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Appel d`offres public

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Appel d'offres public:
5 etapes pour femporter
Les regles du jeu pour decrocher un marche public sont strides.
Pour vous attaquer aux colledivites et aux services de l'Etat,
il est indispensable de vous y conformer. it la de, une source
de business importante pour developper votre chiffre d'affaires
et un bon moyen d'asseoir votre legitimite.
urles 67 milliards
d'euros
d'achats
n§alises par Ie secteur
public en 2010, la
part des marches attribuee
aux PME (en valeur) s'eleve
a 27 %, selon l'Observatoire
economique de l'achat public.
Seulement 27 %... Le montant
total des marches publics dans
l'ensemble des 27 pays de
l'Union europeenne se monte
1500 milliards d'euros et
atteint 120 milliards rien que
pour la France. Une manne
dont les petites et moyennes
entreprises ne profitent clairement pas assez.
S
a
se faire connaitre
I
" Mieux uaut
ne pas Tl?pondre
a un appel d' offres
plutot que de proposer
un dossier faible.»
AUrf!lien Tourret,
directeur associe, Caneva
1
des acheteurs publics
Pourtant, sur Ie papier, toutes
les entreprises ont leur chance.
Mais il faut savoir se montrer
malin ... Certaines cibles vous
interessent particulierement
(villes, departements, regions
et organismes)? N'attendez pas
la publicite de l'appel d'offres
(qui, d'ailleurs,
n'est pas
obligatoire pour les marches
inferieurs
90000 ·e!1ros).
Thierry Craye, directeur du
cabinet de conseil et de formation OptiVente et auteur, chez
Broche, de l'ouvrage Appels
d'offres: la strategiegagnante pour
les gerer et les remporter, recom-
a
mande de prendre les devants
pour distancer d'emblee ses
concurrents. «Decrochez votre
telephone et sollicitezles services
achats concernes, lance-t-il.
Faites valoirvotre aide potentielle
(economie pour Ie client, gain en
qualite, reduction desdelais,etc.)et
evitezdejustifier cet entretien par
une presentation de vos produits
ou services.» Dans Ie premier
cas, vous "apportez"
une
solution; dans Ie second, vous
etes "demandeur" de quelque
chose. Objectif: instaurer un
climat de confiance propice
a une relation commerciale benefique. Ce travail
d'approche vous permet d'etre
identifie comme foumisseur
potentiel pour les consultations
futures et d'avoir un retour
immediat sur votre offre (pour
eventuellement l'adapter en
consequence),. Autre interet
de la manCEuvre souligne par
l'expert: «Influencer en amont la
definition d'un cahier des charges
a votre avantage, en valorisant
vos propres atouts.» Rien ne
www.chefdentreprise.com
2
MGF Easybike
«Nous nous
faisons
accompagner
pour gagner
du temps»
Chez MGFEasybike, PME
francilienne qui fabrique,
developpe et distribue des
velos a assistance electrique
[VAEl.le directeur commercial delegue une large partie
du travail de gestion des appels d'offres publics a la societe
Caneva. Concretement, ce prestataire se charge de contacter
les mairies et agglomerations cibles pour faire connaitre
la marque; elle envoie par e-mail a MGFEasybike un listing
des annonces qui lui sont adaptees; elle redige le dossier
administratif et le fait parvenir ala collectivite.Le cout annuel
pour la PME: «Quelques mi/liers d'euros, souligne le president,
Gregory Trebaol. Nous n 'avons pas encore l'effectif necessaire
pour effectuer toute la demarche de A
a z. Le recours a une aide
a
> Adivite
Fabrication
et distribution de
veLos a assistance
eLectrique
> Ville
Le Bourget
(Seine-Saint-Denisl
> Forme juridique
SAS
> Dirigeant
Gregory TrebaoL,
32 ans
> Annee de creation
2004
> Effectif
18 saLaries
>CA2012
10 M€
exterieure permet mon chef des ventes de consacrer
son temps au developpement du marche grand public, notre cible
premiere et prioritaire en termes de chiffre d'affaires, que nous
ne pouvons pas nous permettre de delaisser: » Les collectivites
interessent le dirigeant, notamment pour la notoriete et l'image
qualitative qui en decoulent et qui devraient
beneficier aux revendeurs des velos. Resultat:
en un an, 30 propositions de marches lui
ont ete soumises, 20 appels d'offres ont
ete selectionnes et six ont debouche sur
un contrat. A chaque fois, il part
d'un memoire technique general
auquel il ajoute un mini dossier
parfaitement adapte a l'appel
d'offres, qui fait la part belle aux
photos et a son argument choc: la
puissance de son reseau de revendeurs
qui assurent la maintenance des velos.
