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1 9 mars 2016 APPEL D`OFFRES Le Musée

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9 mars 2016
APPEL D’OFFRES
Le Musée canadien de la nature invite les entreprises compétentes à présenter une
proposition dont l’objet est de fournir un nouveau système d’admission et de réservation
conformément au cadre de référence ci-annexé.
DATE LIMITE DE RÉCEPTION DES PROPOSITIONS
Vendredi le 8 avril 2016 à 15 h.
NOM ET ADRESSE DE L’ORGANISATION NOM ET TITRE DE LA PERSONNE
AUTORISÉE À SOUMETTRE UNE
PROPOSITION
AU
NOM
DE
L’ORGANISATION
NOM:____________________________
__________________________________
Nom
TITRE:____________________________
__________________________________
Téléphone
Signature:_________________________
__________________________________
Courriel
Date:_____________________________
N° DE DOSSIER MCN 15-1630-CMN-109
Veuillez soumettre le nom, le numéro de téléphone
ainsi qu’une adresse courriel de la personne avec
laquelle nous pourrons communiquer pour des
explications et/ou des renseignements additionnels.
Prière de retourner une copie signée de
ce formulaire avec votre proposition.
1
RENSEIGNEMENTS SUR LA SOCIÉTÉ
Le Musée canadien de la nature (MCN) trouve son origine en 1842 à la Commission
géologique du Canada et depuis plus de 170 ans, il veille à accroître et à conserver les
collections d’histoires naturelles canadiennes en plus de les utiliser à des fins de recherches et
de programmation publique.
Le MCN a été constitué en société d’état le 1er juillet 1990, en vertu de la Loi sur les musées et
la société est nommée à la partie1 de l’annexe III de la Loi sur la gestion des finances
publiques. Il rend compte de ses activités au Parlement par l’entremise de la ministre du
Patrimoine canadien. Le MCN s’acquitte de son mandat comme le prescrit la Loi sur les
musées. Ceci s’inscrit dans le contexte du régime de gouvernance et de reddition des comptes
tel que défini dans la Loi sur les musées ainsi que dans la partie X de la Loi sur la gestion des
finances publiques. Le conseil d’administration du Musée ainsi que l’équipe de gestion
s’engagent fermement à gérer les fonds publics et privés investis dans l’institution de manière
transparente et responsable en plus d’optimiser les contributions du Musée à la société
canadienne et aux Canadiens.
Le mandat du MCN, tel qu’inclus dans la Loi sur les musées (1990) est :
« accroître, dans l’ensemble du Canada et à l’étranger, l’intérêt et le respect à l’égard de la
nature, de même que sa connaissance et son degré d’appréciation par tous. Il remplit ce
mandat par la constitution, l’entretien et le développement, aux fins de la recherche et pour la
postérité, d’une collection d’objets d’histoire naturelle principalement axée sur le Canada ainsi
que par la présentation de la nature, des enseignements et de la compréhension qu’elle
génère. »
Des informations supplémentaires portant sur le Musée canadien de la nature sont disponibles
sur notre site web : www.nature.ca.
INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES
1.
Date limite pour la remise des soumissions :
15 h le vendredi 8 avril 2016.
Les propositions reçues après cette date et heure de clôture ne seront PAS
considérées et seront retournées non décachetées.
2.
Veuillez faire parvenir sept (7) exemplaires de votre proposition technique
(critères à incidence non monétaire) et une copie (1) (critères à incidence non
monétaire) en format électronique tel que MS Word ou Adobe PDF dans une
enveloppe portant l’inscription : « SYSTÈME D’ADMISSION ET DE RÉSERVATION
DU MCN # 15-1630-CMN-109 ».
2
Veuillez faire parvenir un (1) exemplaire de votre proposition financière dans une
enveloppe scellée portant l’inscription « PROPOSITION DE COÛTS # 15-1630CMN-109 ».
À:
Contrats et achats
Musée canadien de la nature
En personne :
1740, chemin Pink
Gatineau (secteur Aylmer), Québec J9J 3N7
Par la poste :
C.P. 3443, Succursale D
Ottawa, Ontario K1P 6P4
3.
Chaque soumissionnaire doit fournir une copie de la première page de cette demande
de propositions, signée par un représentant autorisé à agir en son nom.
4.
Tous les renseignements contenus dans la présente DP sont exclusifs et doivent rester
confidentiels à moins qu’une autorisation écrite préalable n’ait été obtenue du MCN.
5.
Cette demande de propositions et toutes ententes subséquentes sur les mêmes objets
seront régies par les lois de la province canadienne de l’Ontario.
6.
Cet appel d’offres n’est PAS une offre de contrat, mais plutôt une demande visant à
obtenir des prix de la part des compagnies intéressées à fournir les services/services
dont le sommaire figure ci-dessous. Ces propositions seront traitées par le MCN
comme des offres de contrat. Le MCN se réserve le droit de rejeter toutes les
propositions, en tout ou en partie, et/ou d’entamer des négociations avec toute (s) autre
(s) partie (s) concernant la fourniture au Musée des mêmes services.
