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comment va-t-il fonctionner à partir du 1 janvier 2016

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RÉGIONALISATION DU SYSTÈME DES TITRES-SERVICES
COMMENT VA-T-IL FONCTIONNER À PARTIR DU 1ER
JANVIER 2016 ?
Table des matières
Le rôle de Sodexo en tant qu’émetteur des titres-services
3 RÉGIONS
4
5
Critère de rattachement:
5
Un agrément pour chaque région
5
Maintien des activités autorisées
6
LES TITRES-SERVICES PAPIER
6
Un nouveau lay-out pour chaque région
6
Une remise par région
7
Seuls les titres-services conformes seront remboursés
8
Période de transition
8
Corriger et/ou compléter les titres-services non conformes
9
Période de transition
10
Déclaration des titres-services
10
Des exigences supplémentaires par région pour le remboursement des cheques :
12
Bordereau de remise
12
Enlèvement des titres-services
13
Les titres-services perdus ou volés
13
Remboursement des titres-services sur base du talon gauche
13
Délais de remboursement
13
TITRES-SERVICES ÉLECTRONIQUES
14
1
Avantages des titres-services électroniques
14
Application mobile pour travailleurs : Job Tracker by Sodexo
15
Encoder des prestions via le téléphone
16
Résumé des possibilités pour encoder une prestation électronique par le travailleur :
17
A le système électronique complètement régionalisé immédiatement
17
Délais de remboursement
18
CONTRÔLE
Détails des travailleurs :
18
18
Comment enregistrer les données des travailleurs dans l’espace sécurisé actuel ?
19
Données supplémentaires pour la Région wallonne à partir de 1/1/2016
19
Titres-services non recevables :
21
ESPACE SÉCURISÉ
22
Un espace sécurisé par région
22
Données des entreprises agréées et des travailleurs
25
Indiquez pour quelles régions et quelles activités vous êtes actifs
25
SERVICES FOURNIS PAR SODEXO
26
Service clientèle sur mesure pour les entreprises agréées
26
Services de base fournis par sodexo
26
Services supplémentaires optionnels
27
La régionalisation pour vos clients
27
ANNEXES
28
ANNEXE 1: Déclaration des titres-services
28
ANNEXE 2: FICHIER D’IMPORT « DÉTAILS DES TRAVAILLEURS »
29
ANNEXE 3: FICHIER D'IMPORT: "DONNÉES CONTRACTUELLES POUR LA RÉGION WALLONE »
30
ANNEXE 4 : CORRECTION DES TITRES DANS L’ESPACE SÉCURISÉ
31
ANNEXE 5 : ENCODER UNE PRESTATION DANS L’ESPACE SÉCURISÉ
33
2
ANNEXE 6 : RÉINITIALISER LE MOT DE PASSE D’UN TRAVAILLEUR
35
ANNEXE 7: LES CONDITIONS GÉNÉRALES DE SERVICE DE SODEXO
36
ANNEXE 8: LES NOUVEAUX BORDEREAUX DE REMISE RÉGIONAUX
39
ANNEXE 9: BROCHURE INFO « JOB TRACKER »
40
3
A partir du 1er janvier 2016, les régions seront compétentes pour les titres-services.
Cela veut dire qu’à partir du 1er janvier, 3 systèmes de titres-services différents existeront.
Sodexo reste l’émetteur unique des titres-services. En tant que société émettrice, nous essayons de
rendre la transition aussi facile que possible, d’assurer la continuité ainsi que d’apporter des
améliorations.
IMPORTANT : Pour les titres-services de l’ONEM, émis avant le 1/1/16, le fonctionnement
ne change pas (les procédure de remise, de remboursement etc… restent identiques à ce
que vous connaissez aujourd’hui.
LE RÔLE DE SODEXO EN TANT QU’ÉMETTEUR
DES TITRES-SERVICES
Avant d’entrer, plus en détails, dans les changements engendrés par la régionalisation pour vous,
entreprise agréée, nous allons clarifier le rôle de Sodexo en tant qu’émetteur des titres-services:
•
Sodexo doit avant tout répondre aux demandes de chaque région (nos clients).
•
Sodexo doit respecter la réglementation.
•
Sodexo veut assurer une transition fluide, transparente et sûre afin de minimiser l’impact de la
régionalisation sur les entreprises agréées, les utilisateurs et les travailleurs.
•
Notre rôle est également d’accompagner les utilisateurs, les entreprises agréées et les
travailleurs durant la phase de transition.
•
Sodexo travaille pour assurer une continuité du système, associée à une évolution de celui-ci :
nous nous basons sur le système actuel afin d’y apporter les modifications utiles pour le faire
évoluer.
•
Nous consultons toutes les parties concernées via des enquêtes, workshops, forums afin
d’apporter des solutions appropriées.
•
A côté des services demandés par les régions, nous proposons des services supplémentaires
afin de répondre au maximum à vos besoins et demandes.
4
3 RÉGIONS
CRITÈRE DE RATTACHEMENT:
Les utilisateurs, vos clients, vont être rattachés à une seule et unique Région. Le critère de
rattachement se base sur la résidence principale officielle de l’utilisateur telle que mentionnée
dans le Registre national.
UN AGRÉMENT POUR CHAQUE RÉGION
Une entreprise agréée a besoin d’un agrément par région dans laquelle elle veut opérer.
Les entreprises agréées ayant reçu un agrément par l’ONEM avant le 31/12/2015, obtiendront
automatiquement, à partir du 1/1/2016, 3 numéros d’agréments : un par région.
Ceci vaut aussi pour les entreprises actives dans une seule région. Dans l’espace sécurisé, vous pourrez
indiquer dans quelle(s) région(s) et dans quelle(s) commune(s) vous êtes active.
Ces numéros d’agréments seront les mêmes que le numéro d’agrément actuel (avant 2016), ils seront
simplement précédés d’une lettre, différente par région.
Par exemple : Une entreprise agréée avec comme numéro d’agrément 75830 aura comme numéros
d’agrément à partir du 1/1/2016 :
•
V75830, numéro d’agrément pour la Région flamande
•
B75830, numéro d’agrément pour la Région de Bruxelles capitale
•
W75830, numéro d’agrément pour la Région wallonne
Si une entreprise agréée est inactive durant 12 mois dans une ou plusieurs régions, elle sera
susceptible de perdre son agrément dans la (les) région(s) concernée(s).
Une entreprise qui fait une demande d’agrément à partir du 1/1/16, doit l’adresser à chaque région
dans laquelle elle veut exercer ses activités. Elle recevra, alors, le cas échéant, de chaque région un
numéro d’agrément différent.
5
MAINTIEN DES ACTIVITÉS AUTORISÉES
Il n’est pas prévu d’extension des activités pour lesquelles les titres-services peuvent être utilisés. Les
activités actuelles sont maintenues :
•
Aide-ménagère au sein de la résidence de l’utilisateur
•
Aide en dehors de la résidence de l’utilisateur
o
Courses ménagères
o
Repassage dans le local d’une entreprise (raccommodage du linge à repasser)
o
Transport des personnes à mobilité réduite
LES TITRES-SERVICES PAPIER
UN NOUVEAU LAY-OUT POUR CHAQUE RÉGION
Chaque région a demandé que son titre-service se distingue du titre-service des autres régions.
Les titres-services se différencient par une couleur distincte et le logo de la région.
Les champs à remplir restent identiques et par conséquent n’impactent ni l’utilisateur, ni l’entreprise
agréée ni le travailleur. De plus, la ligne optique reste à la même place.
La première lettre du nouveau numéro d’agrément régional sera préalablement imprimée sur chaque
titre-service.
Vous ne devrez donc rien changer à votre manière de travailler. Cela vaut également dans le cas où
vous travaillez avec des scanners ou des cachets.
Titre-service de la Région de Bruxelles-Capitale :
6
Titre-service de la Région wallonne :
Titre-service de la Région flamande :
UNE REMISE PAR RÉGION
Désormais, vous devrez trier les titres-services par région et fournir le bordereau de remise de la
région correspondante.
Si vous ne le faites pas, la remise n’est pas considérée comme conforme et nous ne pouvons alors pas
garantir le remboursement dans les délais prévus.
Les titres-services doivent toujours être triés par mois de prestation.
NEW – 30/12/2015
Envoyez la partie droite des titres avec le bordereau dûment complété à SODEXO (Rue du
doyené 46, 1180 Bruxelles). Conservez le talon gauche détachable comme preuve en cas de
contestation ou de perte/vol des titres-services.
Faites une remise séparée par région et par mois de prestation.
7
SEULS LES TITRES-SERVICES CONFORMES
SERONT REMBOURSÉS
Les 3 régions ont demandé que seuls les titres-services conformes soient validés et remboursés.
Pour être remboursés, les titres-services devront donc être conformes, c’est-à-dire :
•
Entrer dans le circuit pour la première fois
•
Disposer d’une date de validité correcte
•
Reprendre les mentions suivantes :
o
Identité de l’utilisateur
o
Signature de l’utilisateur
o
Identité de l’entreprise agréée
o
Numéro d’agrément de l’entreprise agréée
o
Identité du travailleur (NISS)
o
Signature du travailleur
o
Date de la prestation
o
Activité
Les titres-services qui ne remplissent pas ces critères, ne seront pas remboursés.
PÉRIODE DE TRANSITION
Afin de vous laisser la possibilité de prendre les mesures nécessaires pour vous conformer aux
conditions plus strictes de remboursement, les trois Régions vous accordent une période de transition
jusqu’au 1 juillet 2016.
Durant cette période de transition, les titres-services non conformes seront encore remboursés.
Cependant, vous recevrez une information vous précisant quels sont les titres-services non conformes,
qui ne vous seront donc plus remboursés après le 1er juillet 2016.
Pendant cette période de transition, les entreprises agréées, les travailleurs et les utilisateurs seront
informés et sensibilisés sur l’importance de remplir correctement les titres-services.
8
CORRIGER ET/OU COMPLÉTER LES TITRES-SERVICES NON
CONFORMES
Les entreprises agréées pourront corriger et/ou compléter les titres-services manuscrits pour lesquels
il y a une information manquante ou incorrecte, via leur espace sécurisé. Cela se réalise après la lecture
du titre-service.
Sodexo informe alors l’entreprise agréée de la partie non remplie ou non conforme du titre-service.
