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Actualite DACSES avril 2016

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Actualités DACSES
Cellule R Conseil du Rectorat
AVRIL
2016
SOMMAIRE
*Dernière minute*
*MRCF*
Dernière minute (messages du ministère)
DAF A3 - Actualité de la
semaine du 14 au 25 Mars
2016
Dans le cadre de la mise en
œuvre de la maîtrise des
risques comptables et financiers (MRCF), nous vous informons qu'un groupe de travail
piloté par le service académique des actes financiers
(SAAF) de l'académie de Poitiers, est actuellement en
charge de la modernisation de
l’Outil de Diagnostic Interne
Comptable des EPLE (ODICé).
Ces travaux sont menés par
l'adjoint-gestionnaire, agent
comptable du Lycée Marguerite de Valois en lien avec le
*De la légalité*
réseau départemental des
agents comptables de Charente et avec des chefs d'établissements en ce qui concerne le volet Ordonnateur de
l’outil.
*Marchés Publics*
*DEMACT*
*Pièces jointes*
« Note de service collecte COFI »
Les propositions d’évolution
proposées par ce groupe de
travail seront ensuite soumises pour avis au bureau
d’aide et de conseil de l’académie de Lille. Une durée
d'une année civile sera nécessaire pour assurer la rénovation de l'outil de janvier à
décembre 2016. Le bureau DAF
A3 veillera à l’avancement des
travaux tout au long de l’année
2016 et validera en fin de
processus les actualisations
d’ODICé
« COFI étiquettes Annexe 2 à 6 »
« Groupe de Travail voyage
dossier 1/4 »
« ODICé »
« Procédures disciplinaires »
Directrice de publication
Béatrice GILLE
Responsable d’édition
Franck HUGOY
Dernière minute (messages du ministère)
Rconseil 2016 - 074
(collecte des comptes financiers 2015)
La note de service du 4 mars
2016 relative à la destination
et la collecte des comptes
financiers de l'exercice 2015
des EPLE rappelle les modalités d'information des agents
comptables, sur la destination
de leurs comptes financiers
2015, soit vers le contrôle
juridictionnel réalisé par la
chambre régionale des
comptes, soit vers l'apurement administratif, et sur le
dépôt de ces comptes auprès
des services locaux de la
direction générale des finances publiques.
La répartition des comptes
financiers entre l'apurement
administratif et le contrôle
juridictionnel est identique à
celle relative aux comptes
financiers de l'exercice 2014.
Les modalités d'information
des agents comptables et de
conditionnement des comptes financiers sont inchangées par rapport à l'année précédente.
Les annexes 2 à 6 sont transmises
en format Word et open office pour
permettre aux agents comptables
de remplir directement les modèles
d'étiquettes à apposer sur les cartons
et les listes détaillées du contenu des
cartons à transmettre lors du dépôt
des comptes à la DDFiP.
Déploiement de la Maîtrise des Risques Comptables et Financiers
(MRCF)
La Maîtrise des Risques Comptables et Financiers relève du pilotage de l’établissement. Il s’agit d’une démarche inhérente à l’activité de tout encadrement qui est suivie à différents niveaux; la finalité est de maîtriser l’activité dans sa globalité.
Documents disponibles sur le cartable
en ligne : Onglet DOSSIER/IntendanceDap/DACSES/Actualités DACSES
Les objectifs de la MRCF sont de prévenir, d’encadrer et de gérer les risques afin
d’améliorer la qualité comptable. Pour permettre une meilleure sensibilisation à ce type de démarche, le Groupe de Travail a retenu certains items d’ODICé afin d’en faciliter la lisibilité.
Pour tout renseignement
En revanche, pour les personnes souhaitant approfondir le déploiement de la MRCF,
nous ne pouvons que les encourager à recourir à l’utilisation d’ODICé dans son intégralité.