7.
Le MCN se réserve le droit de réduire proportionnellement ses besoins tels qu’identifiés
dans les exigences et de choisir le soumissionnaire privilégié selon ces besoins réduits.
8.
Le MCN ne sera pas responsable des frais engagés pour préparer, soumettre et
présenter une réponse à la présente DP et ne remboursera ces frais à aucun
soumissionnaire.
9.
Bien que ce soit un facteur important, le soumissionnaire qui soumettra le plus bas prix
n’obtiendra pas forcément le contrat. Le choix d’une firme sera fondé sur une évaluation
de TOUTES les exigences de la demande de propositions et NON sur la base d’un seul
facteur.
10.
Le MCN se réserve le droit, à n’importe quelle étape de l’évaluation des propositions,
de demander aux soumissionnaires de lui fournir des précisions, des renseignements
supplémentaires ou un exposé personnel concernant leur proposition. Cependant, les
soumissionnaires n’auront pas le loisir de réviser leur proposition une fois qu’elle aura
été remise.
11.
L’obligation du MCN d’expliquer son choix final à un soumissionnaire sera limitée à la
divulgation au soumissionnaire de son classement par rapport aux critères d’évaluation.
3
Pour sauvegarder la confidentialité des renseignements fournis par les autres
fournisseurs, le MCN ne devra, en aucune circonstance, divulguer les détails des autres
soumissions sauf le nom du fournisseur dont la soumission aura été choisie.
12.
Toutes les questions des fournisseurs possibles concernant la présente DP doivent être
dirigées à et seront chargées par :
Contrats et achats
No de téléphone : 613 566-4240
Facsimilé : 613 364-4025
Courriel : Approvisionnement-Procurement@mus-nature.ca
13. Pour obtenir une réponse, toutes les questions/clarifications doivent être présentées par
écrit. Une réponse écrite à chaque question sera envoyée à tous les soumissionnaires
participants. Toutes les questions doivent être reçues au plus tard à midi 12 h, mardi le
29 mars 2016.
14.
Les informations données verbalement n’engageront pas le musée de quelque façon
que ce soit. L’entrepreneur doit avoir reçu une confirmation écrite du musée de toute
modification ou de tout changement apporté à la présente DP.
15.
Le MCN se réserve le droit de vérifier toute l’information fournie par un entrepreneur
intéressé en communiquant directement avec ses anciens clients, ses associés et les
membres de son personnel. Vous devez accepter de fournir et d’émettre toutes les
autorisations nécessaires pour permettre de confirmer votre expérience antérieure. Les
fausses déclarations visant votre expérience et la portée de votre expérience antérieure
peuvent constituer des motifs de disqualification.
16.
Le MCN se réserve le droit de disqualifier n’importe quel entrepreneur si sa proposition
montre que la façon dont il fournit les services peut avoir une incidence négative sur les
relations d’affaires existantes du Musée canadien de la nature.
17.
Le MCN peut, à n’importe quel moment, annuler la présente DP, intégralement ou en
partie, sans exposer le Musée canadien de la nature à des frais ou à des pénalités. Le
MCN n’a pas à justifier une telle décision.
18.
La divulgation d’information reçue connexe à la demande de soumissions ou à
l’attribution de contrats pourrait être exécutée par les agents compétents du MCN,
conformément aux dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la
protection des renseignements personnels, décrets qui se rapportent à ce sujet émis
par la Couronne, et comme modifié.
19.
Les documents de soumission comprennent :
a) Documents de la demande de soumission No.15-1630-CMN-109 (également appelés
les « instructions »)
b) Annexe A – Exigences obligatoires
c) Annexe B – Exigences cotées
d) Annexe C – Proposition des coûts
e) Annexe D – Définitions
f) Annexe E – Schémas des TI
4
20.
En soumettant une proposition, le soumissionnaire reconnait que tous les
documents précités ont été reçus. Il incombe au soumissionnaire de s’assurer de
l’inclusion de tous les documents et d’obtenir auprès d’Achatsetventes.gc.ca les copies
d’items manquants. L’omission de se procurer le (s) document (s) manquant (s) ne
dispense pas le soumissionnaire des obligations imposées ci-après, pas plus qu’il ne
l’exempte des directives énoncées.
21.
Les propositions doivent être valides en tous points, incluant le prix, pour une période
de cent-vingt (120) jours civils au minimum à compter de la date de clôture de la
demande de soumission.
22.
Les renseignements sur les prix doivent être inclus seulement dans la section
Proposition de coûts et présentés dans une enveloppe scellée portant l’inscription
« PROPOSITION DE COÛTS DP# 15-1630-CMN-109 ».
23.
Le soumissionnaire doit savoir que la simple énumération de l’expérience sans données
justificatives décrivant où et comment cette expérience a été acquise ne représente pas
une « preuve » pour les besoins de l’évaluation.
