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Elections sociales 2016
Catalogue produits et services Wolters Kluwer
Ce catalogue de produits et services fait partie intégrante des conditions (générales/spéciales) de l'offre de
Wolters Kluwer concernant les Élections sociales de 2016.
Contenu
1.
Produits, services et packages .........................................................................................................................4
1.1.
1.1.1.
Logiciel..............................................................................................................................................4
1.1.2.
Wolters Kluwer Account ..................................................................................................................4
1.1.3.
Lettre d’information hebdomadaire (e-zine) ...................................................................................4
1.1.3.
Séminaires ........................................................................................................................................4
1.1.4.
Guide de procédure .........................................................................................................................5
1.1.5.
Sites web www.socialeverkiezingen.be et www.electionssociales.be ............................................5
1.2.
2.
Produits et services ..................................................................................................................................4
Packages ...................................................................................................................................................6
Support et assistance dans le cadre des packages: .........................................................................................7
‘Budget’
‘Business’.........................................................................................................7
2.1.
Général .....................................................................................................................................................7
2.2.
Assistance technique ...............................................................................................................................7
2.2.1.
Description du service ......................................................................................................................7
2.2.2.
Portée du service .............................................................................................................................7
2.2.3.
Disponibilité du service ....................................................................................................................7
2.3.
Assistance procédurale ............................................................................................................................8
2.3.1.
Description du service ......................................................................................................................8
2.3.2.
Portée du service .............................................................................................................................8
2.3.3.
Disponibilité du service ....................................................................................................................9
2.4.
3.
‘Economy’ en
Assistance administrative ........................................................................................................................9
2.4.1.
Description du service ......................................................................................................................9
2.4.2.
Portée du service .............................................................................................................................9
2.4.3.
Disponibilité du service ..................................................................................................................10
Support et assistance concernant le package ‘First class’ .............................................................................11
3.1.
‘First class’ = Assistance complète .........................................................................................................11
4.
SLA’s concernant le support et l’assistance ...................................................................................................11
5.
Condition techniques pour l’utilisation du logiciel ........................................................................................12
6.
Commander des produits et services optionnels ..........................................................................................12
6.1.
Conseil juridique ....................................................................................................................................12
6.2.
Séminaire ‘Bureau de vote’, pour le président ......................................................................................13
Catalogue produits et services Elections sociales
1
6.3.
Livre ‘Bureaux de vote. Guide pour les présidents’ ...............................................................................13
6.4.
Bulletins de vote et urnes ......................................................................................................................14
6.5.
Vote par correspondance.......................................................................................................................19
6.6.
Convocation électorale ..........................................................................................................................20
6.7.
Assistance Jour Y ....................................................................................................................................21
7.
Questions administrative ...............................................................................................................................21
8.
Vote électronique ..........................................................................................................................................22
Catalogue produits et services Elections sociales
2

Le moyen le plus rapide pour trouver
une réponse à vos questions
Pour obtenir rapidement une réponse à vos questions concernant l'utilisation du logiciel ou
concernant la procédure, procédez comme suit:
1. Consultez d’abord l’explication que vous trouverez en cliquant sur l'icône d’aide, c’est-àdire celle illustrée par un point d’interrogation (?), en haut à droite. Vous y trouverez toutes
les informations pertinentes sur les étapes de la procédure et vous apprendrez comment
les mettre en œuvre dans le logiciel.
Par ce biais, vous trouverez déjà la réponse à une majorité de questions.
2. Si ce n’est pas le cas, consultez la rubrique ‘Foire aux questions’ sur le site web
www.electionssociales.be. Vous y trouverez de courtes vidéos qui vous aideront avec les
étapes les plus importantes à réaliser dans le logiciel.
3. Dès lors que, ni l’aide dans le logiciel, ni la rubrique « Foire aux questions » du site internet,
n’ont pu vous aider, vous pouvez soumettre votre question à notre service d’assistance par
e-mail à l’adresse suivante : electionssociales@wolterskluwer.be. Un membre de notre
service d'assistance vous répondra dès que possible, par mail ou par téléphone. Pour
chaque contact avec notre service d’assistance, pensez à préciser le nom de votre
entreprise/société, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone et le nom du contact.
Les clients Business peuvent soumettre leurs questions à leur assistant personnel.
Toutefois, si vous préférez parler avec un membre de notre service, vous pouvez appeler le
numéro suivant 0800/40.304.
Catalogue produits et services Elections sociales
3
1. Produits, services et packages
L'offre de Wolters Kluwer concernant les élections sociales comprend d'abord les produits et services repris
dans la rubrique 1.1., ci-dessous.