Ensuite l’entreprise agréée peut compléter ou corriger les données des titres-services via son espace
sécurisé, un par un.
Attention : si la signature de l’utilisateur ou du travailleur est manquante, Sodexo ne peut pas
rembourser les titres-services, et cette donnée ne peut pas être remplie par après.
Notez que Sodexo ne renverra en aucun cas des titres-services à l’entreprise agréée. C’est pourquoi il
est important de s’assurer que les titres-services ont été remplis correctement et entièrement avant de
les envoyer à Sodexo pour remboursement.
Dans l’espace sécurisé, il y a un onglet « gérer les remises ». Dans celui-ci, vous pourrez consulter les
titres-services qui doivent être corrigés. En cliquant sur la remise, vous arriverez sur la page où vous
pouvez corriger les titres-services.
NEW – 18/12/2015
Les champs rouges devront être remplis ou corrigés. Il y aura aussi une photo disponible des
titres-services concernés. Vous trouverez la procédure pour corriger les titres en annexe.
Vous pouvez corriger ou compléter un titre-service via l’espace sécurisé jusqu’à sa date de péremption
(pour l’entreprise) mais minimum pendant un mois.
NEW – 18/12/2015
Le remboursement des chèques corrigés se fera le plus vite possible après la correction, mais
jamais avant le délai de remboursement demandé par la région.
Il est dès lors possible que pour une remise, il y ait plusieurs remboursements : un
remboursement pour les titres-services conformes, et un ou plusieurs remboursements pour
des titres-services corrigés. Le remboursement d’une même remise possède les mêmes
références externes (votre référence), comme mentionnées sur le bordereau de remise, mais
avec un autre numéro SPR (référence de Sodexo).
9
PÉRIODE DE TRANSITION
Durant la période de transition, vous serez informé après la lecture de vos titres-services sur le nombre
de titres-services non conformes ou incomplets.
Pendant cette période de transition, les titre-services non conformes seront toujours remboursés.
Vous aurez la possibilité de corriger et/ou compléter les titres-services dans un délai de 3 jours après la
lecture dans l’espace sécurisé. Après ce délai, les titres-services qui n’auront pas étés corrigés et/ou
complétés seront néanmoins automatiquement remboursés.
DÉCLARATION DES TITRES-SERVICES
Afin de réduire le nombre de titres-services que les entreprises agréées doivent corriger, ils peuvent
également « déclarer » les données manuscrites des titres-services (scannées ou non) via l’espace
sécurisé, manuellement ou via l’importation d’un fichier.
Cette opération doit être réalisée avant la remise ou au plus tard en même temps que celle-ci.
Si nécessaire, Sodexo complète le résultat de la lecture avec l’envoi des données et peut donc
compléter automatiquement et rapidement les données non conformes.
De cette manière, vous pourrez diminuer le nombre de titres-services à corriger après lecture et donc
éviter d’engendrer un retard de remboursement.
Vous ne pouvez déclarer que les titres-services de votre numéro d’autorisation.
Déclaration des titres-services via le téléchargement d’un fichier
Vous pouvez télécharger les données des titres-services manuscrits via un fichier.
Dans le nouvel espace sécurisé, vous pourrez télécharger un exemplaire du fichier pour déclarer les
titres-services, dans un format Excel ou CSV.
Les titres-services déclarés ne doivent pas être liés à une seule remise. Vous pouvez déclarer des titresservices de remises différentes.
Les données suivantes doivent être reprises dans le fichier d’import, voir annexe 1:
•
Colonne 1 : Le numéro de série du titre-service
•
Colonne 2 : Le numéro de Registre national du travailleur
•
Colonne 3 : La date de la prestation (jj/mm/aaaa)
•
Colonne 4 : L’activité exercée (1 à 4)
Toutes les données doivent être enregistrées pour que la déclaration puisse se faire. Si tous les titresservices sont correctement repris dans le fichier, alors nous vous enverrons un message vous signalant
que la déclaration est réussie.
10
Si il y a des données de titres-services incomplètes, manquantes ou fautives dans le fichier, la
déclaration ne sera pas acceptée et vous en serez notifié. Vous pourrez alors corriger les données dans
le fichier et l’importer à nouveau.
Si vous déclarez un titre-service qui a déjà été déclaré auparavant, l’information encodée
précédemment sera écrasée et remplacée par la nouvelle information. Cela signifie que vous avez la
possibilité de corriger certaines données déjà déclarées auparavant.
Déclaration des titres-services via un formulaire dans l’espace sécurisé
Vous pouvez également déclarer les données de vos titres-services via un formulaire dans l’espace
sécurisé.
Vous pouvez alors sélectionner un travailleur spécifique, une date de prestation spécifique ou une
activité spécifique et scanner les titres-services. Vous pouvez également remplir un par un les numéros
de séries.
NEW – 30/12/2015
Vous trouverez la procédure pour déclarer les titres-services en annexe 1.
Lorsque vous confirmez l’information, vous recevrez un résumé des titres-services introduits et la
possibilité de corriger les informations manquantes ou incorrectes.
Vu la règlementation plus stricte pour le remboursement, Sodexo
vous conseille de passer un maximum au titre-service électronique.
11
DES EXIGENCES SUPPLÉMENTAIRES PAR
RÉGION POUR LE REMBOURSEMENT DES
CHEQUES :
Par région, il y a également des lignes directrices différentes concernant le remboursement des titresservices papier et électroniques, dont :
•
Pour que les titres-services de la Région wallonne et de la Région de Bruxelles-Capitale soient
remboursés, il faut en plus que le travailleur ne dépasse pas la limite d’heures mensuelles
autorisée (En Wallonie : 177 heures/mois, Bruxelles-Capitale : 176 heures/mois)
Les titres-services qui dépassent cette limite ne seront pas remboursés.
•
Les titres-services de la Région wallonne ne seront pas remboursés si le travailleur n’est pas
inscrit dans l’espace sécurisé de Sodexo. Vous trouverez plus de détails sur ceci dans la section
« Détails des travailleurs ».
NEW – 30/12/2015:
Nouvelle réglementation: les titres de la Région flamande:
Les titres de la Région flamande ne pourront être utilisés que pour des services qui ont été
prestés dans les 12 derniers mois précédant la date d'émission du titre.
Pour les titres-services de la Région flamande, cette date ne sera donc pas avant le 1ier janvier
2016. Si la prestation n'est pas payée dans le délai mentionné, l'utilisateur devra payer la valeur
totale du titre à l'entreprise agréée. Cette nouvelle règle entre en vigueur le 1ier janvier 2016. A
partir de février 2016 la réglementation sera appliquée strictement.
BORDEREAU DE REMISE
Pour les titres-services régionaux, il y a un bordereau de remise spécifique à utiliser. Ces nouveaux
bordereau de remise seront disponibles dans les différents espaces sécurisés des régions.
Les informations qui doivent être remplies sur le bordereau de remise ne changeront pas.
Si le bordereau de remise est manquant ou si les données du bordereau de remise ne correspondent
pas, la remise n’est pas considérée comme conforme et donc le délai de remboursement fixé pourrait
ne pas être respecté.
NEW - 21/12/2015
Les nouveaux bordereaux de remise se trouvent en annexe.
12
NEW - 30/12/2015
Les titres émis avant le 1/1/2016 doivent être remis avec un bordereau de remise de l'ONEM.
ENLÈVEMENT DES TITRES-SERVICES
Il sera toujours possible de demander à Sodexo de venir enlever les titres-services.
C’est une manière sûre de remettre les titres-services.
A partir du 1/1/16 chaque enlèvement sera facturé par Sodexo 15€ htva, indépendamment du nombre
de titres-services. Ceci vaut également pour les enlèvement de titres de l’onem.
Vous pourrez remettre des titres-services venant de différentes régions lors du même enlèvement.
Les titres-services doivent être triés par région, et par mois, et être accompagnés du bon bordereau de
remise. Si cela n’est pas le cas, si la remise n’est pas conforme, le délai de remboursement pourrait ne
pas être respecté.
L’enlèvement est facturé une fois par mois à la société mère. Vous pourrez trouver les détails de la
facture sur l’espace sécurisé.
LES TITRES-SERVICES PERDUS OU VOLÉS
Pour demander le remboursement de titres-services perdus ou volés, vous devrez remplir un
formulaire « titres-services perdus ou volés », qui sera disponible sur votre espace sécurisé, et ensuite
le renvoyer à Sodexo, avec les talons gauches des titres concernés.
REMBOURSEMENT DES TITRES-SERVICES SUR
BASE DU TALON GAUCHE
Le remboursement des titres-services sur base du talon gauche reste exceptionnel.
Vous devrez alors aussi remplir, via votre espace sécurisé (corriger les titres-services), les données
manuscrites qui se trouvaient sur le titre-service afin de recevoir le remboursement.
DÉLAIS DE REMBOURSEMENT
Les délais de remboursement des titres-services papier sont différents par région :
13
•
Région flamande : Remboursement 7 jours ouvrables après réception de la remise
•
Région de Bruxelles-Capitale : Remboursement 10 jours ouvrables après réception de la remise
•
Région wallonne : Remboursement 10 jours ouvrables après réception de la remise
Ces délais de remboursement ne sont valables que pour les titres-services conformes dans des
remises conformes.
TITRES-SERVICES ÉLECTRONIQUES
Les titres-services papier sont soumis à des conditions de remboursement plus strictes, ce qui peut
engendrer un délai de remboursement plus long.
C’est pourquoi, Sodexo vous recommande vivement de passer aux titres-services électroniques.
Vous n’êtes pas encore convaincu des avantages des titres-services électroniques ?
AVANTAGES DES TITRES-SERVICES
ÉLECTRONIQUES
•
Le système du titre-service électronique est plus simple et plus rapide ;
•
Les titres-services ne peuvent pas être perdus ou volés ;
•
Moins de chances d’expiration des titres-services : les titres-services les plus vieux sont les
premiers utilisés ;
•
Le système est plus sécurisé ;
•
Il y a un meilleur contrôle et suivi ;
•
Plus économique : vous ne devez plus envoyer ou faire une demande d’enlèvement des titresservices ;
•
Moins d’administration ;
•
Pas de correction des titres-services non conformes ;
•
Pas de risque de données manquantes ou fautives qui pourraient retarder le remboursement
des titres-services.
