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Call for tenders – FL/CHEM12 - Translation Centre for the Bodies of

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Appel d’offres – Réf. CDT-NET/2016
Cahier des charges
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ENTRETIEN ET NETTOYAGE DES LOCAUX
ÉVACUATION DES DÉCHETS ET DESTRUCTION
DE DOCUMENTS À CARACTÈRE CONFIDENTIEL
CENTRE DE TRADUCTION DES ORGANES DE L’UNION EUROPÉENNE
Bâtiment Drosbach ● 12E, rue Guillaume Kroll ● L-1882 Luxembourg ● Tel.: +352 42 17 11 1 ● Fax: +352 42 17 11 220 ● Email: cdt@cdt.europa.eu ● Internet: http://cdt.europa.eu
Appel d’offres CDT-NET/2016
Appel d’offres Réf. CDT-NET/2016
Cahier des charges
Le présent document contient le cahier des
charges de l’appel d’offres ouvert Réf. CDTNET/2016 portant sur la conclusion de contrats
pour des prestations de services d’entretien et
de nettoyage des locaux occupés par le Centre
de traduction et pour des prestations de
services portant sur l’évacuation des déchets
et la destruction de documents à caractère
confidentiel.
L’avis de marché relatif à cet appel d'offres ouvert
est publié au Journal officiel de l'Union
européenne JO S 45, daté du 04/03/2016.
1. Information concernant l’appel d’offres
1.1 Objet
Le Centre de traduction des organes de l'Union
européenne, (ci-après nommé «le Centre»),
envisage de conclure un contrat de services
portant, d’une part, sur l'entretien et le nettoyage
des locaux occupés par le Centre (lot n°1) et,
d’autre part, sur l’évacuation des déchets et la
destruction de documents à caractère confidentiel
(lot n°2) des contrats de prestation de services.
Le but du présent document est de fournir les
informations générales sur le bâtiment du Centre
concerné par ce marché et les prestations
attendues par le soumissionnaire.
Ces contrats ont pour objectif d’assurer une
prestation de qualité telle que définie dans le
présent cahier des charges.
1.2 Division en lots
Le marché est divisé en 2 lots, à savoir un lot pour
l'entretien et le nettoyage des locaux occupés par
le Centre (lot n°1) et, un lot pour l’évacuation des
déchets et la destruction de documents à
caractère confidentiel (lot n°2).
Les soumissionnaires peuvent soumettre une offre
pour un ou plusieurs lots et sont invités à présenter
une offre de prix distincte pour chaque lot pour
lequel ils désirent soumissionner. Cette offre doit
être exprimée en euros (EUR).
Chaque lot constitue un contrat-cadre individuel
devant être attribué séparément.
Concernant le lot 1, des prestations optionnelles,
dont la nécessité apparaîtrait en cours de contrat,
pourront en outre être confiées au contractant. Elles
feront l'objet, avant exécution, d'une constatation
contradictoire entre les deux parties et d'une offre
de prix selon les prix indiqués au formulaire de
soumission (point 3.1). Après accord, ces
prestations feront l'objet d'un bon de commande
spécifique du Centre et seront facturées
séparément.
1.3 Définitions
 Soumissionnaire est soit une personne
morale, soit une personne physique pouvant
exercer les prestations de services suivant la
réglementation applicable.
 Variante : les variantes obligatoires ou libres
ne sont pas autorisées.
 Délai de validité des offres : le délai de
validité des offres est fixé à 6 mois calendrier à
compter de la date limite de soumission des
offres.
 Page 2
 Appel d’offres Réf CDT-NET/2016
 Groupement de soumissionnaires (soustraitance ou consortium) : dans le cas où le
soumissionnaire souhaiterait présenter son
offre en consortium ou en sous-traitance, il doit
le mentionner clairement dans son offre.
L’offre doit stipuler la forme du groupement et
les indications concernant le mandataire
commun et unique. Les renseignements
demandés doivent être fournis par le
soumissionnaire individuel et par l'ensemble
des soumissionnaires formant le groupement.
 Service ordonnateur : désigne le service du
Centre de traduction responsable de l'émission
des bons de commande et du traitement des
factures correspondantes.
 Pouvoir adjudicateur désigne l’autorité
chargée de lancer l'appel d'offres et d'attribuer
le contrat-cadre.
 Contrat-cadre désigne un contrat fixant le
cadre d’exécution (conditions générales et prix
des services aux fins du présent appel
d’offres). Les autres éléments de base de la
relation contractuelle sont définis au moyen de
contrats particuliers («bons de commande»).
Les contrats-cadres ne contraignent donc
nullement le Centre de traduction à
externaliser un volume de prestations de
services.
 Qualité des travaux effectués désigne le
niveau de soin que le contractant a apporté à
son travail pour se conformer aux normes
attendues en termes d’exactitude, de respect
des instructions fournies et du délai, etc. ;
 Personnel désigne les personnes (qu’elles
soient internes ou externes) responsables de
la prestation des travaux attribués aux termes
du contrat. Toute référence au personnel
concerne également les personnes assurant la
gestion des travaux attribués en vertu du
contrat.
1.4 Contrat-cadre
Les soumissionnaires retenus se verront offrir un
contrat-cadre (voir le projet de contrat joint en
annexe, lequel établit les dispositions juridiques,
financières, techniques et administratives
régissant les rapports entre le Centre de
traduction et le contractant pendant la période de
validité). En cas d'attribution de contrat à un
groupement de prestataires de services, un tel
groupement sera l'unique contractant vis-à-vis du
Centre de traduction et devra être légalement
constitué préalablement à la signature du contrat.
1.5 Durée du contrat
Le contrat-cadre entrera en vigueur à la date
indiquée dans le contrat et sera attribué pour une
période initiale de 12 mois. À l'issue de cette
période, il pourra être reconduit tacitement pour
trois nouvelles périodes d'une année chacune
sans que la durée totale puisse cependant
excéder quatre ans. Si l'une des parties ne
souhaite pas reconduire le contrat, elle en informe
l'autre par lettre recommandée envoyée au plus
tard six mois calendaires avant l'échéance.
En cas de manquement aux obligations
contractuelles, le Centre de traduction se réserve
le droit de résilier le contrat.
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 Appel d’offres Réf CDT-NET/2016
1.6 Calendrier
Le calendrier d’exécution, pour la soumission à
l’appel d’offres et le contrat en résultant, se
présente de la manière suivante :
Calendrier
Date
Avis de marché envoyé au
JO de l’Union Européenne
23 février 2016
Visite obligatoire des lieux
Du 14 au 18 mars
2016
Date butoir pour les
demandes de clarifications
Date limite pour la
soumission des offres
Session ouverture
Évaluation des offres
Notification des résultats
Entrée en vigueur du contrat
cadre
8 avril 2016
13 avril 2016
21 avril 2016, à
10h00
Du 22 au 26 avril
2016
Entre le 27 et 29
avril 2016
1er juin 2016
1.7 Collaboration avec d’autres entités
Deux options sont envisageables pour soumettre
une offre en collaboration : en qualité de
partenaires ou par le biais de la sous-traitance.
Aux fins de la présente procédure, les offres
conjointes et la sous-traitance sont autorisées.
Les offres peuvent également combiner ces deux
formes de collaboration.
Dans tous les cas, le statut de chaque partie visà-vis de l’offre – partenaire, dans le cadre d'une
offre conjointe, ou sous-traitant – doit être
clairement indiqué dans l’offre (y compris lorsque
les
différentes
entreprises
concernées
appartiennent à un même groupe, ou lorsque
l’une d’entre elles est la société mère des autres).
Documents à compléter à cette fin : formulaire de
soumission d’offre - point 1.1.
Les conséquences de ces deux modes de
collaboration sont fondamentalement différentes.
1.7.1 Offres conjointes
Il y a offre conjointe lorsqu’une offre est présentée
par un groupement de soumissionnaires. Les
partenaires qui proposent une offre conjointe sont
solidairement responsables de l’exécution du
marché dans son ensemble à l’égard du Centre
de traduction.
Par conséquent, toute clause prévoyant, par
exemple :
 que l’un des partenaires de l’offre conjointe
sera responsable d’une partie des prestations,
et qu’un autre sera responsable du reste
 ou que plusieurs contrats devront être signés
si l’offre conjointe est retenue
est incompatible avec le principe de responsabilité
solidaire. Le Centre de traduction ne tiendra pas
compte de clauses de ce type qui pourraient
figurer dans une offre conjointe et se réserve le
droit de rejeter de telles offres sans poursuivre
leur évaluation pour cause de non-respect des
exigences du présent cahier des charges.
 Si un soumissionnaire a l’intention de
présenter une offre avec un partenaire, et s’il
a déjà créé un consortium ou une entité
similaire à cette fin, il doit l’indiquer dans
l’offre, de même que toute autre information
pertinente à cet égard.
 Si un soumissionnaire envisage de
soumettre une offre conjointe, il doit savoir
que s’il devient l’attributaire du marché, le
Centre de traduction exigera qu’il donne une
forme officielle à l’association proposée,
préalablement à la signature du contrat.
