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Charte des exposants

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Cahier des charges des stands
CNR du 6 février 2016
La soirée du Comité des Saveurs se déroulera au Parc des Exposition de
Reims, avenue Henri Farman à Reims, hall Maryse Bastié
Chacune des 17 Régions 41 bénéficiera d’un stand de 6 m sur 3 m
constitué de tables et de parois pleines sur lesquelles les Régions
pourront communiquer et s’exprimer de diverses façons en respectant
les conditions imposées par Reims Evènements, propriétaire des lieux.
Pour ne pas endommager les stands (dont vous êtes responsables, voir
la charte des stands de Reims Evènements), il est fortement conseillé
de ne pas utiliser des moyens de fixation qui laisseraient une trace tels
que clous, vices, agrafes, colles…
Chaque stand est éclairé par 3 spots halogènes, et dispose d’une arrivée
en électricité, en annexe vous nous préciserez vos besoins en termes de
puissance nécessaire.
Un camion frigorifique sera mis à disposition dès le vendredi à partir
de 10 h pour y déposer les victuailles et autres produits périssables. Ce
camion stationnera sur le parking du Novotel de Reims Tinqueux le
vendredi et à partir du samedi 15 h 00 dans les locaux du parc des
Expositions.
L’aménagement des stands se fera à partir du samedi 6 février 2016 de
15 h 00 à 19 h 00
L’ouverture des portes de la Soirée des Saveurs aura lieu à 20 h 00
Un large parking dans l’enceinte du parc pourra accueillir les
participants.
A leur arrivée les participants trouveront un vestiaire à l’accueil.
Le champagne offert à l’arrivée à tous les participants sera aussi
disponible auprès du producteur et un stand vendant ce champagne sera
à la disposition de ceux qui désireraient en acquérir pour remporter dans
leur Région. C’est aussi le champagne proposé en annexe du bulletin
d’inscription avec les verres commémoratifs.
Président de Région : Paul-Martin Wilhélem 17 grande rue 55000 Combles en Barrois paul-martin.wilhelem@orange.fr
Membre du QUATALAGOR - Membre fondateur du Club 41 international
Président de l’association : Jean-Christophe Bonnenfant, 18 rue Molière, 02200 Soissons
jcbonnenfant@wanadoo.fr
Informations sur le timing de la soirée.
A leur arrivée, les participants trouveront un vestiaire à l’accueil.
Le Champagne sera offert à tous les participants et pour ceux qui
n’auraient pas commandé leur verre lors de l’inscription, des verres
seront en vente à l’accueil.
Le champagne sera aussi disponible auprès du producteur pour ceux qui
désireraient en acquérir pour remporter dans leur Région.
Ce champagne est proposé en annexe du bulletin d’inscription avec les
verres commémoratifs.
L’apéritif sera animé par la fanfare des Veilles Boules, Street Band des
étudiants en médecine.
A l’issue de l’apéritif vers 21 heures, les Présidents de la 15ième
Région et de l’organisation du Comité des Saveurs accueilleront les
Officiels.
Le Président National, Alain Milcendeau, prendra la parole et à l’issue
de son intervention ouvrira la Soirée des Saveurs. Le Maire de Reims et
Catherine Vautrin, présidente de Reims Métropole, prendront
également la parole dans l’éventualité de leur présence.
A ce moment seulement, les Régions pourront ouvrir leur stand.
La soirée sera aminée par l’orchestre Seventy Miles au rythme de rocks
and roll endiablés à partir de 22 h 00 jusqu’ à 2 h 00.
La soirée prendra fin impérativement à 02 heures et les Régions devront
avoir nettoyé et quitté leur stand pour 03 heures dernier délai.
Président de Région : Paul-Martin Wilhélem 17 grande rue 55000 Combles en Barrois paul-martin.wilhelem@orange.fr
Membre du QUATALAGOR - Membre fondateur du Club 41 international
Président de l’association : Jean-Christophe Bonnenfant, 18 rue Molière, 02200 Soissons
jcbonnenfant@wanadoo.fr
Besoins et demandes des exposants
Promotion d’un futur événement (CN, AG, Trophée, anniversaire…)
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………
Animation sur le podium de quel type, (danse, chorale…)
………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………..
Pour combien de minutes :……………………………………………
Besoin d’un micro :…………..oui………………non………………..