Certains produits et services sont fournis dans les packages, dont la composition est détaillée dans la
rubrique 1.2.
1.1. Produits et services
1.1.1.
Logiciel
Le logiciel vous guide à travers la procédure électorale et vous indique quelles actions doivent être prises, à
quel moment elles doivent l’être mais aussi quels sont les points méritant une attention particulière. De cette
façon, vous obtenez une vue d’ensemble des tâches à effectuer lors de la procédure. De plus, le programme
vous envoie un rappel, par mail, lorsque vous devez prendre action.
Grâce au programme, vous pouvez également imprimer tous les formulaires nécessaires et faire exécuter,
par le programme, les calculs concernant le nombre de mandats et les résultats de l'élection.
1.1.2.
Wolters Kluwer Account
Avec votre compte personnel Wolters Kluwer, vous recevez directement un accès au logiciel Elections sociale
2016 et à la plateforme de Questions Réponses. Vous recevez pour ce faire un mail vous demandant de vous
identifier ou de vous enregistrer – dans l’hypothèse où vous n’auriez pas encore de compte Wolters Kluwer.
Une fois que l’enregistrement a été effectué, vous pouvez accéder à votre dossier via le logiciel. Ce dossier
est couplé à votre compte mais il est également possible de coupler un nouvel utilisateur au dossier. Cet
utilisateur aura les mêmes droits que vous.
Il est également possible de vous identifier via MyDigipass. Cette méthode d’authentification est proposée
comme alternative à la méthode standard (moins sûre) d’identification avec nom d’utilisateur et mot de
passe.
Pour plus d’informations, consultez : http://www.mydigipass.com.
1.1.3.
Lettre d’information hebdomadaire (e-zine)
Chaque semaine à partir de septembre 2015, vous recevrez la lettre d’information électronique “Élections
Sociales 2016”. Cette e-zine est un outil pratique dans lequel les actions que vous devez entreprendre dans
les prochains jours de la procédure sont expliquées étape par étape. L'e-zine vous donne également des
conseils et astuces pour une utilisation optimale du logiciel.
Vous pouvez vous inscrire à l’e-zine sur notre site web : www.electionssociales.be.
1.1.3.
Séminaires
Entre novembre 2015 et janvier 2016, Wolters Kluwer organise des séminaires partout en Belgique. Wolters
Kluwer propose trois séminaires différents, chacun d’une durée d’une demi-journée avec huit propositions
Catalogue produits et services Elections sociales
4
(pour les séminaires en français) concernant la date et l’heure du séminaire. La première session a lieu au
début de la procédure et traite la procédure de x-60 jusqu’au jour x. La deuxième session traite la procédure
du jour x jusqu’au jour y. La troisième session est un workshop dans lequel vous apprenez, pratiquement,
comment les élections vont se dérouler dans votre entreprise, par le biais d’une mise en situation concrète.
Sur notre site web www.klu.be/socialeverkiezingen ou www.klu.be/electionssociales, vous pouvez
rechercher les séminaires organisés dans votre région pour obtenir un aperçu des dates et lieux où ils seront
dispensés.
Vous pouvez vous inscrire via le formulaire d'inscription disponible sur la page de notre site internet relative
aux séminaires organisés dans la région de votre choix.
1.1.4.
Guide de procédure
Ce manuel fournit une vue d’ensemble, chronologique, de toutes les opérations électorales, explique
l'utilisation de tous les documents officiels et réfère à la législation pertinente, quand c’est nécessaire.
1.1.5.
Sites web www.socialeverkiezingen.be et www.electionssociales.be
Vous avez accès à la section « clients » de notre site consacré aux Élections sociales 2016. Vous y trouverez
les nouveautés, des informations, des formulaires mais également les archives de notre lettre d’information,
les Q&A, le calendrier électoral, etc.
Catalogue produits et services Elections sociales
5
1.2. Packages
Les produits et services sont rassemblés dans 4 packages: ‘Budget’, ‘Economy’, ‘Business’ et ‘First Class’.
Certains produits et services ne font pas partie d’un package et sont seulement disponibles en option (voir
rubrique 6. Commander des produits et services optionnels).
Vue d’ensemble des packages et des produits et services optionnels:
Rubrique
Assistance technique
2.2.
Assistance procédurale
2.3.
Assistance administrative
2.4.
E-zine
1.1.2.
Séminaires procédure
1.1.3.
Guide de procédure
1.1.4.
Site web
1.1.5.
Conseil juridique
6.1.
Workshop président
6.2.
Livre Bureau de vote
6.3.
Bulletins de vote et urnes
6.4.
Vote par correspondance
6.5.
Vote électronique
6.6.
