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2016_01_11 RCA Admin terrain BODA

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RCA - Administrateur Terrain H/F - Boda
L’ASSOCIATION ALIMA
The Alliance for International Medical Action (ALIMA) est une organisation médicale internationale,
fondée en 2009. ALIMA a pour objectif de produire des secours médicaux lors de situations
d’urgences ou de catastrophes médicales et d’améliorer la pratique de la médecine humanitaire en
développant des projets innovants associés à de la recherche médicale. La particularité de
l’association est de fonder son mode opératoire principalement sur le partenariat avec des acteurs
médicaux nationaux. En mutualisant et capitalisant leurs compétences, ALIMA et ses partenaires
permettent l'accès à des soins de qualité au plus grand nombre.
Depuis sa création, l’association et ses partenaires ont su se développer à la mesure de
l’augmentation des besoins humanitaires médicaux, notamment au Sahel : 400 000 patients traités
en 2013 dont 27 000 hospitalisations, une nouvelle gouvernance entre les partenaires et la
consolidation de la plateforme des ONG médicales du Sahel, de nouvelles approches innovantes et
des projets de recherches opérationnelles. En 2014, avec six pays d’interventions, 15 projets, plus de
1 000 employés et un budget de 16 millions d’euros, ALIMA est une ONG dynamique et efficace dans
le déploiement de secours médicaux pour les personnes les plus vulnérables.
Siège social et bureau administratif à Paris.
Bureau opérationnel à Dakar avec une direction générale, 1 département des programmes, et 4
départements de support aux programmes (Support et développement technique - Administratif et
financier - Ressources Humaines – Développement et communication).
Bureau opérationnel Projet Ebola à Montreuil.
CONTEXTE
Les programmes ALIMA en RCA :
ALIMA est présente en RCA depuis Octobre 2013, en réponse à une demande de l'UNICEF pour
apporter un soutien technique à la macro planification de la campagne de riposte de vaccination
contre l'épidémie de rougeole. Cette mission de soutien d'ALIMA au PEV via UNICEF, est intervenue
dans un contexte de pillage systématique des structures de soins, aggravant davantage un système
sanitaire déjà très inadéquat par rapport aux besoins des populations.
Le coup d'Etat organisé par la coalition connue sous le nom Séléka au mois de mars 2013, qui a
renversé le président François Bozizé après un règne de 10 ans, a plongé le pays dans un cycle
d’escalade de la violence. Les conditions de sécurité en RCA se sont détériorées depuis le 5 décembre
2013, lorsque des affrontements ont éclaté entre des militants associés aux groupes Séléka
maintenant dissouts et ceux d’anti-Balaka, composés de combattants armés s’opposant aux forces
ex-Séléka. Le conflit entre les deux groupes, a pris une dimension sectaire. En avril 2013, Michel
Djotodia a été reconnu comme chef de Gouvernement de transition lors d'un sommet régional à
N'Djamena. En janvier 2014, le Président Djotodia a démissionné et a été remplacé par Catherine
Samba-Panza, mais le conflit a continué. En mai 2015, des représentants de groupes armés rivaux ont
signé un accord de paix, les engageant ainsi à désarmer, démobiliser, réintégrer et rapatrier, et d'être
tenus responsable de crimes de guerre commis pendant le conflit.
En 2015, la situation de la sécurité dans toute la RCA reste volatile, avec des attaques persistantes
contre les civils et les travailleurs humanitaires. Les organisations humanitaires travaillent pour
assister les personnes touchées par le conflit, mais l'insécurité et les contraintes logistiques en cours
entravent les opérations humanitaires à Bangui et dans les zones les plus reculées de la RCA.
La crise a provoqué de nombreux déplacements des populations ainsi que la fuite de la majorité des
personnels médicaux et l’arrêt de l’approvisionnement en médicaments dans de nombreux districts
du pays, soumis à l’insécurité, augmentant ainsi la vulnérabilité des populations résidant dans ces
zones. D’après le rapport Herams, présenté le 11 décembre 2014, il ressort que seul 55.2% de
structures de santé sont fonctionnelles tandis que 34% sont toujours non fonctionnelles. Le rapport
précise également que la couverture des soins n’est pas optimale par manque de personnel de santé,
de formation, d’intrants et d’équipement. Enfin, de façon générale, l’accès aux soins est fortement
conditionné au contexte sécuritaire local dans l’ensemble du pays.