Sodexo veut rendre le système des titres-services électroniques encore plus facile d’utilisation et vous
propose ainsi une application mobile pour les travailleurs.
14
APPLICATION MOBILE POUR TRAVAILLEURS :
JOB TRACKER BY SODEXO
Grâce à cette nouvelle application mobile, le travailleur pourra plus facilement encoder ses prestations
électroniques. L’application est proposée comme une alternative à l’encodage téléphonique des
prestations et sera disponible à partir du 1er janvier 2016.
Les avantages du JobTracker :
•
Application gratuite
•
Simple et intuitive : utilisation de pictogrammes faciles à comprendre
•
Moderne
•
Encodage des prestations en quelques clics
•
La prestation est automatiquement traitée dans la bonne région, sur base des données de
l’utilisateur. C’est plus simple pour vous et vos travailleurs.
L’application est basée sur les fonctionnalités de l’encodage téléphonique, connues par les travailleurs
et les entreprises :
•
Même mot de passe et login du travailleur
•
La prestation doit être encodée le jour où le travailleur l’a effectuée
•
Validation automatique de la prestation
L’application est disponible pour les différents systèmes : Android, Windows Phone (après le 1/1/2016)
et Iphone, ainsi que dans les trois langues nationales : néerlandais, français et allemand.
Les travailleurs réalisant des prestations pour différentes entreprises, pourront créer plusieurs profils
dans l’application, un profil pour chaque entreprise agréée. Pour encoder une prestation, ils devront
sélectionner l’entreprise agréée correspondante.( après le 1/1/2016)
Sodexo mettra à disposition une brochure informative concernant l’application. Cette brochure
expliquera étape par étape comment l’utiliser. De cette façon, vous pourrez accompagner votre
travailleur dans la compréhension de l’application, vous trouverez cette brochure en annexe.
Attention : le mot de passe du travailleur sera bloqué si celui-ci entre 3 fois un code erroné. Dans ce
cas, le travailleur devra vous contacter et vous devrez lui transmettre un nouveau mot de passe.
Le mot de passe fonctionnera encore si le travailleur encode sa prestation via le téléphone.
Une fois que vous transmettez un nouveau mot de passe à votre travailleur, celui-ci devra utiliser ce
nouveau mot de passe dans l’application et au téléphone.
15
NEW - 21/12/2015
Vos travailleurs peuvent déjà télécharger l'application mobile, et l'utiliser à partir du 1er janvier.
L'application porte pour l'instant encore le nom TimeTracker, mais sera automatiquement
modifiée en "JobTracker" les jours qui viennent.
ENCODER DES PRESTIONS VIA LE TÉLÉPHONE
Pour encoder des prestations via le téléphone, il y aura dès le 1/1/16 deux numéros différents
disponibles.
•
0800/35530 pour toutes prestations encodées à partir d’une ligne fixe (gratuite)
•
02/547.54.97 pour toutes prestations via un téléphone mobile (tarif zonal)
La prestation est automatiquement traitée dans la bonne région, sur base des données de l’utilisateur.
Il n’y a donc pas de numéros de téléphone différents par région. C’est plus simple pour vous et vos
travailleurs.
Nous conseillons à vos travailleurs d’encoder vos prestations par téléphone en dehors des heures de
pointe : avant 11h, entre 13h30 et 15h30, et à partir de 17h
Les travailleurs qui encodent une prestation par téléphone auront le choix entre 3 langues: le
néerlandais, le français et l'allemand. Ils devront répondre aux informations suivantes :
NEW – 30/12/2015
Attention, l'ordre de la procédure change à partir du 1/1/2016
1. Login et mot de passe (6 chiffres) du travailleur
2. Numéro d’utilisateur du client (12 chiffres)
3. Si le numéro de téléphone du client est déjà enregistré chez Sodexo, cette information ne sera
pas demandée.
4. Activité :
•
Aide-ménagère = tapez 1
•
Courses ménagères = tapez 2
•
Repassage en dehors du domicile = tapez 3
•
Transport des personnes à mobilité réduite = tapez 4
5. Le nombre d’heures prestées : un chiffre entre 1 et 9
16
6. Confirmation de la prestation = tapez 1, recommencer = tapez 2, interrompre l’action = tapez 3
RÉSUMÉ DES POSSIBILITÉS POUR ENCODER
UNE PRESTATION ÉLECTRONIQUE PAR LE
TRAVAILLEUR :
GRATUIT
GRATUIT
Tarif zonal
GRATUIT
GRATUIT
Tarif zonal
GRATUIT
GRATUIT
Tarif zonal
Dans chacun de ces cas, il y a une validation automatique.
Dans chacun de ces cas, la prestation doit être encodée le jour même.
Dans le cas d’une impossibilité d’encodage le jour même par le travailleur, l’entreprise agréée peut à
titre exceptionnel encoder la prestation via l’espace sécurisé. Ces prestations devront alors être
validées par l’utilisateur.
NEW – 30/12/2015
En annexe vous trouverez la procédure pour encoder des prestations dans l'espace sécurisé.
A LE SYSTÈME ÉLECTRONIQUE
COMPLÈTEMENT RÉGIONALISÉ
IMMÉDIATEMENT
A partir de 1/1/16, toutes les prestations doivent être encodés par région, inclus les prestations qui ont
eu lieu avant le 1ier janvier 2016.
Des prestations ouvertes au 1/1/2016, seront transférées vers la région de l’utilisateur. Le portefeuille
électronique des utilisateurs sera également transféré vers la bonne région.
17
A partir du 1ier janvier 2016, aucune prestation ne pourra être encodée dans le système actuel de
l’ONEM
DÉLAIS DE REMBOURSEMENT
Les délais de remboursement des titres-services électroniques sont différents par région :
•
Région flamande : Remboursement 1 jour ouvrable après réception de la remise
•
Région de Bruxelles-Capitale : Remboursement 10 jours ouvrables après réception de la remise
•
Région wallonne : Remboursement 10 jours ouvrables après réception de la remise
CONTRÔLE
Pour les 3 régions, il est important de renforcer le monitoring et le contrôle.
DÉTAILS DES TRAVAILLEURS :
La Région wallonne et la Région de Bruxelles-Capitale ont demandé que tous les travailleurs (papiers et
électroniques) soient inscrits dans l’espace sécurisé. Ce n’est plus seulement valable pour les
travailleurs qui travaillent avec des titres-services électroniques, mais également pour ceux qui
travaillent avec des titres-services papier. Nous vous conseillons également de le faire pour les
travailleurs de la Région flamande.
NEW – 18/12/2015
En encodant les données des travailleurs, il sera plus facile de lire un chèque correctement, et
donc de rembourser plus rapidement.
Nous vous conseillons de déjà commencer maintenant. Les données des travailleurs que vous encodez
dans l’espace sécurisé avant la fin d’année 2015, seront migrées dans les nouveaux espaces sécurisés
régionaux.
Attention :Si vous remplissez, aujourd’hui, les données d’un travailleur qui est déjà enregistré avec le
même numéro d’autorisation, le système va créer un doublon. Ce travailleur sera dès lors enregistré
deux fois.
C’est pourquoi il est important de n’enregistrer que les travailleurs qui ne sont pas encore enregistrés
dans le système. Si il y a quand même des travailleurs qui sont enregistrés deux fois ? Alors ce seront
les dernières informations enregistrées qui seront repris dans les espaces sécurisés régionaux.
18
Dans les nouveaux espaces sécurisés régionaux il ne sera plus possible d’avoir des doublons. Les
dernières informations qui seront enregistrées effaceront les anciennes informations.
COMMENT ENREGISTRER LES DONNÉES DES TRAVAILLEURS
DANS L’ESPACE SÉCURISÉ ACTUEL ?
Cela peut se faire via le téléchargement d’un fichier .csv (Max 400KB) avec dedans les informations
suivantes :
•
Colonne A : le numéro NISS du travailleur (11 chiffres)
•
Colonne B : le nom de famille du travailleur (Max 40 caractères)
•
Colonne C : le prénom du travailleur (max 40 caractères)
•
Colonne D : le sexe du travailleur : F ou M
•
Colonne E : la date de naissance du travailleur : jj/mm/aa
•
Colonne F : la langue du travailleur (FR ou NL)
•
Colonne G : le code postal (4 chiffres)
•
Colonne H : travailleur étranger (O ou N)
•
Colonne I : Le numéro d’autorisation de l’entreprise agréée dans laquelle le travailleur est
inscrit (12 chiffres)
•
Colonne J : Votre référence interne du travailleur (Max 40 caractères)
Si le fichier importé est incomplet, il ne pourra pas être importé. Dans ce cas, il vous sera envoyé un
message dans lequel on vous informera des informations manquantes.
NEW – 21/12/2015
DONNÉES SUPPLÉMENTAIRES POUR LA RÉGION
WALLONNE À PARTIR DE 1/1/2016
La Région wallonne a également demandé que les données contractuelles de tous les
travailleurs qui effectuant des prestations pour des utilisateurs qui ont leur domicile dans la
Région wallonne, dès leur engagement, soient communiquées à Sodexo. Il s'agit des données
suivantes: le numéro NISS, la date d’engagement et le régime de travail. Pour les travailleurs
19
engagés après le 1er janvier 2016, il faudra également communiquer le statut du travailleur au
moment de l’engagement.
Ces nouvelles données contractuelles demandées par la Région wallonne seront ajoutées au
fichier d'exemple sur l'espace sécurisé. Si ces données ne sont pas enregistrées pour un
travailleur, les prestations de ce travailleur ne pourront pas être remboursées.