Assistance complète
3.
option
option
option
option
option
option
Catalogue produits et services Elections sociales
option
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n/a
n/a
n/a
n/a
n/a
n/a
n/a
option
option
option
option
option
option
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2. Support et assistance dans le cadre des packages:
‘Budget’
‘Economy’ en
‘Business’
2.1. Général
En fonction du package que vous avez choisi, le support et l’assistance se font sur 3 niveaux:
- Assistance technique (2.2)
- Assistance procédurale (2.3)
- Assistance administrative (2.4)
Ci-dessous, vous trouverez une description du contenu de ces différents niveaux de support et d’assistance
ainsi que la façon de faire appel à ces services.
2.2. Assistance technique
2.2.1.
Description du service
Ce service est accessible pour les clients bénéficiant des packages Budget, Economy et Business et leur
fournit une assistance pour tous problèmes ou questions concernant l’utilisation du logiciel.
2.2.2.
Portée du service
Cette assistance concerne vos questions ou problème sur la nature technique et fonctionnelle du logiciel.
Les questions ou problèmes techniques concernent des situations où le logiciel ne réagît pas comme
prévu.
Par exemple:
- Vous n’arrivez pas à vous connecter.
- Word ne se met pas en marche pour visualiser un document.
- Un message d’erreur apparaît.
!
Des questions ou problèmes techniques sont seulement traités quand les versions de votre browser et
de MS Office répondent aux exigences spécifiées sous la rubrique 5.
Les questions ou problèmes fonctionnels concernent la façon dont vous utilisez le logiciel.
Par exemple:
- Comment est-ce-que-je peux créer une UTE supplémentaire?
- Est-ce-que je peux générer une traduction française officieuse d’un document néerlandais?
2.2.3.
Disponibilité du service
Pour les questions fonctionnelles, consultez d’abord l’explication que vous trouverez en cliquant sur l'icône
d’aide (« ? »), en haut à droite.
Catalogue produits et services Elections sociales
7
Pour tous autres questions et problèmes techniques et fonctionnels concernant le logiciel, nous vous invitons
à consulter la rubrique ‘Foire aux questions’ sur le site web www.electionssociales.be. Vous y trouverez
également de courtes vidéos qui vous aideront avec les étapes les plus importantes à réaliser dans le logiciel.
Si vous n'avez pas trouvé de réponse à votre question via l’icône d’aide du logiciel ou via le site web
www.electionssociales.be, vous pouvez soumettre votre question à notre service d’assistance par e-mail à
l’adresse electionssociales@wolterskluwer.be ou par téléphone (0800/40.304).
Notre service d’assistance est disponible chaque jour ouvrable, de 8h30. à 17h30.
Le service d’assistance vous répondra par mail ou par téléphone.
2.3. Assistance procédurale
2.3.1.
Description du service
Ce service est accessible pour les clients bénéficiant des packages Economy et Business et leur fournit une
assistance pour tous problèmes ou questions concernant le cadre légal de la procédure électorale. Autrement
dit, ce service vise les questions et problèmes pour lesquels réponses et solutions sont à trouver dans la
législation.
2.3.2.
Portée du service
Dans le cadre de l’assistance procédurale, nous répondons à toutes vos questions concernant les modalités
et étapes de la procédure électorale.
Les questions spécifiques nécessitant une analyse in concreto de la situation de votre entreprise ou
nécessitant une interprétation juridique ne relèvent pas du service d’assistance procédurale. Il en va de
même pour les calculs concrets qui ne sont pas compris dans ce service. Dès lors, pour ce type de questions,
vous obtiendrez comme réponse, de la part du service d’assistance procédurale, l’exposé des règles et
principes généraux tels que spécifiés dans la législation. Pour toute réponse, conseil ou calcul concrets
concernant des situations propres à votre entreprise, vous pouvez faire appel à notre service optionnel
‘Conseil juridique’ (voir la rubrique 6. ci-dessous).
Voici quelques exemples de la distinction entre ‘assistance procédurale’ et ‘conseil juridique’:
a. Concernant le nombre d’ UTE’s (Unité technique d’exploitation):
-
Tombe sous le champ de l’assistance procédurale : Quels sont les critères sur lesquels nous pouvons nous
baser pour décider si 2 entités juridiques différentes peuvent être considérées comme une UTE?
-
Tombe sous le champ du conseil juridique: Dans notre entreprise de construction nous avons 3
corporations autonomes: la première a pour activité la construction de nouvelles maisons, la seconde a
pour activité la rénovation de maisons existantes et la dernière a pour activité le contrôle de l’humidité.
