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Assistant(e) de direction

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Description du poste : Assistant(e) de direction
Titre : Assistant(e) de direction
Rapports : Directrice Exécutive
Temps de travail : du Lundi au vendredi de 8h à 13h et de 15h à 18h
Résumé du poste :
L’assistant(e) de direction est amené(e) à collaborer avec tous les services de PWA - Sénégal
(financier, programme, etc). L’assistant(e) de direction est susceptible d’intervenir sur l’ensemble
des affaires courantes, sur les aspects administratifs, organisationnels et d’échanges avec
l’extérieur liées au travail de la Directrice Exécutive. Son travail se situe en amont de la prise de
décision qu’elle (il) vise à faciliter, et en aval pour permettre sa mise en œuvre. L'assistant(e) de
direction travaille en étroite collaboration avec la Directrice Exécutive. Elle (il) entretient de
fréquents contacts aussi bien au sein de l'entreprise qu'à l'extérieur : Bailleurs, Partenaires,
prestataires, fournisseurs. Elle (il) organise et réalise son travail en référence aux procédures
définies, en tenant compte d’instructions ponctuelles données par la Directrice Exécutive. Elle (il)
Assure la permanence du service de direction en l’absence de la Directrice Exécutive afin de
préparer et d’alléger au maximum le travail de celle-ci. L'assistant(e) de direction doit faire preuve
de polyvalence et d'autonomie. Sa fonction est pluridisciplinaire.
DEVOIRS ET RESPONSABILITES:
◦
Assure la circulation de l’information entre la direction exécutive et les différents
services, diffuse des notes de service: rédige les notes de services internes à partir
d’instructions orales ou manuscrites, les soumet au contrôle et à la signature de la
Directrice Exécutive, les reproduit et les diffuse.
◦
Classe et archive les documents de la direction.
◦
Prend en charge l’organisation matérielle des diverses relations qu’entretient la direction
avec les services internes et organismes externes ;
◦
Participe à la communication interne et externe, coordonne le planning d’équipes
entières, ou encore aide au recrutement.
◦
Assure le planning des rendez-vous et des réunions de travail.
◦
Prépare et organise les différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation
des dossiers préalables, réservation des salles, réception des participants.
◦
Réalise et / ou centralise les comptes-rendus.
◦
Organise les déplacements, séminaires.
◦
Effectue les opérations classiques de secrétariat : frappe, photocopie, archivage,
ouverture et affectation du courrier, préparation des éléments de réponse,
rédaction de correspondance, filtrage des appels téléphoniques, gestion des
fournitures de bureau, mise à jour des bases de données, des fichiers, reprographie
◦
Elle (il) peut se charger des achats de fournitures et du fonctionnement courant du
bureau.
◦
Elle (il) peut suivre des dossiers dans le temps, préparer et traiter des documents
comptables.
—————————————————————————————————————
Liberté 6 Extension lot 139 - Cite des Jeunes Cadres Lébous
BP: 25 887 Dakar–Fann (Sénégal) - Tél:+(221)33 867 70 98 - Fax :+(221) 33 867 70 97
Web: www.partnerswestafrica.org Activités spécifiques :
• Participe à la collecte et à la mise en forme des informations nécessaires au suivi et au bilan des
activités de PWA-Sénégal : rassemble des états récapitulatifs émanant des différents
services, les met en forme avec le comptable sous forme de tableaux, graphiques, ou
tableaux de bord (mise en forme du budget et des prévisions, rapports d’activité annuel.
FORMATION - QUALIFICATION
• BTS assistant de direction, BTS d’assistant secrétaire bilingue, BTS assistant de manager, DUT
gestion administrative et commerciale
• La maitrise de l’anglais est indispensable.
CONNAISSANCES / COMPETENCES / CAPACITES
• Informatique, téléphone, fax, internet
• Elle (il) doit maîtriser micro-ordinateur, télécopie, courrier électronique...
• Il faut maîtriser tous les outils de communication et de bureautique : Word, Excel, PowerPoint,
Internet, e-mails.
• Bonne maitrise de l’expression orale et écrite
EXIGENCES PARTICULIERES
• Bonne présentation
• Maîtrise de l’anglais
• Disponibilité, autonomie et forte capacité d’adaptation : elle (il) adapte le plus souvent son
emploi du temps et ses horaires de travail aux impératifs de PWA-Sénégal ou de de la
Directrice Exécutive;
• Sens de l’organisation, méthode, rigueur, sens des responsabilités, respect des procédures et des
normes ;
• Réactivité, capacité à argumenter des décisions ;
• Esprit d’initiative, Anticipation, organisation, respect des délais, sens des priorités,
discernement ;
• Qualités relationnelles : sens de l’écoute, diplomatie, patience, confidentialité, discrétion lui sont
demandés.
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Liberté 6 Extension lot 139 - Cite des Jeunes Cadres Lébous
BP: 25 887 Dakar–Fann (Sénégal) - Tél:+(221)33 867 70 98 - Fax :+(221) 33 867 70 97
Web: www.partnerswestafrica.org 
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