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Avis d`occasion d`approvisionnement (AOA)

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Avis d’occasion d’approvisionnement (AOA): Gestion de l’immobilier10/03/16
Contexte BDC
La Banque de développement du Canada (BDC), institution financière appartenant entièrement au
gouvernement du Canada, est la seule banque qui s’investit uniquement auprès des entrepreneurs. Notre
mission est de contribuer à créer et à développer des entreprises canadiennes solides à l’aide de
financement et de services de consultation, en accordant une attention particulière aux PME.
1.0
Objet de l’avis
Conformément aux obligations que lui impose le chapitre 5 de l’Accord sur le commerce intérieur (ACI), la
Banque de développement du Canada BDC annonce qu’elle entreprend un processus
d’approvisionnement. L’objectif de ce processus est de solliciter des propositions techniques et
financières pour les services de réapprovisionnement d’un fournisseur de services immobilier.
BDC est à la recherche de fournisseurs qualifiés pour des services d’immobilier pour l’ensemble de son
portefeuille immobilier au Canada, en vue de fournir des services transactionnels, de négociation et
administration de baux et de la représenter auprès des propriétaires d’immeubles. BDC ne possède
aucun immeuble mais loue au-delà de 100 emplacements à travers le Canada. BDC entreprend un
processus visant à engager un fournisseur qui se spécialise dans les services de location et de gestion
de bail, et en particulier la représentation de locataire, au nom de ses clients, auprès de propriétaires et
gestionnaires immobiliers.
Le processus en cours comprendra quatre phases dont :