Devons-nous considérer chaque corporation comme une UTE autonome, ou devons-nous considérer
toutes ces corporations comme une seule UTE?
b. Concernant le calcul du nombre d’employés:
-
Tombe sous le champ de l’assistance procédurale : les règles appropriées, les explications et les
exemples afin que vous soyez capable de calculer vous-mêmes le nombre moyen d’employés.
Catalogue produits et services Elections sociales
8
-
Tombe sous le champ du conseil juridique: le calcul effectif du nombre moyen d’employés dans votre
entreprise.
Tous les services mentionnés comme optionnels sous la rubrique 1.2. (par exemple, le vote par
correspondance) ne sont pas compris dans ce service. Consultez la rubrique 6. pour commander ces services
optionnels.
2.3.3.
Disponibilité du service
Pour les questions fonctionnelles, consultez d’abord l’explication que vous trouverez en cliquant sur l'icône
d’aide (« ? »), en haut à droite.
Pour tous autres problèmes et questions techniques et fonctionnels concernant le logiciel, vous pouvez
consulter la rubrique ‘Foire aux questions’ sur le site web www.electionssociales.be. Vous y trouverez
également de courtes vidéos qui vous aideront à réaliser les étapes le plus importantes dans le logiciel.
Si vous n'avez pas trouvé de réponse à votre question via l’icône d’aide du logiciel ou via le site web
www.electionssociales.be, vous pouvez soumettre votre question à notre service d’assistance par e-mail à
l’adresse electionssociales@wolterskluwer.be ou par téléphone (0800/40.304).
Notre service d’assistance est disponible chaque jour ouvrable de 8h30 à 17h30.
Le service d’assistance vous répondra par mail ou par téléphone.
2.4. Assistance administrative
2.4.1.
Description du service
Pour les clients bénéficiant du package Business, un spécialiste de Wolters Kluwer réalisera pour vous les
étapes de la procédure de vos élections sociales dans le logiciel. Cette personne s’occupe des deadlines,
réalise toutes les étapes prévues par la législation et vous fournit tous les documents nécessaires. Un bon
nombre d’actions importantes sont donc exécutées pour vous dans le logiciel afin que vous n’ayez plus à
accomplir une grande partie des tâches administratives. Cependant, vous nous fournissez vous-même les
données nécessaires et, à certains moments importants, vous confirmez la précision de l’output (par exemple
les listes de candidats définitives). Pour toutes questions concernant les actions que vous devez entreprendre
vous-même, vous pouvez vous adresser à votre assistant personnel.
Ce service vise les questions dont la réponse se trouve dans la législation. Les questions spécifiques
nécessitant une analyse in concreto de la situation de votre entreprise ou nécessitant une interprétation
juridique ne relèvent pas du service d’assistance administrative. Dès lors, pour ce type de questions, vous
obtiendrez de votre assistant personnel des explications concernant les règles et principes généraux. Pour
toute réponse, conseil ou calcul concrets concernant des situations propres à votre entreprise, vous pouvez
faire appel à notre service optionnel ‘Conseil juridique’ (voir la rubrique 6. ci-dessous).
2.4.2.
Portée du service
L’assistant personnel peut être considéré comme votre employé administratif qui suit et effectue toutes les
étapes de la procédure pour vous. Vous gardez cependant la responsabilité du bon déroulement de la
procédure. Vous avez également pour responsabilité de donner des informations et des données correctes à
votre assistant. Lors de certains moments importants, vous confirmez la précision de l’output. Dans tous les
Catalogue produits et services Elections sociales
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cas, chaque fois que vous devrez, vous-même, effectuer une tâche, vous en serez informé par votre assistant
personnel qui vous expliquera également comment procéder.
Les interventions les plus importantes que vous devrez réaliser sont:
- Communiquer des informations sur le(s) lieu(x) d'emploi et sur les UTE’s ;
- Communiquer la (les) langue(s) qui sera/seront utilisée(s) ;
- Transmettre une liste électronique (Excel ou Csv) des employés avec toutes les informations pertinentes
comme : la catégorie (direction, cadre, employé, ouvrier ou jeune employé), lieu de travail, lieu de
résidence, langue,... ;
- Contrôler les fonctions de direction et de cadre ;
- Donner les informations sur les intérimaires ;
- Donner l’horaire pour le(s) bureau(x) de vote ;
- Consentir ou pas à l’eVoting ;
- Transmettre la liste des candidats ;
- Transmettre le/la président(e), le/la secrétaire, les assesseurs et suppléants pour le (chaque) bureau de
vote ;
- Confirmer la façon de convoquer les électeurs ;
- Télécharger, imprimer et envoyer les lettres de convocation par la poste ;
- Contrôler si les bulletins de vote sont corrects ;
- Gérer le déroulement factuel des élections au sein de votre entreprise ;
- Compte des bulletins de vote ;
- Importer les résultats.
