close

Se connecter

Se connecter avec OpenID

Charte Factures Fournisseurs - Banque Populaire Atlantique

IntégréTéléchargement
Charte Factures
à l’attention de nos Fournisseurs
SOMMAIRE
Introduction ............................................................................................................................... 3
La présentation de la facture .................................................................................................... 4
Le contenu de la facture ............................................................................................................ 5
1. Mentions obligatoires ..................................................................................................... 5
2. Mentions complémentaires ............................................................................................ 5
Les règles d’envoi....................................................................................................................... 6
Règlement des factures ............................................................................................................. 7
Gestion des réclamations et litiges ........................................................................................... 7
2
Charte Factures à l’attention de nos fournisseurs
Introduction
Cette charte a pour objectif de partager avec nos fournisseurs les éléments nécessaires :
-
à une prise en charge fluide des factures émises,
à leur traitement dans les meilleurs délais afin d’éviter les retards de paiements et la
survenance de litige.
Elle implique l’ensemble des acteurs de la chaine de traitement :
- Le Fournisseur, dans le respect des règles de forme et d’envoi des factures telles que
précisées ci-après
- Les collaborateurs de la BP Atlantique intervenant dans le processus de traitement
(dématérialisé) des factures, à savoir:
•
•
•
Le Métier à l’origine de la commande ayant donné lieu à facturation, en
charge de la validation de forme et fond de la conformité de la facture,
La Comptabilité pour :
L’enregistrement et le règlement des factures après validation
par les Métiers
La réception des IBAN (ex-Relevés d’Identités Bancaires (RIB))
transmis par les fournisseurs et nécessaires aux futurs
règlements
La réception des mises à jour d’adresses postales et
électroniques pour compléter le référentiel Fournisseurs
Ponctuellement, le service Achats lors de la survenance de litiges
éventuels
3
Charte Factures à l’attention de nos fournisseurs
La présentation de la facture
Afin de faciliter la dématérialisation de la facture et son traitement ultérieur par les acteurs
du processus, les règles de forme ci-après doivent être respectées :
-
Factures émises sous forme papier
• Papier de bonne qualité pour permettre un passage au scanner, format A4 et
mode « portrait »
• Un seul exemplaire produit et envoyé (papier ou électronique)
• Une impression avec caractères facilement lisible
• Un minimum de traits ou cadre pouvant gêner la Reconnaissance
Automatique du Document (RAD)
• Mettre le n° de TVA Intracom et le SIREN sur la première page de la facture en
impression horizontale
• Eviter :
de coller des étiquettes sur les factures
les fonds de couleur et tramée
les envois avec agrafes ou trombones
- Factures émises sous forme électronique (format à privilégier)
• Le format pdf (non modifiable) doit être retenu
• Format A4 et mode « portrait »
• Un minimum de traits ou cadre pouvant gêner la Reconnaissance
Automatique du Document (RAD)
• Mettre le n° de TVA Intracom et le SIREN sur la première page de la facture en
impression horizontale
• Eviter les fonds de couleur et tramée
• Un seul exemplaire produit et envoyé (papier ou électronique)
• Un pdf ne doit contenir qu’une facture et les documents annexes
4
Charte Factures à l’attention de nos fournisseurs
Le contenu de la facture
La facture doit mentionner un certain nombre d’éléments détaillés ci-après pour :
En permettre le bon acheminement au service traitant
Etre en conformité au regard de la réglementation
1. Mentions obligatoires
Conformément à la réglementation en vigueur (
éléments suivants :
) , la facture doit mentionner les
Identification du fournisseur
Nom ou dénomination sociale / Adresse / N°siren et RCS / N° TVA communautaire
Identification de l'entreprise cliente (Entité du Groupe BP Atlantique)
Nom ou dénomination sociale de l'entreprise
Adresses de facturation / livraison
Numéro de TVA intercommunautaire
Caractéristiques générales de la facture ("l'en-tête" de la facture)
Type de la pièce(facture/ avoir, acompte…)
Numéro de facture
(1)
/ date d'émission /Date de règlement
Caractéristiques de l'objet facturé (ligne de facture)
Référence du Bon de Commande ou du devis
Référence et désignation claire du matériel ou de la prestation du Bon de Commande ou du devis
Quantité facturée / Prix unitaire HT / devise / prix total HT
Caractéristiques du pied de la facture
Montant de TVA par taux de TVA / régime de TVA / montant total TTC
Date ou délai de règlement
Pénalités de retard au taux de X % annuels/ mention de l'indemnité forfaitaire de 40 €
(1)
Numéro unique, basé sur une séquence chronologique continue et sans rupture