Colonne K: Statut du travailleur à l’engagement (obligatoire uniquement pour les travailleurs
nouvellement engagés à partir du 1er janvier 2016):
Demandeur d’emploi inoccupé
Demandeur d’emploi occupé à temps partiel
Bénéficiaire du revenu d’intégration
Autre
Colonne M: Nombre moyen d'heures prestées par semaine par le travailleur, exprimé en
décimales (Exemple : si votre travailleur a un contrat de 28 heures par semaine, vous devez
encoder ‘28,00’. Si votre travailleur a un contrat de 24 heures et trente minutes par semaine,
vous devez encoder ‘24,50’)
Colonne N: Nombre moyen d'heures prestées par semaine par une personne de référence
(c'est le nombre d'heures prestées par semaine par une personne occupée à temps plein dans
la même entreprise), exprimé en décimales (Exemple : si le régime de temps plein d’une aideménagère au sein de votre entreprise est de 38 heures, vous devez encoder ‘38,00’. Si le régime
de temps plein d’une aide-ménagère au sein de votre entreprise est de 37h30, vous devez
encoder ‘37,50’)
Colonne O: Date d’entrée en service du travailleur: dd/mm/aaaa (exemple : 15 janvier 2016 =
15/01/2016)
Colonne P: Unité d’établissement, telle que déclarée dans la DmfA par votre Secrétariat social. Il
s'agit de l'unité d'établissement à laquelle le travailleur est rattaché (10 chiffres).
Attention ! Les Régions compareront ces données avec les données déclarées par votre
entreprise dans la Dimona et la DmfA. Veillez à vous assurer de leur conformité.
Ces données sont également visibles dans l’espace sécurisé des systèmes flamand et bruxellois
des titres-services, mais ne sont pas obligatoires pour ces deux Régions.
Pour remplacer ou modifier un contrat d'un travailleur par un nouveau contrat, il suffit de reimporter les données du travailleur via le fichier d'import. Les nouvelles données remplaceront
les données existantes.
Pour importer les données de 2 contrats d'un même travailleur pour la même société, vous
pouvez indiquer les données des 2 contrats dans le fichier d'import, en remplissant les colonnes
K jusque T, voir annexe 3.
20
ATTENTION: Vous pourrez encoder ces données à partir du 1 janvier, dans l'Espace Sécurisé de
la Région wallonne. Nous vous conseillons de préparer déjà le fichier d'import et de l'importer
dès le 1janvier.
NEW – 30/12/2015
Qu'est-ce que le numéro d'unité d'établissement?
La Banque-carrefour des entreprises (BCE) est une base de données qui reprend non
seulement toutes les données de base des entreprises mais également des différentes unités
d'établissement de celles-ci.
Par unité d'établissement on entend tout lieu d'activité, géographiquement identifiable par une
adresse, où s'exerce au moins une activité de l'entreprise ou à partir duquel cette activité est
exercée. L'unité d'établissement est donc tout siège d'exploitation, division ou subdivision
d'entreprise (ex. atelier, usine, magasin, bureau, ...) localisée séparément et située en un lieu
géographiquement déterminé et identifiable par une adresse. Chaque entreprise / association a
en principe au moins une unité d'établissement.
Chaque unité d'établissement reçoit un numéro d'identification propre, structurellement
indépendant du numéro d'identification de l'entité juridique à laquelle elle appartient à ce
moment.
Pour plus d'infos et pour consulter le numéro d'unité d'établissement, consultez le site web de
la Banque-Carrefour des Entreprises
TITRES-SERVICES NON RECEVABLES :
Les titres-services annulés ne seront pas remboursés. Les titres-services non authentiques, périmés ne
seront pas remboursés.
En tant qu’entreprise agréée, vous pouvez vérifier sur le nouvel espace sécurisé si un titre-service est
recevable ou non. S’il ne l’est pas, vous recevrez directement une notification, avec la raison pour
laquelle le chèque n’est pas recevable.
Vous pourrez avec un simple scanner, scanner les titres-services manuscrits, importer le fichier Excel,
et directement voir si les titres-services sont authentiques, valables et non annulés.
De plus, durant la « déclaration des titres-services », vous recevrez directement une notification pour
les titres-services non recevables. Ces titres-services ne seront alors pas déclarés.
Par respect pour la vie privée des utilisateurs, Sodexo ne peut pas communiquer le nom des
utilisateurs présents sur la blacklist.
21
ESPACE SÉCURISÉ
UN ESPACE SÉCURISÉ PAR RÉGION
A partir du 1er janvier 2016, un espace sécurisé par région sera disponible. Cela signifie que vous
devrez travailler sur plusieurs espaces sécurisés si vous acceptez des titres de plusieurs régions.
Pour les titres-services émis avant le 1/1/2016, l’espace sécurisé de l’ONEM reste à votre disposition.
Notez que :
•
Les fonctionnalités dans le nouvel espace sécurisé seront basées sur l’espace sécurisé que vous
connaissez.
•
Vous serez automatiquement inscrit dans les différents espaces sécurisés.
•
Votre login reste le même.
•
Les structures comprenant des filiales ainsi que la liste et les détails des travailleurs et leurs
données seront transférés vers les différents espaces sécurisés.
22
NEW 30/12/2015
23
24
DONNÉES DES ENTREPRISES AGRÉÉES ET DES
TRAVAILLEURS
Les données de votre entreprise agréée et des travailleurs seront les mêmes dans les différents
espaces sécurisés.
Si vous modifiez les données de votre entreprise ou d’un de vos travailleurs dans l’espace sécurisé
d’une région, alors les modifications seront automatiquement appliquées dans chaque espace sécurisé
des régions pour lesquelles vous avez un agrément.
INDIQUEZ POUR QUELLES RÉGIONS ET
QUELLES ACTIVITÉS VOUS ÊTES ACTIFS
Les utilisateurs peuvent trouver une entreprise agréée à l’aide du moteur de recherche. Il existe un
moteur de recherche différent pour chaque région. Vous pouvez, dans les différents espaces sécurisés
déterminer, vous-même, pour chaque région, dans quelles communes vous fournissez des activités et
quelles activités vous proposez.
Si vous vous trouvez dans plusieurs régions, vous devez mentionner dans l’espace sécurisé de chaque
région, dans quelles communes et pour quelles activités les utilisateurs peuvent faire appel à votre
entreprise agréée.
Si vous ne remplissez pas ces données dans l’espace sécurisé d’une région pour laquelle votre
entreprise est agréée, les utilisateurs de cette région ne pourront pas vous trouver dans le moteur de
recherche.
GÉNÉRER UN NOUVEAU MOT DE PASSE D'UN
TRAVAILLEUR
Le travailleur pourra utiliser son même mot de passe pour introduire les prestations par téléphone ou
via l’application mobile.
Si le travailleur introduit trois fois un mot de passe incorrect via l’application, le mot de passe sera
bloqué. À ce moment-là, le travailleur doit prendre contact avec son employeur.
L’employeur peut générer un nouveau mot de passe à partir de l’espace sécurisé, dans la page du
travailleur. En annexe, vous verrez comment vous pouvez réinitialiser un nouveau mot de passe.
25
SERVICES FOURNIS PAR SODEXO
SERVICE CLIENTÈLE SUR MESURE POUR LES
ENTREPRISES AGRÉÉES
Votre service clientèle reste disponible les jours ouvrables de 8h à 18h.
Le numéro de téléphone et l’adresse mail par lesquels vous pouvez joindre le service clientèle restent
les mêmes :
•
Tel : 02/547 54 93
•
Mail: entreprise-agreee-ts.svc.be@sodexo.com
SERVICES DE BASE FOURNIS PAR SODEXO
Sur base des marchés attribués par les différentes régions, Sodexo fournit les services de base
suivants :
•
Service clientèle pour les entreprises agréées
•
Délais de remboursement demandés par les régions
•
Titres-services papier :
•
o
Déclaration des données manuscrites en même temps que la remise
o
Correction des données manquantes ou non conformes après la remise
Titres-services électroniques :
o
Encodage de la prestation via l’application mobile : gratuite
o
Encodage de la prestation via ligne fixe: gratuit
o
Encodage de la prestation via téléphone mobile: tarif zonal
NEW – 21/12/2015
A partir du 1/1/16, de nouvelles conditions concernant nos services seront d’application.
Vous les trouvez en annexe.
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SERVICES SUPPLÉMENTAIRES OPTIONNELS
L’enlèvement des titres-services par Sodexo sera facturé, à partir du 1/1/16, au prix de 15€ htva,
indépendamment du nombre de titres-services.
Les abonnements actuels resteront d'application, sous les nouvelles conditions de services, à partir du
1/1/16.
LA RÉGIONALISATION POUR VOS CLIENTS
Nous vous enverrons la communication pour les utilisateurs avant sa diffusion auprès des utilisateurs,
afin de vous en informer au préalable.
Les utilisateurs seront rattachés à une seule région, sur base de leur résidence principale officielle, telle
que mentionnée dans le Registre national.
Chaque région aura son propre espace sécurisé et son propre service clientèle.
Les utilisateurs seront automatiquement redirigés vers la bonne région et garderont le même login et
mot de passe.
Le portefeuille électronique de l’utilisateur sera directement transféré dans la bonne région.
Les versements bancaires devront se faire sur les nouveaux numéros de compte.
VL
BXL
WL
BE41 0017 7246 2610
BE28 0017 7246 3620
BE15 0017 7247 4330
Attention : Les numéros de compte ci-dessus ne seront valables qu’à partir du 1/1/16. Il ne faut dès
lors PAS que les utilisateurs les utilisent avant cette date.
Il y aura également une application mobile où les utilisateurs retrouveront les fonctionnalités de bases
de l’espace sécurisé, et via laquelle ils pourront valider les prestations.
Les communications vers les utilisateurs seront revisitées. Ils identifieront plus facilement les
démarches à suivre lorsqu’ils seront face à des titres-services périmés ou lorsqu’ils devront approuver
une prestation.
Ceci est un document provisoire, sur base des informations connues aujourd’hui.
Pour plus d’information vous pouvez vous référer à notre site internet :
www.titresservices2016.be
27
ANNEXES
ANNEXE 1: DÉCLARATION DES
TITRES-SERVICES
NEW - 30/12/2015
Vous pouvez déclarer les titres dans l’espace sécurisé : Dans la partie « Liste des remises », cliquez sur
« Déclarer Titres-services papiers »
Déclarer des titres dans un fichier
Choisissez : « importer un fichier contenant des titres-services »
Dans l’espace sécurisé, vous trouverez des fichiers d’import dans plusieurs formats. Le fichier doit
contenir les données suivantes :
• Colonne 1 : Le numéro de série du titre-service
• Colonne 2 : Le numéro de Registre national du travailleur
• Colonne 3 : La date de la prestation (jj/mm/aaaa)
• Colonne 4 : L’activité exercée (1 à 4)
28
Ajouter un titre-service manuellement:
Indiquez les données suivantes :
•
EMPLOYÉ : nom ou numéro NISS du travailleur. Si le travailleur est enregistré dans l’espace
sécurisé, le système va le retrouver dans la base de données.
