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29/02/2016 1 / 4 SERVICE EUROPÉEN POUR L`ACTION

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SERVICE EUROPÉEN POUR L’ACTION EXTÉRIEURE
Formulaire de description de poste
Version descriptive du poste 1 (Active)
Poste no.236164 in DEL.Uruguay.003
Valable à partir de 17/09/2015 jusqu'à
Titulaire du poste
Nom
Profil du poste
Position du poste
AGENT CONTRACTUEL FGIII
Titre du poste
Chef d'Administration
Domaines
Primaire
RELATIONS EXTÉRIEURES de l'UE (Sécurité et Défense exclues)
Secondaire
SUPPORT OPÉRATIONNEL et ADMINISTRATIF et RESSOURCES
Famille du poste
FG III
Poste sensible
Non
Finalité générale
Under the authority of the Head of Delegation, responsible for ensuring proper management of
the finances of the Delegation, staff administration, security matters, planning and coordination of
the work of the administration section, management of the imprest accounts in the Delegation in
accordance with existing rules and regulations.
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Fonctions & responsabilités
+ BUDGET, FINANCES, CONTRATS et COMPTABILITÉ - Finance and contracts management
within the Delegation
•
Ensure sound contractual and financial management respecting relevant standards,
instructions, rules and regulations, more particularly within the framework of the subdelegation of powers of authorizing officer received.
+ BUDGET, FINANCES, CONTRATS et COMPTABILITÉ - Financial and accounting management
•
•
•
•
•
•
tasks of implementation within the frame of procedures of call for tender and call for
proposals
data processing in support to the management of the Impress Account and implementation
of the related operations
coding (ABAC) and follow-up of the financial transactions (commitments, payments,
recovery orders, VAT, out of-budget accounts, invoices,…) and of all related operations
management of third files and legal entities for the financial transactions
preparation and monitoring of contracts/conventions/orders
coding of data concerning the inventory management
+ SUPPORT OPÉRATIONNEL et ADMINISTRATIF et RESSOURCES - Administration et logistique
•
•
•
Administrer les biens matériels de la délégation (bureaux, résidences, infrastructures
d’hébergement, véhicules à moteur, mobilier, matériel de bureau et équipements
domestiques, matériel informatique, etc.)
Tenir l’inventaire de la délégation.
Administrer les infrastructures de sécurité de la délégation.
+ SUPPORT OPÉRATIONNEL et ADMINISTRATIF et RESSOURCES - Coordination of the
administration of the Delegation
•
•
•
Ensure effective planning and coordination in general of the administrative support activities
of the Delegation , in agreement with the Head of Delegation
Supervise, under the overall responsibility of the Head of Delegation, the work of the
administrative and logistic staff of the Delegation
Organise and follow up staff training activities
+ SUPPORT OPÉRATIONNEL et ADMINISTRATIF et RESSOURCES - Management of the
delegation’s logistics and resources
•
•
•
•
•
Manage the physical assets of the Delegation (offices, residence, accommodations, motor
vehicles, furniture, office and housing equipment, IT equipment, etc.).
Administer the Delegation's security infrastructure.
Manage procurement procedures and preparation of CAMAR reports.
Administer the leave planning and mission planning for Delegation staff.
Supervise the IT Administrator for the informatics system (use, security, hardware and
software).
+ GESTION des RESSOURCES HUMAINES - Management of Local Staff
•
•
•
Assist in monitoring of resource needs
Ensure that correct procedures are carried out as regards pay, benefits, staff reports,
promotions, etc., for local staff
Manage the recruitment process for local staff, under the authority of the Head of Delegation
and in coordination with other concerned officials
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+ SUPPORT OPÉRATIONNEL et ADMINISTRATIF et RESSOURCES - General security
management - delegation
•
•
•
•
•
•
Assume general security responsibilities
Inform the Head of Delegation of any security-related issues
Supervise the Registry Control Officer (RCO) (if any) and coordinate with the Local
Informatics Security Officer (LISO).
Liaise as required with Regional Security Officers and Security Directorate personnel
Report on security incidents
Develop the EUCI emergency evacuation and destruction plans
Exigences du poste
Expérience
+ RELATIONS EXTÉRIEURES, UE et POLITIQUES (général), GESTION des RESSOURCES
HUMAINES, BUDGET et FINANCES, EMPLOI et GESTION des RESSOURCES HUMAINES
Expérience relative au poste: au moins 5 ans
Degré: essentiel
Minimum of 3 years of professional experience preferable in the fields of Public or
Business Administration, Accountancy and Financial Management, Human Resources.
Langues
Espagnol
Anglais
Écouter
Lire
C1
C1
C1
C1
Prendre part à
S’exprimer
une conversation oralement en
continu
C1
C1
C1
C1
Écrire
C1
C1
Connaissances
•
•
•
Budget, Finance & Contracts
Gestion des Ressources Humaines
Outils Informatiques
Compétences
Environnement de travail
Entité organisationnelle
Type:
Délégation / Réprésentation
Taille:
16 à 25 personnes
Equilibre de genre (au sein
de l'entité):
équipe équilibrée
Commentaires:
Présentation de l'entité:
29/02/2016
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Sujets en rapport avec le poste
[ ] Heures de travail atypiques
Missions
[ ] Fréquentes, c'-à-d. 2 ou plus de missions / mois
[ ] Longue durée, c'-à-d. missions durant plus d'une semaine
Commentaires:
Sujets en rapport avec le lieu de travail, la santé et la sécutité
[
[
[
[
[
[
]
]
]
]
]
]
Environnement bruyant
Effort physique / manutention
Travail avec des produits chimiques / biologiques
Aire de radioprotection
Utilisation de matériel de protection individuelle
Autres
Commentaires:
Autre
Commentaires:
29/02/2016
4 / 4
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