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 Appel d’offres Réf CDT-NET/2016
Cela peut se faire :
sous la forme d’une entité ayant la personnalité
juridique, reconnue par un État membre ;
sous la forme d’une entité sans personnalité
juridique mais offrant une protection suffisante
des intérêts contractuels du Centre de traduction
(selon l’État membre concerné, il peut par
exemple s’agir d’un consortium ou d’une
association temporaire), ou
par la signature, par tous les partenaires, d’une
procuration figurant dans le formulaire de
soumission d’offre – point 1.1.
Les membres du groupement doivent
mandater l’un d’entre eux pour signer l’offre
et le contrat, si le marché leur est attribué,
pour recevoir et traiter les paiements au nom
et pour le compte du groupement, et pour
gérer et coordonner le service fourni.
 Les offres conjointes seront évaluées de la
manière suivante :
 les critères d’exclusion seront évalués par
rapport à chaque entreprise individuellement ;
 les critères de sélection relatifs à la capacité
économique et financière, technique et
professionnelle seront évalués par rapport au
groupement soumissionnaire dans son
ensemble.
1.7.2 Sous-traitance
Il y a sous-traitance lorsqu’un contrat a été ou va
être conclu entre le Centre de traduction et un
contractant et que ce dernier, pour exécuter le
marché, prend des engagements juridiques avec
d’autres entités pour fournir une partie du service
concerné.
Certaines tâches prévues dans le contrat peuvent
être confiées à des sous-traitants, mais le
contractant principal demeure entièrement
responsable de l’exécution de l’ensemble du
contrat vis-à-vis du Centre de traduction.
En conséquence :
 le contractant principal sera le seul
interlocuteur du Centre de traduction pour
traiter toute question contractuelle, même si
les tâches concernées sont sous-traitées ;
 le contractant principal ne peut en aucun cas
se soustraire à sa responsabilité vis-à-vis du
Centre de traduction en invoquant une faute
commise par le sous-traitant.
 Si l’offre prévoit le recours à la sous-traitance,
elle doit comprendre les documents demandés
dans le formulaire de soumission d’offre point 1.1
 un document indiquant la proportion du contrat
qu’il est prévu de sous-traiter, les critères de
sélection des documents à sous-traiter, et les
conditions contractuelles applicables;
 une déclaration d’intention de chaque soustraitant affirmant son intention de collaborer
avec le soumissionnaire si celui-ci remporte le
marché
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 Appel d’offres Réf CDT-NET/2016
 Les offres prévoyant une sous-traitance
seront évaluées de la manière suivante :
 les critères d’exclusion seront évalués par
rapport au soumissionnaire et à chaque soustraitant proposé ;
 les critères de sélection relatifs à la capacité
économique et financière, technique et
professionnelle seront évalués par rapport au
groupement du soumissionnaire et de ses
sous-traitants dans son ensemble.
Pendant la période d’exécution du contrat, le
contractant devra solliciter l’autorisation
préalable expresse du Centre de traductio n
s’il souhaite remplacer un sous-traitant par un
autre et/ou s’il envisage de sous -traiter des
tâches qu’il proposait, dans l’offre initiale, de
réaliser lui-même
1.8 Responsabilité et assurances + garantie de
bonne fin (lot 1)
Le soumissionnaire doit assurer sa responsabilité
professionnelle moyennant une garantie de bonne
fin pour les travaux à exécuter en ce qui concerne
lot 1. Cette garantie doit couvrir la réparation de la
dégradation proprement dite ainsi que le préjudice
subi par le Centre de traduction (indisponibilité
des locaux, pertes de rendement, frais anormaux
et en général toute conséquence négative pour
l'exploitation du bâtiment).
Cette garantie de bonne fin doit être déposée
dans les 30 jours (trente) à compter de la date
d’entrée en vigueur du contrat. (Voir Annexe IV du
projet de contrat cadre).
Le Centre de traduction fera jouer la garantie de
bonne fin sur simple appel.
La garantie de bonne fin sera libérée au plus tôt
dans les 30 jours (trente) après la fin des
prestations contractuelles.
Pendant toute la durée du contrat et de ses
éventuelles prolongations, le soumissionnaire est
responsable des dommages pouvant être causés
aux personnes, aux biens et aux installations du
fait de ses activités ou de celles de ses éventuels
sous-traitants (voir article I.10 du contrat).
Aux fins de couvrir sa responsabilité civile, le
soumissionnaire devra avoir souscrit, à ses frais,
pour toute la durée de ses travaux une assurance
type "Responsabilité Civile Exploitation" avec
extension des garanties aux biens confiés ainsi
qu'à leur contenu, y compris les dommages
provoqués par l'eau, le feu, la fumée, dont les
capitaux assurés correspondront à la valeur de
reconstruction à neuf et au remplacement du
contenu du ou des bâtiments où s'exécuteront les
travaux.
Le soumissionnaire remettra au Centre de
traduction et ce endéans les 15 jours, à compter
de la date d’entrée en vigueur du contrat, copie de
la police d'assurance responsabilité civile et la
preuve de paiement de la prime y afférente, qu'il
aura contracté pour couvrir à suffisance sa
responsabilité telle que décrite ci-dessus. Dans le
cas contraire le Centre de traduction se réserve le
droit d'annuler sa commande sans que cela ne
donne lieu, en aucune manière, à l'indemnisation
ou dédit de sa part.
Le Centre de traduction doit être informé, sans
délai et par lettre recommandée, de tout sinistre
survenu sur les ouvrages et équipement.
Le montant de la garantie de bonne fin doit être
équivalent à 10% de la redevance annuelle.
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 Appel d’offres Réf CDT-NET/2016
2. Description des services à fournir
2.1 Lot 1
Entretien et nettoyage des locaux occupés par le
Centre selon le planning prévu et dans le respect
des exigences.
2.1.1 Bâtiment et surfaces à nettoyer
L’adresse de l’immeuble est :
Bâtiment Drosbach
12E, rue Guillaume Kroll
L-1882 Luxembourg - Gasperich
L’immeuble représente une surface totale de
5359m², sur 2 étages (hors archives du sous-sol).
Le nombre total de bureaux est actuellement de
129 pour 220 personnes, décomposés en 23
bureaux d’une personne, 103 bureaux de 2
personnes et 3 bureaux de 3 personnes et plus.
La configuration peut changer en cours de
contrat.
Les 2 étages sont composés d’1 réception, d’1
cafétéria, de 2 kitchenettes, de 9 salles de
réunion, de 2 halls d’ascenseur, de couloirs de
circulations.
La cafétéria n’est pas équipée de système
d’extraction de fumée et ne permet donc pas la
cuisson d’aliments. Des réfrigérateurs et microondes sont mis à la disposition du personnel du
Centre.
L’immeuble comprend un total de 5 blocs
sanitaires (5 hommes, 5 femmes) et d’une
douche, et de 2 WC pour personnes à mobilité
réduite.
demander une compensation quelconque en cas
de déménagements et/ou changements dans le
métré global. Cette clause vaut également en cas
de fermeture définitive d’un bâtiment.
La structure architecturale des bâtiments peut être
modifiée pendant la durée du contrat.
Ces transformations peuvent influencer les
travaux à exécuter et donner lieu à une révision
du prix relatif à la surface considérée ainsi qu'à la
nature des matériaux.
La modification des prix se fera d'un commun
accord sur base des prix et heures proposés dans
le bordereau de prix.
Les plans du bâtiment Drosbach seront remis aux
soumissionnaires lors de la visite des lieux
obligatoire - point 3.4 du cahier des charges.
2.1.2 Nature des prestations
Par prestations de nettoyage on entend toutes
les tâches visant à garantir un niveau de propreté
optimal des locaux du Centre de traduction. La
liste de ces prestations ainsi que leur fréquence
sont décrites dans l’Annexe I – Programme des
prestations.
 Prestations réalisées par une personne de
permanence qui devra être présente dans les
locaux du Centre de 8h30 à 12h30 et de
13h00 à 15h00. Ses tâches sont listées dans
l’Annexe I – Programme des prestation. Cette
liste est non exhaustive et pourra être adaptée
selon les besoins ponctuels, au cas par cas.
Un planning sera établi en collaboration avec
le contractant et sera fourni après la signature
du contrat.
Le contrat sera donc fluctuant en fonction de
l’occupation des bâtiments, le contractant est tenu
d’en tenir compte et ne pourra en aucun cas
 Page 7
 Appel d’offres Réf CDT-NET/2016
 Prestations réalisées en soirée, à partir de
18h00 : les prestations demandées sont
décrites dans l’Annexe I – Programme des
prestations.
 Prestations supplémentaires réalisées sur
demande spécifique du Centre de traduction
 Ces prestations concerneront le nettoyage
des chassis et des parties vitrées des
fenêtres et des stores (partie intérieure), la
remise en état des sols textiles ou PVC, le
shampoing des fauteuils/chaises et la
désinfection des bureaux.
 Ces prestations feront l’objet de commandes
spécifiques en fonction des besoins. Le
soumissionnaire fournira une offre dans le
formulaire d’offre de prix «prestations
supplémentaires », Formulaire de soumission
– point 3.1.
 A titre d’information, la fréquence de
nettoyage des vitres et des stores est de 3
fois/an au maximum. La surface estimée
d’une vitre est de +/- 3,20m². Le nombre de
vitres est égal à 554 et le nombre de stores
est égal à 310. Ces prestations devront être
effectuées après 18h00.