24.
Les propositions seront évaluées en fonction de la conformité aux exigences
obligatoires définies dans l’annexe A de cette DP. À toute étape de l’évaluation, si une
exigence obligatoire n’est pas respectée, la proposition sera considérée comme étant
non conforme et sera éliminée. Une proposition peut être non recevable et ne plus être
prise en considération si elle ne fournit pas d’informations suffisamment détaillées
servant à l’évaluation faite en fonction des critères. La décision concernant la
conformité ou non-conformité d’une proposition relève exclusivement du comité
d’évaluation de la DP.
25.
Toutes les propositions qui satisfont aux exigences obligatoires seront évaluées et
feront l’objet d’une cotation pour chacune des exigences cotées définies à l’annexe B.
La cotation des exigences cotées est à l’entière discrétion de l’équipe d’évaluation de la
DP.
Voir Termes et conditions sur le site du Musée canadien de la nature au www.nature.ca
5
Sommaire
1. Situation actuelle de l’entreprise ......................................................................................................... 7
2.
Renseignements généraux ................................................................................................................... 7
2.1. Mandat ................................................................................................................................................. 7
2.2. La mise en place de notre mandat ....................................................................................................... 8
2.3. Survol organisationnel ......................................................................................................................... 8
2.4. Secteurs d’activités .............................................................................................................................. 9
2.5. Canaux de vente ................................................................................................................................ 10
2.5.1.
2.5.2.
2.5.3.
2.5.4.
2.5.5.
2.5.6.
2.5.7.
2.5.8.
2.5.9.
2.5.10.
Admission générale ......................................................................................................................... 10
Adhésion .......................................................................................................................................... 10
Dons................................................................................................................................................. 11
Cartes-cadeaux ............................................................................................................................... 11
Inscription aux programmes ............................................................................................................ 11
Locations des espaces .................................................................................................................... 12
Expositions spéciales ...................................................................................................................... 12
Films 3D ........................................................................................................................................... 12
Produits consommables et services ................................................................................................ 12
Présence web .................................................................................................................................. 13
2.6. Opportunité commerciale .................................................................................................................. 13
3.
Processus d’évaluation ...................................................................................................................... 14
3.1. Structure d’évaluation ....................................................................................................................... 15
4.
Démonstration et exigences de l’interview ....................................................................................... 15
6
1. Situation actuelle de l’entreprise
Le MCN a acheté Ticketmaster Vista, une solution de billetterie informatisée, par le biais d’un
concours en 2006. Le système a été mis en place avec succès et continue d’être le système
de billetterie utilisé au Musée. Le support pour TM Vista a pris fin en juin 2015. Auparavant,
TM Vista servait à effectuer la vente en ligne des admissions, les ventes du cinéma 3D, les
ventes des expositions spéciales et celles des évènements reliés à la programmation adulte.
Shopify est utilisé actuellement à titre de solution provisoire pour la vente des évènements
reliés à la programmation adulte. Il est nécessaire de remplacer le système de billetterie actuel
afin d’assurer la continuité de la fonctionnalité du traitement des ventes ainsi qu’une
communication efficace sur le rendement opérationnel.
2. Renseignements généraux
Le Musée canadien de la nature (MCN) est le musée national d’histoire naturelle du Canada.
Le Musée propose des pratiques fondées sur l’évidence, et qui inspirent les expériences des
visiteurs et l’engagement réel avec le passé, le présent et le futur de la nature. Pour ce faire, il
effectue de la recherche scientifique, il possède une collection de plus de 10,5 millions de
spécimens, il offre des programmes éducatifs ainsi que des expositions itinérantes sans
oublier les galeries signature qui portent sur les fossiles, la flore et la faune marines et d’eau
douce, les roches et les minéraux, les oiseaux et les mammifères en plus d’un site web
dynamique : nature.ca. Le MCN est une organisation aux canaux de vente multiples et qui
offre des expériences exceptionnelles, peu importe le canal choisi.
Le nom officiel de l’édifice abritant notre musée est L’Édifice commémoratif Victoria (ÉCV). Il
se situe au 240 rue McLeod à Ottawa (ON). La majorité de nos expositions et de nos
programmes sont offerts à cet endroit. Cet édifice est le premier édifice au Canada créé dans
le but d’en faire un musée national et il est considéré comme un site historique national. Quant
à nos activités de recherche, nos collections et notre fonctionnement administratif, ils prennent
place dans notre édifice du Campus du patrimoine naturel (CPN) situé à Gatineau au Québec.
2.1.
Mandat
Le Musée canadien de la nature, créé en 1842, tire son origine de la Commission géologique
du Canada. Près de 150 ans plus tard, soit le 1er juillet 1990, le Musée est devenu une société
d’État en vertu d’une Loi du Parlement.