sert de vous decourager si
vous n'obtenez pas de rendezvous ou si vos ressources ne
vous permettent pas de vous
engager dans une demarche de
prospection active. « Ilarrive que
www.chefdentreprise.com
les acheteurs aient deja entendu
parler de vos prestations par les
membres de leur reseau ou que
votre reputation vous precede",
pointe Aurelien Tourret, directeur associe de Caneva, societe
specialisee en conseil et expertise sur les marches publics.
La notoriete fait gagner des
points mais n' est pas decisive:
la qualite de l'offre pese notamment dans la balance.
Identifier les appels
d'offres publics
Les structures
publiques
ont l'obligation de faire la
publicite de leurs appels
d'offres au Bulletin officiel
des annonces et de marches
publics
(BOAMP), mais
seulement au-dessus du seuil
de 90000 euros. La plupart
d'entre elles ont tout de me me
tendance a publier tous leurs
marches, quels qu'en soient
les montants. Les premieres
sources a consulter
pour
trouver une offre qui vous
correspond sont donc les sites
officiels gratuits: BoampJr,
OseoJr (rubrique "Commande
publique"), Marches-publics,
gouv,fr, Ie Journal officiel
de l'Union
europeenne
(http://publications.europa.eu)
et, naturellement, les portails
des collectivites ciblees.
Des prestataires prives repertorient aussi les annonces et
proposent des services de veille.
C'est Ie cas des sites web
comme Doubletrade,com,
d'Achatpublic.com ou encore de
Vecteurplus.com, qui vous font
parvenir quotidiennement par
e-mail des offres selectionnees
en fonction de criteres preetablis,
comme Ie type de produits
ou de services,Ie secteur
geographique,
Ie
montant du marche,
etc. Le systeme
fonctionnepar motsdes, a l'instar d'un
moteur de recherche.
L'abonnement aces
alertes coute entre 400
et 1000euros par an environ,
A noter que si vous avez
etabli un bon relationnel avec
les acheteurs, ceux-ci vous
informeront directement de
la publication d'une consultation pour laquelle vous leur
semblez pertinent.
__
~3
Selectionner
les appels d'offres
Thierry Craye (OptiVente) est
formel: «L' approche intuitive
est a bannir!» Inutile de courir
un lievre uniquement parce
qu'il est gros ou parce qu'il
se distinguerait
dans votre
tableau de chasse. Mieux vaut
se concentrer, selon lui, sur les
appels d'offres que vous avez
reellement
une chance de
rem porter, la ou votre avantage
concurrentiel est evident. Bref,
il s'agit de privilegier la qualite
ala quantite. Aurelien Tourret
(Caneva) prone Ie bon sens. Le
tri est a effectuer en fonction
de criteres concrets: l'adequation entre votre offre et les
attentes du donneur d'ordres
et Ie calendrier de realisation,
notamment. Lister vos forces
et faiblesses par rapport a
l'offre presentee (specialisation, moyens humains, localisation) vous permet d'evaluer
simplement et rapidement
votre capacite de succes et de
restreindre en consequence
votre champ d'action aux
marches sur lesquels vous
avez une vraie carte a jouer.
«Mieux vaut ne pas n!pondre a
un appel d'offres plutot que de
proposerun dossierfaible qui vous
"grillera" aupres d'un acheteup>,
affirme l'expert. Savoir quel
concurrent est sur Ie coup
s'avere egalement fort utile au
moment de prendre la decision
de participer ou non. Alors, ne
negligez pas d'interroger votre
reseau sur la question.