2.1.2.1 Bureaux
 Sols : aspiration, balayage humide et lavage
de la moquette ;
 Poubelles de bureau : vidage des poubelles,
corbeilles et enlèvement des déchets et
détritus (mobilier, bureaux, sols, etc.) ;
 Luminaires : dépoussiérage extérieur (toiles
d’araignées ou poussières apparentes), ainsi
que les lampes avec réflecteurs accessibles
(le montage et démontage non compris) ;
 Armoires/placards : dépoussiérage des parties
visibles des étagères (rebords) accessibles
(intérieur non compris) ;
 Bureaux ou armoires fortement encombrés : il
n’y a pas lieu de déplacer les objets. Seules
les zones accessibles seront entretenues ;
 Téléphones,
claviers
et
ordinateurs :
dépoussiérage externe et enlèvement des
traces, nettoyage complet et application d’un
spray désinfectant ;
 Vaisselle : enlèvement de la vaisselle dans les
bureaux n’est pas à la charge du contractant.
2.1.2.2 Salles de réunion / Salles de Formation
 Sols : aspiration, balayage humide et lavage
de la moquette ;
 Tableaux à écrire (flipchart) : dépoussiérage
des pieds, dessus et goulottes des marqueurs.
(effacement du tableau, sur demande
uniquement) ;
 Téléphones,
claviers
et
ordinateurs :
dépoussiérage externe et enlèvement des
traces, nettoyage complet et application d’un
spray désinfectant ;
 Cloisons vitrées – impostes – miroirs - portes
vitrées à portée de main : nettoyage des traces
de doigts inclus dans la prestation quotidienne
et lavage complet lorsque nécessaire ;
 Vaisselle : enlèvement de la vaisselle. Le
nettoyage de la vaisselle est à effectuer par le
contractant ;
 Le nettoyage des sols doit se faire selon
l'utilisation (contrôle visuel journalier doit
permettre d'évaluer la nécessité de la
prestation). Un nettoyage hebdomadaire est à
prévoir. Le planning d'occupation des salles,
actualisé régulièrement, sera mis à disposition
dans le cahier de liaison.
 Page 8
 Appel d’offres Réf CDT-NET/2016
2.1.2.3 Kitchenettes et cafétéria
 Sols : aspiration, balayage humide et lavage
de la moquette ;
 Réfrigérateurs : nettoyage intérieur et
désinfection des réfrigérateurs ;
 Nettoyage des fours à micro-ondes, plans de
travail, évier, remise en état de la kitchenette,
nettoyage des sols, vidage des poubelles,
etc.…. ;
 Vaisselle : enlèvement de la vaisselle. Le
nettoyage de la vaisselle est à effectuer par le
contractant.
2.1.2.4 Couloirs
 Sols : aspiration, balayage humide et lavage
de la moquette ;
 Fontaines à eau : vider le récupérateur d'eau
et nettoyer les éventuelles éclaboussures ;
 Panneaux de signalisation : prévoir un
nettoyage trimestriel des boîtiers des
extincteurs et panneaux de signalisation ;
 Tapis anti-poussières : aspiration journalière
(même si un changement régulier est prévu).
2.1.2.5 Sanitaires
 Le contractant installera, à ses frais, des
affiches dans tous les sanitaires. Celles-ci
indiqueront dates et heures de passage et
seront paraphées après chaque opération de
nettoyage. Ces affiches devront recevoir
l’approbation du Centre avant leur apposition.
Comprend un récurage des sols et des
sanitaires bimensuel ;
 Mise en place de 16 poubelles pour serviettes
hygiéniques hermétiques : les poubelles
devront être installées par le contractant à ses
frais, dans l’ensemble des toilettes des blocs
sanitaires dames, au plus tard, 10 jours
ouvrables après la date d’entrée en vigueur du
contrat. Les 16 poubelles hygiéniques seront
vidées et remplacées 2 fois par mois.
2.1.2.6 Ascenseurs et halls d’ascenseurs
 Nettoyage journalier des traces de doigts sur
les parois, dépoussiérage et balayage et/ou
nettoyage humide des sols.
2.1.3 Personnel d’exécution
Le contractant s'engage à apporter tout le soin
nécessaire au choix et à l'emploi du personnel
chargé d'exécuter les prestations objet du présent
cahier des charges, notamment en n'employant
que du personnel qualifié présentant toute
garantie en matière de probité et d'hygiène.
Les dispositions légales en matière de maintien
du droit des travailleurs en cas de changement
d'employeur du fait d'un transfert d'entreprise
seront d'application dans le cadre du contrat de
prestation de services (Directive 2001/23/CE du
Conseil du 12 mars 2001). Les renseignements
relatifs au personnel du contractant déjà en place
seront communiqués sous une forme anonyme
aux soumissionnaires qui en feront la demande
expresse au pouvoir adjudicateur avant la remise
des offres.
2.1.3.1 Moyens humains minimaux à mettre en
œuvre
Le soumissionnaire devra founir une liste
comprenant toutes les personnes qui, au sein de
son organisation, seraient responsables de tous
les aspects du contrat et qui auraient des contacts
réguliers avec le Centre.
Une présentation de l’équipe du soumissionnaire
sera requise (responsable du contrat, personnel
responsable de la facturation et aspects
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 Appel d’offres Réf CDT-NET/2016
administratifs, chefs d’équipe, personnel
d’exécution prestant les services concernés).
En cas de sous-traitance, le soumissionnaire est
le seul responsable vis-à-vis du Centre. Toute
sous-traitance est subordonnée à l’accord
préalable et écrit du Centre.
Le soumissionnaire s’engage à fournir, en cas de
besoin, l’assistance technique et le personnel
complémentaire nécessaire non repris dans
l’organigramme du contrat. Le soumissionnaire
reste responsable des interventions réalisées par
ses intervenants. Le soumissionnaire s’engage,
dans le cadre de ses obligations contractuelles, à
requérir à ses frais toute l’assistance extérieure
voulue pour mener à bien sa mission.
A la date de prise d’effet du contrat au plus tard,
le soumissionnaire doit avoir mis en place le
personnel d’encadrement et avoir constitué ses
équipes.
Le soumissionnaire devra définir :
 une personne d'encadrement et de contact
unique pour le Centre.
 Une personne de permanence, constante,
capable de communiquer en français et/ou
anglais, de 9h00 à 13h00 et de 14h00 à
18h00. Le planning de cette personne sera
établi selon les besoins.
 Le contractant s'engage à affecter le nombre
de techniciens de surface nécessaires et à
mettre en place l'organisation de travail la plus
appropriée pour obtenir une prestation de
qualité selon les règles de l'art, pour
l'ensemble du bâtiment.
2.1.3.2 Personnel
employé
par
le
soumissionnaire
 Personnel d’encadrement (responsable du
contrat, chefs d’équipe…) désigné par le
soumissionnaire qui devra assurer, de façon
non exhaustive, les tâches suivantes :
 Direction des tâches contractuelles, suivi
administratif et contact avec le Centre ;
 Encadrer le personnel d’exécution, assurer le
suivi et garantir la qualité des prestations ;
 Veiller à la politique du bien être des employés
lors de l’exécution des services ;
 Assister le personnel d’exécution dans tous les
problèmes rencontrés.
 Personnel d’exécution désigné par le
soumissionnaire qui devra avoir toutes les
compétences techniques et habilitations
requises afin d’assurer toutes les interventions
reprises dans le contrat.
 Personnel administratif désigné par le
soumissionnaire qui devra avoir toutes les
compétences requises et une bonne
connaissance du contrat ;
 Un mois minimum avant la date de début
d’exécution du marché le contractant remettra
au client une liste détaillée du personnel
affecté aux travaux de nettoyage. Cette liste
sera mise à jour lors de chaque rotation de
personnel.
 Le contractant fournit les casiers judiciaires de
son personnel.
 Le personnel du contractant présent dans les
locaux du Centre, y compris celui de ses
éventuels sous-traitants, doit :
 être à tout moment en mesure de démontrer
qu'il est régulièrement mandaté par celui-ci ;
 être porteur d'un titre d'accès fourni par le
Centre ;
 compléter la fiche de présence à son arrivée et
lors de son départ ;
 Page 10
 Appel d’offres Réf CDT-NET/2016
 Le Centre se réserve le droit d’exiger le retrait
et/ou le remplacement immédiat d’une ou
plusieurs personnes affectées à l’exécution du
contrat sans avoir à en motiver sa décision et
sans engager quelque responsabilité que ce
soit.
 Le contractant s'engage à prendre toutes les
dispositions nécessaires pour faire observer
par son personnel, les règles de discipline et
de sécurité en vigueur au Centre. Il se porte
fort à l'égard du Centre du respect par les
membres de son personnel, de l'interdiction
d'emporter un objet quelconque appartenant
au Centre et de l'interdiction de communiquer
toute information dont il aurait pu avoir
connaissance.
 Le groupe infrastructure et sécurité du Centre
de traduction ou, à défaut, le service de
gardiennage de l’immeuble, se réserve le droit
de vérifier le contenu des sacs du personnel
lors de son départ.
