion
administrative
Constitution de la république
et
Règlementetsur le contrôle interne, l'audit
de l’Etat - D1
05 - 2014
canton de Genève financière
- A 2 00 - 2013
interne
et la révision des comptes annuels
en Ville de Genève - LC 21 191 – 2014
51 internes
Instauration d'un système de
Art. 221 Contrôle etArt.
audit
Art. 2 Champ d’application
contrôle interne
Art. 53 Système de gestion des risques
• Canton
• Administration municipale
• Entités privées ou publiques bénéficiant
• Communes
d’une subvention
• Administration
cantonale
et entités
• Institutions de droit
public
• Le CA fixe les seuils et les principes
rattachées
• Entités au bénéfice d'indemnités ou
Règlement régissant les conditions d’octroi
d'aides financières
des subventions municipales - LC 21 195 2015
2015
• Art 7 al 1 et 2
• Annexe 1
Exigences en matière de contrôle interne
CONTRÔLE INTERNE
2015
Le contrôle interne
Ce n’est pas :
•
•
•
•
•
La Cour des comptes
Le vérificateur des comptes ou le réviseur des comptes
L’ «Inspection cantonale des finances» du Canton de Genève
Le service du Contrôle financier de la Ville de Genève
Toute autre entité externe ou interne spécifique (audit interne)
C’est :
•
2015
VOUS
Tous les collaborateurs et toutes les collaboratrices de votre organisation
Le contrôle interne
Maîtrise avec valeur ajoutée
Réaliser sa mission, atteindre les objectifs
Gérer les risques
Intégré dans la gestion quotidienne
Système de contrôle interne
Ensemble des «moyens» et des acteurs
Tous concernés
Rôle central de la direction
Ensemble de moyens mis en œuvre par la hiérarchie et les collaboratrices et
collaborateurs pour maîtriser la gestion des activités.
Système en place pour s'assurer que votre organisation fonctionne
correctement.
2015
Le contrôle interne
Les questions à se poser
Qui fait quoi , qui supervise quoi ?
Qui est responsable de quoi ?
Qui valide quoi ?
Quels risques prendre ou ne
pas prendre ?
Quelles conséquences ?
Comment réduire les problèmes
potentiels ?
Dois-je rajouter ou supprimer
des contrôles ?
Quelles sont les informations dont j'ai
besoin / que je dois communiquer ?
Qui est autorisé à les communiquer ?
Cette activité est-elle conforme à la
loi / au règlement ?
Comment améliorer le fonctionnement de
mon organisation ?
…..?
Réflexion sur le fonctionnement de l’organisation basée
sur le bon sens et les bonnes pratiques
2015
Le contrôle interne
Documenter (mettre par écrit) le contrôle interne pour :
•
•
•
•
•
2015
Moins de dépendance par rapport à une personne clé
Favoriser le dialogue
Clarifier les pratiques
Pérenniser l’action de l’organisation
Expliquer à un nouveau membre/collaborateur
Le contrôle interne
Principes de base
Limites
•
•
•
Assurance raisonnable
S’adapter au contexte
•
•
2015
Principe de proportionnalité
(rapporte coût / bénéfice)
Jugement
Comportement humain
Le contrôle interne
Pourquoi ? Evolution de la société
• Multiplication et renforcement des réglementations
• Augmentation des exigences en matière de transparence
• Rendre compte de l’utilisation judicieuse de l’argent public
• Changement sociétal : On doit prouver que l’on fait juste et plus démontrer que
l’on n’a pas fait faux
2015
Planifier
Mettre
en œuvre
Adapter /
prévenir
Vérifier
Conduite de l’organisation
2015
Inspiré de la roue de Deming : Plan-do-check-act
Contraintes
Le contrôle interne
Exigences en matière de contrôle interne
LES SEUILS ET LES EXIGENCES DE CONTRÔLE INTERNE
2015
Les seuils et les exigences de contrôle interne
•
2015
Les seuils et les exigences s’applique aux bénéficiaires d’une subvention
monétaire de la Ville de Genève, pour une activité générale ou spécifique (art.