La Loi sur les musées fut un évènement important dans l’histoire du Musée. Son statut de
société d’État lui a valu un nouveau nom, un nouveau statut d’indépendance et un mandat
élargi. « Le Musée canadien de la nature a pour mission d’accroître, dans l’ensemble du
Canada et à l’étranger, l’intérêt et le respect à l’égard de la nature, de même que sa
connaissance et son degré d’appréciation par tous. Il remplit ce mandat par la constitution,
l’entretien et le développement, aux fins de la recherche et pour la postérité, d’une collection
d’objets d’histoire naturelle principalement axée sur le Canada ainsi que par la présentation de
la nature, des enseignements et de la compréhension qu’elle génère ».
- Tiré de la Loi sur les musées, chapitre M-13.4 (1990, c.3)
7
2.2.
La mise en place de notre mandat
La vision du Musée canadien de la nature est de favoriser la compréhension de la nature et
d’inspirer le respect à son égard. Le MCN concrétise cette vision en offrant à ses visiteurs des
explications qui reposent sur des données factuelles, des expériences inspirantes et un
engagement concret envers la nature, son héritage, son présent et son avenir.
Notre service de l’expérience et de l’engagement est au premier rang pour offrir des
expériences personnelles marquantes, des discussions et des débats dynamiques, des
témoignages d’experts et des récits extraordinaires centrés sur nos collections. Un lien avec le
Musée contient une promesse : celle d’interagir avec la nature et d’explorer l’avenir de notre
monde naturel.
Par l’entremise du service de la recherche et des collections, le Musée continue d’enrichir et
d’entretenir ses collections d’histoire naturelle, ce qui ne l’a pas empêché d’acquérir de solides
compétences dans les domaines de la gestion et de la conservation des collections. Dans le
domaine de la recherche, nos activités sont axées sur ce qui intéresse le plus la société et sur
ce qui est le plus approprié. Nous cherchons surtout à faire de nouvelles découvertes, à
recueillir et à analyser les données scientifiques afin de faire progresser notre connaissance
de la diversité naturelle.
La richesse des connaissances acquises grâce à nos collections d’histoire naturelle et à notre
recherche de pointe forme la pierre angulaire des expositions fascinantes et des programmes
éducatifs présentés par le Musée. C’est ainsi que nos programmes d’activités grand public font
participer les Canadiens et les Canadiennes à des dialogues sur la nature et qu’ils récusent
les opinions et les idées fixes. Dans toutes nos activités, le MCN cherche à interpréter l’histoire
et les sciences naturelles de façon stimulante et interactive. Le MCN cherche à vulgariser
davantage la nature et les sciences auprès de tous les Canadiens et les Canadiennes, quel
que soit leur âge.
2.3.
Survol organisationnel
Le Musée canadien de la nature (MCN) vise à être une destination de choix pour les gens de
tous âges tout en opérant au sein d’un contexte financier durable où existent plusieurs
branches d’activités. Le MCN compte un nombre déterminé d’objectifs impliqués dans la
réalisation de ce projet. Les objectifs sont les suivants :



Faire accroitre l’entreprise grâce à l’augmentation des revenus, des marchés et des
visiteurs assidus;
Améliorer l’efficacité et l’efficience des systèmes actuels et nouveaux en contrôlant les
dépenses, en utilisant les ressources de façon efficace, en améliorant la collecte de
données et en augmentant l’intégration des systèmes en mettant en place pour
l’ensemble du Musée de la programmation et des processus;
Améliorer l’expérience et l’engagement du visiteur en développant un programme
d’expériences et d’engagements qui favorise la connexion chez le visiteur; améliorer
l’expérience en ligne du Musée en intégrant le commerce électronique et en
développant une meilleure connaissance et évaluation des publics dans le but
d’identifier les produits qui répondent aux besoins des publics.
8
2.4.
Secteurs d’activités
Divers secteurs d’activités appuient les objectifs du Musée. Ces secteurs d’activités sont actuellement
gérés par plusieurs canaux de vente : billetterie, centre de contacts (MCN) et internet. Les secteurs
d’activités sont groupés en 4 catégories telles que présentées dans le tableau qui suit.
Galeries (visites autoguidées)
Public général (payant)
Revenu ($)
Visiteurs (#)
2 259 000 $
205 000
S/O
78 600
Membres
420 000 $
58 100
Groupes scolaires
120 000 $
17 200
Groupes non scolaires
230 000 $
34 700
3 029 000 $
393 600
Public général (gratuité)
Total des galeries (visites autoguidées)
Activités spéciales
Ateliers (groupes scolaires)
Tournées guidées (groupes scolaires et non
scolaires)
Programmation adulte
Fêtes d’anniversaire
Location des espaces
Couchers au Musée
Total des activités spcéciales
*Activités complémentaires
Expositions spéciales
Revenu ($)
Visiteurs (#)
66 000 $
10 300
54 000 $
5 000
425 000 $
43 000 $
16 550
1 835
672 000 $
à déterminer
36 000
à déterminer
1 260 000 $
69 685
Revenu ($)
Visiteurs (#)
484 000 $
111 345
Films 3D
230 000 $
69 000
Brunchs
26 000 $
1 575
740 000 $
181 920
Total des activités complémentaires
Services auxiliaires
Stationnement
Revenu ($)
Transactions (#)
700 000 $
74 000
Boutique
593 000 $
38 000
Café
516 000 $
93 000
205 000
Total des services auxiliaires
1 809 000 $
*Les activités complémentaires sont des produits que les visiteurs peuvent choisir d’acheter en plus de leur visite autoguidée des galeries, ou en
supplément aux activités spéciales. Les participants des activités complémentaires ne sont pas des visiteurs uniques (tout comme les galeries et les
activités spéciales).
