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2 - Rencontres Flotauto

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Les Rencontres Flottes Automobiles
GUIDE LOGISTIQUE
EXPOSANT 2016
10 mars 2016
Espace Charlie Parker – La Grande Halle de la Villette
Les conditions d’accès
02
Le montage des stands
03-04
Le démontage des stands
05
Les informations pratiques
06
La gestion des options
07
Plan d’accès transporteur
08
Fiche de renseignements livraison
09
Badge de travaux véhicule
10
Contacts salon
11
LES CONDITIONS D’ACCÈS
Accès pour la livraison de matériel
211 avenue Jean Jaurès – 75019 Paris
Accédez à la Grande Halle de la Villette
en passant par l’avenue Jean Jaurès
Entrez dans l’Espace Charlie Parker
et présentez-vous au Commissariat Général
Accès à la Grande Halle de la Villette
En voiture
Sortie périphérique Porte de Pantin
Sortie périphérique Porte de la Villette
PARKING SUD « LA VILLETTE – CITÉ DE LA MUSIQUE » - 250 places
Accès par le 211 avenue Jean Jaurès, sous la Philharmonie 2
PARKING NORD « CITÉ DES SCIENCES » – 1 570 places
Accès par le 59 boulevard Mc Donald
Q-PARK PHILHARMONIE – 564 places
Accès par le 185 boulevard Sérurier
En transport en commun
Métro : Ligne 7 – Porte de la Villette | Ligne 5 – Porte de Pantin
Bus : Lignes 75, 151, PC2 et PC3
Tram : Ligne 3b – Porte de Pantin
Une question, une demande complémentaire, contactez l'équipe du salon
par email à info.exposants@rencontres-flotauto.com ou par téléphone au 07 82 08 48 94
2
LE MONTAGE DES STANDS
Horaires de montage des stands
Mercredi 09 mars 2016 de 16h00 à 20h00 & Jeudi 10 mars 2016 de 07h00 à 08h30
Badge de travaux pour accéder au Parc de la Villette
Pendant les horaires de montage et démontage (hors ouverture du public), l’accès en véhicule à la Grande Halle de la
Villette nécessite la présentation d’un badge de travaux à l’entrée du Parc de la Villette. Ce badge personnel est à remettre
à chacun de vos transporteurs et membres de l’équipe de montage : Téléchargez votre badge de travaux
Badge exposant
Les demandes de badge exposant se font sur votre espace personnel de l’extranet exposants. Vous avez reçu vos login et
mot de passe par mail. Vous pouvez à tout moment les obtenir à nouveau en contactant l’équipe logistique par email :
info.exposants@rencontres-flotauto.com ou par téléphone : 07 82 08 48 94
Attention : Vous devez commander vos badges avant le Mardi 01er mars 2016.
Livraison de vos colis
Vos colis doivent impérativement être livrés le Mercredi 09 mars de 16h00 à 20h00 ou le Jeudi 10 mars de 07h00 à 08h30.
Espace Charlie Parker – La Grande Halle de la Villette
Salon Les Rencontres Flottes Automobiles
Votre numéro de stand
211 avenue Jean Jaurès – 75019 Paris
Téléchargez le plan d’accès
Chaque colis doit obligatoirement être étiqueté avec la fiche de renseignements livraison
en précisant votre numéro de stand : Téléchargez la fiche de renseignements livraison
Chaque exposant doit veiller au transport et à l’acheminement de ses colis jusqu’à son stand. Le salon « les rencontres »
ne peut être tenu responsable de la perte d’un colis mal étiqueté ou mal aiguillé en l’absence de la présence d’un contact
exposants sur place pour réceptionner la livraison.
Pour les colis relatifs au sac visiteurs ou au sponsoring ateliers, se référer à la rubrique « Gestion des options » p 7.
Une question, une demande complémentaire, contactez l'équipe du salon
par email à info.exposants@rencontres-flotauto.com ou par téléphone au 07 82 08 48 94
3
LE MONTAGE DES STANDS
Equipement des stands
Votre stand équipé vous est livré avec une enseigne portant votre numéro de stand et votre raison sociale,
un rail de 3 spots, une moquette au sol noire, une triplette électrique et un coffret électrique de 3kW intermittent.
Mobilier
Stand de 4 m² : 1 comptoir + 1 mange-debout + 2 tabourets + 1 corbeille à papier
Stand de 6 m² : 1 comptoir + 2 manges-debout + 4 tabourets + 1 corbeille à papier
Stand de 9 m² : 1 comptoir + 2 manges-debout + 4 tabourets + 1 corbeille à papier
La Grande Halle de la Villette ne disposant pas de multiprises, ces dernières doivent
être apportées par vos soins.
Cloisons
Décoration générale
Largeur des modules : 1 m
Des éléments de décoration peuvent être
installés dans votre stand.
Hauteur du stand : 2,50 m
Fond de stand : cloison en mélaminé blanc
Côté de stand : cloison en mélaminé blanc
La hauteur de ces éléments de décoration est
limitée à 2,50 m pour l’ensemble des stands.