7 al.1)
Les seuils et les exigences de contrôle interne
< CHF 50’000
CHF 50’000 à
CHF 999’999
CHF 1 mio à
< CHF 5 mios
> CHF 5 mios
2015

Les seuils et les exigences de contrôle interne
Les exemples mis à disposition
•
•
•
2015
Les exemples ne couvrent qu’une partie des composantes d’un système de
contrôle interne classique
Les exemples d’outils doivent être adaptés au contexte
Les subventionnés peuvent utiliser d’autres outils
Les seuils et les exigences de contrôle interne
•
Organisations n’employant pas ou peu de salariés et prétendant à l’octroi d’une
subvention inférieure ou égale à CHF 49'999.
Exigences de contrôle interne
Le bénéficiaire n'est pas tenu de
décrire et documenter son système
de contrôle interne.
2015
Exemples de documents
-
Les seuils et les exigences de contrôle interne
•
2015
Organisations employant quelques salariés et /ou prétendant à l’octroi d’une
subvention allant de CHF 50’000 à CHF 999'999.
Exigences de contrôle interne
Exemples de documents
A. Le bénéficiaire décrit l'organisation
en place pour respecter la séparation
des tâches. Il en explique les
exceptions au besoin.
B. De même, il décrit les
compétences financières liées à la
gestion des comptes de liquidités.
C. Il établit également les cahiers des
charges des fonctions clés de son
organisation.
D. Il procède à une évaluation des
risques principaux, financiers et non
financiers, de son activité.
A. Analyse de la séparation des
tâches.
B. Compétences financières liées à la
gestion des comptes de liquidités.
C. Cahiers des charges des fonctions
clés.
D. Inventaire des risques
A
Les seuils et les exigences de contrôle interne
Séparation des tâches
Réalisation, validation et surveillance
Réalisation
Validation
Surveillance
Réduire les erreurs et le risque de fraude
2015
A
Les seuils et les exigences de contrôle interne
Séparation des tâches
Exemples d’analyse par processus
Exemple de tableau simplifié
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Caisse
Achats
Salaires
Comptabilité
Projet
Trésorerie
Gestion du stock
…
1 tableau regroupant les
principaux processus
Si la séparation des tâches ne peut pas être respectée
en documenter les raisons
2015
B
Les seuils et les exigences de contrôle interne
Compétences financières liées à la gestion des comptes de liquidités
•
Fixer des limites financières
•
Identifier les personnes autorisées
•
Signature : collective à deux ou individuelle
•
Principe des 4 yeux
Faire en sorte que le bon niveau de décision de l’organisation soit informé des
dépenses de l’organisation et les valide
Eviter qu’une seule personne gère et contrôle seule toutes les dépenses de
l’organisation
Réduire le risque de fraude
2015
C
Les seuils et les exigences de contrôle interne
Cahier des charges
•
•
•
•
Identifier les fonctions clés
Description de l’activité
Des compétences pour engager l’organisation
…
Formaliser les responsabilités, les suppléances
Fixer le périmètre d’action
Expliquer et clarifier les attentes
Favoriser le dialogue
2015
D
Les seuils et les exigences de contrôle interne
Gestion des risques
•
Identifier les problèmes qui pourraient empêcher l’organisation de réaliser sa ou
ses missions
•
Identifier les causes et les conséquences ainsi que les moyens d’actions pour
réduire les risques le cas échéant
2015
D
Les seuils et les exigences de contrôle interne
Gestion des risques
•
Eléments de réflexion, exemples :
–
–
–
–
–
–
–
•
2015
Finances
Responsabilité civile
Législation
Ecologie
Personnel
Sécurité
Informatique
A réaliser régulièrement (annuellement au minimum)
Disposer d’un outil de prévention et de décision
Prendre du recul par rapport à la gestion courante
Protéger l’image et la réputation de l’organisation
Les seuils et les exigences de contrôle interne
•
2015
Organisations prétendant à l’octroi d’une subvention à hauteur de CHF
1’000’000 et jusqu’à CHF 4’999'999.