•
TYPE DE TRAVAIL : séléctionnez une activité de la liste
•
DATE : date de la prestation
•
NUMÉRO DE SÉRIE
ANNEXE 2: FICHIER D’IMPORT « DÉTAILS DES
TRAVAILLEURS »
29
ANNEXE 3: FICHIER D'IMPORT:
"DONNÉES CONTRACTUELLES POUR LA
RÉGION WALLONE »
NEW – 21/12/2015
Ces données sont uniquement obligatoires pour des travailleurs qui effectuent des prestations en
Région wallonne. Elles seront ajoutées dans le fichier d’import contenant les données des travailleurs.
Sans données contractuelles, les prestations effectuées dans la Région wallonne ne seront pas
remboursées.
Il faut remplir les données pour au moins un contrat par travailleur, donc les colonnes K-O.
Le statut d’emploi est uniquement obligatoire pour les travailleurs engagés après le 1/1/2016.
30
ANNEXE 4 : CORRECTION DES
TITRES DANS L’ESPACE SÉCURISÉ
NEW - 30/12/2015
Dans la liste des remises, sélectionnez « Type de support : papier » et la période pour voir la liste des
remises.
Si dans une remise un ou plusieurs titres sont à corriger, un crayon apparait dans la colonne
« Corrections ».
Cliquez sur le crayon pour voir la liste des chèques à corriger dans la remise correspondante .
Dans l’exemple ci-dessous, il y a un titre à corriger :
L’icône à gauche indique que le titre n’a pas encore été corrigé.
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Cliquez sur le crayon pour voir le détail du titre à corriger :
Dans les détails du titre-service il est clairement indiqué quel champ est à corriger ou à compléter.
Dans l'exemple ci-dessous, il s'agit du numéro NISS de l’employé.
En bas de la page, vous trouverez l’image du chèque qui peut vous aider à corriger le titre.
En haut de la page, à droite, vous voyez la date limite pour faire la correction du titre.
Une fois que le titre est corrigé, vous cliquez sur « annuler », « sauvegarder » (pour sauvegarder et
retourner à la liste des titres à corriger) ou « sauvegarder et continuer » (pour continuer au titre suivant
à corriger).
Dès que tous les titres d’une remise ont été corrigés, le crayon disparait dans la liste des remises :
32
ANNEXE 5 : ENCODER UNE
PRESTATION DANS L’ESPACE SÉCURISÉ
NEW – 30/12/2015
Encoder une prestation manuellement
Dans la partie « Gestion des prestations », cliquez sur « Encoder une prestation »
Ensuite vous pouvez remplir le formulaire :
Les champs obligatoires sont marqués en rouge :
•
N° PERSONNEL DE L’UTILISATEUR : 12 chiffres – OBLIGATOIRE
•
NOM DE L’UTILISATEUR : optionnel
•
IDENTIFIANT SVI = login que le travailleur utilise pour encoder une prestation – OBLIGATOIRE
33
•
IDENTIFIANT DU TRAVAILLEUR : référence que vous avez donné au travailleur – optionnel
•
NOM DU TRAVAILLEUR : optionnel
•
NISS DU TRAVAILLEUR : optionnel
•
DATE DE LA PRESTATION - OBLIGATOIRE
•
NATURE DE LA PRESTATION : l’activité - OBLIGATOIRE
NOMBRE D’HEURES PRESTÉES : chiffre entre 1 et 9 – OBLIGATOIRE
Encoder des prestations via l’import d’un fichier
Dans la partie, « Gestion des prestations », cliquez sur « importer une activité »
Ensuite vous pouvez importer un fichier .csv avec les détails des prestations. Le fichier doit être
en format .scv, avec extension « .txt » ou «.csv ».
Le fichier ne peut pas contenir des en-têtes de colonnes. Les données doivent se trouver en
parenthèses, et doivent être séparées par des virgules.
Le fichier doit contenir les données suivantes :
•
Numéro d’utilisateur : 12 chiffres
•
Numéro d’autorisation de votre société : 12 chiffres, commençant par 98
•
Login du travailleur : 5 chiffres (login que le travailleur utilise pour encoder une
prestation
•
Date de la prestation : DD/MM/YYYY
•
L’activité : chiffre entre 1 et 4 (Aide-ménagère = 1 , Courses ménagères = 2, Repassage
en dehors du domicile = 3, Transport des personnes à mobilité réduite = 4 )
•
Nombre d’heures prestées : chiffre entre 1 et 9
Example:
"123456789012";"980000000000";"12345";"15/01/2008";"1";"4"
"120987654321";"980000000000";"39504";"15/01/2008";"2";"2"
Le système ne permettra pas d'encoder des prestations pour un utilisateur domicilié dans une
autre région que la région dans laquelle vous encoder la prestation.
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NEW – 30/12/2015 ANNEXE
6 : RÉINITIALISER LE MOT
DE PASSE D’UN TRAVAILLEUR
Quand un travailleur introduit 3 fois le mauvais mot de passe dans l’application mobile JobTracker, le
mot de passe est bloqué. Dans l’espace sécurisé, dans la partie « liste des travailleurs », dans le détail
du travailleur, vous verrez que le mot de passe est bloqué. Un bouton apparaîtra qui vous permettra
de réinitialiser le mot de passe.
35
ANNEXE 7: LES CONDITIONS
GÉNÉRALES DE SERVICE DE SODEXO
NEW – 21/12/2015
Conditions générales de services pour l'entreprise agréée
Préambule
SODEXO (Sodexo Pass Belgium S.A., Boulevard de la Plaine 15, 1050, Bruxelles, BCE 0403 167 335) fournira
gratuitement à l'ENTREPRISE AGRÉÉE certaines prestations de services pour compte des régions en sa qualité de
société d'émission de titres-services.
Les présentes conditions générales de services forment avec le cahier des charges des pouvoirs adjudicateurs (la
Région de Bruxelles-Capitale, la Région flamande et la Région wallonne) et le cadre législatif (notamment la loi du
20 juillet 2001 visant à favoriser le développement de services et d'emplois de proximité et l'arrêté royal du 12
décembre 2001 concernant les titres-services), le cadre dans lequel sont fixés les droits, les obligations et les
responsabilités respectifs de SODEXO et de l'ENTREPRISE AGRÉÉE.
Les présentes conditions générales de services constituent un élément essentiel de la prestation de services que
SODEXO fournit de manière standard. L'ENTREPRISE AGRÉÉE est réputée accepter les présentes conditions
quand elle a recours à la prestation de services standard de SODEXO en matière d'émission et de remboursement de
titres-services papier et/ou électroniques.
Article 1er. Définitions
1.1 AFFILIATES DEPARTEMENT : le service clientèle que SODEXO prévoit pour l’ ENTREPRISE AGRÉÉE
1.2 APP : l'application mobile, JobTracker, qui permet au travailleur d'encoder ses prestations électroniques à
l'attention de SODEXO. L'ENTREPRISE AGRÉÉE approuve ensuite ces prestations dans l'Espace sécurisé.
1.3 SERVICES STANDARD : ces services sont gratuitement fournis de manière standardisée en vertu de marchés
publics des pouvoirs adjudicateurs (la Région de Bruxelles-Capitale, la Région flamande et la Région wallonne) à
l'ENTREPRISE AGRÉÉE. Les SERVICES STANDARD sont, entre autres, le traitement des titres-services papier
déposés, l'enregistrement des prestations électroniques, le remboursement des titres-services et le service clientèle.
1.4 L'ENTREPRISE AGRÉÉE : l'entreprise qui est agréée par les pouvoirs adjudicateurs pour l'exécution des
services et travaux visés dans la loi de 20 juillet 2001 visant à favoriser le développement de services et d'emplois de
proximité
Article 2. La remise des titres-services papier
L'ENTREPRISE AGRÉÉE doit faire parvenir la remise des titres-services, accompagnée d'un bordereau de remise
complété, à SODEXO (Rue du Doyenné 56, 1180 BRUXELLES (Uccle)).
L'ENTREPRISE AGRÉÉE utilise pour les titres-services un bordereau de remise spécifique par Région (la Région
de Bruxelles-Capitale, la Région flamande et la Région wallonne) et par mois de prestation. Le bordereau de
remise contient l'information suivante :
-
la date de la remise ;
le nombre de titres-services pour la région concernée et pour un mois de prestation déterminé ;
si l'ENTREPRISE AGRÉÉE le souhaite : la référence interne de l'ENTREPRISE AGRÉÉE.
Les autres conditions pour compléter correctement le bordereau se trouvent clairement mentionnées sur le
bordereau.
Les bordereaux doivent être correctement complétés pour permettre de donner suite à une demande d'information
émanant d'un pouvoir adjudicateur.
L'ENTREPRISE AGRÉÉE procure à SODEXO le bordereau de remise entièrement complété, accompagné du talon
droit du titre-service à rembourser. L'ENTREPRISE AGRÉÉE conserve le talon gauche détachable du chèque à titre
de pièce probante en cas de contestation ou de perte ou vol des titres-services.
Si les titres-services sont envoyés sans bordereau de remise, SODEXO ne peut traiter ces titres-services. Dans ce
cas, SODEXO prend contact avec l'ENTREPRISE AGRÉÉE concernée, pour lui signaler qu'elle a reçu un envoi
non conforme et pour lui demander un bordereau valable. Si l'ENTREPRISE AGRÉÉE manque toutefois de fournir
à SODEXO le bordereau, les titres-services ne seront pas traités, et cela, sans qu'une quelconque responsabilité
puisse être mise à la charge de SODEXO.
36
Article 3 : Remboursement
3.1 Pour que chaque titre-services puisse être correctement lu et remboursé, l'ENTREPRISE AGRÉÉE doit
procurer un titre-services entièrement complété et lisible conformément aux instructions mentionnées sur le
bordereau de remise.