9
2.5.
Canaux de vente
Le Musée vend une variété de produits, de services et de programmes. Ci-après, un
échantillon des produits, services et programmes offerts aux clients ainsi que les canaux de
vente respectifs.
Admission
générale
Adhésions
Dons
Cartescadeaux
Inscription aux
programmes
Location des
espaces
Expositions
spéciales
Films 3D
Produits
consommables
– Boutique
Produits
consommables
- Café
Services Stationnement
Billetterie
Internet
Kiosque
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Centre de
contacts
X
X
X
2.5.1. Admission générale
À la billetterie, l’équipe de la planification des visites voit à la gestion des admissions
générales, à la vente des programmes publics, des chèques-cadeaux, des adhésions et des
passeports. Lors de périodes de pointe, les hôtes servent plus de 650 visiteurs par heure
(excluant les groupes), ce qui représente environ 150 transactions par heure. Les périodes de
pointe du Musée ont lieu lors de la relâche scolaire du Québec et de l’Ontario ainsi qu’au cours
des mois de juillet et août.
2.5.2. Adhésion
Le programme d’adhésion du Musée compte environ 5 200 membres. L’adhésion permet à un
individu ou à une famille d’acheter un laissez-passer d’une ou deux années qui lui offre
l’entrée gratuite à notre Musée ainsi qu’à nos expositions-vedettes temporaires. Le programme
d’adhésion offre également des rabais sur la programmation du MCN comme le cinéma 3D,
les fêtes d’anniversaire, la programmation adulte, la programmation spéciale ainsi que des
rabais à la boutique et au café du Musée. Les visiteurs qui le souhaitent peuvent porter les
frais de leurs prix d’entrée vers l’achat d’une adhésion à la fin de leur visite.
10
Les ventes d’adhésion ainsi que les services reliés sont offerts par l’équipe de planification des
visites. Pour sa part, le bureau de l’avancement voit à la gestion de l’ensemble du programme.
Le programme d’adhésion se veut un point de contact qui favorise un engagement accru des
visiteurs dans les activités du Musée en plus de mettre les visiteurs en contact avec des
services supplémentaires qu’offre le Musée. Il arrive souvent que ces engagements
personnels à l’égard du Musée se transforment en un engagement financier alors que ces
membres deviennent des donateurs.
2.5.3. Dons
Le bureau de l’avancement existe dans le but d’appuyer financièrement la mission ainsi que
les objectifs stratégiques du Musée canadien de la nature. Il se concentre sur la création et le
maintien de relations significatives avec les visiteurs, les donateurs annuels, les
MEMBRESnature, les MÉCÈNESnature, les compagnies ainsi que les autres parties
prenantes qui s’engagent financièrement et philosophiquement envers la mission et le mandat
du Musée et qui souhaitent influencer l’avenir du Musée. Les dons en espèces peuvent être
faits en personne à la billetterie, en ligne, par téléphone ainsi que par la poste. Il peut s’agir de
dons uniques ou bien de dons à versements multiples (p.ex. : selon une récurrence
mensuelle). La nouvelle solution doit être en mesure d’accepter les dons en provenance de
tous les canaux de vente en plus d’offrir la possibilité qu’un don soit fait de manière
indépendante ou dans le cadre d’un autre achat, incluant la possibilité d’arrondir un achat afin
de faire un don.
2.5.4. Cartes-cadeaux
Les cartes-cadeaux sont présentement vendues à la billetterie du Musée par l’équipe de
planification des visites. On peut se les procurer en personne ou par téléphone. Elles peuvent
être échangées contre une entrée au Musée, le cinéma 3D, les expositions spéciales, les
programmes et l’adhésion. À ce jour, environ 400 chèques-cadeaux sont vendus annuellement
et nous cherchons à accroitre considérablement le nombre vendu, les programmes/services
auxquels ils peuvent s’appliquer ainsi que le nombre de canaux de vente où l’on peut se les
procurer. La nouvelle solution doit permettre la vente et l’encaissement des chèques-cadeaux
à partir de tous les canaux de vente.
