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Centre Condorcet 162, avenue Albert Schweitzer CS 60040

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Centre Condorcet 162, avenue Albert Schweitzer CS 60040 33608 Pessac Cedex Tél. : 05 56 15 11 51 adera@adera.fr www.adera.fr Réf. 78. indice c SOMMAIRE 1. PRÉSENTATION DE L’ADERA 1. Présenta,on de l’ADERA 2. Le contrat de recherche Depuis 45 ans l’ADERA (AssociaNon pour le Développement de 2.1. L’adhésion 2.2. Le service contrats de recherche l’Enseignement et des Recherches auprès des universités, des centres de Recherche et des entreprises d’Aquitaine) développe et mulNplie les relaNons entre la recherche et le monde industriel. 2.3. la fiche de liaison (hors recherche biomédicale) Associant universitaires, ingénieurs et entrepreneurs au sein des 2.4. La consulta,on des comptes sur internet laboratoires et des centres de ressources, elle est ainsi devenue un 3. La ges,on des achats 4. La ges,on des notes de frais opérateur majeur de la recherche partenariale et de l’innovaNon. AssociaNon déclarée à la Préfecture de la Gironde (n° 8166 le 17 février 1967) N° Siret : 775 586 340 00041 Code APE : 7219 Z IdenNficaNon Intracommunautaire : FR 50 775 586 340 Organisme de FormaNon : 72 33 069 82 33 5. La ges,on du personnel 5.1. Les formulaires de demande d’embauche 5.2. La ges,on du temps de travail des salariés ADERA 5.3. La demande de congé Nota: Le contenu de ce guide de foncNonnement n’est pas exhausNf. Pour toute demande complémentaire, contacter le service contrats de recherche. Centre Condorcet ! 162, avenue Albert Schweitzer CS 60040 ! 33608 Pessac Cedex ! Tél. 05 56 15 11 51 ! Fax. 05 56 15 11 60 Email : adera@adera.fr ! Site : www.adera.fr 2. LE CONTRAT DE RECHERCHE 2.1 L’adhésion L’ADERA étant une AssociaNon, le Responsable ScienNfique et les éventuels membres de son équipe menNonnés dans le contrat, doivent devenir membres adhérents pour pouvoir accéder aux prestaNons de services . Exemplaire du bulle.n d’adhésion en fin de livret Le premier versement de la coNsaNon (paiement par chèque) se fait en renvoyant le bulleNn dûment complété. Ensuite, un appel à coNsaNon est envoyé au début de chaque année. Demande du bulleNn d’adhésion à faire auprès de : Dominique BACCHINI Tel 05 56 15 11 62 bacchini@adera.fr 2.2 PrésentaBon et contacts uBles 2.3 La fiche de liaison (hors recherche biomédicale) L’ADERA gère près de 300 nouveaux contrats par an générant Cede fiche synthéNse le contrat : l’embauche de 100 à 150 jeunes scienNfiques. -­‐ objet, Ces contrats de recherche lient : -­‐ date, -­‐ Un industriel souhaitant medre en œuvre une technologie -­‐ responsable, nouvelle ou des méthodes innovantes ; -­‐ montant, -­‐ Un laboratoire scienNfique chargé de réaliser le projet de -­‐ établissements et sociétés concernés… recherche et ses tutelles associées. Elle est établie à la signature du contrat et adressée: L’ADERA en assure la validaNon juridique et la gesNon administraNve, comptable et financière (recrutement de personnel, achat de matériel, remboursement de frais de mission, consultaNon des comptes sur internet …) Recherche Partenariale & Biomédicale : -­‐ une copie à Aquitaine Science Transfert ou la DRV de l’UPPA, -­‐ deux copies au responsable du contrat dont une qui doit être transmise, par le Responsable ScienNfique, au Directeur du laboratoire concerné. Dans le cadre de la recherche biomédicale : Fabienne BERTRAND
Tel 05 56 15 11 59
-­‐ au Président et/ou Directeur de l’établissement, Véronique LANDES Tel 05 56 15 12 03 -­‐ Un exemplaire du contrat signé est retourné au Responsable ScienNfique. Service Juridique : Dans les deux cas, la récepNon de la fiche de liaison (hors recherche biomédicale) et de l’exemplaire du contrat signé (recherche biomédicale) garanN le démarrage de la gesNon administraNve et financière du contrat par l’ADERA. Karine DAVID FOSSARD
Tel 05 56 15 11 89