 Le personnel exécutant ne pourra être
remplacé par des personnels étudiants ou
autres sous contrat à court terme que durant
les périodes de congés annuels (juillet et août)
sans excéder un taux journalier de 30 % de
l'effectif normal. En dehors du personnel de
remplacement pendant les périodes de
congés, tout engagement de personnel
intérimaire est interdit afin de garantir la qualité
des prestations.
 En cas d’absentéisme, maladie, congé etc. du
personnel sur le terrain, il sera fait appel à du
personnel formé spécialement au site. Une
liste de remplaçants formés, sera mise à jour
mensuellement, et fournie au Centre.
2.1.3.3 Formation du personnel
La formation technique du personnel exécutant et
encadrant constitue la base d'une garantie de
bonne exécution des prestations.
Le soumissionnaire s’engage à fournir lui-même
et faire utiliser par ses sous-traitants du personnel
qualifié et spécialisé digne de confiance et
parfaitement en règle avec la législation.
Le soumissionnaire s’engage à fournir du
personnel en nombre suffisant afin de garantir des
prestations optimales, ceci durant les plages
horaires de prestations fixées. Le personnel devra
avoir une bonne connaissance du matériel et des
produits utilisés. Un haut niveau de
professionnalisme et une orientation vers le client
sont requis.
Le soumissionnaire s’engage à ne faire intervenir
que du personnel ayant la connaissance des
lieux, la compétence et habilitations requises pour
l’intervention concernée. Le soumissionnaire
assure la formation de son personnel à ses frais.
Le Centre pourra informer l'inspection du travail
du Grand-duché de Luxembourg en cas de
carence manifeste du contractant dans le
domaine de la sécurité de son personnel.
2.1.4 Matériel et produits de nettoyage
Le contractant s’assure que son personnel
dispose, en permanence, de tout le matériel
nécessaire à l’exercice de ses fonctions.
Ces moyens comprennent d’une façon non
limitative :
 L’outillage et matériel très complet
(aspirateurs, chariots de nettoyage, échelles,
balais, seaux,…) satisfaisant aux prescriptions
de sécurité applicables au Luxembourg. Le
matériel, marqué comme étant propriété du
 Page 11
 Appel d’offres Réf CDT-NET/2016




contractant, sera remisé dans des locaux
spécifiquement prévus à cet effet. Sa
conception sera telle que son emploi ne
causera aucun dommage au bâtiment, aux
mobiliers ou autres objets s’y trouvant ;
Les produits de nettoyage, d’entretien, de
traitements qui ne peuvent contenir des
matières susceptibles de détériorer les tapis,
moquettes, marches, carrelages, linoléums,
métaux, etc. et qui ne doivent présenter aucun
danger d'incendie, ni de risques de chutes
pour les usagers (cire).
Les détergents doivent être conformes aux
exigences de l'article 2 de la Directive
73/404/CEE en terme de biodégradabilité : le
niveau moyen de biodégradabilité des
surfactants qu'ils contiennent doit être au
minimum de 90% pour chacune des catégories
suivantes de surfactant : anionique, cationique,
non ionique et amphotérique.
Les produits d'entretien doivent être de
préférence des produits concentrés. Ils doivent
être fournis dans des emballages réutilisables
ou recyclables disposant d'un système de
dosage avec indication des dosages
appropriés et des instructions d'utilisation. En
règle générale, les produits essentiellement à
base d'ingrédients biodégradables sont à
favoriser. Le contractant doit privilégier les
produits qui ne contiennent pas d'eau de javel,
d'EDTA (ethylènediaminetetraacetate), de
formaldéhyde, de parfums à base de nitro
musk et de substances classifiées
cancérigènes, mutagènes et toxiques pour la
reproduction.
Le stockage des produits : le contractant
remettra une fiche technique de tous les
produits dangereux et/ou inflammables utilisés
dans les 15 (quinze) jours après la signature
du contrat et tiendra le Centre au courant des
volumes présents dans l’immeuble. Il
respectera les lois en vigueur et les consignes
internes pour le transport, le stockage, le
traitement et l’évacuation de tels produits. Le
stockage des produits et du matériel devra être
effectué dans des locaux prévus à cet effet et
fermés à clé.
2.1.5 Locaux et fournitures mis à la disposition du
contractant
Le Centre mettra à disposition du contractant :
 Un téléphone portable avec un numéro
interne.
 Un local, équipé d’un point d’eau, à chaque
étage pour le rangement des chariots,
aspirateurs, matériel et produits d’entretien
dont le personnel aura besoin pour chaque
étage ;
 Un local poubelle situé à l’étage -3 et utilisé
par tous les locataires ;
 Un local pouvant servir de vestiaire pour le
personnel ;
 La fourniture d’énergie électrique, d’eau
chaude et froide.
L’utilisation des locaux et moyens est limitée à
l’objet du travail. Le contractant est réputé gérer
en bon père de famille les locaux et moyens mis à
sa disposition par le Centre . En cas de résiliation
ou de clôture du contrat, le contractant remettra
les lieux dans leur état d’origine.
Les vêtements de travail et dispositifs de sécurité,
ainsi que tous les ustensiles et fournitures
nécessaires au nettoyage et à l'entretien sont à la
charge exclusive du contractant.
 Page 12
 Appel d’offres Réf CDT-NET/2016
2.1.6 Instructions particulières à respecter
Le contractant s’engage à faire respecter par son
personnel les instructions suivantes :
 Toute zone en cours de nettoyage présentant
un danger (zones humides) doit être
signalisée/balisée.
 Il est formellement interdit de fumer dans les
locaux.
 Il est formellement interdit d’utiliser les
téléphones des bureaux. Pour joindre la
responsable du site, le personnel utilisera les
téléphones installés dans les salles de
réunion.
 Les dossiers sont à laisser en lieu et place où
ils se trouvent.
 Les prises électriques arrachées ou
endommagées lors du nettoyage à l’aspirateur
ou autre machine seront signalées et remises
en état aux frais du contractant.
 Les projections de cire, polymère ou autres
produits sur les plinthes, murs et meubles, etc.
seront immédiatement enlevées.
 Les dégâts constatés aux bâtiments, aux
surfaces, aux appareils, meubles, etc.,
provenant de l’inexpérience ou malveillance du
personnel ou de la qualité du matériel et
produits utilisés seront mis à charge du
contractant. Le contractant sera tenu de
procéder à la remise en état des dégradations
constatées à ses frais.
 Dans le cas où le personnel du contractant a
ouvert les portes ou les fenêtres de bureaux,
que ce soit par clé ou badge, il devra
impérativement les refermer après le
nettoyage.
 Luminaires : non compris le montage et
démontage, mais bien le dépoussiérage
extérieur comme les toiles d’araignées ou les
poussières apparentes, ainsi que les lampes
avec réflecteurs accessibles.
 Téléphones : dépoussiérage externe et
enlèvement des traces du combiné, nettoyage
complet et application d’un spray désinfectant.
 Tableaux à écrire/flipchart : comprend le
dépoussiérage des pieds, dessus et goulottes
des marqueurs. Ne comprend pas l’effacement
du tableau.
 Armoires/placards : le dépoussiérage intérieur
n’est pas compris (sauf pour le mobilier des
kitchenettes). Seules les parties visibles des
étagères (rebords) accessibles sont à prendre
en considération. Prévoir un nettoyage
mensuel des dessus d'armoires.
 Bureaux ou armoires fortement encombrés : il
n’y a pas lieu de déplacer les objets. Seules
les zones accessibles seront entretenues.
 Salles de réunion, et de formation : le
nettoyage des sols doit se faire selon
l'utilisation, un contrôle visuel journalier doit
permettre d'évaluer la nécessité de la
prestation. Un nettoyage journalier est à
prévoir. Le planning d'occupation des salles,
actualisé régulièrement, sera mis à disposition
dans le cahier de liaison.
 Archives + stock (étage -3) : nettoyage humide
des sols (selon planning à la charge de la
personne de permanance)
 Surfaces vitrées : nettoyage mensuel des
faces intérieures et extérieures des surfaces
vitrées des salles de réunion (environ 50 m²).
 Vitrines : nettoyage régulier des traces de
doigts sur les parois extérieures. Lavage
complet de la partie intérieure si nécessaire.
2.1.7 Contraintes diverses et/ou spécifiques
2.1.7.1 Entretien des revêtements de sol en
linoléum, pvc
 Lorsque la surface de sol est protégée par un
film polymère, le contractant est tenu de
 Page 13
 Appel d’offres Réf CDT-NET/2016
maintenir l’état de surface par lustrage et polivaporisation.
 Lorsqu’elle est localement endommagée,
prévoir des opérations de rénovation partielle
localisées.
 Lorsqu’elle est complètement abîmée ou usée,
prévoir décapage et application de nouvelles
couches de protection.
 Lorsque la surface de sol n’est pas protégée
par un film polymère. Sur tous les revêtements
souples poreux et non protégés, prévoir un
nettoyage mécanique à sec (spray méthode)
destiné à ôter les traces en surface qui ne
peuvent pas s’éliminer par simple lavage.
Un produit anti-dérapant complétera cet
entretien.
