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Anciens règlements - Société historique de la Côte-Nord

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RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX REFONDUS – ET AMENDÉS –
DE LA
SOCIÉTÉ HISTORIQUE DE LA CÔTE-NORD – 1985
(Mise à jour le 9 mars 2011)
1.0
NOM ET INCORPORATION
Le nom de la Société est “La Société Historique de la Côte-Nord », ci-après désignée sous
le nom de Société ou de Société historique. Elle a été fondée le 16 mai 1947 par Mgr René
Bélanger sous le haut patronage de Son Excellence N.-A. Labrie, évêque du Golfe StLaurent. Elle a été incorporée par charte provinciale le 19 septembre 1962.
2.0
BUTS
La Société poursuit les buts énumérés dans sa charte et principalement :
a) Regroupe des personnes intéressées à étudier et à faire connaître notre
histoire régionale ;
b) Recueille et conserve tous les ouvrages, documents, objets, etc…
relatifs à l’histoire de notre région ;
c) Administre et exploite un musée régional, une bibliothèque et des
archives se rapportant à notre histoire ;
d) Achète, loue, vend, restaure, administre et exploite maisons historiques,
sites historiques et préhistoriques dans la région.
3.0
SIEGE SOCIAL ET SCEAU
La principale place d’affaires de la Société est à Baie-Comeau, au Québec.
Le sceau de la Société est au nom de « La Société historique de la Côte-Nord.
4.0
BUREAU DE DIRECTION
4.01
Administration
Les affaires de la Société sont administrées par un bureau de direction de onze (11)
directeurs, dont quatre sont choisis parmi les anciens. Les anciens présidents et
anciens directeurs pourront siéger d’office au conseil d’administration. Ils auront
droit de parole et seront consultés pour toute question touchant l’orientation de la
Société. Pour être membre d’office du bureau de direction, les anciens directeurs
devront avoir exercé deux mandats consécutifs.
Le bureau pourra, s’il le juge à propos, former un comité de gestion pour gérer les
affaires courantes de la Société. Il en délimitera les pouvoirs et les règles de
fonctionnement par voie de résolution. Ce comité sera formé de cinq membres,
dont le président, le secrétaire et le trésorier.
4.02
Qualifications
Chaque directeur devra être membre actif de la Société.
4.03
Élection
Les directeurs seront élus chaque année à l’assemblée générale annuelle. Les
directeurs sont rééligibles.
4.04
Mandat
Le mandat est de deux (2) ans. Cinq (5) ou six (6) directeurs, selon le cas, iront en
élection à chaque année, afin d’assurer une certaine permanence au bureau de
direction. À l’assemblée annuelle de 1978, six (6) directeurs iront en élection et,
pour cette première année, les noms des personnes seront tirés au hasard.
4.05
Scrutin
L’élection des directeurs se fera sur proposition de candidats appuyés par un
membre actif. Le scrutin ne sera secret que si demande en est faite par un membre
actif.
4.06
Vacances
Le bureau de direction pourra déclarer vacante la charge d’un directeur pour toute
cause majeure (ex. : décès, démission écrite, interdiction, etc…)
La charge d’un directeur qui néglige d’assister à trois (3) assemblées consécutives
du bureau de direction devient automatiquement vacante à moins que le bureau de
direction n’en ai accepté les motifs et que cette acceptation soit inscrite au procèsverbal de l’assemblée.
Si la vacance survient moins d’un (1) an avant la fin du mandat, le bureau de
direction nomme, de façon intermédiaire, un remplaçant pour combler le poste
laissé vacant jusqu’à la fin du mandat initial.
Si une telle vacance survient plus d’un (1) an avant la fin du mandat, le bureau de
direction procède au remplacement jusqu’à la réunion annuelle subséquente. Lors
de cette assemblée, les membres nomment un remplaçant pour terminer le mandat.