2.5.5. Inscription aux programmes
Les réservations pour les différents programmes du Musée sont traitées par différents
moyens : par téléphone, par courriel, en ligne ou en personne. Il existe une multitude de
programmes pour les visiteurs de tous âges. Il y a les programmes scolaires, les tournées
guidées, les fêtes d’anniversaire, les camps, la programmation adulte, les conférences, les
ateliers, les soirées de science, les évènements liés à une exposition spéciale et les
projections de films. La gestion des inscriptions aux programmes nécessite des opérations et
des outils robustes et flexibles afin de refléter la nature changeante et évolutive de nos
programmes et de nos procédures. Des changements sont fréquemment apportés aux
programmes, aux lieux, aux tarifs, ainsi qu’aux services auxiliaires. De plus, nombreux
employés doivent avoir un accès au système afin de modifier et adapter les horaires. La
nouvelle solution doit répondre à la nature dynamique de nos programmes. Annuellement,
environ 75 000 personnes prennent part aux divers programmes que nous offrons. Ce qui
représente 15 % de notre fréquentation annuelle.
11
2.5.6. Locations des espaces
Le Musée organise plus de 200 évènements par année. Suite à des rénovations et depuis sa
réouverture en mai 2010, le MCN est une destination très prisée pour la tenue d’évènements
non liés au Musée tels les évènements corporatifs, les activités d’associations, les
évènements gouvernementaux ainsi que les mariages, les soirées et les activités de collectes
de fonds. Pour la tenue des évènements, il existe 12 espaces différents aux fonctions
polyvalentes pouvant accueillir multiples groupes d’invités. Ces espaces sont réservés 18 mois
à l’avance. Régulièrement, plus d’un évènement a lieu simultanément. La coordination des
espaces, des ressources et des autres activités du Musée est essentielle. Divers employés se
servent du même système, au même moment, afin de vérifier les disponibilités, afin d’effectuer
des réservations, afin de modifier des réservations et pour coordonner les exigences des
évènements. Les modifications apportées aux réservations se font en temps réel et l’accès à
de l’information à jour est crucial afin de prévenir les réservations en double ainsi que conflits
en matière de ressources. Le fournisseur de système actuel pour ce secteur commercial est
Ungerboeck.
2.5.7. Expositions spéciales
Afin de compléter et varier l’offre permanente, le Musée présente des expositions spéciales.
Les expositions spéciales not normalement offertes deux fois l’an, soit durant la période
estivale (c.à.d. de mai à septembre) puis durant la saison hivernale (c.à.d. d’octobre à
avril).Ces expositions temporaires sont offertes au public en raison d’un coût supplémentaire
(supplément s’ajoutant au droit d’entrée). Les billets donnant droit aux expositions spéciales
peuvent être vendus comme élément distinct, peuvent faire part d’un combo ou inclus dans
une adhésion.
2.5.8. Films 3D
Le Musée présente des films 3D payants ainsi que des films 2D gratuits afin de compléter et
varier son offre permanente. Les films 3D sont offerts au public les jours de fins de semaine et
lors des congés solaires. Ils sont également disponibles la semaine pour les groupes qui en
font la réservation. Les films 2D sont disponibles au cours de la semaine et de l’année, lorsque
les films 3D ne sont pas à l’horaire. Au cours d’une même journée, deux films 3D différents
ainsi qu’un film 2D s’offrent aux visiteurs (tous diffusés en français et en anglais). Chaque film
reste normalement à l’affiche pour une période d’un an. Les films 3D sont offerts au public en
raison d’un coût supplémentaire (supplément s’ajoutant au droit d’entrée) et ils sont gérés par
un système de vente programmé. Les films 3D sont d’une durée variant entre 20 et 30
minutes. On compte 9 projections par jour présentées en alternance en fonction des langues
et des deux films à l’horaire. Les films 3D peuvent être vendus comme un élément distinct ou
peuvent faire partie d’un combo. La capacité maximale du théâtre 3D/2D est de161 sièges.
2.5.9. Produits consommables et services
Boutique
La boutique sur le site du MCN appartient et est exploitée par un fournisseur tiers,The Wildlife
Trading Company (WTC). La WTC vend et s’approvisionne en produits selon les directives
des employés du Musée. Parmi les produits on trouve des produits portant la marque du
MCN, des cadeaux inspirés par la nature pour enfants, des roches et des minéraux ainsi que
des bijoux. La WTC gère le commerce à partir d’un système de bons de commande distinct
qui n’est aucunement lié à celui du MCN. Elle émet des chèques-cadeaux pour la boutique
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séparément et administre toutes les informations financières de façon autonome. Parfois, la
WTC propose aux membres du MCN ainsi qu’au public général des promotions spéciales.
Café
Gourmet Cuisine est le fournisseur tiers qui opère le café de l’ÉCV ouvert aux visiteurs.
Gourmet Cuisine offre de la nourriture variée, unique et saine qui s’inspire des expositions
spéciales en cours et des valeurs de la marque du MCN. Durant les périodes de pointe,
Gourmet Cuisine peut servir plus de 400 personnes en une journée. Les membres et les
employés du Musée bénéficient d’un rabais au café. Gourmet Cuisine gère le commerce à
partir d’un système de bons de commande distinct et suite à l’approbation des employés du
Musée propose à l’occasion des offres spéciales aux visiteurs.