Au niveau de la situation nutritionnelle, la crise qu’a connu la RCA a accentué les problèmes liés à la
malnutrition : mouvement de populations, difficulté de cultiver les champs suite à l’insécurité et au
conflit, perte de revenus etc.
Bimbo
Alima intervient depuis le début de l’année 2014 dans le district sanitaire de Bimbo (périphérie ouest
de Bangui) ainsi que dans le 6ème arrondissement de la capitale. Elle y soutient 5 centres de santé, à
la fois urbains (Bimbo, Petevo, Kokoro) et ruraux (Yombo, Bimon) ainsi que 2 sites de déplacés
internes (Carmel et Saint Joseph). Le district compte environ 200 000 personnes et constitue une des
zones de retour prioritaire pour les déplacés internes (en particulier ceux du camp de Mpoko, près de
l’aéroport qui a fermé en mai 2015). Le programme de Bimbo vise à fournir des soins primaires de
qualité aux populations. Ainsi, en 2014, ce sont plus de 100 000 consultations générales, 6000
consultations prénatales et environ 1500 accouchements qui ont été réalisés. 24000 enfants ont été
dépistés pour la MAS, dont près de 450 ont été pris en charge dans les UNTA gérés par Alima. En
2015, les activités de prise en charge médicale gratuite continuent, et un accent particulier est mis
sur le renforcement des capacités des équipes cadres du district, qui devraient à terme reprendre
l’ensemble de la gestion des centres de santé.
Boda
A partir de Juin 2014, Alima a étendu ses activités à la préfecture de la Lobaye (ouest) dans la ville de
Boda. La ville de Boda a une situation particulière: elle comporte une enclave musulmane regroupant
environ 8000 personnes. En août 2014, des heurts intercommunautaire à Boda ont fait une dizaine
de morts et ont entrainé un nouveau déplacement de population en brousse. La situation tend à se
détendre, mais reste fragile. Alima soutient l’hôpital du district ainsi qu’un centre de santé à
l’intérieur de l’enclave, où les mêmes services sont proposés (soins primaires et secondaires). En
2014, les équipes médicales ont réalisé environ 17 000 consultations générales, 2000 consultations
prénatales, et près de 300 accouchements. Plus de 2000 personnes ont été hospitalisées et 300 ont
pu bénéficier d’opérations (urgentes ou programmées). Alima soutient également un CDS à Boboua
(sur l’axe entre Boda et Mbaiki) par une clinique mobile. Cette activité devrait se développer en 2015
avec la mise en place de 2 nouvelles cliniques mobiles afin d’améliorer l’accès aux soins dans la
région, considérée comme un véritable désert sanitaire par l’ensemble des acteurs.
Les programmes d’Alima en RCA sont financés par ECHO, UNICEF, CHF et le Fonds Bêkou. En 2015, le
volume d’activité représente environ 4 millions d’euros.
TYPOLOGIE DU POSTE
Lieu de Mission : Boda / RCA
L’administrateur terrain a pour objectif général de mettre en place les éléments de gestion des
ressources utilisées.
Il est responsable de gérer l’administration du personnel (contrats, dossiers du personnel, présence,
paie), de contrôler l’adéquation des engagements de dépenses avec les procédures de l’association,
de suivre les moyens financiers engagés sur le projet (suivi des dépenses, comptabilité, suivis et
révisés budgétaire, suivi des tableaux d’allocation par bailleurs de fonds) ainsi que de mettre en place
les outils de gestion financière et RH.
LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES
Il rend compte au Coordinateur de Terrain (responsable hiérarchique), et à l’équipe administrative de
capitale (responsables techniques).
Il encadre un assistant administrateur de terrain.
MISSIONS ET ACTIVITE PRINCIPALES
Dans ses différents domaines d’intervention l’administrateur terrain devra s’assurer :
- Du respect des règles et procédures ALIMA décidées pour le pays,
- De la bonne organisation fonctionnelle des ressources sur son terrain,
- Du suivi de l’utilisation des moyens (dépenses et engagements),
- De l’adéquation en nombre, compétences et affectations des RH administratives.
1. Comptabilité
Objectif : L’administrateur terrain est le garant de l’application des règles de sécurité de l’argent, du
respect des procédures et de la lisibilité des dépenses sur sa mission.
