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Annexe 4
Code de l’organisme inscrit à l’égard de la protection des renseignements personnels
Nous nous sommes engagés à respecter et à protéger les renseignements personnels de nos clients.
Nous voulons que vous sachiez, en langage simple et clair, pourquoi nous avons besoin de vos
renseignements personnels, comment nous les utilisons pour établir et entretenir une relation avec
vous, de quelle façon nous protégeons la confidentialité de ces renseignements et comment vous
pouvez connaître les renseignements que nous détenons à votre sujet.
Ce Code s’applique aux activités exercées par Beutel Goodman et les sociétés qui lui sont affiliées ainsi
qu’à tous les produits et services que Beutel Goodman offre à ses clients. Dans le présent Code, les mots
« nous », « notre » et « nos » font référence à Beutel, Goodman & Company Ltd.
Responsabilités de nos employés
Tous nos employés sont tenus de protéger la confidentialité de tous les renseignements personnels
auxquels ils ont accès. Tous ont accepté, comme condition d’emploi, de signer une convention de
confidentialité reconnaissant cette responsabilité.
Nous tenons nos employés au courant de nos politiques et procédures à l’égard de ce présent Code de
protection des renseignements personnels et leur soulignons l’importance de s’y conformer.
Beutel Goodman a désigné comme personne responsable de la protection de la vie privée le chef de la
conformité. Toute plainte ou demande de renseignements devra être adressée au Service de la
conformité.
En quoi consistent les renseignements personnels?
L’expression « renseignements personnels » fait référence aux renseignements qui vous sont propres,
en tant que personne. Il s’agit de renseignements que vous nous fournissez ou que nous obtenons
d’autres sources avec votre permission, par exemple : vos nom et adresse, votre âge et votre sexe, votre
dossier financier personnel, vos numéros d’identification, y compris votre numéro d’assurance sociale,
vos références personnelles et les renseignements sur vos antécédents professionnels.
Pourquoi demandons-nous des renseignements personnels
Nous voulons vous aider à atteindre vos objectifs financiers, être en mesure de vous offrir un service à
valeur ajoutée et établir avec vous une relation financière durable qui évoluera au même rythme que
vos besoins financiers.
Mieux nous vous connaissons, mieux nous pouvons vous servir. Voici donc les raisons pour lesquelles
nous vous demandons des renseignements personnels :
•
•
•
•
pour vérifier votre identité et prévenir la fraude;
pour comprendre vos besoins en matière de services financiers;
pour déterminer quels produits et services vous conviennent;
pour vous offrir certains de nos produits et services susceptibles de vous intéresser;
•
•
pour établir et gérer les produits et les services que vous avez demandés; et
pour nous conformer à la législation et à la réglementation sur les valeurs mobilières.
Par exemple, dans le cas de nos comptes de placements à gestion discrétionnaire, nous demandons des
renseignements personnels détaillés pour nous assurer que les produits de placement dans lesquels
vous avez investi sont pertinents pour vous et conviennent à votre situation personnelle. Certains des
renseignements que nous recueillons et que nous utilisons, à l’ouverture du compte ou au cours de
mises à jour ultérieures, sont également nécessaires pour satisfaire aux exigences réglementaires ou
légales des gouvernements fédéral et provincial ou d’autres organismes de réglementation.
De façon générale, vous pouvez décider de ne pas nous fournir certains renseignements personnels,
voire n’en fournir aucun. Dans un tel cas, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir le
produit, le service ou l’information que vous nous avez demandé, qui vous a été offert ou qui est
normalement offert aux clients.
Collecte et vérification de vos renseignements personnels et leur accès
Vous êtes notre principale source quant à l’obtention des renseignements personnels à votre égard.
Avec votre consentement, nous pouvons aussi obtenir des renseignements financiers d’autres sources.
Si vous désirez consulter ou vérifier les renseignements personnels que nous détenons à votre égard ou
savoir à qui nous les avons communiqués, tel que l’autorise ce Code, vous pouvez vous adresser à notre
siège social dont l’adresse figure à la fin de ce document. Nous aurons alors besoin que vous nous
donniez certaines informations qui nous permettront de retracer les renseignements personnels que
nous possédons à votre égard et de vous les communiquer.
Si nous sommes dans l’impossibilité de vous donner accès aux renseignements personnels que nous
possédons à votre égard, nous vous expliquerons toujours les raisons qui nous en empêchent.
Exactitude de vos renseignements personnels
Nous nous engageons à maintenir l’exactitude des renseignements que nous détenons à votre égard
aussi longtemps qu’ils serviront aux fins énoncées dans ce Code, à condition que vous nous teniez
informés de tout changement. En nous faisant part dans les plus brefs délais de tout changement
(d’adresse ou de numéro de téléphone, par exemple), vous nous permettrez de vous offrir le meilleur
service possible. S’il arrivait qu’en prenant connaissance des renseignements personnels à votre égard,
vous découvriez qu’ils nécessitent des modifications, veuillez nous en aviser. Le cas échéant, nous nous
efforcerons de faire part des changements importants aux tiers à qui nous pourrions avoir communiqué
les renseignements.
Si nous n’acceptons pas d’apporter les modifications demandées, vous pourrez contester notre décision.
Nous établirons alors un rapport sur cette contestation et, si nécessaire, nous en communiquerons le
contenu aux tiers qui possèdent les renseignements personnels en question.