Stationnement
Le service immobilier et de protection du MCN voit à la gestion globale du stationnement du
MCN tandis que les opérations quotidiennes sont gérées par le service de protection. Il y a
deux aires de stationnement sur le site de l’ÉCV, tous deux comprenant 96 espaces en plus
de deux espaces de stationnements sans barrières. Il y a des stations de paiement
automatisées acceptant les cartes de crédit situées à la sortie des deux aires de
stationnement ainsi qu’une station de paiement à l’intérieur du Musée qui accepte l’argent
comptant ainsi que les cartes de crédit. Les détenteurs de permis mensuel accèdent aux aires
de stationnement à l’aide de carte-clé. Les périodes de pointe du stationnement sont les fins
de semaine, les jours fériés du Québec et de l’Ontario, la saison hivernale, la relâche scolaire
du Québec et de l’Ontario ainsi que les mois de juillet et d’août. Lors de journées achalandées,
le Musée peut compter plus de 800 transactions reliées au stationnement.
2.5.10.
Présence web
Le site web du Musée, nature.ca, est le principal canal numérique par lequel le Musée partage
des informations portant sur ses activités, ses expositions, sa recherche, ses collections ainsi
que sur ses produits et services. À ce jour, le site attire plus de 1 million d’utilisateurs par
année parmi lesquels on trouve 25% de visiteurs assidus.
Les recherches montrent que plus de 40% des visiteurs consultent le site web afin de planifier
leur visite et qu’environ 80% de nos visiteurs ont en leur possession un téléphone intelligent au
moment de leur visite. Plus de 30% de l’ensemble des visites sur nature.ca sont effectuées à
l’aide d’un appareil mobile. Les visites faites à partir d’appareils mobiles comptent pour 50%
du trafic que connait la page Planifiez votre visite et l’on prévoit que ce pourcentage continuera
d’augmenter rapidement.
La vente en ligne de billets pour les évènements spéciaux et la programmation représentent
entre 88% et 95% de la totalité des ventes pour ces évènements. La vente de billets pour les
évènements spéciaux est assurée par Shopify. Les billets pour l’admission générale ne sont
pas disponibles en ligne présentement. Le site web est hébergé à l’extérieur et il utilise Drupal
comme système de gestion des contenus.
2.6.
Opportunité commerciale
Il existe une opportunité pour chaque problème commerciale. Pour le MCN, le besoin de
remplacer le système de billetterie se révèle être l’occasion de revoir ses processus d’affaires
actuels tout en améliorant les méthodes qui servent à maintenir et à développer une
expérience utilisateur exceptionnelle. TM Vista doit être remplacé et le MCN souhaite investir
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dans une solution qui contribuera à garantir une expérience du visiteur de haute qualité et qui
procurera les avantages suivants :
 Solution durable et fiable;
 Efficace : intuitive, capable de gérer un grand volume ou un volume variable de
transactions de façon précise et rapide;
 Instantanée et flexible : capacité transactionnelle rapide et en temps réel, en tout temps,
en tous lieux, sur tous les appareils;
 Sécuritaire : transactions sécurisées avec de fortes capacités de gestion de trésorerie;
 Accessible : accessible à partir de plusieurs plateformes, langues et besoins des
utilisateurs (handicaps);
 Intégration : capacité de s’intégrer aux systèmes actuels et/ou d’inclure des modules
permettant d’intégrer différents processus commerciaux;
 Modulable : capacité d’évoluer en fonction des besoins technologiques ou
organisationnels.
Le MCN est à la recherche d’une solution vue comme étant la meilleure solution de billetterie
qui améliorera leur habileté à administrer, utiliser et remplacer efficacement la fonction de
commerce électronique sans oublier l’occasion potentielle d’améliorer l’intégration des canaux
de vente. MCN souhaite investir dans une solution qui tiendra compte d’une croissance future
et de l’intégration de canaux de vente additionnels alors que ces priorités seront priorisées. Le
MCN souhaite revoir et améliorer les processus commerciaux associés aux ventes et aux
admissions. L’intégration des systèmes permettrait de simplifier les opérations. Les systèmes
à prendre en considération pour l’intégration inclus :
 Finance et comptabilité (JD Edwards);
 Collecte de fonds et gestion des adhésions (Raiser’s Edge, Artez/Frontstream);
 Admission (Box Office, Ecommerce, Group Sales via TM Vista today);
 Location des espaces (Ungerboeck);
 Gestion de la relation client (GRC).
3. Processus d’évaluation
Annexe A
Annexe B
Annexe C
Exigences obligatoires
Évaluation des critères non
financiers
Proposition des coûts
Les propositions seront évaluées selon leur conformité aux exigences du document d’appel
d’offres.
