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Assistant Logistique et Evénementiel - 15706ND

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 Assistant Logistique et Evénementiel h-f
Mission de deux mois
Réf:15706ND
Vous souhaitez intégrer un Institut de recherche d’Excellence guidé par la curiosité, rejoignez-nous…
L’Institut Pasteur, Institut de recherche Interdisciplinaire et Internationale contribue depuis 127 ans à l’histoire de la
science, de la médecine et de la santé publique avec une immense renommée. Fidèle à l’esprit humaniste de son
fondateur, l’Institut Pasteur défend le caractère avant-gardiste nécessaire à la conduite de recherches biomédicales de
pointe.
La mission du Service Colloques Evènements est de prendre en charge l’organisation pratique des colloques initiés par
des Scientifiques Pasteuriens et devant se tenir sur le campus. En cas de surcharge d'activité, le service peut être
amené à proposer de sous-traiter l'organisation pratique à une agence extérieure. Ce service prend aussi en charge la
réservation de salles, la régie et la logistique pour les salles et lieux à forte capacité (auditorium CIS, modules du
bâtiment social, amphithéâtre Monod, salle BCG, ...).
Missions / activités Rattaché(e) à la responsable du Service, vous êtes en charge de la mise en œuvre des colloques et évènements sur le
campus à l'interne et à l'externe.
Vos principales activités seront :
- Établir les contrats après les contacts clients
- Gérer les contrats de location clients (réalisation, suivi, relance)
- Organiser les visites de locaux pour les clients et les prestataires
- Gérer les plannings de locations d'espaces hors auditorium
- Commercialiser les prestations additionnelles au dossier client
- Coordonner des actions de mise en place avec les fournisseurs extérieurs (traiteurs, hôtesses, mobiliers, nettoyage,
sécurité)
- Coordonner des actions de mise en place avec les fournisseurs internes (menuisiers, déménageurs, service logistique)
- Suivre les commandes avec le service de Gestion de l'IP et préparer les éléments de facturation et le bilan financier de
l’évènement
Profil souhaité
Formation Bac+2/3, vous avez au minimum 2 ans d'expérience sur un poste similaire. Vous avez pu développer des
compétences en technique de vente et du protocole et en réglementation des lieux accueillant du public.
Vous maîtrisez les outils bureautiques et Internet. Vous savez communiquer en anglais à l'écrit et à l'oral.
Aisance relationnelle, esprit d'initiative et d'équipe, capacité d'anticipation, disponibilité, réactivité, sens de l'organisation
et fiabilité sont vos principaux atouts.
Spécificités du poste : travail le WE (1 fois tous les 2 mois) et et le soir lors des cocktails et soirées diverses (environ 2
fois par semaine).
Vous êtes intéressé(e) par ce challenge, n’hésitez pas à nous envoyer votre CV et LM avec la Réf: 15706ND par mail à
: recrutement@pasteur.fr ou par voie postale à :
Institut Pasteur – Pôle Recrutement - 28 rue du Docteur Roux, 75724 Paris cedex 15.
Direction des Ressources Humaines
11/01/2016
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