DACSES
Cellule R-Conseil du Rectorat
RESTITUTION GROUPE DE TRAVAIL
VOYAGES
*Frédérique ATTAL, agent comptable lycée Nicolas-Joseph Cugnot NEUILLY-SUR-MARNE
*Maïté BALLET, agent comptable lycée Condorcet SAINT-MAUR-DES-FOSSES
*Hélène BONTE, agent comptable Lycée Henri Moissan MEAUX
*Michel BOURGEOIS, agent comptable lycée Edouard Branly NOGENT-SUR-MARNE
*Dominique BRIVAL, chef d’établissement collège Pierre Sémard DRANCY
*Gabriel CORBIERE, agent comptable lycée André Boulloche LIVRY-GARGAN
*Laurent DEPREZ, chef d’établissement LP Antonin Carême SAVIGNY-LE-TEMPLE
*Catherine FAURE, agent comptable Lycée La Tour des Dames ROZAY-EN-BRIE
*Franck HUGOY, Chef du DACSES, Rectorat
*Nathalie LAISNEY, gestionnaire DACSES, Rectorat
*Jérôme LE GUILLOU, chef d’établissement lycée Saint Exupéry CRETEIL
*Annie MEHOU-LOKO, chef d’établissement collège Victor Hugo CRETEIL
*Sylvie PERRON, chef d’établissement Robert Schuman CHARENTON LE PONT
*Yannick PERRON, chef d’établissement LP Madeleine Vionnet BONDY
*Catherine SUEL, agent comptable lycée François Mansart SAINT-MAUR-DES-FOSSES
*Bernard VINCENT, chef d’établissement lycée Condorcet SAINT-MAUR-DES-FOSSES
ODICE VOYAGES SCOLAIRES COMPTABLE
Documents
(les éléments à vérifier)
proposés
GENERALITES
L'Agent comptable veille-t-il à la présence de l'acte du conseil d'administration
validant le budget prévisionnel du voyage, lors de la prise en charge de l'ordre
de recettes ?
VOIR
DOCUMENTS
RESTITUTION
Lors de la prise en charge d'un ordre de recettes correspondant à un don,
l'agent comptable s'assure-t-il de la présence de l'acte, pièce justificative de
l'ordre de recettes ?
Les échéanciers de versement des contributions des familles sont ils fixés par
l'agent comptable ?
Si nécessaire, une régie d'avances est-elle créée et un régisseur nommé ?
Le cas échéant, les modalités d'utilisation de la carte bancaire sont elles clairement définies ?
La réglementation en matière de dérogation à la règle du service fait est elle
respectée (avant remise des titres de voyage: 70% d'avance maximum en cas
d'intervention d'un voyagiste) ?
L'Agent comptable a-t-il demandé à chaque gestionnaire de lui fournir, pour
chaque voyage des EPLE du groupement, un dossier comprenant le budget prévisionnel, l'engagement des familles, le suivi des encaissements, les justifications des dépenses et le bilan financier ?
L'Agent comptable participe-t-il à la rédaction des bilans financiers à l'issue de
chaque voyage ?
L'Agent comptable s'assure-t-il de l'existence d'une charte ?
Pour tout renseignement
GROUPE
DE
DACSES
TRAVAIL
Cellule R-Conseil du Rectorat
ACADEMIQUE
VOYAGES
DEPENSES
Documents disponibles sur le cartable
en ligne : Onglet DOSSIER/IntendanceDap/DACSES/Actualités DACSES
ODICE VOYAGES SCOLAIRES ORDONNATEUR
Documents
(les éléments à vérifier)
proposés
Documents disponibles sur le cartable en
ligne : Onglet DOSSIER/Intendance-Dap/
DACSES/Actualités DACSES
Généralités
Les voyages et sorties font-ils l'objet d'une programmation annuelle ?
VOIR
Pour tout renseignement
DOCUMENTS
La participation des familles aux financements des sorties et voyages facultatifs fait elle l'objet d'un vote du CA ?
La prise en charge des frais de voyages des accompagnateurs est-elle financée par des ressources autres que les contributions des familles ?
L'EPLE informe-t-il les familles sur les conditions du remboursement des tropperçus ?
L'EPLE est-il en mesure de rendre compte, par voyage scolaire, de l'utilisation
des crédits, des restes à recouvrer, et des reliquats ?
Un bilan du voyage (pédagogique et financier) est-il soumis au vote du CA
après chaque voyage ?
Recettes
Les dons font-ils l'objet d'un acte du CA pour acceptation du don ?
Les professeurs procédant à la collecte ou la perception des recettes sont-ils
habilités soit comme régisseurs, soit comme mandataires ?
Le paiement échelonné de la participation des familles s'effectue-t-il avec
l'accord de l'agent comptable ?
L'agent comptable dispose-t-il de tous les éléments nécessaires à la liquidation des recettes ?