2.1.7.2 Entretien des revêtements de sol
moquette
 Le soumissionnaire présentera dans son offre
une méthode globale de nettoyage des
moquettes : manière d’entretien avec
aspiration locale – aspiration approfondie –
brossage, détachage – shampoint , etc.. Le
soumissionnaire proposera une offre de prix
dans le formulaire d’offre de prix « prestations
supplémentaires », Formulaire de soumission
– point 3.1.;
 Un détachage local est requis dès apparition
de la tâche et un shampoing est à faire si
nécessaire. La méthode «bonnet ou disque
textile» n’est acceptée que pour un détachage
local en surface mais non comme shampoing
approfondi.
Nota :
1. Etant donné que des taches de café sont
présentes régulièrement, prévoir des produits et
méthodes de travail adaptées.
2.1.7.3 Tri et évacuation des déchets
 Le soumissionnaire prend en charge l’analyse
des risques pour l’environnement et prend les
dispositions appropriées pour le traitement des
rejets, effluents ou nuisances produit par ses
activités, afin d’éviter toute atteinte à
l’environnement ou à la sécurité des
personnes.
 Le soumissionnaire est tenu d’évacuer à ses
frais les déchets résultant de l’exécution des
prestations qui lui sont confiées.
 Le Centre de Traduction s'est vu décerner par
la SuperDrecksKëscht© le label de qualité
« Label de qualité SuperDrecksKëscht© »
pour la gestion exemplaire de ses déchets
depuis 2007.
 L'octroi de ce label récompense l'ensemble
des fonctionnaires et agents de l'agence pour
leur engagement réel dans la gestion
écologique des déchets et leur contribution à
l'amélioration de l'environnement.
 Un schéma de prévention et de gestion
écologique des déchets a été mis au point
avec
un
conseiller
de
la
« SuperDrecksKëscht© fir Betriber » dans le
cadre d'une action commune du Ministère de
l'Environnement et de la Chambre des Métiers.
 L'agence avait déjà mis en place, depuis
plusieurs années, une politique active de
collecte, de recyclage et d'élimination de
certains déchets spécifiques (papier, plastique,
déchets ménagers, neutralisation des eaux
usées d'atelier).
 La mise en œuvre du plan de gestion
écologique des déchets est contrôlée et
évaluée selon plusieurs critères, notamment la
mise en œuvre de mesures de prévention et
de réduction des déchets, la collecte sélective
des substances résiduelles ainsi que la
coopération avec des entreprises d'élimination
 Page 14
 Appel d’offres Réf CDT-NET/2016
agréées, garantes d'un recyclage qualitatif et
d'une élimination écologique de ces
substances résiduelles. Neuf catégories de
déchets ont été définies (du verre et cannettes
aux cartouches de toner des imprimantes et
des photocopieuses en passant par les
déchets ménager, le polystyrène, films
plastiques). Différents types de conteneurs ont
été mis en place, adaptés à leur différente
nature.
 Le tri des poubelles de bureau doit s’effectuer
à partir de 18h00. Le vidage et le tri des
containers peuvent être effectués en journée
lorsque c’est nécessaire. Les containers se
situent dans les couloirs de circulation, au 2ème
et 3ème étage.
2.1.7.4 Impact
des
prestations
sur
l’environnement
 Le contractant a à sa charge, la collecte et
l'évacuation des déchets liés à son activité
(résidus des produits de nettoyage, filtres
aspirateurs, disques de mono-brosse,…) ainsi
que leur élimination dans le respect des
normes en vigueur.
 Le Contractant, conformément à la loi
luxembourgeoise relative à la gestion des
déchets du 21/03/2012, informe le Centre de
traduction sur le traitement des déchets. Il
transmet notamment chaque année les
certificats d'élimination des déchets.
 Pour les déchets se trouvant dans les locaux à
nettoyer, il procède au tri sélectif nécessaire en
distinguant
papier/plastique/métal/
cartouches de photocopieur ou d’imprimantes,
du verre, des piles, … - et à leur évacuation
vers les containers appropriés mis à
disposition par le Centre de traduction aux
points de collectes prévus à cet effet.
 Les déchets toxiques éventuellement
découverts, sont à traiter comme des déchets
dangereux selon la procédure adaptée, en
attendant leur évacuation par le Centre de
traduction.
 Le Centre de traduction est particulièrement
attentif aux aspects environnementaux : il
préconise l’utilisation de produits, matériaux et
dispositifs limitant l’impact négatif sur
l’environnement.
 Le Contractant, sous sa responsabilité
exclusive, assume tous les risques pour
l'environnement, résultant de ses obligations
dans le cadre du contrat.
Il est tenu :
 de prendre toutes les dispositions appropriées
pour le traitement des déchets et des rejets,
effluents ou nuisances produits par ses
activités, afin d'éviter toute atteinte à
l'environnement ;
 d’exécuter toutes les opérations nécessaires
conformément aux dispositions légales et
réglementaires applicables à ces prestations ;
 d’utiliser des produits conformes à la
législation et dans la mesure du possible de
type écologiques.
 Le Contractant doit contribuer à permettre au
Centre de traduction de respecter le système
de management environnemental EMAS, basé
sur les normes ISO 14001:2004 et le
Règlement CE N°1221/2009, visant à diminuer
l'impact de ses activités sur l'environnement
(traitement des déchets, rejets, effluents ou
nuisances produits).
Des informations à propos d'EMAS sont
disponibles
sur
le
site
:
http://ec.europa.eu/environment/emas/index_en.ht
m
 Page 15
 Appel d’offres Réf CDT-NET/2016
2.1.8 Contrôle des travaux et manquements
constatés
mettre en péril l'intégrité physique de son
personnel et du personnel du Centre.
Les services de nettoyage seront réalisés dans le
plus grand professionnalisme.
2.1.2.1 Plan de sécurité
Le contractant établit le plan de prévention
spécifique au présent marché. Il reprendra
l’ensemble des mesures (sécurité, confidentialité,
accès aux locaux, horaires, méthode de travail,
balisage, formation spécifique) applicable au site.
Le plan de prévention complet sera remis dans
les 15 (quinze) jours suivant la date de début
d’exécution du marché et devra respecter toute la
réglementation
régionale,
nationale
et
européenne dans les domaines sécurité, hygiène
et environnement en vigueur au moment de
l’exécution des prestations.
Le soumissionnaire ne peut se prévaloir de son
ignorance ou d’une connaissance insuffisante de
l’organisation ou des locaux du Centre pour
refuser d’exécuter ses engagements ou réclamer
une
indemnité
ou
une
rémunération
supplémentaire. À cet effet, une visite sera
organisée pour les différents soumissionnaires
afin qu’ils puisent de faire une bonne idée des
possibles contraintes liées aux locaux du Centre.
La surface, la nature, la disposition et la
localisation des surfaces et bureaux objets de
présent marché sont à évaluer par les
soumissionnaires lors de la visite obligatoire des
lieux.
Les travaux doivent être effectués avec le moins
de nuisances possibles pour les occupants.
Le
contrôle
des
locaux
s'effectuera
conformément aux dispositions de l'Annexe II.
2.1.9 Mesures
prestations
générales
d’exécution
des
Le contractant s'engage à procéder à la
surveillance et à l'entretien préventif et
systématique, tels que décrits dans le présent
cahier des charges, selon les règles de l'art.
2.1.2.2 Horaires des prestations
Les prestations de nettoyage, sauf disposition
contraire dûment indiquée par le Centre, auront
lieu :
 En journée : du lundi au vendredi de 8h30 à
12h30 et de 13h00 à 15h00.
 En soirée : du lundi au vendredi à partir de
18h00 et jusqu’à 21h30.
2.1.2.3 Congés fériés légaux et jours ouvrés
Le prix et heures de la soumission tiendront
compte du fait que le nombre de jours de travail
effectif est arrondi à 244 jours de prestations par
année (cf.la liste des jours fériés pour l’année
2016 - Annexe IV).
Le personnel du contractant ainsi que le
personnel de ses sous-traitants éventuels est
instruit et travaille sous la surveillance
permanente et la responsabilité civile du
contractant.
Le contractant devra notamment prendre toute
mesure apte à prévenir tout accident pouvant
 Page 16
 Appel d’offres Réf CDT-NET/2016
2.2 Lot 2
Évacuation des déchets et la destruction de
documents à caractère confidentiel.

2.2.1 Préambule
Les déchets sont réputés triés à la source. Le
contractant ne peut se prévaloir d’une quelconque
indemnité, en cas de problème lié à la nature des
déchets se trouvant dans les contenants. Il en
informe le Centre de traduction, qui s’engage à
prendre les mesures correctives.

2.2.2 Généralités
Le contractant s’engage à :
 Pour les bâtiments concernés, assurer les
prestations relatives à l’évacuation, au
transport, au tri éventuel et au recyclage
(valorisation, élimination) des déchets ;
 Assurer la mise en conformité des
équipements qu'il met à disposition, à la suite
des anomalies constatées par l'organisme
agréé assurant le contrôle pour le compte du
Centre de traduction, pour autant que ces
anomalies lui soient imputables ;
 Fournir au Centre de traduction les certificats
prouvant que les déchets sujets à recyclage
particulier ont été traités selon les
réglementations et normes en vigueur ;
 Prendre toutes les mesures pour éviter des
dommages aux immeubles et aux installations,
ne pas entraver la bonne marche des services
du Centre de traduction et signaler, sans délai,
toute anomalie qu'il constate pouvant porter
préjudice aux personnes, aux lieux et aux
biens quels qu'ils soient.