5.0
ASSEMBLEE DU BUREAU DE DIRECTION
5.01
Fréquence
Les assemblées du bureau de direction auront lieu aussi souvent que le président,
le vice-président et/ou le secrétaire le jugeront nécessaire. Néanmoins le bureau
sera tenu à un minimum de quatre (4) assemblées durant l’année.
En cas de refus d’agir de ces personnes, deux (2) directeurs peuvent convoquer
une assemblée du bureau de direction.
5.02
Convocation
Elles seront convoquées par le secrétaire par les moyens mis à sa disposition (avis
écrits, téléphone ou autre). Le délai de convocation sera de quarante-huit (48)
heures.
5.03
Procédure
En cas de difficulté, les assemblées se dérouleront selon les procédures du code
Morin.
5.04
Quorum
Le quorum du bureau de direction sera de six (6) membres.
5.05
Vote
Les questions soumises au bureau de direction seront décidées par le vote de la
majorité des directeurs présents.
En cas d’égalité des voix, le vote du président du bureau d’élection sera
prépondérant.
6.0
REMUNERATION DES DIRECTEURS
Le bureau de direction pourra, par résolution, accorder une rémunération à un directeur
pour des services spéciaux rendus à la Société sans qu’il soit nécessaire de faire confirmer
la résolution par les membres de l’assemblée générale.
Le bureau pourra également décider de rembourser aux directeurs leurs frais de voyage et
autres déboursés occasionnés par les affaires de la Société.
7.0
OFFICIERS
7.01
Nombre et titres
Les officiers de la Société seront le président, le vice-président, le secrétaire, le
trésorier et les directeurs.
7.02
Élection
Les officiers seront élus lors de l’assemblée générale annuelle ou à l’assemblée
subséquente du bureau de direction. Les directeurs choisiront alors le président, le
vice-président, le secrétaire et le trésorier.
Un vote de la majorité absolue du bureau de direction sera nécessaire pour
l’élection ou la nomination des dits officiers.
7.03
Devoirs et pouvoirs des officiers
a) Le président
Il doit présider toutes les assemblées des membres du bureau de direction.
Il signe avec le secrétaire ou le trésorier selon le cas, les documents de la
Société, y compris les chèques et autres effets de commerce. Le bureau de
direction pourra, pour des raisons d’efficacité ou autre, désigner une autre
personne pour signer les effets de commerce.
Il exerce le contrôle et l’autorité nécessaire au bon fonctionnement de la
Société.
Il exerce tous les pouvoirs et exécute toutes les tâches que lui confie à
l’occasion le bureau de direction ou l’assemblée générale annuelle.
b) Le vice-président
Il occupe le poste, exerce les pouvoirs et exécute les tâches du président
lorsque ce dernier est absent, refuse d’agir ou en est incapable.
c) Le secrétaire
Le secrétaire a la garde des documents et effets de la Société.
Il est le dépositaire du livre des délibérations et le gardien du sceau de la
Société.
Il signe, avec le président, les procès-verbaux et autres documents pertinents.
Il agit comme secrétaire d’assemblée aux réunions des membres et du bureau
de direction et exerce toutes les fonctions inhérentes à cette charge.
Il exerce toute autre tâche que lui confie le bureau de direction ou l’assemblée
annuelle.
d) le trésorier
Il a la garde de toutes les valeurs financières de la Société et la charge de la
tenue des livres de la Société.
Il signe les effets de commerce avec le président ou la personne désignée par le
bureau de direction.
Il est chargé de voir à la préparation des budgets et à la vérification des livres.
Il exerce toute autre tâche que lui confie le bureau de direction ou l’assemblée
générale annuelle.
e) les directeurs
Tous les membres du bureau de direction qui n’occupent pas un des quatre (4)
postes précédents agissent à titre de directeur. Ils ont droit de parole et de vote
aux assemblées.
Ils peuvent de plus exercer toute fonction qui leur est attribuée par le bureau de
direction ou l’assemblée générale annuelle.