RESTITUTION
DACSES
GROUPE
Cellule R-Conseil du Rectorat
DE
TRAVAIL
ACADEMIQUE
VOYAGES
ODICE VOYAGES SCOLAIRES ORDONNATEUR
Documents
(les éléments à vérifier)
proposés
Documents disponibles sur le cartable en
ligne : Onglet DOSSIER/Intendance-Dap/
DACSES/Actualités DACSES
Pour tout renseignement
Dépenses
VOIR
DACSES
DOCUMENTS
La mise en concurrence des différents prestataires est-elle effective
(respect des seuils des marchés publics, choix du fournisseur…) ?
RESTITUTION
Si le voyage n'est pas organisé "clé en main" avec un prestataire, une
régie temporaire est-elle créée pour chaque voyage ?
DE
Le cas échéant, les modalités d'utilisation de la carte bancaire sont elles
clairement définies ?
Les dépenses du régisseur d'avance sont-elles contrôlées et mandatées
dès la fin du voyage ?
La réglementation en matière de dérogation à la règle du service fait est
elle respectée (avant remise des titres de voyage : 70% d'avance minimum en cas d'intervention d'un voyagiste ?)
GROUPE
TRAVAIL
ACADEMIQUE
VOYAGES
Cellule R-Conseil du Rectorat
Documents disponibles sur le cartable en
ligne : Onglet DOSSIER/Intendance-Dap/
DACSES/Actualités DACSES
DE LA LEGALITE
Pour tout renseignement
Dans le cadre d'un voyage scolaire, un transporteur demande le versement d'une caution pour
couvrir d'éventuelles dégradations qui pourraient être faites par des élèves dans le car. Existet-il un texte l'y autorisant ?
Le versement d'une caution ne s'appuie sur aucun dispositif réglementaire, mais plutôt sur les usages
du commerce. C'est dans le contrat signé avec le fournisseur ou le prestataire que les obligations de
chaque partie doivent être précisément décrites (montant de la caution, conditions de remboursement,
...).
Quelles sont les aides qui peuvent être octroyées aux participants d'un voyage scolaire ?
Il existe deux types d'aides :
celle relative au financement du voyage, qui s'applique à l'ensemble des participants ;
l'aide à caractère social, qui s'applique à certains participants en fonction de leur situation sociale.
Par ailleurs, un tiers (comités d'entreprise, communes) peut se substituer totalement aux créanciers
pour le paiement de la dette. Ainsi, dans le cas d'espèce, les aides de la commune viendront en déduction de la créance des familles concernées.
Le contrat passé entre un voyagiste et un EPLE dans le cadre d'un voyage facultatif précise
qu'une caution de 10 à 15 euros par élève sera demandée à l'arrivée à l'hôtel. Cette clause estelle légale ?
Le principe de gratuité ne s'appliquant pas aux activités facultatives rien ne s'oppose au versement
d'une caution si le contrat le prévoit et si le conseil d'administration l'autorise, il devra néanmoins
s'agir d'un tarif fixe et non flottant.
Par ailleurs, dans le cas d'espèce le contrat étant passé entre le voyagiste ou l'organisme hébergeur et
l'EPLE, c'est à celui-ci de payer la caution qui sera retracée dans les écritures comptables conformément aux règles de la comptabilité publique.
On rappellera enfin, que le principe du paiement d'une caution par les familles ne peut être admis que
pour s'assurer de la restitution du matériel mis à disposition (clé de chambre par exemple) et non dans
le but de couvrir d'éventuelles dégradations qui seraient commises par certains élèves. Celles-ci doivent en effet faire l'objet d'une procédure disciplinaire prévue par le règlement intérieur de l'établissement et le cas échéant celui des sorties et voyages scolaires concernés.
Une participation peut-elle être demandée aux familles pour une sortie pédagogique programmée pendant le temps scolaire ?
Dès lors que la sortie pédagogique est programmée pendant le temps scolaire, elle acquiert un caractère obligatoire. Le principe de gratuité, énoncé par l'article L.132-2 du code de l'éducation, trouve alors
pleinement à s'appliquer.
La participation financière des familles au financement d'une sortie pédagogique facultative estelle proscrite ?