L'ENTREPRISE AGRÉÉE obtiendra le remboursement de ses titres-services déposés à condition que chaque
chèque (papier ou électronique) soit conforme, ce qui signifie :
- qu'il est mis pour la première fois en circulation et qu'il n'est pas annulé ;
- qu'il est remis ou déposé avant sa date de péremption ;
- en cas de chèque papier, les champs suivant doivent être complétés de manière lisible :
• signature de l’utilisateur
• dénomination officielle de l'ENTREPRISE AGRÉÉE
• numéro d’agrément de l’ENTREPRISE AGRÉÉE
• identité du travailleur (numéro du registre national (NISS))
• signature du travailleur
• date de la prestation
• activité
En vertu des cahiers des charges des pouvoirs adjudicateurs, il est interdit à SODEXO de payer un titre-service non
conforme.
3.2 A la demande des pouvoirs adjudicateurs, SODEXO identifie et bloque certains remboursements des titresservice sur la base des directives et des décisions administratives que prennent les pouvoirs adjudicateurs. Pour
autant que SODEXO soit informée de ces directives, elle les communiquera à l'ENTREPRISE AGRÉÉE. Lors d'un
tel blocage, le pouvoir adjudicateur décide au cas par cas. Le pouvoir adjudicateur bloquera le remboursement de
manière définitive ou il procédera à un déblocage dans le cas d'une éventuelle régularisation par l'ENTREPRISE
AGRÉÉE.
3.3 Dans le cas où un titre-services a été complété de façon incomplète ou illisible, l'ENTREPRISE AGRÉÉE reçoit une
demande de le compléter ou de le corriger. L'ENTREPRISE AGRÉÉE doit effectuer la correction pour au plus tard la
date de péremption du titre-services et elle dispose toujours d'une période minimum d'un (1) mois. À partir du moment
de la réception par SODEXO de la correction ou du complément, un nouveau délai de remboursement susmentionné
commence à courir à partir du jour 0. Si le complément ou la correction n'est pas effectué dans le délai, les titresservices seront périmés et SODEXO ne pourra plus les rembourser conformément aux cahiers des charges.
L'ENTREPRISE AGRÉÉE a aussi la possibilité de déclarer les données écrites des titres-services dans l'espace
sécurisé (« déclarer des chèques »). La déclaration des titres-services doit se faire avant ou au plus tard au moment
de la remise. Si nécessaire, SODEXO complète le résultat de la lecture avec les données reçues et peut donc
compléter les données des titres-services introduits.
3.4 L'ENTREPRISE AGRÉÉE reçoit un remboursement des titres-services de la Région pour laquelle elle est agréée.
Le délai de remboursement est fonction de la Région pour laquelle l'ENTREPRISE AGRÉÉE demande le
remboursement :
-
titres-services de la Région de Bruxelles-Capitale et de la Région wallonne (titres-services papier et électroniques)
10 jours ouvrables après réception de la remise
titres-services de la Région flamande:
o titres-services papier: 7 jours ouvrables après réception de la remise
o titres-services électroniques: 1 jour ouvrable après réception de la remise
Ces délais ne sont valables que pour des prestations avec une activité pour laquelle l'ENTREPRISE AGRÉÉE
disposait d'un agrément au moment de la prestation. Si la remise n’est pas conforme à cause d’un bordereau non
conforme (parce qu'il est, par exemple, illisible, déchiré ou contenant une information incorrecte) ou contient des
titres-services périmés ou non conformes conformément à l’article 3.1, ou que des titres-services proviennent d’une
autre région) SODEXO, est déchargée de sa responsabilité concernant le délai de remboursement. SODEXO
enregistre ces irrégularités dans le système de gestion des titres-services.
Article 4 : Encodage des prestations électroniques
L’ENTREPRISE AGRÉÉE peut encoder des prestations électroniques par téléphone au numéro 0800/35530 pour des
prestations qui sont communiquées à partir d’une ligne fixe et au numéro 02/547.54.97 pour des prestations
37
communiquées via un téléphone mobile, ou via l’App JobTracker.
L’ENTREPRISE AGRÉÉE est responsable de l’exactitude des données enregistrées. L’ENTREPRISE AGRÉÉE doit
désactiver les travailleurs qui ne sont plus actifs via l’Espace Sécurisé.
Article 5 : Responsabilité
5.1 SODEXO est tenue d’exécuter correctement le marché public pour les ENTREPRISES AGRÉÉES selon les
cahiers de charge des pouvoirs adjudicateurs. En cas de mauvaise exécution du marché public, SODEXO sera
responsable à l’égard des pouvoirs adjudicateurs et sera soumise à des pénalités définies par les pouvoirs
adjudicateurs.
5.2 Dans la mesure où SODEXO dépend des ENTREPRISES AGRÉÉES pour la bonne exécution de ses
obligations, SODEXO s’engage à prester des obligations de moyen.
5.3 SODEXO n’est en aucun cas responsable pour le préjudice causé par L’ENTREPRISE AGRÉÉE à l’égard de
ses travailleurs ou utilisateurs. En particulier, l’ENTREPRISE AGRÉÉE est également responsable pour la
protection de son système informatique et l’utilisation correcte du IVR/APP par elle-même et ses travailleurs,
lesquels doivent recevoir toutes les instructions nécessaires. Sauf si un lien initial existe entre le dommage et
Sodexo.
Article 6 : Modification des conditions générales de services
En cas de modifications légales ou réglementaires ou de cahiers de charge modifiés, SODEXO se réserve le droit de
modifier unilatéralement les présentes conditions générales de services.
Dans ce cas, SODEXO en informera l’ENTREPRISE AGRÉÉE
Article 7 : Confidentialité – respect de la vie privée
7.1 Chaque partie s’engage à tenir confidentielle l’information qu’elle reçoit de l’autre partie et à ne divulguer
aucune information à des tiers, sauf si cela était nécessaire ou obligatoire
7.2 Chaque partie s’engage, en ce qui la concerne, à respecter les dispositions de la loi du 8 décembre 1992 relative
à la protection de la vie privée à l’égard du traitement de données à caractère personnel et est responsable pour le
respect des obligations qui lui sont imposées en vertu de cette loi et de ses arrêtés d’exécution.
7.3 En particulier, l’ENTREPRISE AGRÉÉE veille à la confidentialité des données sur l’App et en particulier des
données privées des utilisateurs qui y sont visibles. L’ENTREPRISE AGRÉÉE met tout en œuvre pour éviter de
divulguer illégalement des données ou de les perdre par sa faute. A cet effet, l’ENTREPRISE AGRÉÉE organisera
avec soin l’accès à l’App de manière à ce que l’accès soit uniquement donné à des travailleurs actifs. À la fin du
contrat de travail d'un travailleur, l’ENTREPRISE AGRÉÉE supprimera l’accès de ce travailleur via l’Espace
Sécurisé.
Article 8 : Données de contact
L'AFFILIATES DEPARTEMENT est joignable tous les jours de travail de 8 h à 18h au numéro 02/547.54.93 et par
e-mail via entreprise-agreee-ts.svc.be@sodexo.com.
L’ENTREPRISE AGRÉÉE doit enregistrer ses données de contact sur l’Espace Sécurisé et doit toujours veiller à ce
qu’elles soient adaptées dès que nécessaire (par exemple, en cas de déménagement, changement d'adresse e-mail ou
de numéro de téléphone, etc.).
Article 9 : Dispositions générales
9.1 L’ENTREPRISE AGRÉÉE renonce à l’application de ses propres conditions générales et conditions
particulières, pour autant qu’elles trouvent à s’appliquer aux prestations visées par les présentes conditions
générales, et même s'il y est défini que seules ses conditions sont d’application.
9.2. Seul le droit belge est applicable à cette prestation de service.
9.3 Les tribunaux de Bruxelles sont exclusivement compétents pour connaître des litiges entre SODEXO et
l’ENTREPRISE AGRÉÉE
38
ANNEXE 8: LES NOUVEAUX
BORDEREAUX DE REMISE RÉGIONAUX
NEW – 21/12/2015
39
BXL
ONLINE
Titres-Services Bruxelles-Capitale - Bordereau de remise
A fournir à : Sodexo - Titres-Services - Rue du Doyenné 56 - 1180 Bruxelles
Votre numéro d'agrément 02668
Votre numéro d'affiliation Sodexo 980000138612 Nom D'EVENT'S SPRL
Votre référence bloup
Adresse 2 Rue Deneffe
Quantité de titres-services 255
4218 COUTHUIN Mois de prestation 07/2012
Cet espace est réservé à Sodexo
N° Remise _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Bordereau mal completé
O_000000167223
Titres mal triés
PLUS SIMPLE ET PLUS RAPIDE : LE TITRE-SERVICE
ELECTRONIQUE 1) Pas de perte ou de vol
2)
CHAQUE REGION, SON BORDEREAU Utilisez le bordereau de la Région Bruxelles-Capitale pour
la remise des titres-services bruxellois. Si la remise
contient des titres-services d'autres Régions, celle-ci ne
sera pas conforme et le délai de remboursement ne
pourra être respecté. Utilisez un bordereau par mois, et
par région.
COMPLETER LES TITRES-SERVICES • Tous les champs doivent être correctement et
lisiblement remplis
• Les données ne peuvent pas dépasser les cases
• Utilisez de l'encre noire ou bleue
• Si vous utilisez un cachet : assurez-vous de remplir
les cases appropriées et que les informations soient
lisibles (vérifiezle niveau d'encre du cachet).
• Ne collez rien sur le titre-service
• N'utilisez pas de correcteur sur le titre-service
• Laissez la zone entourant le code barre vierge (sur
le recto et le verso du titre-service)
• Ne pliez pas et ne découpez pas les titres-services
COMPLETER LE BORDEREAU DE REMISE
•
•
•
•
Remboursement, Rue du Doyenné 56, 1180 Bruxelles
Demandez un enlèvement par Sodexo, en semaine entre
8h et 18h Par téléphone : 02 547 54 93
Par mail : entreprise-agreee-ts.svc.be@sodexo.com
En utilisant le formulaire de demande dans l'Espace
Sécurisé
Faites votre demande avant 12h30, pour que l'enlèvement
ait lieu le lendemain. L'enlèvement a lieu du lundi au
vendredi de 9h à 16h. La date de réception est le jour après
la date d'enlèvement prévue. Le prix de l'enlèvement est de
15€ hors TVA.
QUAND ETES-VOUS REMBOURSE ?