,
,
Remplir le dossier
de candidature
La realisation
du dossier
constitue une tache relativement
ingrate et surtout chronophage.
Chaque
candidature
se
compose de deux parties: Ie
volet administratif et Ie volet
technique. Lepremier contient,
entre autres, des documents
fiscaux et sociaux (Kbis,Urssafj
ainsi qu'une presentation de
l'entreprise et des references
clients. «Une piece manquante
et vous etes elimine, previent
Thierry Craye (OptiVente). La
rigueur est de mise! » Aurelien
Tourret (Caneva) recommande
de collecter en debut d'annee
to utes les donnees generalement requises pour etre fin pret
des que l'occasion se presentera. Les delais de reponse
sont, en effet, plutot courts
(deux a quatre semaines). Le
second volet est similaire a
une proposition commerciale
destinee a prouver au decideur
la pertinence du fournisseur
pour Ie marche propose. Ce
memoire est a l'appel d'offres ce
qu'une lettre de motivation est a
une offre d'emploi. n doit done
'etre parfaitement adapte. Siles
criteres de choix importants aux
yeux de l'acheteur sont Ie prix
et les delais, c'est sur ces points
que vous devez insister. Gardezvous de mettre en avant des
de soigner la forme. Un peu de
couleur et des visuels sont les
bienvenus.Un document PowerPointprojete au mur et un simple
texte Word ne se lisent pas de la
meme maniere. «Aussi, veillez,
si ce n'est pas precise, a interroger
Ie destinataire sur son format de
predilection,car il aura un impact
sur votre redaction », indique
Aun§lienTourret (Caneva).
"Rappelez
en preambule
de votre dossier les
besoins du prospect et
demontrez vos atouts.»
Thierry Crave,
directeur, cabinet OptiVente
atouts qui ne feront pas la difference. «Rappelez en preambule
les besoins du prospect afin de
prouver que vous avez comprisIe
contexte et demontrez vas atouts
point par point»,suggere Thierry
Craye (OptiVente). Le serieux
de la demarche n'empeche pas
5
Gererfapres
consultation
Une fois Ie dossier envoye,
se ronger les sangs des jours
durant ne fera pas avancer
l'affaire.
Thierry
Craye
(OptiVente) conseille plutot
de se monter proactif: passez
un petit coup de fil aupres
de l'acheteur pour verifier
que la candidature a bien ete
re~ue et demandez-lui
ses
premieres impressions, pour
comme·ncer. C'est Ie moment
egalement de proposer de
repondre a des questions
supplementaires par telephone
ou lors d'une courte presentation orale.«Generalement,l'appe-
Iant essuie un refus, mais son
interIocuteur ne peut que remarquer sa motivation », souligne
• Developpezvotre notoriete aupres des acheteurs cibles
en les contactant et en les rencontrant dans la mesure
du possible Une maniere de griller la priorite avos rivaux,
tout en instaurant un climat de confiance et d'echanges,
.Identifiez les appels d'offres, que ce soitvia la consultation
de sites gratuits ou l'envoid'alertes par e-mail, service payant
propose par des sites specialises.
• Selectionnez les offres Privilegiezla qualite a la quantite:
il est preferable de vous concentrer sur les appels d'offres
que vous avez reellement une chance de remporter.
• Repondez a rappel d'offresen envoyantun dossier,
constitue d'une partie administrative et d'une partie technique.
Adaptez-le aux besoins du donneur d'ordres.
• Une fois la candidature deposee, un coup de fil
pour recueillir les premieres impressions et solliciter
un rendez-vous est le bienvenu.
Aurelien Tourret (Caneva).
Lescollectivites sont tenues par
la loide motiver leur choix finaL
Toutefois, un laconique "votre
offre ne repond pas au mieux
aux exigences" ne vous sera
pas d'une grande aide. Libre a
vous, dans une optique d'amelioration de vos performances,
d'insister pour obtenir des
details en envoyant une lettre
recommandee avec accuse de
reception. Enfin, si par bonheur
votre offre est retenue, vous
l'apprendrez par courrier. I
GAELLE JOUANNE
~ gjouanne@chefdentreprise.com
www.chefdentreprise.com
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