D’une bande son :…………….oui………………non…………………
Autres besoins :………………………………………………………...
Eventuelles autres informations à transmettre par les organisateurs :
……………………………………………………………………….
……………………………………………………………………….
………………………………………………………………………
Information sur la puissance électrique nécessaire :
Four électrique……………………………en kw
Micro-onde………………………………..en kw
Pompe à bière……………………………..en kw
Plaques électriques………………………en kw
Bouilloire électrique………………………en kw
Autre appareil : nom…………………puissance ………en kw
Fourniture par les organisateurs de :
Pain : indiquez le nombre de baguettes:…………….
Eau minérale plate (bouteille de 1,5 l ):……………………
Sacs poubelles100 litres
Balais & pelles , éponges ,
Signalétique
A retourner avec la charte des exposants signées à :
Monsieur Paul-Martin WILHELEM
17 grande rue
55000 Combles en Barrois.
Ce document et son chèque doivent nous parvenir avant le
31 décembre 2015 impérativement, pour être pris en compte.
Président de Région : Paul-Martin Wilhélem 17 grande rue 55000 Combles en Barrois paul-martin.wilhelem@orange.fr
Membre du QUATALAGOR - Membre fondateur du Club 41 international
Président de l’association : Jean-Christophe Bonnenfant, 18 rue Molière, 02200 Soissons
jcbonnenfant@wanadoo.fr
Charte des Stands Exposants
Article 1 : objet de la Charte
Cette présente charte est conclue dans le cadre du CNR 2016 organisé
par la Région 15 du Club 41 Français et a pour but de présenter une
Région 41 au cours de la soirée du samedi 6 février 2016. Elle s’inspire
largement de la charte appliquée par la Table Ronde française.
Chaque stand devra avoir un responsable unique et désigne plus bas.
Ce responsable se verra remettre une accréditation lui permettant avec
une seule voiture par Région d’accéder au parking pour le montage et le
démontage du stand ainsi qu’à l’accès au camion frigorifique pour y
déposer ses victuailles.
Article 2 : lieu de la manifestation
La Soirée des Saveurs organisée par les diverses Région 41 aura lieu au
Parc des Exposition de Reims, avenue Henri Farman, hall Maryse
Bastié, entrée B.
Article 3 : Répartition des Stands
La répartition des stands est décidée par les organisateurs, après avis du
Président de la 15ième Région, du Président de l’ACN2R et du
Président National. Toute demande particulière devra être formulée
avant le 31 décembre 2015
Chaque stand sera signalé par un élément graphique indiquant le
numéro de la Région et chaque Région devra s’identifier aux yeux des
participants par des panneaux, bannières, étendards d’affichage et autres
fanions…
Article 4 : Horaires d’accès
L’accès à la salle pour l’installation du stand se fera le samedi 6 février
2016 à partir de 15 h 00 et jusqu’à 19 h 00.
Après 19 h 00 seul le responsable du stand sera autorisé à rester dans la
salle du Comité des Saveurs et il sera responsable de l’ouverture de son
stand après le coup d’envoi donné par le Président National.
Président de Région : Paul-Martin Wilhélem 17 grande rue 55000 Combles en Barrois paul-martin.wilhelem@orange.fr
Membre du QUATALAGOR - Membre fondateur du Club 41 international
Président de l’association : Jean-Christophe Bonnenfant, 18 rue Molière, 02200 Soissons
jcbonnenfant@wanadoo.fr
Article 5 : Responsabilité
Les stands seront rendus propres et non dégradés. Une caution de 500
euros non encaissée sera demandée à chaque Région et le responsable
du stand se porte garant du remboursement aux organisateurs des frais
éventuels de remise en état ou de nettoyage s’il y a lieu.
Article 6 : les contraintes
Toute installation en dehors des limites du stand devra faire l’objet
d’une demande par mail en précisant la nature de cette installation. Voir
fiche des besoins et demandes des exposants.
Les stands mesurent 6 m par 3 m et pourront évoluer suivant les
possibilités et contraintes formulées par Reims Evénements.
Les stands sont équipés de quatre tables de 1.40 m x .080 m disposées
en façade et séparés par des cloisons opaques sur le fond et les côtés du
stand et de 4 chaises.
Les stands peuvent recevoir des habillages de décors personnalisés à
fixer sur les panneaux. La sécurité oblige à l’emploi des matériaux
constitutifs des décors à être non-inflammables, classés M1.