De plus, vous êtes responsable de la distribution correcte des documents fournis par votre assistant
personnel (affichage dans l'entreprise, les envoyer à SPF ETCS via application internet, eBox ou post,...)
Tous les services mentionnés comme optionnels à la rubrique 1.2. ou énumérés comme facultatifs (par
exemple le vote par correspondance) ne sont pas couverts par ce service. Consultez la rubrique 6. pour
commander ces services optionnels.
2.4.3.
Disponibilité du service
Votre assistant personnel réalise toutes les étapes de la procédure administrative, il vous spécifie les
informations que vous devez fournir, l’output que vous devez contrôler et vous fournit tous les documents
essentiels. Qui plus est, en cas d’absence de votre assistant personnel, un membre de notre service
d’assistance est toujours à votre disposition pour assurer le travail de votre assistant.
Vous recevrez l'adresse e-mail de votre assistant personnel. Ainsi, toute communication ou échange
d'information avec lui se fera via cette adresse e-mail.
En effet, nous ne pouvons pas vous garantir que, via le numéro général 0800/40.304., vous parlerez
directement avec votre assistant personnel. Les appels sur ce numéro sont en effet répartis entre tous les
employés du service d’assistance.
Votre assistant personnel est disponible chaque jour ouvrable, de 08h30 à 17h30.
Catalogue produits et services Elections sociales
10
3. Support et assistance concernant le package ‘First class’
3.1. ‘First class’ = Assistance complète
Nos spécialistes externes (consultants et avocats) vous offrent une assistance quasi complète et ce au
travers de toute la procédure. Ils effectuent le travail pour vous et garantissent que toutes les étapes de la
procédure soient exécutées correctement et dans les délais impartis. Cette formule constitue le package le
plus avancé. Vous êtes uniquement responsable de la distribution correcte de la liste des employés, de
l’affichage des documents dans votre entreprise et de l’organisation du jour des élections.
Avec le package ‘first class’, vous confiez toutes les tâches relatives aux élections sociales à des experts et ce,
du jour X-60 au jour Y. Ce sont nos juristes externes, dotés de nombreuses années d’expérience dans le
domaine, qui font tout pour vous.
Dès le début de la procédure, notre spécialiste suit toutes les étapes du calendrier des élections pour vous.
Nous créons et traitons tous les documents nécessaires qui vous sont ensuite transmis par voie électronique.
Il ne vous reste plus qu’à les imprimer, les signer et, le cas échéant et selon les instructions de notre
spécialiste, les envoyer par la poste. Nous portons donc, contrairement à la formule du Business Package,
l’entière responsabilité du bon déroulement du processus.
Les services qui ne sont pas compris dans le package ‘First Class’ mais pour lesquels vous pouvez tout de
même faire appel à nos spécialistes sont les suivants:
- Aide dans la résolution des conflits et les négociations avec les syndicats;
- Accompagnement pour le jour des élections en tant que tel. Nous veillons à ce que les élections se
déroulent sans encombres le jour Y. Nous vous aidons tant pour les tâches administratives que la
répartition des mandats.
- Conseils juridiques de qualité pendant une partie ou l’ensemble du processus des élections sociales,
aussi bien au niveau préventif, avant la survenance des problèmes, qu’au niveau curatif, après
survenance des problèmes.
Le soutien préventif concerne principalement la première phase de la procédure où un certain
nombre de principes doivent être mis en œuvre par l’entreprise (par exemple: qui fait partie du
personnel de direction qui fait partie du personnel cadre, le nombre d’UTE’s, la date des
élections, …). Nos juristes expérimentés détectent et signalent les problèmes potentiels afin
que vous puissiez gérer ceux-ci de façon proactive. Pour les entreprises de 300 employés et
plus, la récolte des informations se fait via un rendez-vous avec un de nos employés. Pour les
entreprises de moins de 300 personnes, la récolte des données se fait par mail ou par téléphone.
- Organisation du vote par correspondance
Vous pouvez participer à nos séminaires optionnels (voir rubrique 1.1.3.) et à nos séminaires pour le
président du bureau de vote (voir rubrique 6.1.2.).
4. SLA’s concernant le support et l’assistance
Le personnel de notre service d'assistance est disponible chaque jour ouvrable de 08h30 à 17h30 pour vous
aider avec toutes vos questions et problèmes procéduraux et techniques. Le délai dans lequel nous traiterons
Catalogue produits et services Elections sociales
11
vos demandes variera selon le contenu de celles-ci. Dans tous les cas, notre équipe prendra contact avec vous
dans les 24 heures.