L’avis d’occasion d’approvisionnement (AOA) (en cours)
Demande de propositions
Vérification diligente
Négociation et signature du contrat
La phase en cours consiste à sélectionner des fournisseurs qualifiés en vertu des termes du présent AOA
qui seront ultérieurement invités à soumettre leur proposition à la phase suivante.
2.0
Avis d’occasion d’approvisionnement
Les fournisseurs potentiels qui souhaitent prendre part au processus doivent remplir et soumettre les
documents dans le même ordre demandé ci-dessous :
 Lettre de présentation (2.1)
 Document administratif (2.2)
 Document technique (2.3)
Avis d’occasion d’approvisionnement (AOA): Gestion de l’immobilier10/03/16
2.1
Lettre de présentation
Les fournisseurs potentiels doivent préparer une lettre de présentation signée par un
représentant dûment autorisé.
2.2
Documents administratifs
Les documents administratifs ci-dessous doivent être complétés et soumis dans le même ordre:
 Lettre d’intention (annexe 1)
 Avis de Non-Divulgation mutuelle (annexe 2)
 Questionnaire de qualification (annexe 3)
 Profil d’expérience (annexe 4)
BDC se réserve le droit de disqualifier tout fournisseur potentiel qui ne fournit pas une réponse
substantiellement complète à cet AOA, y compris fournir les documents énumérés ci-dessus.
Pour faciliter l'examen, BDC recommande fortement que les fournisseurs potentiels placent les exigences
de documentation administratives au début de la présentation de l’AOA précédé de la lettre d'intention.
Par courtoisie, BDC demande que tout fournisseur qui ne désire pas participer à ce processus, d’en
informer la BDC par voie de courriel adressé à: steve.mclean@p1-consulting.com.
2.3
Documents Techniques
Les fournisseurs potentiels qui désirent participer à ce processus, doivent démontrer leur
expertise ainsi que leur capacité à livrer les services requis.
Afin de démontrer leur expertise éprouvée dans la prestation de services immobiliers, les
fournisseurs potentiels doivent fournir les informations et répondre à chacun des éléments techniques
suivants pour se qualifier. Chacun des éléments techniques sera évalué sur une base de réussite ou
échec.
1. Expérience (Maximum de 8 pages incluant le Profil d’expérience – annexe 4)
a. Fournir des détails démontrant une implication directe dans la gestion de
transactions, gestion et administration de baux depuis au moins trois ans,
b. Fournir trois références récentes (en utilisant le formulaire de profil d’expérience en
annexe) attestant que vous avez fourni des services similaires à des clients
comparables à BDC. Une de ces trois (3) références doit :
i. Inclure un minimum de 100 propriétés
ii. Inclure la distribution nationale des clients pour les régions de l’Atlantique, le
Québec, l’Ontario, les Prairies/Nord et la Colombie-Britannique/Yukon
c. Démontrer les avantages compétitifs qui positionnent le fournisseur potentiel à titre
de meneur dans l’industrie qui serait proposés à BDC (innovation, valeur ajoutée).
d. Démontrer l’efficacité de méthodologie utilisée pour gérer la relation éventuelle avec
BDC et identifier les mécanismes de résolution de problèmes, le cas échéant.
Inclure une description du processus utilisé dans un cas de conflit survenu
antérieurement.
2. Langue et présence géographique (Maximum de 5 pages)
a. Confirmer votre capacité à fournir les services requis dans les deux langues
officielles au siège social de BDC à Montréal.
Avis d’occasion d’approvisionnement (AOA): Gestion de l’immobilier10/03/16
b. Fournir des captures d’écran prouvant que votre solution est offerte en français et en
anglais.
3. Viabilité financière
a. Fournir les états financiers (vérifiés, le cas échéant) des trois dernières années ou
une lettre de référence de votre banque confirmant votre capacité financière.
3.0
Directives de présentation d’une soumission
3.1
Soumission
Les fournisseurs potentiels doivent présenter une soumission complète et remplir toutes les
annexes. Les soumissions peuvent être produites dans l’une des deux langues officielles du Canada.
Une soumission complète doit être transmise par courrier électronique à l’adresse
steve.mclean@p1-consulting.com avant 15h00 (HAE) le 24 mars 2016. Les fournisseurs potentiels sont
responsables de valider que les documents requis sont reçus dans les délais prescrits.