Consignes de montage
L 'aménagement de votre stand doit se faire à l’intérieur des cloisons existantes et ne pas
dépasser sur les allées de circulation. Toute implantation d'un espace clos sur stand doit faire
l'objet de validation par nos équipes afin de s'assurer qu'elle n'entrave pas l'accès aux
compteurs électriques. L’aménagement électrique global de chaque stand doit respecter la
capacité de 3 KW prévu par espace d'exposition.
L'habillage des cloisons existantes doit se faire avec un système d’accroche sans trace.
La PLV peut être fixée aux cloisons à l’aide de pâte à fixe ou de cimaises (non fournies par la
Grande Halle de la Villette). L’utilisation des attaches qui laissent des traces (clous, vis,
adhésifs double-face…) n’est pas autorisée.
Une option d’habillage complet de votre stand aux couleurs de votre marque vous est proposée.
Si vous avez souscrit à cette option merci de renvoyer les éléments techniques avant le Mercredi 10 février 2016 à
l’équipe logistique : info.exposants@rencontres-flotauto.com
Surveillance des stands
Vous êtes responsable de tout dommage causé par vos installations (sol, plancher, cloisons, mobiliers etc.) et/ou toutes
les dégradations provenant d’un usage abusif.
Toute détérioration constatée en cours ou en fin d’exposition sur les structures ou sol de la Grande Halle entraînera la
facturation au contrevenant des frais de remise en état.
Une question, une demande complémentaire, contactez l'équipe du salon
par email à info.exposants@rencontres-flotauto.com ou par téléphone au 07 82 08 48 94
4
LE DÉMONTAGE DES STANDS
Clôture du salon
Le salon ferme ses portes aux visiteurs à 18h00. Dès lors, vous pourrez procéder au démontage de votre stand jusqu’à la
fermeture de l’Espace Charlie Parker à 20h00.
Remise en état des lieux
Votre stand doit être restitué dans l’état initial. L’ensemble de vos colis, matériels et effets personnels doit être évacué de
votre stand et récupéré par votre transporteur à la fermeture du salon entre 18h00 et 20h00.
Chaque exposant doit veiller au transport et à l’expédition de ses colis à la fin du salon. Le salon « les rencontres » ne
peut être tenu responsable de la perte d’un colis mal étiqueté ou mal aiguillé en l’absence de la présence d’un contact
exposants sur place pour superviser l’expédition.
Enlèvement des véhicules
Se référer à la rubrique « Gestion des options » p 7.
Une question, une demande complémentaire, contactez l'équipe du salon
par email à info.exposants@rencontres-flotauto.com ou par téléphone au 07 82 08 48 94
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LES INFORMATIONS PRATIQUES
Ouverture du salon aux visiteurs
Jeudi 10 mars 2016 de 08h30 à 18h00.
Animations
Toute animation ou démarche commerciale (circulation des hôtesses, jeux concours, distribution de documents
publicitaires…) en dehors de la surface des stands est soumise à une autorisation préalable de l’organisateur du Salon.
L’organisateur du Salon se réserve le droit de refuser, à titre provisoire ou définitif, une demande d’animation sans avoir à
motiver sa décision.
Internet
Nous mettons un accès Wifi gratuit à votre disposition – Code Wifi : flotauto2016
Vous avez la possibilité de bénéficier d’un accès au Wifi Pro ou d’une connexion filaire de la Grande Halle.
Pour tout renseignement, merci de contacter l’équipe logistique : info.exposants@rencontres-flotauto.com ou au
07.82.08.48.94
Le jour du montage, vous pourrez procéder à une demande d’accès au Wifi Pro (132 € HT/login) auprès du Commissariat
Général (sous réserve de disponibilité). Le règlement est immédiat et il s’effectue par chèque.
Nettoyage des stands
Le nettoyage général des allées et des stands est effectué le matin de la manifestation. Un service de permanence sera
assuré tout au long de la journée.
Restauration
Un pack de petits fours sera livré sur votre stand à midi (dotation selon la taille du stand).
Tout au long de la journée, accédez gratuitement à des rafraîchissements dans notre espace détente au cœur du salon.
Vestiaire
Un vestiaire est mis à disposition des exposants et des visiteurs à l’entrée du Salon.
Une question, une demande complémentaire, contactez l'équipe du salon
par email à info.exposants@rencontres-flotauto.com ou par téléphone au 07 82 08 48 94
6
LA GESTION DES OPTIONS
Exposition de véhicules
L’installation des véhicules se fera le Mercredi 09 mars à partir de 16h00 sur la place du Charolais.
À votre arrivée, remettez les clés au Commissariat Général qui se chargera d’installer votre véhicule sur la place du
Charolais. Vérifiez bien que votre véhicule soit en état de rouler. Vous pourrez récupérer vos clés de véhicule tout au long
de la journée auprès du Commissariat Général. Les véhicules doivent impérativement être évacués de la Grande Halle de la
Villette avant 20h00.