L’évaluation des appels d’offres ainsi que la sélection finale seront exécutées par un comité
d’évaluation composé d’employés du MCN et/ou de responsables désignés.
Les résultats de l’évaluation des propositions, évaluées conformément aux critères cités cidessous, seront l’outil essentiel de l’évaluation globale. Le MCN se réserve le droit d’entamer
des négociations concernant le prix.
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Les propositions doivent être conformes. Voir l’annexe A pour les exigences
obligatoires. Toutes propositions qui ne respectent pas les exigences obligatoires
seront jugées irrecevables. Il est essentiel de décrire clairement dans la proposition toutes
les EXIGENCES OBLIGATOIRES. Tous manques de renseignements demandés peuvent être
au désavantage du fournisseur.
Les propositions conformes seront évaluées et se verront assigner une notation pour chacun
des critères cotés. La notation des critères cotés est à la discrétion seule du comité
d’évaluation de la DP.
Les propositions doivent atteindre une note de 70 % (ce qui représente un minimum de
49 points sur un total de 70 points) ou plus pour les critères non financiers cotés pour
que l’on considère et note leur proposition financière.
3.1.
Structure d’évaluation
Les propositions seront évaluées en fonction des critères d’évaluation énumérés dans le
tableau qui suit, et décrits à l’annexe B :
Critères d’évaluation non financiers (voir Annexe B)
Maximum de
points
Exigences corporatives cotées
5
Exigences de la solution cotées
65
Note totale de l’évaluation des critères non financiers
70
Propositions des coûts (voir annexe C)
30
Total non financier + note de l’évaluation des critères de la proposition de
coûts
100
Évaluation :
Critères non financiers
Critères financiers
TOTAL
— 70 points
— 30 points
— 100 points
4. Démonstration et exigences de l’interview
Démonstration et interview
Conformément à l’évaluation des exigences obligatoires, des critères non financiers et de la
proposition de coûts, et à la discrétion seule du MCN, l’équipe d’évaluation pourrait
sélectionner parmi les fournisseurs une courte liste, parmi les plus qualifiés, afin de les
inviter à prendre part à une interview et une démonstration. On fournira aux
soumissionnaires choisis une pré sélection des fonctionnalités, scénarios et questions à
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mettre de l’avant lors de la session. Les soumissionnaires se verront accorder 1 h 30 afin de
démontrer le fonctionnement du logiciel proposé. Suite à une brève pause, il y aura une
période de questions de 30 minutes afin d’en savoir davantage. La dernière évaluation de la
solution sera la démonstration.
À la fin de chaque démonstration/interview, le comité d’évaluation évaluera la démonstration
en fonction de la fonctionnalité, de la pertinence, de l’organisation et de la portée générale
et attribuera une note consensuelle d’un maximum de 10 points.
Dispositions administratives pour l’interview:
Chaque entrepreneur aura droit à un maximum de quatre participants à l’interview;
-
-
Lorsqu’averti du calendrier d‘interviews, on demandera de nommer les participants à
l’avance;
On accordera 30 minutes aux entrepreneurs pour leur installation avant l’interview et on
mettra à leur disposition un écran et un projecteur LCD (si nécessaire).
Références
Après avoir établi le classement final, le comité d’évaluation peut alors poursuivre avec la
vérification des références telles que fournies dans l’exigence obligatoire M1. Les
renseignements obtenus de ces sources permettra au comité d’évaluation d’attribuer une
note pouvant atteindre un maximum de 5 points, de revoir le classement final ou d’aborder
certains points particuliers durant le processus de négociations.
Classement final
Après les interviews, le comité d’évaluation se réunira pour établir le pointage final attribué à
chaque entrepreneur, établi en fonction de la proposition technique, de la proposition
financière et de l’interview. L’entrepreneur qui aura obtenu le plus haut classement sera
déterminé en fonction de la somme la plus élevée de pointages, avec les plus grandes
valeurs comme suit:
Proposition technique
Proposition financière
Interview/Démo
Vérification des références
TOTAL
70 points
30 points
10 points
5 points
115 points
Négociations du contrat
La proposition de l’entrepreneur qui aura obtenu la cote la plus élevée sera invité à une
réunion pour réviser la portée proposée et le niveau de services offert ainsi que les frais et
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dépenses associés. L’entrepreneur doit faire la démonstration d’une juste valeur et de
niveaux acceptables de services pour les frais et les dépenses proposés.
Échec des négociations
Dans le cas où l’entrepreneur et le MCN ne peuvent s’entendre, le MCN, à sa seule
discrétion, mettra fin aux négociations. L’entrepreneur qui aura obtenu la deuxième place
sera invité à participer au processus de négociations décrites plus haut. Ces procédures
peuvent être répétées au besoin.
Bonnes connaissances des conditions influençant la prestation des services
Avant de conclure une entente, l’entrepreneur examinera en profondeur et évaluera toutes
les conditions qui influent la prestation des services, y compris les documents disponibles,
l’état des lieux, le personnel, l’équipement et les matériaux.
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