La fixation de ces éléments de décors devra se faire sans avoir recours à
des clous, vices, agrafes ou colles … qui pourraient endommager les
parois des stands ou de la salle elle-même. Tout moyen non destructeur
tel que la ficelle, la patafix … seront recherchés.
Sont formellement interdits les appareils électriques tels que friteuses,
grill électrique, barbecue et tout appareil au gaz. Il ne doit pas y avoir
de dégagements de fumée ni d’odeurs de friture. Les sonos
individuelles sont aussi interdites.
Sont autorisés les appareils suivants : four électrique, micro-onde,
pompe à bière, planques électriques.
L’usage d’autres postes de distribution d’électricité que celui attribué à
chaque Région est interdit.
Il est formellement interdit de boucler ou d’obstruer les issues de
secours et de bloquer les postes d’incendie.
Toute personne présentant des signes d’imprégnation alcoolique pourra
faire l’objet par les agents de sécurité d’une expulsion. Le responsable
de chaque stand veillera à ne pas délivrer de boissons au-delà du
raisonnable.
Président de Région : Paul-Martin Wilhélem 17 grande rue 55000 Combles en Barrois paul-martin.wilhelem@orange.fr
Membre du QUATALAGOR - Membre fondateur du Club 41 international
Président de l’association : Jean-Christophe Bonnenfant, 18 rue Molière, 02200 Soissons
jcbonnenfant@wanadoo.fr
Article 7 : Fin de Stand
Les stands devront être débarrassés avant 03 h 00. Les stands devront
être rendus propres et nettoyés. Dans le cas contraire, la caution en
partie ou en totalité pourra être conservée par les organisateurs pour
pallier à la carence des Régions défaillantes. Et le coût réel du
nettoyage et de la remise en état seront supportés par la Région
défaillante. Des poubelles seront prévues et mises à disposition.
Les cartons, papiers, assiettes, gobelets, nourriture non consommable,
boissons entamées, autocollants et tout autre objet devront être
débarrassés.
La nourriture consommable et non entamées fera l’objet de
redistribution auprès d’organisme ad hoc, des containers seront mis à
disposition pour cela.
Les décors et matériels utilisés par les Régions seront débarrassés.
Article 8 : bonne conduite
Les organisateur se réservent le droit de demander aux agents de
sécurité de mettre dehors toute personne dont le comportement ne
correspondrait pas à une conduite relevant de la plus simple dignité ou
toute personne ivre qui ne saurait plus contenir son agressivité envers
les personnes ou le matériel.
Avant d’en arriver à ces extrémités nous comptons sur les membres de
chaque Club ou Région pour être attentif à de tels égarements.
Président de Région : Paul-Martin Wilhélem 17 grande rue 55000 Combles en Barrois paul-martin.wilhelem@orange.fr
Membre du QUATALAGOR - Membre fondateur du Club 41 international
Président de l’association : Jean-Christophe Bonnenfant, 18 rue Molière, 02200 Soissons
jcbonnenfant@wanadoo.fr
Engagement à cette charte
Nom et numéro de la Région et ou du club
prenant possession du stand …………………
…………………………………………………
Nom du Responsable du stand……………….
………………………………………………….
Je m’engage à indemniser la Région 15
organisatrice du CNR 2016 si mon stand
n’est pas rendu propre et sans dégradation.
J’accepte les conditions de la convention
signée par les organisateurs avec Reims
Evénement,
propriétaire
des
locaux,
consultables sur le site www.cnr2016.org
Le responsable de Stand
(signature, nom et prénom)
A retourner avec la fiche besoins et demandes des exposants à :
Monsieur Paul-Martin WILHELEM
17 grande rue
55000 Combles en Barrois.
Ce document ainsi que les « besoins et demandes des exposants »
doivent nous parvenir avant le 31 décembre 2015 impérativement,
pour être pris en compte. Le chèque de caution de 500 Euros à
l’ordre de ACN2R CLUB 41 doit être joint (non debité).
Président de Région : Paul-Martin Wilhélem 17 grande rue 55000 Combles en Barrois paul-martin.wilhelem@orange.fr
Membre du QUATALAGOR - Membre fondateur du Club 41 international
Président de l’association : Jean-Christophe Bonnenfant, 18 rue Molière, 02200 Soissons
jcbonnenfant@wanadoo.fr
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