BDC peut modifier l’heure et la date susmentionnées à son entière et absolue discrétion sur préavis écrit
aux fournisseurs potentiels. Toute prolongation sera affichée sur le site de BDC.
3.2
Personne-ressource
BDC a embauché la firme P1 Consulting Inc. (P1) pour la supporter dans ce processus
d’approvisionnement.
Toutes questions ou demandes relatives à cet AOA doivent être transmises via courrier
électronique à
Steve Mclean
Consultant
P1 Consulting Inc.
Courriel: steve.mclean@p1-consulting.co
3.3.
Questions
Il est de la responsabilité des fournisseurs potentiels de demander les clarifications, le cas
échéant.
Toutes questions ou demandes doivent être adressées, par écrit, et reçues au, plus tard, le 18
mars 2016, 12:00 pm (HAE) par la personne-ressource citée en 3.2. Toutes questions ou demandes
(écrites ou verbales) transmises à quiconque autre que la personne-ressource ne seront pas
considérées.
Toutes questions soumises par écrit qui, de l’avis de BDC, pourraient affecter d’autres
fournisseurs seront répondues par écrit et transmises à tous les fournisseurs potentiels.
Toutes références permettant d’identifier la provenance de la question seront retirées de la
réponse. Toutes questions faisant l’objet d’un droit de propriété devront être clairement indiquées comme
telle. BDC, à son entière discrétion, décidera si elle répond à une question ou non.
Avis d’occasion d’approvisionnement (AOA): Gestion de l’immobilier10/03/16
Advenant que BDC juge nécessaire de réviser une partie quelconque de cet AOA suite à une
question reçue ou pour toute autre raison, l’AOA sera amendé en conséquence et l’amendement
transmis à tous les fournisseurs potentiels par courrier électronique.
4.0
Généralités
Tous les documents et autres livrables fournis en réponse à AOA deviennent la propriété de
BDC.
BDC a émis le présent AOA afin de solliciter des propositions / cotisations de fournisseurs
potentiels OU évaluer le marché et des fournisseurs potentiels. BDC n’assume aucune obligation ni
responsabilité envers les fournisseurs potentiels à l’égard de tout aspect du présent AOA.
5.0
Termes et conditions
5.1
Responsabilité en cas d’erreurs
BDC a déployé tous les efforts nécessaires pour s’assurer de l’exactitude de l’information aux
termes des présentes. BDC ne garantit pas pour autant que l’information soit exhaustive ou exacte. Rien
dans cet AOA n’interdit aux fournisseurs potentiels de tirer leur propre conclusion quant à l’information
fournie dans le cadre du AOA.
5.2
Validation des soumissions
En déposant une soumission en vertu de l’AOA les fournisseurs potentiels autorisent BDC à
valider toute information jugée pertinente, y compris la vérification des références.
5.3
Droits de BDC
En plus des autres droits que lui confère cet AOA de façon explicite ou non, et d’autres droits que
lui confère la loi, BDC se réserve le droit de :
 Rendre publique le nom des fournisseurs potentiels;
 Demander par écrit des éclaircissements aux fournisseurs potentiels suite à la soumission ou
toutes autres questions soumises par ces derniers et incorporer ces éclaircissements dans les
réponses à tous les fournisseurs
 Valider avec les fournisseurs potentiels ou avec des tiers l’information soumise par les
fournisseurs potentiels;
 Valider des références autres que celles fournies par les fournisseurs potentiels;
 Déroger aux formalités établies et accepter toute soumission répondant substantiellement aux
conditions de cet AOA;
 Disqualifier un fournisseur potentiel dont la soumission contient de fausses déclarations, des
inexactitudes, ou des informations trompeuses
 Disqualifier un fournisseur potentiel ayant agi illégalement ou est en conflit d’intérêt et ne peut
fournir une explication satisfaisant à BDC;
 Disqualifier tous fournisseurs potentiels qui ne sont pas éligibles en vertu des registres
municipaux, provinciaux et fédéraux;
 Effectuer des changements, substantiels ou non, à la présente, au processus
d’approvisionnement, des phases et des services requis sous réserve d’en aviser les
fournisseurs potentiels de la façon prévue à l’AOA;
 Déroger ou modifier les critères d’éligibilité ou délais indiqués à la présente;
Avis d’occasion d’approvisionnement (AOA): Gestion de l’immobilier10/03/16