Exigences de contrôle interne
Exemples de documents
En plus des exigences du seuil
précédent, le bénéficiaire
E. documente son système de
contrôle interne financier permettant
de garantir une tenue régulière de la
comptabilité et l'établissement d'un
rapport financier adéquat.
F. Par ailleurs, il met en place un
système de gestion des risques,
financiers et non financiers, liés à son
activité.
A, B, C, D
E. Tableaux des objectifs de maîtrise,
risques et contrôles.
F. Description succincte du système
de gestion des risques.
E
Les seuils et les exigences de contrôle interne
Objectifs de maîtrise, risques et contrôles
•
Processus financiers et comptables
•
Identifier ce qui doit être maîtrisé, les problèmes existants et éventuels, les
pratiques en place ou à mettre en place pour les pallier
•
Un contrôle doit être «traçable» (laisser une trace) et pouvoir être refait
S’assurer que les grands processus financiers sont «maîtrisés»
S’assurer que l’information financière est fiable
Prévenir et détecter les erreurs et les fraudes
2015
F
Les seuils et les exigences de contrôle interne
Description succincte du système de gestion des risques
•
Système : Impliquer l’organisation -> personnes + méthode
•
Expliquer comment sont identifiés, évalués, traités et géré les risques, par
exemple :
– Périodicité des mises à jour
– Suivi des risques
– Méthode d’évaluation des risques
• Explication des niveaux de probabilité et d’impact
• Qualification des risques (faibles, modérés, élevés, critiques)
–
–
–
–
Familles de risques retenues
Plan d’actions pour réduire les risques et suivi du plan d’actions
Personnes et organes dirigeant impliqués : réalisation et validation
…
Disposer d’une gestion des risques plus «mature», complète
Permettre un examen du système de gestion des risques par un tiers
2015
Les seuils et les exigences de contrôle interne
•
2015
Organisations prétendant à l’octroi d’une subvention supérieure ou égale à
CHF 5’000’000.
Exigences de contrôle interne
Exemples de documents
En plus des exigences du seuil
précédent, le subventionné
- documente son système de contrôle
interne pour ses principaux domaines
d'activité.
A, B, C, D, E, F
Pas d’exemple. Se baser sur le point
F en l’adaptant sur les principales
activités « métiers » de l’organisation
(et non celles financières), par
exemples : organisation d’événement,
aide aux personnes âgées.
G
Les seuils et les exigences de contrôle interne
Information au service de la Ville concerné
•
Ne pas transmettre toute la documentation relative au contrôle interne à la Ville
de Genève (sauf sur demande)
Art. 10 Audit et contrôle (LC 21 195)
1 La Ville de Genève peut procéder à des contrôles ou réaliser un audit sur
l’utilisation de la subvention accordée. Elle peut également mandater un
organisme tiers à cette fin.
2
Le Contrôle financier est compétent en Ville de Genève pour vérifier que le-la
bénéficiaire respecte ses obligations légales et contractuelles, notamment
celles relatives à son système de contrôle interne. Le règlement sur le contrôle
interne, l’audit interne et la révision des comptes annuels en Ville
de Genève (LC 21 191) s’applique.
Rendre compte de manière proactive du respect des exigences en matière de
contrôle interne
2015
La sécurité de la cité tient moins à la solidité de ses
fortifications qu'à la fermeté d'esprit de ses habitants.
Thucydide
(Historien, politicien, stratège)
2015
Salvatore Macculi
Gestionnaire de risques
Département des finances et du
logement
salvatore.macculi@ville-ge.ch
022 418 58 29
Marc Carrillo
MERCI !
Responsable du contrôle interne
Département de la culture et du
sport
marc.carrillo@ville-ge.ch
022 418 65 46
Philippe Borcard
Responsable du contrôle interne
Département de la cohésion
sociale et de la solidarité
philippe.borcard@ville-ge.ch
022 418 49 26
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