Les titres-services authentiques et valides qui sont correctement
et lisiblement complétés seront remboursés dans les 10 jours
ouvrables, sur le compte bancaire encodé dans l'Espace
Sécurisé.
ATTENTION :
•
•
•
•
Complétez correctement le bordereau et de manière lisible
Vérifiez que le code barre correspond à votre numéro de
référence (980 ....)
Utilisez un bordereau par mois et par Région
Indiquez le nombre exact de titres-services remis
Il est de votre responsabilité de vous assurer que tous les
titres-services soient bien complétés et lisibles.
Toute information manquante ou illisible engendre un refus
de remboursement du titre-service. Vous ne pouvez pas accepter des titres-services pour des
activités encore non exécutées.
Vous pouvez uniquement remettre des titres-services pour
les heures prestées par des travailleurs qui sont employés
en conformité avec les dispositions de la loi du 20 juillet
2001 et ses décrets d'application.
Des questions ?
Contactez-nous par téléphone au 02 547 54 93 ou
par mail : entreprise-agreee-ts.svc.be@sodexo.com Groupez les titres-services par mois et par région
Classez les titres-services dans le bon sens (le code barre
en avant)
N'utilisez pas d'agrafe ou de trombone, vous pouvez utiliser
des élastiques
Assurez-vous que la remise ne contient pas des titresservices d'une autre Région
Sodexo Pass Belgium sa/nv
Sodexo Benefits & Rewards Services
Boulevard de la Plaine 15 - 1050 Bruxelles
Tél. +32 2 547 54 93 - Fax +32 2 547 54 94
www.wallonie-titres-services.be Talon du titre non/mal
détaché
□
□
TRIEZ LES TITRES-SERVICES PAR MOIS ET REGION •
•
Titres/borderaux agrafés
ENVOYER LES TITRES-SERVICES A SODEXO
1) Par courrier recommandé à l'adresse : Sodexo, Service
2) Pas d'information manquante 3) Remboursement plus rapide Découvrez les avantages sur : www.wallonie-titres-services.be •
•
□
□
ONLINE
WALL
Titres-Services Wallonie - Bordereau de remise
A fournir à : Sodexo - Titres-Services - Rue du Doyenné 56 - 1180 Bruxelles
Votre numéro d'agrément 02668
Votre numéro d'affiliation Sodexo 980000138612 Nom D'EVENT'S SPRL
Votre référence bloup
Adresse 2 Rue Deneffe
Quantité de titres-services 255
4218 COUTHUIN Mois de prestation 07/2012
Cet espace est réservé à Sodexo
N° Remise _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
Bordereau mal completé
O_000000167223
Titres mal triés
□
□
Titres/borderaux agrafés
Talon du titre non/mal
détaché
□
□
PLUS SIMPLE ET PLUS RAPIDE : LE TITRE-SERVICE
ELECTRONIQUE 1) Pas de perte ou de vol
ENVOYER LES TITRES-SERVICES A SODEXO
1) Par courrier recommandé à l'adresse : Sodexo, Service
2)
2) Pas d'information manquante 3) Remboursement plus rapide Découvrez les avantages sur : www.wallonie-titres-services.be CHAQUE REGION, SON BORDEREAU Utilisez le bordereau de la Région wallonne pour la remise
des titres-services wallons. Si la remise contient des titresservices d'autres Régions, celle-ci ne sera pas conforme
et le délai de remboursement ne pourra être respecté.
Utilisez un bordereau par mois, et par région.
COMPLETER LES TITRES-SERVICES • Tous les champs soient correctement et
lisiblement remplis • Les données ne peuvent dépasser les cases
• Utilisez de l'encre noire ou bleue
• Si vous utilisez un cachet : assurez-vous de remplir
les cases appropriées et que les informations soient
lisibles (vérifiez également le niveau d'encre du
cachet).
• Ne collez rien sur le titre-service
• N'utilisez pas de correcteur sur le titre-service
• Laissez la zone entourant le code barre vierge (sur
le recto et le verso du titre-service)
• Ne pliez pas et ne découpez pas les titres-services
COMPLETER LE BORDEREAU DE REMISE
•
•
•
•
Faites votre demande avant 12h30, pour que l'enlèvement
ait lieu le lendemain. L'enlèvement a lieu du lundi au
vendredi de 9h à 16h. La date de réception est le jour après
la date d'enlèvement prévue. Le prix de l'enlèvement est de
15€ hors TVA.
QUAND ETES-VOUS REMBOURSE ?
Les titres-services authentiques et valides qui sont correctement
et lisiblement complétés seront remboursés dans les 10 jours
ouvrables, sur le compte bancaire encodé dans l'Espace
Sécurisé.
ATTENTION :
•
•
•
•
Complétez correctement le bordereau et de manière lisible
Vérifiez que le code barre correspond à votre numéro de
référence (980 ....)
Utilisez un bordereau par mois
Indiquez le nombre exact de titres-services remis
•
•
Contactez-nous par téléphone au 02 547 54 93 ou
par mail : entreprise-agreee-ts.svc.be@sodexo.com Groupez les titres-services par mois et par région
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en avant)
N'utilisez pas d'agrafe ou de trombone, vous pouvez utiliser
des élastiques
Assurez-vous que la remise ne contient pas des titresservices d'une autre Région
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Boulevard de la Plaine 15 - 1050 Bruxelles
Tél. +32 2 547 54 93 - Fax +32 2 547 54 94
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Des questions ?
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•
•
Remboursement, Rue du Doyenné 56, 1180 Bruxelles
Demandez un enlèvement par Sodexo, en semaine
entre 8h et 18h Par téléphone : 02 547 54 93
Par mail : entreprise-agreee-ts.svc.be@sodexo.com
En utilisant le formulaire de demande dans l'Espace
Sécurisé
ONLINE
WALL Dienstleistungsschecks Wallonie - Abgabeschein
zurücksenden an: Sodexo - Dienstleistungsschecks - Rue du Doyenné 56 - 1180 Brüssel
hre Zulassungsnummer 02668
Ihre Anschlussnummer bei Sodexo 980000138612 Name D'EVENT'S SPRL
Ihr Zeichen bloup
Adresse 2 Rue Deneffe
Anzahl Dienstleistungsschecks 255
4218 COUTHUIN Leistungsmonat 07/2012
Dieser Bereich ist Sodexo vorbehalten
Abgabe-Nr. _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
O_000000167223
Unzulänglich ausgefüllter
Abgabeschein
□
Geheftete
Schecks/Abgabeschein
□
Unzulänglich sortierte
Schecks
□
Scheckabschnitt
nicht/schlecht abgetrennt
□
WIE FÜLLEN SIE IHRE DIENSTLEISTUNGSSCHECKS AUS?
Ihren Teil des Dienstleistungsschecks leserlich in dunkelblauer
oder schwarzer tinte oder mit einem stempel ausfüllen. Wenn Sie
einen Stempel benutzen, bitte die richtigen Felder ausfüllen und
auf die einwandfreie Leserlichkeit achten (nicht zu viel und nicht
zu wenig Tinte)! WIE SIND DIE DIENSTLEISTUNGSSCHECKS
ZURÜCKZUSENDEN?
Jedes gesandte Paket muss ein (mit blauer oder schwarze) Tinte)
ausgefülltes Original des Abgabescheines sowie den großen
Abschnitt der Dienstleistungsschecks (nicht den abtrennbaren
Abschnitt) beinhalten. Bewahren Sie die abtrennbaren Abschnitte
der Dienstleistungsschecks (per Abgabe sortiert) bis zur
entsprechenden Zahlung durch Sodexo. Bei etwaigen Problemen
müssen Sie sich innerhalb von 4 Wochen nach Absendung Ihrer
Dienstleistungsscheks melden. Senden Sie dazu eine E-Mail
senden an: anerkanntesunternehmen-ds.svc.be@sodexo.com
WIE FÜLLEN SIE IHREN ABGABSCHEIN AUS?
Den Abgabeschein vollständig ausfüllen! Achten Sie bitte darauf,
dass die Angaben leserlich sind und dass der Strichkode der
Zulassungsnummer entspricht, für die die Rückzahlung beantragt
wird (980 ...). Geben Sie bitte einen Abgabeschein pro
Leistungsmonat ab (etwaige mehrere Abgabescheine bitte nicht
zusammenheften!)!
Am sichersten ist die Sendung per Einschreiben oder eine
Abholung durch unseren Dienst. Wenn Sie unseren Abholdienst
in Anspruch nehmen möchten, senden Sie bitte eine Nachricht
an: anerkanntesunternehmen-ds.svc.be@sodexo.com oder rufen
Sie uns am Tag vor der gewünschten Abholung zwischen 8.30
Uhr und 12.30 Uhr unter der Rufnummer 02 547 54 93 an. Wenn
unser Abholdienst angefordert wird, wird das Eingangsdatum ab
dem folgenden (Werk-) Tag nach der Abholung berechnet. Im Fall
einer Neuplanung des Abholdienstes gilt das ursprünglich
vorgesehene Eingangsdatum.
WIE SORTIEREN SIE IHRE DIENSTLEISTUNGSSCHECKS?
Um die Rückzahlung nicht zu verzögern, beachten Sie bitte
Folgendes:
- Die Dienstleistungsschecks pro Leistungsmonat
zusammenlegen zusammenlegen (den entsprechenden
Abgabeschein hinzufügen)
- Alle Dienstleistungsschecks gleichermaßen sortieren
(Strichkode auf der Vorderseite unten)
- Die auf dem Abgabeschein vermerkte Anzahl
Dienstleistungsschecks muss der effektiven Anzahl
zurückgeschickter Dienstleistungsschecks entsprechen.
- Gemischte Abgaben sind erlaubt. In einem Paket können Sie
also grüne und orangefarbene Dienstleistungsschecks mischen,
insofern sie alle gleichermaßen sortiert sind.
- Nichts auf die Dienstleistungsschecks kleben, keine
Korrekturmittel benutzen
- Den weißen Bereich um den Strichkode der
Dienstleistungsschecks bitte nicht beschreiben oder mit einem
Stempel belegen (dies gilt für die Rück- und Vorderseite)
- Niemals Heft- oder Büroklammern benutzen (ein Gummiband
pro Paket von ± 300 Dienstleistungsschecks genügt)
- Die Dienstleistungsschecks nicht falten oder abschneiden
WIE ERFOLGT DIE RÜCKZAHLUNG?
