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FICHE DE POSTE : N° 08/16/S
IDENTIFICATION DU POSTE
Intitule du poste
Assistant de formation H/F
Catégorie / Corps / grade / Statut
Emploi permanent et durée
B / Corps des Secrétaires administratifs
Si détachement 2 ans renouvelables
Titulaire
Famille : Recruter et former
Sous-famille : Scolarités
Emploi-type
Emploi-type : Chargé de coordination des scolarités
LOCALISATION ET AFFECTATION DU POSTE
Lieu de travail
Ecole nationale d’administration, 1 rue Sainte-Marguerite 67080 Strasbourg Cedex
Direction / service / section / pôle
Direction des affaires européennes, service « gouvernance européenne »
Rattachement hiérarchique
Sous la responsabilité du chef du service « gouvernance européenne »
La direction des affaires européennes est chargée, au sein de l’Ecole, de la
coordination de l’ensemble des actions de formation initiale et continue aux
questions européennes.
Elle a pour objet la formation, les études et la valorisation des produits
Activités principales du service
pédagogiques, dans les domaines de compétence des organisations européennes,
ou de la direction
notamment celles relevant de l’Union européenne, du Conseil de l’Europe et de
l’Organisation sur la sécurité et la coopération en Europe, ainsi que sur toute
question concernant la coopération et le développement des relations entre les
États européens, les pays candidats ou les pays tiers sur les sujets eurpéens.
Effectifs encadrés par l’agent
0
Missions
MISSIONS
•
•
•
Organise et gère la mise en œuvre opérationnelle des actions de formation continue sur le plan
logistique, administratif et financier en appui aux conseillers pédagogiques et à l’international, dans les
Etats membres, les pays candidats et les Etats tiers
Contribue au fonctionnement administratif, matériel, et financier du service
Aide au montage de réponse aux appels d’offres
NIVEAUX REQUIS, ÉVOLUTION, CONDITIONS D’EXERCICE ET COTATION DU POSTE
Niveau de
responsabilité
2/4
Niveau
d’autonomie
2/4
Expérience
≥ à 5 ans
professionnelle
Formation
initiale
III et IV
Evolution / passerelle courte
Chargé de coordination de la coopération administrative et internationale
Conditions particulières d’exercice
– Disponibilité et flexibilité
– Horaires variables et pics d’activités
Ecole nationale d’administration, service des ressources humaines et des rémunérations, 1 rue Sainte Marguerite,
67080 Strasbourg Cedex
14/13/2016
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ACTIVITES
GESTION ADMINISTRATIVE
ET
LOGISTIQUE
DES ACTIONS
DE
FORMATION CONTINUE RELEVANT DES QUESTIONS EUROPÉENNES
AU SEIN DU SERVICE
•
•
•
•
•
•
•
•
: (60%)
•
•
•
•
Réalisation de statistiques, tableaux de bord, reporting
Participation aux réunions de coordination
Classement et archivage des documents
Veille active dans ses domaines de compétence
Participation aux actions de promotion, de valorisation,
de commercialisation et de diffusion de l’offre de
formation : publications, mailing, événementiel, etc.
Participation à l’ensemble des activités du service : catalogues,
Accueil téléphonique et physique
rapports d’activité, réunions, archivage, etc.
Gestion des participants (auditeurs français et
étrangers) : enregistrement et gestion des inscriptions, GESTION COMPTABLE : (40 %)
relance, convocation, attestations, feuille de présence,
• Gestion des clients (élaboration et suivi des devis, suivi
prise en charge et suivi
des conventions de formations, saisie des programmes
Organisation logistique des actions de formations
et des rémunérations dans l’application Elena,
(réservations de salles, planning des intervenants,
préparation et gestion des missions, déplacements et
recueil et diffusion des supports pédagogiques)
hébergements)
Recueil et synthèse des évaluations des sessions de
• Gestion des rémunérations des intervenants et des
formations
prestataires : traitement des fiches de renseignement,
relance des intervenants, suivi de prestataires de
Rédaction, relecture et mise en forme de courriers,
formations pour la mise en place de la rémunération
notes, comptes-rendus de réunions, documents
pédagogiques, attestations, courriels, etc.
• Gestion des dépenses : relations avec les fournisseurs
voyagistes et autres pour demande des devis,
Organisation des déplacements des intervenants et
établissement des bons de commande, saisie des
auditeurs : ordre de mission, réservation des transports
services faits, vérification des états de frais et des
et hébergements, frais de mission
factures
Appui à la constitution de dossiers de réponses aux
• Gestion et suivi des recettes et émission de factures
appels d’offre à vocation européenne (suivi du réseau
d’experts, suivi du calendrier de disponibilité des
• Suivi du budget des actions de formation
experts)
COMPÉTENCES
Savoirs
Savoir-faire
Savoir-être
Techniques de secrétariat
Sens de l’accueil
Être organisé et rigoureux
Principes de la comptabilité publique
S’exprimer à l’oral
Adaptation, flexibilité et bonne
gestion du stress
Environnement administratif
Rédiger des écrits administratifs
Réactivité
Institutions administratives françaises
Dialoguer et rendre compte à sa hiérarchie
Autonomie
Institutions européennes (connaissances de Planifier et respecter des délais
base)
Sens de l’initiative
Dispositifs de la formation initiale et de la Capacité à suivre plusieurs dossiers en parallèle Qualités relationnelles
formation professionnelle (notions)
présentation
Pratique professionnelle de l’anglais
et
de
Utiliser les logiciels de bureautique (Word, Esprit d’équipe
Excel, Outlook) et les logiciels de scolarités
(Elena, Sphinx et Moodle) et de comptabilité
(Sirepa)
CONTACTS ET ENVOI DU DOSSIER DE CANDIDATURE
Contact pour information
Contact ressources humaines
Madame Véronique CHARLÉTY chef du service « gouvernance européenne »
(tél : 03 88 21 45 10 – mél : veronique.charlety@ena.fr
Madame Nadine NICKLAUS, adjointe à la directrice des affaires européennes
(tél : 03 88 21 45 03 – mél : nadine.nicklaus@ena.fr)
Christelle GANTZER, Tél 03-88-21-44-86, Ecole nationale d’administration,
service des ressources humaines et des rémunérations, 1 rue Sainte-Marguerite,
67080 Strasbourg Cedex, recrutement@ena.fr
La date de clôture des candidatures est fixée au :
31/05/2016
Candidatures à transmettre exclusivement par voie
électronique, à : recrutement@ena.fr
Les candidatures externes doivent être obligatoirement accompagnées des pièces suivantes :
- Lettre de motivation avec mention de la référence du poste et CV
- 3 dernières fiches d’évaluation, dernière décision relative à la situation administrative et 12 dernières fiches de paie
Tout dossier incomplet ne pourra être étudié
Ecole nationale d’administration, service des ressources humaines et des rémunérations, 1 rue Sainte Marguerite,
67080 Strasbourg Cedex
14/13/2016
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