 Participer, le cas échéant, aux réunions que
l’agent responsable du Centre de traduction
organise pour le suivi du contrat. Un compte




rendu sera rédigé par le Centre de traduction
et contresigné par les parties.
Indiquer les destinations et procédés de
recyclage prévus par type de déchets enlevés,
dans les 30 jours suivant l’entrée en vigueur
du contrat, ainsi qu’à chaque modification d’au
moins un des deux points ci-avant évoqués,
pendant la période contractuelle.
Informer le Centre de traduction de la
nécessité d'améliorer et/ou d'ajouter certaines
prestations non couvertes par le présent
contrat. Cette information doit être
accompagnée d'un devis et d’éléments
justificatifs, permettant une prise de décision.
Remettre au Centre de traduction un rapport
récapitulatif annuel indiquant d'une part, par
bâtiment et par type de déchets, les quantités
enlevées et recyclées, avec les dénominations
des déchets et les codes CED2 (nomenclature
européenne des déchets), et d'autre part, les
suggestions d'amélioration éventuelles. Ce
rapport est remis au plus tard le 15 janvier de
l'année suivante.
Respecter, pendant la durée de validité du
contrat, les règlements et dispositions légales
en vigueur au Grand-duché de Luxembourg,
notamment : les règlements du Ministère de
l'Environnement, la réglementation sur la
Protection du Travail, les règlements des
sociétés distributrices d'énergie et d'eau, les
normes VDE relatives aux installations
électriques, les règlements et dispositions
légales européennes ainsi que les normes en
vigueur relatives au recyclage des déchets.
Fournir, à la demande du Centre de traduction,
toutes les informations demandées par le
Ministère de l’Environnement, dans le cadre du
plan de prévention et de gestion des déchets.
Étiqueter le matériel mis à disposition
(contenants).
 Page 17
 Appel d’offres Réf CDT-NET/2016
2.2.3 Outillage et équipements :
Le Contractant doit, en tout temps, disposer de
tout l'outillage normal et spécial ainsi que de tous
les équipements spécifiques nécessaires à
l'exécution des prestations prévues, ainsi que des
équipements de travail et de sécurité
réglementaires pour son personnel.
2.2.4 Description des prestations
 Le Contractant s’engage à fournir les
prestations d’évacuation, de tri et de recyclage
des déchets en fonction de la rapidité de
remplissage des contenants et des besoins
spécifiques au Centre de traduction.
 Les demandes pour les enlèvements des
déchets et la destruction des documents à
caractère confidentiels sont effectuées par
courrier électronique ou par fax par un agent
désigné du Centre.
 Les enlèvements des déchets se font pendant
les heures d’ouverture du Centre de
traduction du lundi au vendredi de 8h30 à 12h
et de 14h à 16h.
 L’agent désigné du Centre précise la nature
des déchets ainsi que la quantité à enlever et
fixe une date et une heure avec le
contractant.
 Le pesage, pour les déchets estimés en unité
de mesure relative au poids est effectué
soit auprès d’un(e) organisme/firme agréé(e)
ou soit par le contractant lui-même.
 Les certificats relatifs aux dispositifs de
pesages utilisés, délivrés par le service des
«Poids et Mesures» sont fournis tous les ans.
 Le cas échéant, l’estimation du volume, pour
les autres déchets non pesés, est réalisée
conjointement par le contractant et l’agent du
Centre de traduction, lors de l’enlèvement des
contenants.
 Pour le pesage et l’estimation du volume, un
ticket et/ou un reçu, relatif au poids ou au
volume, est à annexer à la facture.
 Le recyclage, la valorisation ou l’élimination
des déchets (formalités et tous frais y relatifs
inclus) : le contractant remet les certificats
d’élimination des déchets concernés, en
annexe à la facture.
 Le Contractant s’engage à fournir les
prestations
de
destruction
des
documents/supports informatiques à caractère
confidentiel sur demande du Centre de
traduction et en la présence d’un membre du
groupe « Infrastructure et Sécurité ».
 Mise à disposition du Centre, des chariots en
aluminium de 70, 240, 420 et 620 litres
pouvant être verrouillés avec fente
d'introduction.
 Enlever les chariots et remplacement
simultané par des chariots équivalents vides.
 Fournir au Centre de traduction les certificats
de destruction des documents confidentiels
enlevés et détruits selon la norme en vigueur
DIN 32757.
 Page 18
 Appel d’offres Réf CDT-NET/2016
3. Comment soumissionner
3.1.2 Votre offre
3.1 Contenu et présentation des offres
 L’offre doit être soumise à l’aide du formulaire
de soumission d'offre proposé et être
accompagnée de l’ensemble des documents
et justificatifs requis.
 Un index de l’offre et de ses annexes doit
figurer au début du dossier.
 Toutes les pages de l’offre (y compris les
documents annexés) doivent être dûment
numérotées (manuellement ou au moyen d'un
cachet) et la numérotation correspondant à
chaque section doit être indiquée dans l'index.
3.1.1 Lignes directrices
 En soumettant son offre, le soumissionnaire
s'engage à accepter les termes de l’invitation à
soumissionner, du cahier des charges et de
toutes les annexes y afférentes et à renoncer à
ses propres conditions de vente.
 Les offres conditionnelles ou incomplètes ne
sont pas autorisées.
 L’offre doit être établie conformément aux
dispositions de l’ensemble des documents du
présent appel d’offres. Elle doit être précise et
concise et établir clairement que le
soumissionnaire est apte à satisfaire aux
exigences du présent cahier des charges et à
effectuer les travaux demandés dans les
conditions imposées.
 L'offre doit contenir toutes les informations
requises pour permettre au pouvoir
adjudicateur de l'analyser sur la base des
critères d'exclusion et de sélection définis ciaprès. À noter que les soumissionnaires seront
évalués sur la seule base des offres écrites
soumises dans le cadre du présent appel
d’offres. Tous les documents justificatifs
doivent être annexés.
 L’offre doit être présentée dans une des
langues officielles de l’Union européenne. Afin
de faciliter et d’accélérer l’évaluation de l’offre,
il est préférable de procéder à la soumission
en français ou en allemand. Le choix de la
langue n’entrera toutefois pas en ligne de
compte aux fins de l'évaluation de l'offre.
3.2 Soumission de l’offre
 Une seule offre peut être présentée par
soumissionnaire.
 Les soumissionnaires doivent remplir le
«formulaire de candidature électronique» en
fournissant toutes les données requises pour
les identifier et toutes les informations relatives
aux lots pour lesquels ils présentent une offre.
Une fois qu’ils ont complété le «formulaire de
candidature
électronique»,
les
soumissionnaires doivent le valider en cliquant
sur le bouton «Envoyer». Le serveur du Centre
de traduction enverra alors un accusé de
réception automatique qui pourra être imprimé
en sélectionnant l'option «File-Print».1 Ce
formulaire doit être signé par le
soumissionnaire et joint à l’offre comme page
de couverture.
 L’offre doit être présentée en deux
exemplaires : un original et une copie.
L’original doit clairement porter la mention
1
NB: veuillez noter qu’il est possible que la présentation du
formulaire imprimé soit différente de celle du formulaire
électronique.
 Page 19
 Appel d’offres Réf CDT-NET/2016
«Original» et la copie doit porter la mention
«Copie».
 L’offre doit être soumise dans une enveloppe
scellée. En fonction de la taille du dossier de
l'offre, le terme «enveloppe» renvoie par
extension aux colis, paquets, boîtes, etc...
 Si des enveloppes autocollantes sont utilisées,
elles seront fermées à l'aide de bandes
adhésives au travers desquelles sera apposée
la signature de l'expéditeur. Il est fortement
recommandé d’utiliser du ruban adhésif dans
tous les cas de figure.
 L’original et la copie de l'offre doivent être
placés dans deux enveloppes scellées,
insérées l’une dans l’autre.
 Sur l'enveloppe intérieure doivent figurer
l’adresse de la section désignée dans la lettre
d'invitation à soumissionner ainsi que les
mentions suivantes :
Invitation to tender – Ref. Call for tenders
CDT-NET/2016 - Not to be opened by the
internal mail service
Appel d’offres – Réf. Call for tenders CDTNET/2016 – A ne pas ouvrir par le service
courrier
 Sur l'enveloppe intérieure doivent figurer
l’adresse du Centre de traduction mentionnée
dans la lettre d'invitation à soumissionner ainsi
que les mentions suivantes :
T RANSLATION C ENTRE FOR THE B ODIES OF THE
E UROPEAN U NION
Legal Affairs Section
Ref. Call for tenders CDT-NET/2016
Bâtiment Drosbach
12E, rue Guillaume Kroll
L-1882 Luxembourg - Gasperich
 L'offre doit être :
 soit transmise par la poste sous pli
recommandé et expédiée au plus tard le 13
avril 2016 (le cachet de la poste faisant foi) :
 soit transmise par courrier privé et expédiée
au plus tard le 13 avril 2016 (le bordereau de
dépôt faisant foi) ;
 soit déposée par le soumissionnaire en
personne ou un mandataire autorisé à la
réception du Centre de traduction, au plus
tard le 13 avril 2016, à 17h30 (auquel cas un
reçu, signé et daté par un agent du Centre de
traduction autorisé à prendre livraison, devra
être obtenu comme preuve de la soumission).