Si ce n’est pas déjà fait, merci de nous communiquer le modèle et les dimensions du véhicule exposé par email :
info.exposants@rencontres-flotauto.com
Livraison de vos Goodies – Sacs visiteurs
Si vous avez souscrit à l’option goodies – Sacs visiteurs, vous devez impérativement livrer vos colis renseignés « Goodies –
Les Rencontres 2016 » avant le Lundi 29 février 2016 à l’adresse suivante :
VARENNE ENTREPRISES – Magazine Flottes Automobiles – 6, cité Paradis – 75010 Paris
L’équipe du Salon se charge de la préparation des sacs visiteurs et du transport de vos goodies.
Sponsoring Atelier
Si vous avez souscrit à un sponsoring d’atelier et souhaitez distribuer des brochures d’informations aux participants, deux
possibilités :
Livrer vos brochures par colis avant le Lundi 29 février 2016 en précisant sur la fiche de renseignements le libellé
« brochures atelier » le nom et l’horaire de l’atelier à l’adresse suivante :
VARENNE ENTREPRISES – Magazine Flottes Automobiles – 6, cité Paradis – 75010 Paris
Notre équipe prendra alors en charge la distribution des brochures avant l’atelier.
-
Amener vous-même vos brochures et les distribuer au moment de l’atelier.
Audiovisuel / Mobilier / Traiteur
Le matériel commandé sera acheminé et installé sur votre stand. Les bouteilles de Champagne commandées au préalables
seront livrées selon les horaires fixées préalablement avec l’équipe logistique.
Si vous souhaitez réaliser une commande audiovisuel / mobilier / traiteur, veuillez accéder à votre espace exposant, dont le
login et le mot de passe vous ont été envoyés par mail, remplir les bons de commandes dédiés et les renvoyer avant le
Mercredi 10 février 2016 par email : info.exposants@rencontres-flotauto.com.
Au cours de la manifestation, et pour toute question relative à votre installation, merci de vous rendre au Commissariat
Général, situé à l’entrée du salon.
Lecteur de badges
Les exposants ayant souscrit à l’option Lead Generation ou Gold pourront récupérer leurs lecteurs de badges à partir du
Mercredi 09 mars à 17h00 au Commissariat Général. A la fin de la manifestation, merci de remettre les lecteurs de badges
au Commissariat Général.
Toute perte ou détérioration du matériel sera facturée à l’exposant responsable.
Une question, une demande complémentaire, contactez l'équipe du salon
par email à info.exposants@rencontres-flotauto.com ou par téléphone au 07 82 08 48 94
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PLAN D’ACCÈS TRANSPORTEUR
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Une question, une demande complémentaire, contactez l'équipe du salon
par email à info.exposants@rencontres-flotauto.com ou par téléphone au 07 82 08 48 94
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BADGE DE TRAVAUX – LA GRANDE HALLE DE LA VILLETTE
Horaires d’accès à la Grande Halle de la Villette :
Mercredi 09 mars 2016 de 16h00 à 20h00 & Jeudi 10 mars 2016 de 07h00 à 08h30
Pour accéder aux abords de la Grande Halle de la Villette en véhicule, tous les exposants, membres de l’équipe de
montage et transporteurs doivent se munir d’un badge personnel de travaux, précisant le nom et le numéro de stand de
la société qui expose, le nom et le numéro de portable du conducteur du véhicule et son immatriculation.
Sans ce badge, il est impossible d’accéder au Parc de la Villette.
Badge de travaux à poser sur le pare-brise (côté intérieur) de votre véhicule
pendant le montage et le démontage afin de permettre l’accès au site.
BADGE DE TRAVAUX A POSER SUR LE PARE-BRISE DU VEHICULE
Salon Les Rencontres Flottes Automobiles 2016
10 mars 2016 – La Grande Halle de la Villette
Nom du stand : ----------------------------------------------------------------------------------------------------------N° stand : -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Nom de la société exposante : --------------------------------------------------------------------------------------Nom du conducteur : --------------------------------------------------------------------------------------------------Numéro de portable : --------------------------------------------------------------------------------------------------
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Adresse de livraison : ESPACE CHARLIE PARKER LA GRANDE HALLE DE LA VILLETTE – rue Edgar Varèse – 75019 Paris
Horaires de livraison : le 09 mars impératif de 16h00 à 20h00
LA FICHE DE RENSEIGNEMENTS LIVRAISON
Une question, une demande complémentaire, contactez l'équipe du salon
par email à info.exposants@rencontres-flotauto.com ou par téléphone au 07 82 08 48 94
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CONTACTEZ L’EQUIPE DU SALON
Par email à l’adresse : info.exposants@rencontres-flotauto.com
Commercialisation
Stéphane DELAHAYE
Mathieu LASSALLE
Directeur commercial
Responsable commercial
sdelahaye@flotauto.com
Tel: 01 53 24 24 12
mlassalle@flotauto.com
Tel: 01 53 24 24 14
Marketing et organisation
Annabelle HOES
Responsable Marketing
ahoes@flotauto.com
Tel: 06 61 82 62 12
Natacha DURAND
de GROSSOUVRE
Julie PERON
Chargée Marketing Événementiel
Chargée Marketing Événementiel
ndegrossouvre@flotauto.com
Tel: 07 82 08 48 94
jperon@flotauto.com
Tel: 07 82 08 48 94
11
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