5. Condition techniques pour l’utilisation du logiciel
L’utilisation du logiciel requiert un browser et MS Office (Word et Excel)
Notre logiciel fonctionne avec ces versions:
Browser support
IE 10+ sur Windows 7+
Firefox 31+ sur Windows 7+
Google Chrome 36+ sur Windows 7+
Safari 7.0+ sur Mac OSX v10.9 (Maverick)+
Office support
Microsoft Word 2010+ (export)
Microsoft Excel 2010+ (import/export)
Si vous utilisez des versions qui ne répondent pas à ces exigences et que vous rencontrez des problèmes,
notre service d’assistance vous aidera dans la mesure du possible mais nous ne pouvons vous garantir une
solution.
6. Commander des produits et services optionnels
Vous pouvez commander des produits et services optionnels en envoyant un e-mail à l’adresse suivante
electionssociales@wolterskluwer.be ou en téléphonant au numéro suivant 0800/40.304.
Si vous êtes un client bénéficiant du package Business, vous pouvez contacter votre assistant personnel.
Une fois votre commande passée, vous recevrez par e-mail une proposition de prix pour les produits/services
désirés. Une fois que vous aurez confirmé cette proposition, votre commande deviendra définitive.
Les produits et services optionnels sont:
-
Conseil juridique
Séminaire ‘Bureau de vote’, pour le président
Livre ‘Bureaux de vote. Guide pour les présidents’
Bulletins de vote et urnes
Vote par correspondance
Vote électronique
6.1. Conseil juridique
Nos juristes, spécialisés dans les élections sociales, apportent des réponses concrètes aux questions propres
à votre entreprise ou vous donnent des conseils concernant la prévention ou le traitement des conflits. Nos
juristes bénéficient du support d’universitaires et d’avocats expérimentés.
Catalogue produits et services Elections sociales
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6.2. Séminaire ‘Bureau de vote’, pour le président
Lors de ce séminaire nous abordons toutes les tâches qui doivent être accomplies par le président d’un
bureau de vote. Vous obtenez ainsi des informations concrètes afin que vous sachiez exactement ce que
vous avez à faire. Lors d’une session interactive et ‘hands-on’, nous simulons le jour des élections dans votre
entreprise afin que vous puissiez commencer la procédure l’esprit tranquille, préparé pour le Jour Y. Vous
pouvez vous inscrire via le site web http://formations.wolterskluwer.be/articles/
6.3. Livre ‘Bureaux de vote. Guide pour les présidents’
Le livre examine en détail toutes les étapes de la composition des bureaux de vote, des collèges électoraux
ainsi que les opérations électorales réelles. Afin que le président puisse se préparer correctement, nous
recommandons de commander ce mode d’emploi bien à temps sur le web shop de Wolters Kluwer.
Vous pouvez également réserver le manuel avec vos bulletins via le logiciel (voir ci-dessous).
Catalogue produits et services Elections sociales
13
6.4. Bulletins de vote et urnes
À la veille du jour Y, un certain nombre de mesures importantes doivent être adoptées:
o Jour X + 40 : Introduction de listes de candidats
o Jour X + 77 : Clôture des listes de candidats et de préparation des convocations électorales (26 avril 2016
– 9 mai 2016). Pendant cette période, vous devrez préparer les bulletins de vote, les urnes, et le vote
par correspondance.
o Jour X + 80 : Convocation des électeurs.
o Jour Y : jour de l'élection (9 mai 2016 – 22 mai 2016)
Veuillez noter qu'il y a deux jours fériés entre X + 77 et Y: le jeudi 5 mai 2016 (Ascension) et lundi 16 mai
2016 (lundi de Pentecôte). Nous ne serons pas en mesure de traiter d’éventuelles commandes ces jours-là.
Afin de diminuer les tâches administratives et les coûts, vous pouvez commander vos bulletins de vote
personnalisés, soigneusement classés selon vos UTE’s, organe consultatifs et des catégories de travailleurs.
Dans le logiciel vous pourrez effectuer une tâche spécifique pour la commande des bulletins de vote et des
produits similaires (X+77 : confirmation des bulletins de vote). Cette tâche vous offrira la possibilité de passer
commande ou de regarder l’ensemble des commandes qui ont déjà été introduites.
Exemple de l’aperçu des commandes :
Via le bon de commande, vous pouvez commander différents « produits » :
-
Des bulletins de vote ;
Des packs « vote par correspondance » (Standard ou personalisé) ;
Des urnes supplémentaires ;
L’ouvrage « Bureaux de vote. Manuel pour les présidents ».
Catalogue produits et services Elections sociales
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De plus, vous devrez remplir/sélectionner certaines données sur le bon de commande :
-
L’adresse de facturation ;
Le numéro TVA, le cas échéant ;
L’adresse de livraison.