- Mise en œuvre des procédures : sécurité de l’argent (gestion des caisses, des transferts, des
avances), engagement des dépenses (procédures d’achats, validation et organisation des
paiements, suivi des paiements réguliers),
- Suivi des allocations comptables (codes comptables, projets et axes analytiques, codes
bailleurs),
- Gestion des caisses et banques de son projet,
- Enregistrement comptable (en propre ou délégué à un assistant administrateur), classement
des pièces comptables, et réalisation de la clôture terrain mensuelle, envoi en capitale.
- Réception des comptabilités corrigées par la capitale, analyse des écarts, actions correctives.
2. Gestion de la trésorerie
Objectif : Assurer en permanence un niveau de trésorerie nécessaire au déroulement du projet
- Suivi des soldes bancaires et caisses sur le projet,
-
Anticipation des dépenses et demande de trésorerie mensuelle,
Proposition des soldes minimum nécessaires sur chaque caisse et banque du projet.
3. Gestion générale des moyens
Objectif : Mettre en place les éléments nécessaires au suivi de l’utilisation des ressources matérielles.
- Gestion adéquate des structures et véhicules (choix, organisation, contrats, intendance,
assurance,…),
- Participation à l’élaboration du cadre d’approvisionnement pour son terrain,
- Récolte et analyse des informations de gestion non budgétaires (activités, consommations,
donations, etc.),
- En lien avec les coordinateurs, création et analyse d’indicateurs de gestion des ressources,
- Tient à jour l’archivage administratif de la mission.
4. Gestion budgétaire
Objectif : Traduire sous forme budgétaire toutes les informations relatives aux moyens.
- Récolte, pour chaque activité définie, de toutes les informations nécessaires concernant les
activités et les ressources,
- Participation, sous la responsabilité du Coordinateur Finances et RH et du Coordinateur
Terrain, à l’établissement du budget et du tableau d’affectation par bailleurs de fonds,
- Analyse, en lien avec le Coordinateur Terrain, des suivis budgétaires mensuels généraux et
spécifiques (axes analytiques), alertes éventuelles, propositions d’actions correctives, et
reporting auprès du Coordinateur Finances et RH.
5. Gestion administrative du personnel national
Objectif : Garantir le respect des règles administratives de gestion du personnel national, et assurer
que ces règles sont intégrées et respectées par tous.
- Suivi et mise à jour de la paye et des dossiers du personnel,
- Suivi des présences et absences du personnel,
- Préparation de la paie.
6. Gestion qualitative du personnel
- Composition des équipes
- Met à jour les organigrammes,
- Aide à la réalisation des descriptions de postes et s’assure de leur mise à jour.
- Bilans individuels
- Planifie les bilans,
- Met à disposition des équipes les documents nécessaires pour la réalisation des bilans.
- Communication interne et représentation du personnel
- Diffuse l’information du personnel sur l’association et la mission,
- Organise les réunions du personnel.
- Recrutement
- Apporte un soutien aux coordinateurs concernant le recrutement (processus, entretien, etc.)
EXPERIENCES ET COMPETENCES
Expériences
 Expérience d’au moins 6 mois sur un poste similaire
 Expérience dans des contextes d’urgence et sécuritaire
 Expérience en termes de gestion d’équipe et d’encadrement
Formation
 Diplôme en gestion financière souhaité
 Parfaite maitrise du package MS Office, en particulier Excel et bonne maitrise de SAGA
Qualités du candidat
 Rigueur professionnelle
 Calme, excellente gestion du stress et du sang froid
 Très bonnes capacités de communication et d’écoute
 Expérience en gestion d’équipe et supervision
 Capacité d’adaptation
 Excellente capacité de compréhension et respect des procédures médicales
Langues
 Bonne maîtrise du français (lu, écrit, parlé) indispensable
 L’anglais est un atout
CONDITIONS
Durée du contrat : 6 mois
Prise de poste : fin février 2016
Salaire : selon expérience + perdiem
ALIMA prend en charge :
- les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu de mission
- les frais d’hébergement
- la couverture médicale du premier jour de contrat à un mois après la date de départ du pays de
mission pour l’employé et ses ayants droits
- l’évacuation pour l’employé et ses ayants droits.
Documents à envoyer : Pour postuler, merci de nous faire parvenir votre CV et lettre de motivation,
à candidature@alima-ngo.org avec en sujet la référence « Admin Boda - RCA ».
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