5.4
Émettre la documentation relative aux trois phases suivantes en anglais seulement (en quel cas,
le fournisseur potentiel aurait tout de même le choix de répondre en français ou anglais);
À sa discrétion, annuler le processus à n’importe quel moment, pour une partie ou en totalité.
Dans cette éventualité, BDC peut poursuivre le processus ou en partie, d’une façon que BDC à
sa seule discrétion, juge appropriée afin d’obtenir la meilleure valeur globale pour BDC;
Sur réception d’une seule et unique soumission répondant aux critères établis, refuser ladite
soumission, annuler le processus et entreprendre des négociations directement avec le
soumissionnaire unique;
Annuler le processus d’approvisionnement, peu importe la phase, et émettre une autre AOA pour
des services similaires ou identiques
Accepter toute soumission dans son entier ou partiellement en vertu de l’AOA.
Coût de préparation
Tous les coûts associés à la préparation de la soumission par le fournisseur potentiel ou autres
réponses à cet AOA sont à la charge exclusive du fournisseur potentiel. Toutes les dépenses du
fournisseur potentiel entreprises pour ce processus sont l’entière responsabilité du fournisseur potentiel
et ne seront aucunement remboursés par BDC.
5.5
Pas d’entente liant les parties ou appel d’offres
Nonobstant les conditions décrites à la présente, cet AOA n’est pas un appel d’offres et ne lie
aucunement BDC aux fournisseurs potentiels et ne crée aucune obligation légale de BDC de signer une
entente avec un fournisseur potentiel.
5.6
Limitation des dommages
En répondant à cet AOA, les fournisseurs potentiels reconnaissent et acceptent qu’ils n’aient, à
l’égard de BDC, droit à aucune réclamation ou compensation de quelque nature que ce soit en vertu de
l’AOA.
5.7
Lois applicables
La présente est régie et interprétée conformément aux lois de la province de Québec et aux lois
fédérales applicables du Canada. Les tribunaux de la province de Québec ont la compétence exclusive
pour juger toute question en rapport avec la présente.
Avis d’occasion d’approvisionnement (AOA): Gestion de l’immobilier10/03/16
6.0
Échéancier général
Événement
Diffusion de l’avis d’occasion
d’approvisionnement
Date finale pour soumettre des
questions sur l’AOA
Délais pour transmettre sa
soumission
Envoi de la Demande de
Propositions
Date finale pour soumettre des
questions sur la Demande de
Propositions
Soumission de propositions
Phase de vérification diligente
Négociation et signature du
contrat
Début de la transaction
Avis de sélection finale
Échéance
Remarques
10 mars 2016
Affichage sur BDC.ca
18 mars 2016
Toutes les questions
Documents exigés
24 mars 2016
4 avril 2016
Envoi aux fournisseurs
admissibles
Le cas échéant
26 avril 2016
3 mai 2016
11 mai 2016 – 20 mai 2016
Documents exigés
Date prévue
24 mai 2016 – 2 juin 2016
Date prévue
3 juin 2016 – 16 juin 2016
Date prévue
17 juin 2016
Date prévue
Avis d’occasion d’approvisionnement (AOA): Gestion de l’immobilier10/03/16
Annexe 1
Lettre d’intention
Destinataire
Votre nom
titre
Banque de développement du Canada
5, Place Ville Marie
4e étage
Montréal (Québec) H3B 5E7
Courriel :
Expéditeur
Nom de l’entreprise
Représentant autorisé
Adresse de l’entreprise
Numéro(s) de téléphone
Numéro de télécopieur
Adresse courriel
Signature du représentant autorisé
Veuillez indiquer votre intention à l’égard de présent processus d’approvisionnement en cochant l’un
des choix suivants:
[ ] Nous avons l’intention de répondre à BDC :
[ ] Nous avons l’intention de répondre à BDC avec un partenaire(s)
[ ] Nous n’avons PAS l’intention de répondre à BDC
Veuillez joindre à la présente votre proposition élaborée selon les critères de présélection
susmentionnés.
Avis d’occasion d’approvisionnement (AOA): Gestion de l’immobilier10/03/16
Annexe 2
ENTENTE DE CONFIDENTIALITÉ MUTUELLE (“ENTENTE”)
Renseignements confidentiels : s’entend des renseignements communiqués oralement, par écrit, par voie électronique ou sous
toute autre forme par la Partie divulgatrice à la Partie réceptrice en relation avec le processus d’appel d’offres, mais n’inclus pas
les renseignements qui (i) sont ou deviennent généralement accessibles au public autrement que par suite d’une divulgation de
la Partie réceptrice en contravention de la présente Entente; (ii) sont ou ont été mis en possession de la Partie réceptrice sur
une base non confidentielle par une source qui n’est pas, à la connaissance de la Partie réceptrice, liée par une entente de
confidentialité envers la Partie divulgatrice ni nulle autre partie à l’égard desdits renseignements; (iii) sont indépendamment
mis au point par la Partie réceptrice, sans l’utilisation Renseignements confidentiels. L’échange de Renseignements
confidentiels suite au processus d’appel d’offres sera régi par le contrat de services qui sera mis en place, le cas échéant, entre
la BDC et le soumissionnaire.
Divulgation. La Partie réceptrice doit (i) préserver la confidentialité des Renseignements confidentiels; (ii) user de la même
diligence et de la même discrétion qu’elle porte dans la sauvegarde de ses propres renseignements similaires confidentiels,
mais en aucun cas un degré moindre que la diligence raisonnable; (iii) ne communiquer les Renseignements confidentiels qu’à
ceux qui ont un besoin d’en connaître et strictement aux seules fins pour lesquelles ils ont été fournis par la Partie divulgatrice;
(iv) s’abstenir de divulguer les Renseignements confidentiels à un tiers sans l’autorisation écrite préalable de la Partie
divulgatrice; and (iv) s’assurer que ses représentants à qui sont communiqués les Renseignements confidentiels en application
de la présente Entente se conforment à celle-ci;
Obligation d’informer. La Partie réceptrice s’engage à aviser la Partie divulgatrice dès qu’elle a connaissance d’un manquement
à la présente Entente.
Retour ou destruction. La Partie réceptrice doit retourner tout Renseignement confidentiel reçu à la Partie divulgatrice sur
demande de celle-ci. Plutôt que de retourner un Renseignement confidentiel, la Partie réceptrice est autorisée à le détruire à la
condition de fournir à la Partie divulgatrice confirmation écrite de ladite destruction, laquelle confirmation doit être remise
dans les délais dans lesquels le Renseignement aurait par ailleurs dû être retourné.
Lois applicables. La présente Entente est régie et interprétée par les lois de la province de Québec et par les lois fédérales du
Canada y applicables et doit être interprétée en conséquence. Les tribunaux de la province de Québec ont compétence pour
trancher toute cause liée à la présente Entente, et chacune des Parties se soumet à la compétence exclusive des tribunaux de la
province de Québec.
EN FOI DE QUOI le soumissionnaire signe la présente Entente.
_________________________________
(Nom du Soumissionnaire)
_________________________________
(Nom de l’entreprise du soumissionnaire)
______________________________________
_________________
Avis d’occasion d’approvisionnement (AOA): Gestion de l’immobilier10/03/16
Annexe 3
Questionnaire de qualification
Nom du fournisseur
potentiel
Personne-ressource
Adresse
Téléphone
(
)
Télécopieur:
(
)
Courriel
Type d’entreprise
Taille des groupes destinés
aux opérations commeciales
(veuillez fournir des détails
relatifs au support juridique ( #
de FTEs, interne ou externe)
Propriétaire unique
Commanditaire
Compagnie
Société en commandite
Nombre total d’employés