La réception est ouverte du lundi au vendredi
de 8h30 à 17h30. Elle est fermée les samedis,
dimanches et jours fériés du Centre de
traduction.
 Les modifications ou les informations
complémentaires apportées aux offres ne
seront acceptées que si elles sont envoyées
avant ou à la date limite de réception des
offres et conformément aux instructions
susmentionnées.
 Les frais engagés dans la préparation et la
transmission des offres ne sont pas
remboursables.
 L’offre doit idéalement être soumise d’une
manière qui soit respectueuse de
l’environnement :
 en ayant recours à une structure claire et
simple (un index) ;
 en imprimant sur les deux faces ;
 en évitant les reliures ;
 en évitant les pièces jointes (brochures, livrets,
etc.) à moins qu'elles ne soient requises dans
le cahier des charges
 Page 20
 Appel d’offres Réf CDT-NET/2016
3.3 Contacts
 À la demande du pouvoir adjudicateur :
Tout contact entre les soumissionnaires et le
Centre de traduction concernant le présent appel
d’offres est interdit pendant toute la durée de la
procédure, sauf à titre exceptionnel et dans les
conditions énoncées ci-après.
Si le Centre de traduction remarque une erreur,
une imprécision, une omission ou toute autre
erreur matérielle dans le texte de l’invitation à
soumissionner, il peut en notifier toutes les parties
intéressées.
3.3.1 Avant la date de clôture de la soumission
des offres
 À la demande des soumissionnaires :
Des informations supplémentaires de ce type
seront également publiées sur le site web du
Centre de traduction. C’est pourquoi il est
fortement recommandé aux parties intéressées de
consulter ledit site à intervalles réguliers jusqu’à la
date limite de soumission des offres. Aucune
réponse individuelle ne sera donnée.
Le pouvoir adjudicateur peut, avant la date limite
de soumission des offres, accepter des demandes
de clarifications portant sur l’invitation à
soumissionner et y répondre, mais uniquement si
de telles demandes sont adressées à la personne
de contact désignée dans l’invitation à
soumissionner (et seulement à cette personne,
tout autre contact étant interdit) et si elles sont
envoyées par courrier électronique (les questions
reçues par un autre moyen – téléphone, etc. – ne
peuvent être acceptées).
Il ne sera répondu à aucune demande de
renseignements
et/ou
de
clarifications
complémentaires reçue moins de six jours
ouvrables avant la date limite de soumission des
offres.
Les questions, écrites, doivent être claires et
concises et faire explicitement référence aux
points concernés du cahier des charges. La
personne de contact aura reçu des instructions
strictes pour décliner toute communication
téléphonique avec les soumissionnaires et
s’abstenir de divulguer quelque information que
ce soit concernant l'état d'avancement de la
procédure.
3.3.2 Après l’ouverture des offres
S’il est nécessaire d’obtenir des précisions sur
une offre, ou de corriger des erreurs matérielles
manifestes contenues dans l’offre, le pouvoir
adjudicateur peut contacter le soumissionnaire.
Toutefois, ces contacts ne doivent pas aboutir à
une modification des conditions de l’offre.
Aucune information de quelque nature que ce soit
ne sera fournie sur l'état d'avancement de
l'évaluation des offres jusqu'à la fin de la
procédure.
3.4 Visite des lieux (Lot 1)
La visite des lieux pour le lot 1 (l'entretien et le
nettoyage des locaux occupés par le Centre de
traduction) est obligatoire.
Elle se déroulera en 1 seule fois pour l’ensemble
des soumissionnaires durant la semaine du 14 au
18 mars 2016 inclus. Les plans du bâtiment y
seront remis.
 Page 21
 Appel d’offres Réf CDT-NET/2016
Afin
d’effectuer
cette
visite,
chaque
soumissionnaire intéressé devra s’adresser,
jusqu’au 11 mars 2016, par courriel à la personne
de contact désignée dans l’invitation à
soumissionner. La date et l’heure de visite sera
communiquée à l’ensemble des soumissionnaires
intéressés. Une attestation de présence sera
transmise à chaque soumissionnaire après la
visite des lieux.
Le soumissionnaire déclare avoir pris
connaissance des lieux et avoir pu apprécier
l’étendue et la qualité des prestations demandées,
ainsi que les difficultés possibles. Il ne pourra faire
prévaloir une erreur ou une inexactitude de l’étude
pour mettre en cause le contrat ou demander sa
modification.
 Page 22
 Appel d’offres Réf CDT-NET/2016
4. Évaluation des offres
Cette évaluation sera basée sur les informations
fournies dans l’offre au moyen du formulaire de
soumission d’offre. Les offres admissibles seront
évaluées par étapes :
 l’étape1 (critères d’exclusion) consiste à
vérifier si les soumissionnaires peuvent
prendre part à la procédure de soumission
d’offre et, si leur offre est acceptée, s’ils sont
susceptibles de se voir attribuer le contrat ;
 l’étape 2 (critères de sélection) consiste à
vérifier la capacité technique et professionnelle
ainsi que la situation économique et financière
des soumissionnaires ayant passé l’étape de
l’exclusion ;
L’étape finale consistera à attribuer des contratscadres pour chaque lot individuel aux
soumissionnaires ayant franchi avec succès les
étapes précédentes et proposé les offres les plus
avantageuses sur le plan économique.
Avant la signature du contrat, le Centre de
traduction peut décider de ne pas attribuer le
contrat ou d’annuler la procédure de passation de
marché sans que les soumissionnaires aient droit
à une compensation. Le cas échéant, les motifs
d’une telle décision seront exposés aux
soumissionnaires.
4.1 Évaluation
d’exclusion
des
offres
–
Critères
Les soumissionnaires ou leurs représentants
doivent fournir une déclaration sur l’honneur
dûment complétée, signée et datée, par laquelle
ils déclarent ne pas se trouver dans l’une des
situations visées aux articles 106 et 107 du
règlement concernant les règles financières qui
conduisent à l’un des motifs d’exclusion
mentionné dans le formulaire de soumission
d'offre (point 1.4) et d’annexer les justificatifs
requis.
4.1.1 Exclusion de la participation à la
procédure de passation de marché
Les soumissionnaires doivent fournir l’ensemble
des documents justificatifs relatifs aux critères
d’exclusion pertinents :
 Le pouvoir adjudicateur accepte comme
preuve suffisante que le soumissionnaire ne se
trouve pas dans l’une des situations
mentionnées aux points a), b) ou e), du
formulaire de soumission d'offre (point 1.5) la
production d’un extrait récent● du casier
judiciaire ou, à défaut, d’un document récent
équivalent émis par une autorité judiciaire ou
administrative du pays d’origine attestant que
ces exigences sont satisfaites.
 Suivant la législation nationale du pays
d'établissement du soumissionnaire, les
documents susmentionnés concernent des
entités dotées de la personnalité juridique
et/ou des personnes physiques (y compris
dans le cas de personnes morales, des
directeurs de sociétés ou toute personne ayant
pouvoir de représentation, de prise de décision
ou de contrôle).Le pouvoir adjudicateur
accepte comme preuve suffisante que le
soumissionnaire ne se trouve pas dans la
situation mentionnée au point d), du formulaire
de soumission d'offre (points 1.6 et 1.7) la
production d’une attestation récente● émise
par les autorités compétentes relative au
paiement des cotisations de sécurité sociale et
des impôts dans l’État membre concerné.
Lorsqu’une telle attestation ou un tel document
n’est pas délivré(e) dans le pays concerné, et
uniquement dans ce cas, il/elle pourra être
remplacé(e) par une déclaration sous serment
ou une déclaration solennelle récente● de la
 Page 23
 Appel d’offres Réf CDT-NET/2016
personne concernée devant une autorité
judiciaire ou administrative, ou devant un
notaire ou un organisme professionnel agréé
de l’État membre ou du pays concerné.
Les soumissionnaires devront également
déclarer, conformément au formulaire de
soumission d'offre (point 1.5) :
 que suite à la procédure de passation d’un
autre marché ou de la procédure d’octroi d’une
subvention financés par le budget de l’Union,
ils n’ont pas été déclarés en défaut grave
d’exécution en raison du non-respect de leurs
obligations contractuelles.
 qu’en matière professionnelle, ils n’ont pas
commis de faute grave constatée par tout
moyen que le pouvoir adjudicateur peut
justifier.