Communication de vos renseignements personnels
Beutel Goodman ne vend pas vos renseignements personnels à des tiers. Beutel Goodman ne
communique pas vos renseignements personnels à des tiers, sauf dans les cas suivants ou aux fins
suivantes :
2
•
dans le cours normal de ses activités pour ouvrir, maintenir, administrer ou gérer votre compte, y
compris l’envoi de documents par courrier, la numérisation de documents relatifs à votre compte
dans les bases de données à l’égard des clients, la prestation de services à la clientèle (y compris les
services fournis par des tiers mandataires ou des sociétés affiliées), la prestation de services
administratifs (y compris les services de compensation et de règlement, l’envoi des relevés de
compte et des analyses par courrier et les services de tenue des registres), à des fins de vérification
ou de statistiques;
•
dans le cadre de communications aux entités au sein du groupe de sociétés affiliées à Beutel
Goodman, afin de vous offrir et fournir un large éventail de services et de mieux répondre à vos
attentes en matière de service à la clientèle et afin d’assurer le traitement efficace de tout
changement dont vous nous faites part relativement à vos coordonnées et d’en effectuer la
surveillance, les vérifications de conformité et les déclarations requises par les lois applicables;
•
dans le cadre de communications aux conseillers juridiques, pour obtenir leur avis;
•
dans les cas où la loi l’exige ou le permet, à tout organisme d’autoréglementation ou à tout
organisme chargé d’appliquer la loi ou responsable de la législation en matière de valeurs
mobilières;
•
dans le cadre d’offres que Beutel Goodman fait à ses clients actuels ou potentiels, ou dans le cadre
d’activités ou de services promotionnels offerts par Beutel Goodman où A) des tiers et des
fournisseurs de produits et services aident Beutel Goodman ou participent à l’exécution de l’offre
ou à la prestation du service; B) cette dernière a conclu une entente avec un tiers pour l’exécution
de l’offre ou la prestation du service, ou entretient une relation d’affaires avec ce tiers; C)
l’exécution de l’offre ou la prestation du service requiert la communication de certains
renseignements personnels limités à ce tiers uniquement; D) les renseignements personnels
communiqués servent seulement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et le tiers s’engage à
les communiquer à aucun autre tiers; ou E) sous forme agrégée, aux fins d’analyses de statistiques
et de paramètres portant sur les affaires et les activités de Beutel Goodman.
En ouvrant ou en tenant un compte auprès de Beutel Goodman ou en ayant recours à nos services,
vous avez consenti à communiquer vos renseignements personnels à un tiers dans les circonstances ou
pour les fins décrites ci-dessus.
Protection de la confidentialité de vos renseignements personnels
Chez Beutel Goodman, vos renseignements personnels sont protégés par des mesures de sécurité
appropriées contre la perte, le vol ou l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non
autorisé. Ces mesures de sécurité comprennent la protection physique (comme des classeurs verrouillés
et un accès limité aux bureaux), des mesures organisationnelles (comme des autorisations de sécurité)
et technologiques (comme des mots de passe et des systèmes de chiffrement).
Dans les situations où nous avons recours à des tiers pour vous fournir des services en notre nom,
comme dans le cas de fonctions administratives ou de traitement des opérations, nous ne leur
communiquons que les renseignements nécessaires à la prestation de ces services. Nous signons avec
ces tiers des contrats qui les obligent à respecter les mêmes normes élevées de confidentialité que nous
et qui visent à protéger strictement la confidentialité de tous les renseignements que nous leur
transmettons et à s’assurer que ceux-ci ne sont utilisés qu’aux fins d’exécution des contrats conclus.
Nous avons établi des procédures rigoureuses de destruction et d’élimination des renseignements
personnels une fois ceux-ci devenus inutiles pour les fins énoncées dans le présent Code ou par la loi.
3
Conservation de vos renseignements personnels
Nous conservons vos renseignements personnels strictement pendant la période nécessaire pour
remplir les exigences du présent Code. La période de temps durant laquelle nous conservons ces
renseignements est déterminée par :
•
•
le type de produit ou de service que vous avez retenu
toute obligation légale ou réglementaire.
Par exemple, nous devons être en mesure de répondre à toute préoccupation que vous pourriez avoir,
même si vous n’êtes plus notre client. Nous nous sommes dotés de règles régissant la conservation de
l’information, lesquelles indiquent la marche à suivre pour détruire les renseignements personnels.
Notification d’une violation de la protection des renseignements personnels
Nous vous aviserons, ainsi que le bureau du commissaire fédéral à la protection de la vie privée et, dans
certains cas, les contreparties, si nous croyons qu’une violation des mécanismes de protection des
renseignements personnels représente un risque de préjudice réel à votre endroit.
Vos choix
Vous pouvez décider de ne pas nous fournir certains renseignements personnels, voire même de ne
nous en fournir aucun. Vous pouvez également retirer l’autorisation que vous nous avez accordée
concernant l’utilisation de vos renseignements personnels, à condition :
•
que vous nous avisiez par écrit, au moins soixante (60) jours à l’avance, du retrait de votre
autorisation;
• que nous ne soyons pas tenus par la loi d’utiliser vos renseignements personnels;
• qu’il nous soit toujours possible de respecter nos engagements contractuels avec vous.
Si vous préférez que nous ne vous envoyions pas d’offres concernant d’autres produits et services
offerts par Beutel Goodman et susceptibles de vous intéresser, vous pouvez faire rayer votre nom de
nos listes de clients.
Veuillez faire parvenir toute question, demande ou plainte au:
Service de la conformité
Beutel, Goodman & Company Ltd
20 Eglinton Avenue West, Suite 2000
P.O. Box 2005
Toronto, Ontario
M4R 1K8
2016 Janvier
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