Consortium
Autres, spécifier:______________________
Courtier/Agents immobiliers
Support administratif
Administration de Baux et gestion
Juridique
Identifier le nombre de
bureaux au Canada
Taille des groupes destines
aux operations commeciales
à Montréal (veuillez fournir
des détails relatifs au support
juridique ( # de FTEs, interne
ou externe)
Nombre total d’employés
Courtier/Agents immobiliers
Support administratif
Administration de Baux et gestion
Juridique
Votre compagnie est-elle membre en règle de l’Association des Courtiers et Agents Immobiliers du
Québec (ACAIQ)?
Y –a-t-il des jugements ou poursuites, pendants ou rendus contre vous ou votre compagnie?

oui

non

oui

non
Fournir une liste des jugements ou poursuites, pendants ou en cours, ainsi qu’une description des enjeux, le cas échéant.
Avis d’occasion d’approvisionnement (AOA): Gestion de l’immobilier10/03/16
Votre compagnie a-t-elle fait l’objet d’une annulation de contrat ou de pénalité par rapport à la
fourniture de services de gestion immobilière au Canada (tel que décrit à la présente) pour nonrespect?

oui

non

oui

non
Si oui, décrire les circonstances d’annulation ou de pénalité, le cas échéant.
Votre compagnie possède–t-elle une couverture d’assurance de responsabilité professionnelle
couvrant les erreurs et omissions faites dans le cadre de la livraison des services professionnels avec
une limite minimale de cinq millions de dollars ($5,000,000) par événement et par période.
*** Veuillez inclure ce questionnaire avec votre soumission en vertu de l’AOA
Avis d’occasion d’approvisionnement (AOA): Gestion de l’immobilier10/03/16
Annexe 4
PROFIL D’EXPERIENCE
Fournir des détails afin de démontrer votre implication directe dans la gestion transactionnelle, négociation et gestion
de baux pour une durée minimum de 3 ans. Fournir trois références récentes qui peuvent attester du type et de la
qualité des services que vous avez fournis. Spécifier si le mandat était régional, national ou provincial ainsi que son
étendue, durée et valeur.
Profil # 1 of 3
Nom du Client
Personne-Ressource
Adresse
Téléphone
Técopieur
Courriel
# de propriétés
Doit avoir un minimum
de 100 sites/propriétés
Période et durée
Superficie totale (pi. ca.)
Distribution
géographique
Un minimum de 4
des 5 régions
Type de mandat





Atlantique
Québec
Ontario
Prairies/nord
Colombie-Britannique/Yukon
Avis d’occasion d’approvisionnement (AOA): Gestion de l’immobilier10/03/16
Profile # 2 of 3
PersonneRessource
Nom du Client
Adresse
Téléphone
Técopieur
# de propriétés
Courriel
Superficie totale (pi.
ca.)
Période et durée
Distribution
géographique
Un minimum de 4
des 5 régions
Type de mandat





Atlantique
Québec
Ontario
Prairies/nord
Colombie-Britannique/Yukon
Avis d’occasion d’approvisionnement (AOA): Gestion de l’immobilier10/03/16
Profile # 3 of 3
Nom du Client
Personne-Ressource
Adresse
Téléphone
Técopieur
# de propriétés
Courriel
Période et durée
Distribution
géographique
Un minimum de 4
des 5 régions
Superficie totale (pi. ca.)





Atlantique
Québec
Ontario
Prairies/Nord
Colombie-Britannique/Yukon
Type de mandat
** Veuillez inclure ce questionnaire avec votre soumission en vertu de l’AOA
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