Audrey TERRANOVA Tel 05 56 15 11 63 3. LA GESTION DES ACHATS 2.4 La consultaBon des comptes sur internet Dès la signature du contrat, un email est envoyé au Responsable ScienNfique pour indiquer la procédure et les codes d’accès permedant la consultaNon du compte sur internet. Un extrait de compte (en version papier) est envoyé à chaque fin de semestre au Responsable ScienNfique pour vérificaNon et validaNon des écritures saisies. Pour tout achat dans le cadre de l’étude : Fournir à l’ADERA une demande ou un devis validé par le Responsable ScienNfique. L’ADERA rédige un bon de commande. Il est important, pour assurer une bonne récepNon des achats, de préciser clairement l’adresse de livraison du matériel commandé sur la demande faite auprès du service contrat. L’ADERA récepNonne la facture, la saisie dans le compte et l’envoi en fin de semaine au Responsable ScienNfique pour validaNon. Le Responsable ScienNfique doit la retourner obligatoirement sous 15 jours à l’ADERA pour mise en paiement. 4. LA GESTION DES NOTES DE FRAIS Pour les dépenses professionnelles engendrées dans le cadre du contrat : -­‐ achat de peNts matériels, -­‐ invitaNon, récepNon, -­‐ missions … Le remboursement se fait sur présentaNon d’une note de frais détaillée accompagnée des jusBficaBfs originaux. 5. LA GESTION DU PERSONNEL 5.1. Les formulaires de demande d’embauche Pour tout recrutement dans le cadre de l’étude: le Responsable ScienNfique doit s’adresser à l’ADERA afin de recevoir les formulaires à compléter préalablement à l’embauche. Nota : Les reçus de carte bancaire ne sont pas des jusNficaNfs comptables. -­‐ Fiche de renseignements salarié -­‐ Formulaire d’embauche Délais de récepBon pour traitement -­‐ RécepNon à l’ADERA du document avant le dernier jour du mois. -­‐ Paiement aux alentours du 15 du mois suivant sauf note de frais non conforme (jusNficaNfs manquants, …) Le retour de ces formulaires est obligatoire 8 jours avant le début du contrat de travail accompagné de toutes les pièces annexes demandées. Pièces à fournir (obligatoires pour obtenir le remboursement) -­‐ Note de frais détaillée comportant le numéro de compte à uNliser (Modèle de formulaire ci-­‐joint) : -­‐ signée par le demandeur, -­‐ visée par le Responsable ScienNfique, -­‐ JusNficaNfs originaux des dépenses . Pour les notes de repas : obligaNon de préciser le moNf professionnel et la liste des convives. -­‐ Ordre de mission sans frais établi par l’employeur dans le cadre de déplacements professionnels, -­‐ RIB (pour un premier remboursement), -­‐ Joindre la copie de la carte grise du véhicule personnel pour le remboursement des frais kilométriques (barème kilométrique en vigueur fourni à la demande) 5.2 La gesBon du temps de travail des salariés ADERA Dans le cadre de l’accord des 35 heures, les salariés de l’ADERA ont obligaNon de remplir une feuille de relevé d’heures (modèle de feuille envoyé avec le contrat de travail). Cede feuille signée par le salarié et visée par le Responsable ScienNfique doit obligatoirement être envoyée à chaque fin de mois par courrier, à l’adenNon de : ADERA 05 56 15 11 79 Centre Condorcet ! 162, avenue Albert Schweitzer CS 60040 ! 33608 Pessac Cedex ! 5.3 La demande d’autorisaBon d’absence Le droit aux congés payés est sNpulé sur le contrat de travail du salarié. Un exemplaire de la demande d’autorisaNon d’absence est envoyé avec le contrat de travail. Enregistrement des congés Avant la prise de congés, retourner la demande : -­‐ dûment remplie, -­‐ signée par le salarié, -­‐ visée par le Responsable ScienNfique. Cede demande doit être envoyée par courrier à l’adenNon de : Monique HABAULT 05 56 15 11 65 Centre Condorcet ! 162, avenue Albert Schweitzer CS 60040 ! 33608 Pessac Cedex Mois
Année
Petit-­‐Déjeuner
Date
Date, nom et visa du Responsable
Date et signature du demandeur
Avance déjà perçue
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Frais divers
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-­‐ € Nuitée
Nature
Taux
Responsable Service Bon pour paiement Signature Imputation analytique Réservé à l’ADERA Net à Payer
HT
Km
Responsable Scientifique Diner
Restauration / Hôtellerie
Motif
Déplacements (Avion, train, taxi, métro, …)
Destination
Date
Frais kilométriques (utilisation de véhicule personnel en mission)
Obligatoire: joindre les justificatifs de dépenses originaux. Les reçus de carte bancaire ne sont pas des justificatifs comptables. Pour les notes de repas : obligation de préciser le motif professionnel et la liste des convives invités.
Compte analytique (1 seul compte par fiche de note de frais)
Nom / Prénom
NOTE DE FRAIS
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