8.0
MEMBRES DE LA SOCIETE
8.01
Les membres actifs
Sont membres actifs ceux qui ont satisfaits aux conditions suivantes :
Avoir payé sa contribution à la date prescrite ;
Avoir été agréé par le bureau de direction ;
Pouvoir et vouloir aider la Société dans la poursuite de ses buts.
Les membres actifs jouissent des privilèges suivants :
Droit de vote aux assemblées annuelles et éligibilité au bureau de
direction ;
Recevoir le rapport annuel des activités de la Société ainsi que le bilan
financiers ;
Accès aux archives et à toutes les activités de la Société selon les modalités
approuvées par le bureau de direction, de temps à autre.
8.02
Les membres honoraires
Le titre de « membre honoraire » est accordé en raison de service rendus à la
Société ou de travaux historiques de qualité.
Ce titre est attribué par le bureau de direction et donne à son détenteur le droit de
jouir des privilèges accordés aux membres actifs sauf le droit de vote aux
assemblées.
8.03
Les membres à vie
Ce titre est accordé aux personnes qui, tout en ayant versé un montant minimum de
100,00$, démontrent leur intérêt constant pour la Société. Ce titre est également
accordé aux anciens présidents du conseil d’administration de la Société. Il
s’accorde habituellement aux personnes qui ont travaillé aux buts de la Société
pendant au moins dix (10) ans.
Les détenteurs de ce titre auront les mêmes privilèges que les membres actifs et en
plus pourront recevoir gratuitement les cahiers d’histoire de la Société.
8.04
Les membres associés
Ce titre est accordé à ceux (association et/ou individu) qui ne remplissent pas les
conditions nécessaires pour être membres actifs mais désirent appuyer le travail de
la Société par des dons (minium de 25,00$)
8.05
Les membres correspondants
Ce titre est accordé aux personnes qui, tout en demeurant à l’extérieur de la région,
démontrent leur intérêt pour la Société.
8.06
Exclusion d’un membre
Le bureau de direction ou l’assemblée générale pourra exclure tout membre par un
vote des 2/3 des membres présents, pour toute cause majeure.
8.07
Liste des membres
Le secrétaire, en collaboration avec le trésorier, devra tenir à jour une liste des
membres en règle de la Société.
Les personnes non inscrites sur cette liste, quinze (15) jours avant l’assemblée
annuelle, n’auront pas droit de vote à cette assemblée. Cette liste sera au préalable
approuvée par le bureau de direction. Il sera lisible au bureau de direction, aux
conditions qu’il pourra déterminer, de pourvoir à l’émission de cartes de membre.
Pour être valides, ces cartes devront porter la signature des personnes désignées à
cet effet. La signature d’une seule personne désignée est suffisante pour valider les
cartes de membres.
9.0
CONTRIBUTION
9.01
Établissement de la cotisation
Le montant exigible des membres actifs est fixé, à chaque année, par le bureau de
direction, lors de la présentation des prévisions budgétaires.
9.02
Paiement de la cotisation
Le montant devra être payé avant le 31 janvier de chaque année. Le membre qui
aura omis de satisfaire à cette exigence verra son nom rayé des listes de la Société.
Il pourra cependant réintégrer les rangs de la Société en payant sa cotisation au
moins quinze (15) jours avant l’assemblée générale annuelle.
10.0
ASSEMBLEE GENERALE DES MEMBRES
10.01 Pouvoirs
L’Assemblée générale est l’autorité suprême dans les affaires de la Corporation et
elle juge sans appel les questions en litige. Elle a le pouvoir de :
Amender la constitution et les règlements de la Société ;
Nommer les vérificateurs des transactions financières de la société ;
Ratifier les actes du bureau de direction ;
Adopter le programme et les priorités de travail de l’année ;
Adopter ou rejeter les rapports financiers ;
Procéder à l’élection du président et des administrateurs de la société parmi
les délégués présents.