Adresse de facturation:
 Wolters Kluwer Belgium
Motstraat 30
2800 Malines
Belgique
 Wolters Kluwer Belgium
Motstraat 30
2800 Malines
Belgique
 ...................................................................
...................................................................
CODE POSTAL: . . . . . . . . . . . COMMUNE: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Catalogue produits et services Elections sociales
15
Numéro TVA:
 Aucun / pas applicables
 BE 0123456789
 BE 0987654321
 ..............................................
Adresse de livraison:
 Wolters Kluwer Belgium
Motstraat 30
2800 Malines
Belgique
 Wolters Kluwer Belgium
Motstraat 30
2800 Malines
Belgique
 ...................................................................
...................................................................
CODE POSTAL: . . . . . . . . . . . COMMUNE: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Vous constaterez que, pour les adresses, vous pouvez soit choisir une de celles proposées soit en remplir une
nouvelle.
Il y a 2 types de commandes :
-
-
Livraison Standard
o Il s’agit de l’option « standard » avec des frais d’expédition de 20 € par commande.
o La commande sera livrée dans les 4 jours ouvrables.
Livraison Express
o Vous pouvez cocher cette option. Les frais de port sont alors de €150.
o Si la commande est validée avant 12h, la commande sera livrée le jour ouvrable suivant.
o Si vous voulez encore passer une commande après 12h pour le lendemain, veuillez alors
contacter le Desk Service des élections sociales via 0800/40 304.
Dès que vous confirmez votre commande via le bon de commande, un mail de confirmation sera envoyé à
toutes les adresses mails liées à votre dossier.
Vous recevrez la facture après la livraison de vos produits.
Vous remarquez trop tard que vous n’avez pas assez de bulletins de vote ? Vous pouvez alors les imprimer
vous-même. Attention (!) : tous les bulletins de la même catégorie doivent être imprimés sur du papier de la
même couleur.
Catalogue produits et services Elections sociales
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Quelques remarques importantes :
-
-
-
Le bon de commande peut uniquement être ouvert par le logiciel et n'est pas directement disponible via
notre site Internet.
Chaque fois que vous ouvrez le bon de commande via le logiciel, le nombre de bulletins de vote dont vous
aurez besoin est automatiquement rempli, même si vous avez déjà commandé des bulletins de vote.
N'oubliez donc pas de modifier ce nombre.
Vous devez passer une commande distincte pour chaque UTE.
Les bulletins sont toujours proposés par pack de 50 pièces et vous ne pouvez commander que via le
logiciel.
Le format des bulletins de vote est A4 ou A3. Le format A4 est standard, mais on passe au format A3
quand :
o Il y a plus de 3 organisations représentatives des travailleurs reprises sur la liste (syndicats) ;
o Il y a plus de 15 noms sur au moins une liste ;
o Il y a des photos sur les bulletins de vote (par exemple pour des ateliers protégés).
Les bulletins de vote format A4 sont envoyé dans les urnes. Ceci veut dire que vous recevez (gratuitement)
un certain nombre d’urnes. Les bulletins format A3 sont envoyé (plano) séparément.
Nous vous conseillons de commander le plus de produits possible en une fois.
Veillez à vérifier que toutes les données sont correctes avant de passer votre commande. Le contrôle des
bulletins de vote fait l’objet d’une tâche dans notre logiciel (X+77).
Les bulletins de vote peuvent être commandés dans les types et couleurs suivantes :
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Les prix :
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Bulletins de vote :
o A4 : nous vous proposons tous les bulletins de vote dans un set de 50 à un prix de €40/set.
o A3 : nous vous proposons tous les bulletins de vote dans un set de 50 à un prix de €80/set.
Urnes :
o Nous vous proposons des urnes en carton et pliables. Chaque urne contient 2 crayons rouges et les
scellés à apposer sur les urnes
o € 27 hors TVA
o € 28,62 TVA incl
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Vous pouvez aussi commande le package « urne » via le webshop de Kluwer.
Annulation :
Vous souhaitez annuler votre commande ? Contactez notre Service Desk par téléphone. Si possible, la
commande sera annulée. Dans ce cas, des coûts d’annulation vous seront comptés.
6.5. Vote par correspondance
Afin de donner à vos employés absents le jour des élections la possibilité de voter vous pouvez utiliser notre
service ‘vote par correspondance’. Vous pouvez choisir entre des formulaires standards, où vous remplissez
vous-même les informations pour chaque travailleur et des formulaires personnalisés où nous avons déjà
rempli, pour vous, certaines informations concernant vos travailleurs.