Selon les termes de la circulaire n° 2001-256 du 30-03-2001 sur la mise en oeuvre du principe de gratuité de l'enseignement scolaire public, les dépenses afférentes aux activités facultatives, en particulier
les voyages scolaires, ne relèvent pas du principe de gratuité; En conséquence, une contribution financière peut être demandée aux familles dés lors qu'elle est approuvée par le conseil d'administration et
validée pédagogiquement par les autorités académiques; cette participation doit conserver un caractère raisonnable et ne doit constituer qu'une source résiduelle de financement d'un voyage.
DACSES
Cellule R-Conseil du Rectorat
Documents disponibles sur le cartable en
ligne : Onglet DOSSIER/Intendance-Dap/
DACSES/Actualités DACSES
Un voyage scolaire peut-il être est pris en charge intégralement par un prestataire
extérieur ?
Au regard des éléments communiqués, et de la réglementation en matière de sorties et
voyages scolaires, qui précise que les voyages et sorties scolaires participent par nature à la
mission de l'EPLE, ce qui suppose par conséquent que la gestion financière de ces activités
soit assurée par l'établissement.
Le non respect de ce principe équivaut à une gestion de fait, pouvant engager la RPP du
comptable patent (en charge de comptabilité de l'EPLE), et ce, au sens des termes de Selon
les termes de l'article 60-XI de la loi n° 63-156 du 23 février 1963.
Cependant, si les familles ou l'EPLE participent au financement de cette activité, le financement doit être retracé dans la comptabilité de l'EPLE, conformément à la réglementation en
vigueur. Par ailleurs, le choix des prestataires éventuels doit s'effectuer, selon les règles
définies dans le Code des Marchés publics.
Dans le cadre d'un voyage facultatif, l'établissement scolaire peut-il, avec accord du
CA, pratiquer la gratuité pour les familles ? N'y a-t-il pas contradiction entre gratuité
et caractère facultatif ?
Le principe de la gratuité doit être impérativement respecté dans le cadre des voyages scolaires obligatoires. Mais rien n'empêche d'appliquer ce principe aux voyages et sorties facultatifs, du moment que le CA donne son accord et prévoit que le voyage sera financé sur le
budget de l'EPLE, sans participation des familles. D'ailleurs, dans le cadre d'un voyage scolaire facultatif, la contribution qui peut être demandée aux familles ne doit pas revêtir de
caractère discriminatoire (article L 551-1 du Code de l'éducation) et doit rester raisonnable,
aucun élève ne devant être écarté pour des raisons financières.
Un EPLE peut-il organiser des ventes de cartes, de friandises, l'empaquetage dans les
supermarchés ou une tombola afin de financer un voyage scolaire facultatif ?
Les activités décrites ne peuvent pas être organisées par l'EPLE, en raison du principe de
spécialité; en revanche, elles peuvent être organisées par le FSE si elles respectent les buts
fixés par le statut de cette association. Toutefois, il convient d'attirer l'attention sur le nécessaire respect de la réglementation en vigueur en ce qui concerne la participation des élèves
à des activités rémunérées. Par exemple, l'empaquetage dans un magasin, indemnisé par un
commerçant peut constituer une infraction à la législation du travail. Par ailleurs dans le
cadre d'un voyage facultatif, il n'y a pas d'obstacle à ce qu'un EPLE reçoive un don du FSE
pour l'aider à financer un voyage, dès lors que l'établissement garde la maîtrise de la gestion
et de l'organisation du voyage en question. En revanche, l'organisation de ces activités par
l'EPLE serait contraire au principe de spécialité.
Lors d'un voyage constitué de 54 élèves et 5 accompagnateurs, un voyagiste consent
3 hébergements gratuits pour 5 accompagnateurs.
On précisera que les éventuels rabais ou remises consentis viennent en diminution de la
facture du voyagiste et ne peuvent s'analyser comme des ressources destinées au financement d'une catégorie de participants comme par exemple les accompagnateurs.
Par ailleurs, conformément aux dispositions de la circulaire DGESCO n° 2011-117 du 3 août 2011
relative aux sorties et voyages au collège et au lycée, le financement des frais liés aux accompagnateurs doit être prévu au budget de l'établissement. On notera que les dépenses
totales du projet constituent un tout qu'il convient de diviser par le nombre de participants
pour atteindre le coût individuel. L'ensemble de ces dépenses doit être financé par l'ensemble
des ressources, issus de la participation des différents financeurs.
Le coût lié aux accompagnateurs ainsi déterminé sera financé par l'EPLE.