2. Mentions complémentaires
Afin de faciliter son traitement ultérieur, le Fournisseur fera obligatoirement apparaître sur la
facture une rubrique « Vos références » dans laquelle doit être mentionné le code courrier
(sur 5 caractères) du service à l’origine de la commande.
Le passeur de commande aura préalablement fourni au Fournisseur la codification nécessaire.
Les acomptes versés liés aux prestations en lien avec la facture émise devront être mentionnés
et déduits du total dû.
5
Charte Factures à l’attention de nos fournisseurs
Les règles d’envoi
L’envoi des factures et avoirs par mail (réalisé avec un niveau de confidentialité « normal »)
sous format pdf doit être privilégié, et doit être réalisé à l’adresse suivante :
BPAtlcompta_fournisseurs@atlantique.banquepopulaire.fr
A défaut, les factures et avoirs papier devront être envoyées à l’adresse ci-dessous :
Banque Populaire Atlantique
Facture Fournisseurs (05127)
1, rue Françoise SAGAN, St Herblain
44919 NANTES Cedex 9
Ces coordonnées doivent figurer à la fois sur l’enveloppe et sur la facture / avoir joint.
Les facture reçues et non conformes seront retournées aux fournisseurs.
Documents complémentaires
Les autres documents liés aux factures (devis, contrat, courrier divers,…) à envoyer au
service Comptabilité devront mentionner l’adresse suivante :
Banque Populaire Atlantique
Comptabilité - Code Courrier 05127
1, rue Françoise SAGAN, St Herblain
44919 NANTES Cedex 9
Pour toute question, le service Comptabilité est joignable :
•
•
Par mail : BPAtlCompta_Fournisseurs@atlantique.banquepopulaire.fr
Par tél. : 02.51.80.39.60 (de préférence entre 13 h 30 et 16 h 30)
6
Charte Factures à l’attention de nos fournisseurs
Règlement des factures
Conformément aux dispositions de la loi LME, et sauf dispositions contraires figurant aux
conditions de vente ou convenues entre le fournisseur et la BP Atlantique, le délai de
règlement des sommes dues est fixé au trentième jour suivant la date de réception de la
facture (des marchandises ou d'exécution de la prestation demandée), et ne pourra dépasser
45 jours fin de mois, ou 60 jours à compter de la date d'émission de la facture.
Afin d’assurer un traitement optimal des factures émises et leur règlement dans le respect des
dispositions réglementaires précitées, le fournisseur s’engage à transmettre la facture à la
Banque selon les règles de forme et d’envoi précédemment définis , et ce dans les meilleurs
délais suivant l’exécution de la prestation ou la livraison du produit.
La BP Atlantique s’engage à contacter le Fournisseur dès connaissance d’un éventuel litige afin
de convenir des dispositions pour régulariser ce dernier.
Gestion d’exceptions / dérogations pour raccourcissement exceptionnel des délais de
paiement
La BP Atlantique s’engage à examiner avec attention les souhaits formulés par les fournisseurs
de raccourcissements exceptionnels des délais habituels et légaux de paiement en cas de
survenance de difficultés financières.
Gestion des réclamations et litiges
La validation des factures émises est de la responsabilité des collaborateurs de la BP
Atlantique « passeurs de commandes », qui s’assurent de la conformité de la facture au
regard de la commande réalisée.
Dans le cas de prestations ou produits livrés non conformes, la Direction Métiers à l’origine de
la commande, prendra contact avec le fournisseur pour régulariser la situation avant
validation de la facture correspondante.
En cas de nécessité de corriger la facture, la facture en litige devra alors
-
-
soit faire l’objet d’un avoir pour son intégralité avec émission d’une nouvelle facture
corrigée (l’avoir devra mentionner les références de la facture annulée). Le règlement
se fera sur la base de la nouvelle facture ;
soit faire l’objet d’un avoir partiel (l’avoir devra mentionner les références de la facture
annulée). Le règlement se fera sur la base de la facture nette de l’avoir partiel ou alors
fera l’objet d’un remboursement du trop-perçu.
7
Charte Factures à l’attention de nos fournisseurs
-
En cas de réémission de la facture avec le même numéro, cette nouvelle facture devra
faire référence à la facture initiale. Cette solution n’est pas à privilégier pour éviter les
risques de litiges notamment de doublons ou erreurs dans les montants payés.
En cas de litige persistant, le fournisseur pourra prendre contact - par tout moyen à sa
convenance (courrier ou par mail) - avec le responsable Achats de la Banque afin de trouver,
en concertation avec la Direction métiers concernée, la solution satisfaisante pour les deux
parties.
La réclamation sera à adresser :
-
Par courrier, à l’adresse suivante :
Banque Populaire Atlantique
Monsieur le Médiateur Fournisseurs
1, rue Françoise SAGAN, St Herblain
44919 NANTES Cedex 9
-
Par mail : contact.fournisseurs@bpatl.fr
Selon le dispositif de médiation exposé dans le guide des Achats, le fournisseur pourra saisir
le Médiateur Fournisseurs de la Banque ou tout autre Médiateur proposé par lui.
8
Charte Factures à l’attention de nos fournisseurs
Auteur
Document
Catégorie
Uncategorized
Affichages
3
Taille du fichier
254 KB
Étiquettes
1/--Pages
signaler