Nach der Gültigkeitsprüfung der Dienstleistungsschecks (Prüfung
der Zulassungsnummer, der zwingenden Angaben, der Gültigkeit
sowie der Übereinstimmung mit den unter Punkt 2 angeführten
Elementen) erfolgt die Zahlung innerhalb von 10 Werktagen
durch Überweisung auf das in Ihrem Extranet vermerkten
Bankkonto.
ACHTUNG :
- Wir möchten Sie daran erinnern, dass Sie dafür verantwortlich
sind, dassalle Dienstleistungsschecks vollständig ausgefüllt sind.
Jede fehlende oder unlesbare Angabe auf einem
Dienstleistungsscheck kann einen Grund zur Verweigerung der
Bezahlung dieses Dienstleistungsschecks darstellen.
- Zur Rückzahlung werden nur die Dienstleistungsschecks
berücksichtigt, die bei Eingang bei Sodexo noch nicht abgelaufen
sind.
- Durch die Unterzeichnung des Dienstleistungsschecks
bestätigen der Benutzer und der Arbeitnehmer, dass dieser
Dienstleistungsschecks sich auf Dienstleistungen bezieht, die im
Rahmen des Dienstleistungssystems für Arbeiten zur
Unterstützung im Haushalt ausgeführt wurden.
- Das zugelassene Unternehmen erklärt, dass jeder Arbeitnehmer
gemäß den Bestimmungen des Gesetzes und dessen
Durchführungserlasse zur Ausführung von Dienstleistungen im
Rahmen des Dienstleistungsschecksystems beschäftigt ist.
RÜCKSENDE-ADRESSE IHRER
DIENSTLEISTUNGSSCHECKS? Senden Sie die Dienstleistungsschecks an Sodexo, Service
Remboursement, Rue du Doyenné 56, 1180 Brüssel
zusammen mit dem entsprechenden einwandfrei ausgefüllten
Abgabeschein.
Sodexo Pass Belgium sa/nv
Sodexo Benefits & Rewards Services
Boulevard de la Plaine 15 - 1050 Brüssel
Tel. +32 2 547 54 93 - Fax +32 2 547 54 94
www.dienstleistungsschecks-lfa.be
VL
ONLINE
Dienstencheques Vlaanderen - Afgifteborderel
Te bezorgen aan: Sodexo - Dienstencheques - Dekenijstraat 56 - 1180 Brussel
Uw erkenningsnummer 02668
Uw aansluitingsnr. bij Sodexo 980000138612
Naam D'EVENT'S SPRL
Uw referentie bloup
Adres 2 Rue Deneffe
Aantal dienstencheques 255
4218 COUTHUIN
Prestatiemaand 07/2012
Deze ruimte is voorbehouden voor Sodexo
Nr. Afgifte _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
O_000000167223
Borderel verkeerd
ingevuld
□
Cheques/borderellen aan elkaar
geniet
□
Cheques slecht
gesorteerd
□
Strookje van cheques niet/slecht
verwijderd
□
EENVOUDIGER EN SNELLER: DE ELEKTRONISCHE
DIENSTENCHEQUE
1) Geen verloren of gestolen cheques meer
2) Geen ontbrekende informatie op de cheques
3) Snellere uitbetaling
Ontdek alle voordelen op www.dienstenchequesvlaanderen.be
ELK GEWEST ZIJN EIGEN AFGIFTEBORDEREL
Gebruik het borderel van het Vlaamse Gewest enkel voor
het indienen van Vlaamse cheques. Indien de afgifte toch
cheques van een ander Gewest bevat, is de afgifte niet
conform en kan de terugbetalingstermijn van de cheques
niet gerespecteerd worden. Gebruik 1 borderel per
prestatiemaand.
VUL DE DIENSTENCHEQUES IN
• correct en goed leesbaar
• binnen de vakken
• met donkerblauwe of zwarte inkt
• met een stempel : vul de juiste vakken in en
controleer het inktniveau
• Kleef niets op de dienstencheque en gebruik geen
corrector
• Laat de witte zone rond de barcode leeg (aan de
voor- en aan de achterkant van de cheque)
• Plooi de dienstencheques niet en knip er ook niet in.
VUL HET AFGIFTEBORDEREL IN
• Volledig en goed leesbaar
• Verifieer of de barcode overeenstemt met uw
aansluitingsnummer (980...)
• Gebruik 1 borderel per prestatiemaand en per
gewest
• Vermeld het exacte aantal ingediende cheques
SORTEER DE DIENSTENCHEQUES
• Groepeer de dienstencheques per prestatiemaand
• Sorteer alle dienstencheques in dezelfde richting
(barcode op de voorzijde onderaan)
• Gebruik nooit paperclips of nietjes, bundels maken
met een elastiekje kan wel
Zorg ervoor dat er geen cheques van andere Gewesten in
de afgifte zitten.
Sodexo Pass Belgium sa/nv
Sodexo Benefits & Rewards Services
Pleinlaan 15 - 1050 Brussel
Tel. +32 2 547 54 93 - Fax +32 2 547 54 94
www.dienstencheques-rva.be
DIEN DE DIENSTENCHEQUES IN BIJ SODEXO
Dienst Terugbetalingen, Dekenijstraat 56, 1180 Brussel
1)
Via aangetekende zending
2)
Vraag een ophaling aan door Sodexo op werkdagen
tussen 8u en 18u.
Telefonisch: 02 547 54 93
Via mail: erkendeondernemingdc.svc.be@sodexo.com
Via het aanvraagformulier op de Beveiligde Zone
Doe uw aanvraag vóór 12u30 voor een ophaling de
volgende werkdag. De ophaling gebeurt op werkdagen
tussen 9u en 16u. De ontvangstdatum is de werkdag
volgend op de geplande afhaling. De prijs van een
ophaling bedraagt 15 EUR exclusief btw.
• Zorg dat bij elke pakje een volledig en correct
ingevuld formulier zit
• Houd de afscheurstrookjes van de dienstencheques
bij tot u de betaling ontvangt
• Problemen? Contacteer ons binnen de 4 weken na
de afgifte: erkendeondernemingdc.svc.be@sodexo.com
U WORDT BETAALD
Authentieke, geldige cheques die volledig en correct
ingevuld zijn, worden binnen de 7 werkdagen op de
bankrekening vermeld in uw Beveiligde Zone.
OPGELET
• U bent verantwoordelijk voor de volledigheid en
juistheid van de informatie op de cheque
• Elke ontbrekende of onleesbare vermelding op een
dienstencheque is reden tot weigering van
uitbetaling van deze cheque
• U mag geen dienstencheques aanvaarden voor
buurtwerken of diensten die nog niet zijn
gepresteerd
• U kan slechts dienstencheques indienen waarvoor
de werkuren gepresteerd werden door personen die
in overeenstemming met de bepalingen van de wet
van 20 juli 2001 en haar uitvoeringsbesluiten zijn
tewerkgesteld
VRAGEN? Contacteer ons op 02 547 54 93 of erkende
onderneming-dc.svc.be@sodexo.com
ANNEXE 9: BROCHURE INFO « JOB TRACKER »
40
Job Tracker by Sodexo
L’application pour travailleurs titre-service
COMMENT UTILISER JOB TRACKER ?
Job Tracker est une application mobile gratuite qui vous permet d’encoder vos prestations en seulement quelques clics.
PREMIÈRE UTILISATION ?
1. Choisissez votre langue (Si votre appareil n’est pas
configuré par défaut en français, néerlandais ou allemand)
2. Introduisez votre identifiant travailleur et votre
mot de passe. Veuillez utilisez l’identifiant et le mot
de passe Sodexo que vous avez dû recevoir de votre
employeur.
Attention!
Après 3 tentatives de connexion érronées, vous n’aurez plus
accès à l’application. Prennez contact avec votre employeur pour
débloquer votre compte. Il vous sera par contre encore possible
d’utiliser le mot de passe pour encoder votre prestation par
téléphone.
COMMENT AJOUTER UN CLIENT ?
1. Cliquez sur le
L’application vous permet de gérer votre
liste de clients. Vous pouvez en ajouter,
en supprimer ou modifier leur nom.
2. Encodez le numéro d’utilisateur du client
3. Introduisez le nom du client
Le nom peut être personnalisé
à tout moment
4. Cliquez sur Ajouter
COMMENT MODIFIER LE NOM D’UN CLIENT ?
1. Cliquez sur
2. Choisissez un client
3. Modifiez le nom du client
4. Cliquez sur Modifier nom client
COMMENT SUPPRIMER UN CLIENT ?
1 Cliquez sur
2 Choisissez un client
3 Cliquez sur SUPPRIMER
4 Cliquez sur SUPPRIMER
COMMENT ENCODER UNE PRESTATION ?
Il est important d’encoder la prestation le jour où elle a été effectuée.
Si la prestation n’a pas été encodée le jour-même, vous ne pourrez plus l’encoder
dans l’application mobile. Vous devrez dès lors en avertir votre employeur qui
encodera lui-même la prestation.
1. Choisissez un client
2. Choisissez l’activité
3. Confirmez l’activité
4. Indiquez la durée de la prestation
5. Confirmez les heures
6. Envoyez la prestation
Attention!
La prestation ne sera pas envoyée
ni sauvegardée si vous n’êtes pas
connecté à internet.
7. Quand votre prestation est envoyée,
vous verrez le message: «La prestation est
envoyée».
Si l’envoi ne fonctionne pas vous recevrez un message
d’erreur.
COMMENT MODIFIER SA LANGUE OU SE
DÉCONNECTER?
1. Cliquez sur
2. Sélectionnez votre langue
OU
Cliquez sur Déconnexion.
La prochaine fois que vous utilisez l’application, vous
devriez réencoder votre identifiant et mot de passe.
COMMENT TÉLÉCHARGER JOB TRACKER?
1) Scannez ce QR code avec votre téléphone mobile
OU
2) Télécharghez l’application dans Google Play ou dans l’App
Store
Nécessite
iOS 7.0 ou
supérieur.
Job Tracker est uniquement disponible en Belgique. Votre profil
personnel et vos informations de paiement doivent avoir une adresse
belge pour pouvoir télécharger l’application.
Nécessite
Android 4 ou
supérieur.
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