4.1.2 Exclusion de la procédure d’attribution du
marché si :
 les soumissionnaires se trouvent en situation
de conflit d'intérêts.
 les soumissionnaires se sont rendus
coupables de fausses déclarations en
fournissant les renseignements exigés par le
pouvoir adjudicateur ou n'ont pas fourni tous
les renseignements demandés.
 le soumissionnaire, ou un membre quelconque
de son personnel (le cas échéant), est un
fonctionnaire ou un autre agent en activité au
service d'une institution ou d’un organe
européen ou s’il est un ancien fonctionnaire ou
un autre agent d’une institution ou d’un organe
européen, titulaire d'une pension ou d'une
indemnité mensuelle payée sur le budget
d'une institution ou d’un organe européen.
o
Par «récent», on entend – au sens du
présent point – émis moins de 12 mois
avant la date de soumission des
offres.
o
En cas d’offres conjointes soumises
par un groupement ou un consortium
de soumissionnaires, ou en cas de
sous-traitance, les critères d'exclusion
s'appliqueront au groupement et à
chaque membre du groupement ou au
soumissionnaire et à chacun de ses
sous-traitants. Chaque partie (y
compris les sous-traitants) doit dès
lors fournir la déclaration sur
l'honneur signée et les pièces
justificatives connexes requises.
o
Afin d’accélérer l’évaluation et la
procédure d’attribution du marché,
toutes
les
pièces
justificatives
requises doivent être jointes à la
déclaration sur l’honneur signée qui
est disponible dans le formulaire de
soumission d’offre et doit être
annexée à l’offre.
 Page 24
 Appel d’offres Réf CDT-NET/2016
4.2 Évaluation des offres – Critères de
sélection
Les soumissionnaires doivent être ressortissants
d’un État membre de l’Union européenne ou avoir
leur siège ou être domiciliés dans un État membre
de l'Union européenne ou de l'Espace
économique européen, ou dans un autre pays
ayant conclu un accord sur les marchés publics
pour la même catégorie de services avec l’Union
européenne, et en fournir la preuve conformément
à leur législation nationale. Les ressortissants de
l’UE établis dans des pays tiers peuvent dès lors
également soumissionner. Toute personne
physique qui soumissionne devra prouver sa
nationalité.
Les soumissionnaires seront sélectionnés sur la
base des critères énoncés ci-après.
4.2.1 Statut
et
forme
juridique
du
soumissionnaire
Le soumissionnaire doit indiquer son statut
juridique et en fournir les preuves appropriées
(numéro de TVA, numéro d'enregistrement au
registre du commerce, copie des actes de
fondation ou de constitution en société,
photocopie de la carte d’identité ou du passeport,
etc.). - Formulaire de soumission d’offre
(point 2.1)
Les soumissionnaires doivent indiquer le nom et
la qualité de la/des personne(s) habilitée(s) à
représenter le soumissionnaire (ou les parties
dans le cas d'une offre conjointe) et à signer le
contrat-cadre si l'offre est retenue et en fournir les
preuves appropriées - Formulaire de soumission
d’offres (Point 2.2).
4.2.2 Capacité économique et financière
 Le soumissionnaire doit fournir la preuve de sa
capacité économique et financière - Formulaire
de soumission d’offre (point 2.3), au moyen
d’un ou de plusieurs des documents suivants :
 attestation(s) appropriée(s) d'une/de banque(s)
lettre émise et signée par une banque
attestant de la responsabilité financière du
soumissionnaire ;
 document attestant la souscription d'une
assurance
couvrant
les
risques
professionnels ;
 présentation des bilans ou des extraits des
bilans concernant les deux derniers exercices
pour lesquels les comptes sont clôturés,
lorsque la publication du bilan est requise en
vertu du droit des sociétés du pays où
l’opérateur économique est établi ;
 déclaration concernant le chiffre d’affaires total
et le chiffre d’affaires relatif au type de services
visé par le présent appel d'offres, réalisé au
cours des trois derniers exercices.
4.2.3
Capacité technique
Les soumissionnaires doivent démontrer qu'ils
disposent d'une infrastructure technique adéquate
leur permettant d’effectuer le travail qui leur sera
confié en vertu du présent contrat-cadre.
Ils devront produire les documents suivants :
 Liste des opérations similaires ou comparables
relatives aux prestations demandées au cours
des trois dernières années (surfaces,
montants, dates, désignation et destinataires
des services fournis) par le soumissionnaire et
ses sous-traitants éventuels. - Formulaire de
soumission d’offre (point 2.4.1)
 Déclaration indiquant les effectifs moyens
annuels du soumissionnaire, l’importance du
personnel d’encadrement pendant les trois
 Page 25
 Appel d’offres Réf CDT-NET/2016
dernières années. - Formulaire de soumission
d’offre (point 2.4.2)
 Description des procédures et moyens
techniques mis en œuvre par le
soumissionnaire
pour
des
marchés
comparables - Formulaire de soumission
d’offre (point 2.4.3)
4.2.4 Capacité professionnelle
Les soumissionnaires doivent prouver qu’ils
disposent des compétences professionnelles
requises pour effectuer les travaux qui leur seront
confiés en vertu du présent contrat conformément
aux critères de qualité y établis.
 Organigramme détaillé : les soumissionnaires
(à l’exception des personnes physiques
travaillant à titre indépendant/individuel)
doivent indiquer les noms des personnes en
charge de l’exécution des travaux dans le
cadre du présent appel d’offres - Formulaire de
soumission d’offre – point 2.5.1.
 Une description détaillée de l’organisation,
indiquant les tâches effectuées par chacun
des membres (y compris les membres
participant à l’offre conjointe et les soustraitants, le cas échéant) – Formulaire de
soumission d’offres (point 2.5.2).
 Justificatif de la responsabilité civile et
professionnelle indiquant les montants
maximums couverts par la responsabilité civile
et professionnelle du soumissionnaire et de
ses éventuels sous-traitants - Formulaire de
soumission d’offre – point 2.5.3.
5. Attribution du marché
Pour le lot 1 et le lot 2, les offres des
soumissionnaires ayant passé avec succès la
phase de sélection seront évaluées par
adjudication à l’offre présentant le prix le plus bas.
L’offre de prix doit inclure l’ensemble des frais
(gestion, secrétariat, salaires, cotisations de
sécurité sociale, dépenses de bureau, assurance,
communications, etc.), à l’exception de tous droits
et taxes.2 Elle doit être exprimée en euros (EUR).
Le prix doit être exprimé en euros (EUR), suivis
d'un maximum de deux décimales - Formulaire de
soumission d’offre (points 3.1 & 3.2).
Le contrat ne sera conclu que par la signature
conjointe - du Centre de traduction, d’une part, et
du soumissionnaire, d’autre part - du projet de
contrat-cadre joint au cahier des charges, dûment
complété par le Centre de traduction sur la base
de l'offre retenue.
Les offres seront valables pour une période de 6
mois à compter de la date limite de réception des
offres. Si la période de validité de l'offre a expiré
avant que la procédure d'attribution n'ait été
achevée, la conclusion du contrat sera soumise à
l'accord écrit du soumissionnaire.
2
Voir articles 3 et 4 du protocole sur les privilèges et immunités de
l’Union européenne.
 Page 26
 Appel d’offres Réf CDT-NET/2016
6. Autres conditions ou exigences d’ordre
général
rendus publics, même après l’exécution du
contrat.
6.1 Règles de libre concurrence
6.3 Protection des données à caractère
personnel par le Centre de traduction
En signant et en présentant une offre, le
soumissionnaire ou, dans le cas d’un groupement,
chacun des membres de ce groupement, certifie,
au nom de son entreprise ou de ce groupement :
 que les prix indiqués dans l'offre ont été fixés
en toute indépendance en dehors de toute
consultation ou communication, sur quelque
point que ce soit concernant les prix, avec
quelque soumissionnaire ou concurrent que ce
soit ;
 que, sauf disposition contraire prévue par la
loi, les prix indiqués dans l'offre n'ont pas été
et ne seront pas communiqués volontairement
par le soumissionnaire à un autre
soumissionnaire ou concurrent, directement ou
indirectement, avant l'ouverture des offres ;
 que le soumissionnaire n'a fait ni ne fera
aucune tentative pour inciter une autre
personne ou entreprise à soumissionner ou à
s’en abstenir dans le but de limiter la
concurrence.
6.2 Règles de confidentialité applicables aux
contractants
Le contractant obtiendra de chacun des membres
de son personnel (interne ou externe/soustraitants) l'engagement de respecter le caractère
confidentiel de toute information liée, directement
ou indirectement, à l'exécution des tâches, et de
ne divulguer à des tiers, ou d'utiliser pour son
profit personnel ou celui de tiers, aucun document
ni aucune information qui n'auraient pas été
Le traitement de votre réponse à l'invitation à
soumissionner nécessitera l'enregistrement et le
traitement de données à caractère personnel (tels
que vos nom, adresse et CV). Ces données
seront traitées conformément au règlement (CE)
n° 45/2001 relatif à la protection des personnes
physiques à l’égard du traitement des données à
caractère personnel par les institutions et organes
communautaires et à la libre circulation de ces
données. Sauf indication contraire, vos réponses
aux questions et données à caractère personnel
demandées sont requises pour évaluer votre offre
suivant le cahier des charges de l’appel d'offres et
seront traitées à cette fin uniquement par la
Section affaires juridiques du Centre de traduction
(tenders@cdt.europa.eu).
Des précisions sur le traitement de vos données à
caractère personnel figurent dans la déclaration
de confidentialité spécifique relative au traitement
des données à caractère personnel en rapport
avec les procédures de passation de marchés,
disponible
à
l’adresse
suivante
:
http://cdt.europa.eu/FR/documentation/Pages/Oth
er-provisions.aspx
Dans le cas d’une suspicion de fraude, le Centre
de traduction informera l'Office européen de lutte
antifraude (OLAF) dans les plus brefs délais.
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