Le prix est fixé par série de 10 enveloppes :
Ces 10 enveloppes contiennent:
- 10 enveloppes vierges (que le travailleur utilisera pour introduire son bulletin de vote)
- 10 enveloppes pré-imprimées "expéditeur" et "au président du bureau de vote"
- 10x le formulaire 42 (avis à l'électeur)
- 10 enveloppes pour envoyer le tout au travailleur.
Les bulletins de vote ne sont pas inclus dans les packs de vote par correspondance. Vous devez les commander
séparément et les mettre vous-même dans les enveloppes en la présence des témoins.
Que faire en cas d’élections pour CE et CPPT ? Vous devez prévoir des sets par organes. Le travailleur doit
pouvoir renvoyer son bulletin au président du bureau de vote du CPPT et au président du bureau de vote du
CE. Dans ce cas vous pouvez envoyer, par courrier recommandé (peut être le même), la convocation et les
bulletins de vote pour les élections du CE et CPPT au travailleur. Cela vaut aussi pour les bulletins de vote des
ouvriers et employés en cas d’un collège électoral commun.
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Vous pouvez également commander le package « vote par correspondance » personnalisé. Demandez une
offre via electionssociales@wolterskluwer.be ou au 0800 40 304. Pour ces sets personnalisés, vous pouvez
demander un code barre à bpost. Ce code barre sera imprimé sur les enveloppes qui seront renvoyées au
président du bureau. De cette façon vous évitez des frais de port pour les bulletins de vote qui n’auront pas
été renvoyés au bureau de vote.
Vous pouvez commander les packages pour le vote par correspondance via le webshop de Kluwer. Nous vous
conseillons de vous y prendre à l’avance.
Vous pouvez également commander les packs avec les bulletins de vote via le logiciel (voyez ci-dessus).
6.6. Convocation électorale
Les électeurs peuvent être convoqués de deux manières : via une lettre de convocation ou via une convocation
électronique.
Nous vous rappelons qu’il n’est pas possible de commander les lettres de convocation. En effet, le délai est
trop entre X+77 (moment où faites les convocations) et X+80 (convocation des électeurs). Vous pouvez générer
les lettres de convocation via la tâche « X+77 : Générez les convocations ». Vous pourrez ensuite les
télécharger et les imprimer.
Les électeurs qui sont convoqués électroniquement recevront un mail du logiciel dont la pièce jointe reprendra
tous les détails (lieu et horaire des bureaux de vote). Attention : cette option n’est possible qui les adresses
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mails des travailleurs sont connues du logiciel. Vous pouvez ajouter cette information au fichier du personnel,
via l’ajout d’une colonne supplémentaire.
Les électeurs doivent cliquer sur « cliquer ici pour confirmer », ils sont alors redirigés vers un site internet où ils
devront cliquer sur un bouton de confirmation. Une fois que cela est fait, leur convocation est enregistrée.
Si le mail disparaît dans le courrier indésirable ou si les électeurs ne cliquent pas sur le lien ou le bouton de
confirmation alors vous devrez envoyer une convocation.
6.7. Assistance Jour Y
Vous souhaitez être assisté par des juristes expérimentés pour le jour Y ? C’est possible (en fonction de notre
capacité) ! Envoyez-nous votre demande via electionssociales@wolterskluwer.be ou téléphonez au 0800 / 40
304.
7. Questions administrative
Si vous avez des questions administratives (facturation, livraison, ...) concernant les produits et services que
vous avez acheté, ou si vous désirez plus d'information sur une mise à jour de votre package actuel, vous
pouvez nous contacter par mail à l'adresse electionssociales@wolterskluwer.be. Si, toutefois, vous préférez
avec un ou une employé(e) en ligne, vous pouvez appeler notre service d'assistance au numéro suivant
0800/40.304.
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8. Vote électronique
Les bulletins de vote papier sont remplacés par un écran sur lequel les candidats peuvent faire leur choix.
Toutes les procédures prévues par la législation sont maintenues avec le vote électronique. Par exemple, un
bureau de vote est défini de la même manière et les concepts d’ ‘urne’, ‘organismes’ ou ‘listes’ sont intégrés
dans le concept électronique.
Le logiciel et les services concernant le vote électronique sont assurés par notre partenaire Elegio. Lorsque
des problèmes surgissent dans le transfert de données de notre outil vers celui d’Elegio, vous pouvez
contacter notre centre d'assistance par e-mail (electionssociales@wolterskluwer.be) ou par téléphone
(0800/40.304). Des problèmes qui surviendraient lorsque vous importez des données dans l’outil d’Elegio,
ou des problèmes techniques tombent sous la responsabilité d’Elegio (support@elegio.be).
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