10.02 Fréquence, date et lieu
L’assemblée générale se tiendra au moins une (1) fois annuellement, à une date
choisie par le bureau de direction et à l’endroit désigné par ce dernier.
10.03 Convocation
Toute assemblée de membres sera convoquée par avis écrit adressé à chacun
d’eux. Il devra indiquer la date, l’heure, l’endroit ainsi que le projet d’ordre du jour
de l’assemblée.
Cet avis de convocation devra être posté au moins quinze (15) jours francs avant la
tenue de l’assemblée. La présence d’un membre couvrira le défaut d’avis.
Le bureau de direction ou, à son défaut, sept (7) membres en règle pourront
convoquer une assemblée générale.
10.04 Quorum
Vingt pour cent (20%) des membres en règle constituent le quorum.
10.05 Droit de vote
À toute assemblée, seuls les membres actifs en règle auront le droit de vote,
chaque membre n’ayant droit qu’à un (1) seul vote. Les votes par procuration ne
seront pas valides.
Tous les votes se feront à scrutin ouvert ou, si tel est le désir d’un membre, par
scrutin secret.
Les questions soumises seront décidées à la majorité des voix des membres actifs
présents.
En cas d’égalité des voix, le président aura un vote prépondérant.
10.06 Assemblée générale spéciale
L’Ordre du jour définitif devra parvenir en même temps que l’avis de convocation
et le délai de convocation sera porté à quarante-huit (48) heures.
Pour toutes les autres questions, on se référera aux règles régissant l’assemblée
générale régulière.
11.0
DISPOSITIONS FINANCIERES
11.01 Exercice financier
L’exercice financier de la société se termine le 31 décembre de chaque année ou à
toute autre date que pourra fixer l’assemblée.
11.02 Tenue des livres
Le bureau de direction fera tenir par le trésorier, ou sous son contrôle, un ou des
livres de comptabilité dans lequel ou lesquels seront inscrits tous les fonds reçus
ou déboursés par la société, tous les biens détenus par la société, toutes les dettes
ou obligations ainsi que toutes autres transactions financières de la société Ce ou
ces livres seront sous la garde du trésorier et pourront être examinés par tout
membre en règle.
11.03 Vérification
Les livres et états financiers de la société seront vérifiés annuellement, dès la fin de
l’exercice financier, par le vérificateur nommé lors de l’assemblée générale
annuelle.
11.04 Effets bancaires
Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de la Société seront signés par
les personnes désignées de temps à autre à cette fin par le bureau de direction.
11.05 Contrats et engagements
Les contrats et autres documents requérant la signature de la société seront
préalablement approuvés par le bureau de direction et, s’il y a lieu, seront signés
par le président et le trésorier ou par le président et le secrétaire.
11.06 Dissolution
Lors de la dissolution de la corporation, la totalité des biens restants sera dévolue à
des organismes de bienfaisance enregistrés ou à d’autres donataires reconnus
décrits dans la Loi de l’impôt sur le revenu.
11.07 Emprunts
Les pouvoirs d’emprunt sont ceux prévus par la charte. Le bureau de direction aura
à voter une marge de crédit selon les situations.
11.08 Protection des directeurs
La société indemnisera et remboursera tout directeur des poursuites et procédures
intentées ou exercées contre lui à raison d’actes ou de choses accomplis ou permis
par elle dans l’exécution de ses fonctions d’office, excepté ceux résultant de sa
faute ou négligence.
11.09 Dons
La société, étant une corporation sans but lucratif, pourra recevoir toutes formes de
dons y compris les dons faits par méthode testamentaire.
12.0
DISPOSITIONS GENERALES
Les règlements adoptés le 29 février 1972 sont abrogés et remplacés par ceux énumérés
plus haut.
Pour tout amendement aux règlements, un avis de convocation sera donné au moins un (1)
mois avant la date prévue pour la tenue de l’assemblée et un vote des 2/3 des membres
actifs présents sera nécessaire à leur approbation.
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