Pour tout renseignement
DACSES
Cellule R-Conseil du Rectorat
Documents disponibles sur le cartable en
ligne : Onglet DOSSIER/Intendance-Dap/
DACSES/Actualités DACSES
Marchés publics
Pour tout renseignement
Conseil nº8 - Candidature : n'en demandez pas trop
DACSES
Cellule R-Conseil du Rectorat
Conformément au programme de simplification en faveur des entreprises, plusieurs mesures sont mises en œuvre depuis le 1er octobre 2014. Utilisez-les
pour faciliter l’accès des entreprises à la commande publique. Et n’oubliez pas,
des dispositions existent déjà pour simplifier les démarches des entreprises.
Lorsque vous demandez, au titre des capacités financières, un chiffre d’affaires minimal
donné, celui-ci doit être justifié par l’objet du
marché ou par ses conditions d’exécution.
Pour éviter les exigences excessives, un plafond est mis en place. Fixé à deux fois le montant estimé du marché, il ne doit pas être considéré comme une référence.
La nécessité de fixer une exigence en termes de
chiffre d’affaires minimal doit s’apprécier au regard de chaque marché. Lorsqu’une telle exigence est imposée, le niveau minimal retenu
doit être adapté à la situation particulière du
marché.
Si possible, ne demandez plus aux entreprises des documents que vous auriez déjà
obtenus dans le cadre d’une précédente procédure, sous réserve qu’ils soient encore valables.
Dans certaines conditions tenant au caractère gratuit et à la sécurité de l’information fournie, vous ne pouvez plus demander aux entreprises des documents auxquels vous pouvez
avoir directement accès par voie dématérialisée.
Rappel
N’oubliez pas : le système de la double
enveloppe a été supprimé en 2008.
La candidature et l’offre sont présentées
dans une même enveloppe, mais constituent
deux parties distinctes.
Attention aux excès ! Lorsque la candidature et l’acte d’engagement doivent être signés, n’exigez pas la signature ou le paraphe de tous les autres documents du
marché ou des cahiers des charges. Cela
n’apporte aucune garantie supplémentaire.
Avec le dispositif « MPS » (Marché Public
Simplifié), vous évitez à l’entreprise de produire des informations et des pièces qui vous
sont directement mises à disposition par les
autorités publiques. Plus simple et plus sûr.
DEMACT
Documents disponibles sur le cartable en
ligne : Onglet DOSSIER/Intendance-Dap/
DACSES/Actualités DACSES
Pour tout renseignement
Modalités d’adoption du règlement intérieur des établissements scolaires
pour l’année 2016-2017
DACSES
Cellule R-Conseil du Rectorat
Levier essentiel de l’apprentissage de la vie en collectivité et de la citoyenneté, le règlement intérieur
définit les règles de fonctionnement de l’établissement ainsi que les droits et obligations de chacun
des membres de la communauté éducative. Propre à chaque établissement, il rappelle les règles de
civilité et de comportement et inclut le règlement intérieur du service d’hébergement et de restauration (SHR), la charte informatique de l’établissement et la charte de la laïcité.
1 – ELABORATION ET ADOPTION
La circulaire n° 2011-112 du 1er août 2011 (BO spécial n°6 du 25 août 2011) précise les rubriques devant
figurer dans le règlement intérieur des EPLE.
Il doit être adopté chaque année, dans son ensemble, par le conseil d’administration de l’établissement, même s’il n’a pas fait l’objet de modifications, après consultation obligatoire de la commission permanente et, pour les lycées, du conseil des délégués pour la vie lycéenne.
Le règlement intérieur prendra en compte l’évolution du régime applicable aux sanctions des actes et
comportements contraires au règlement intérieur conformément au décret 2014-522 du 22 mai 2014
explicité par la circulaire DGESCO du 27 mai 2014.
2- TRANSMISSION ET EXECUTION
Le règlement intérieur, mentionnant toutes les modifications apportées, doit être joint à l’acte, qui
sera envoyé à l’autorité académique via l’application DEMACT.
Il devient exécutoire quinze jours après sa transmission, sauf en cas d’annulation pour cause de dispositions contraires aux lois et règlements ou de nature à porter atteinte au bon fonctionnement du
service public.
Il est souhaitable que le document voté par le conseil d’administration soit transmis au service académique concerné le plus tôt possible, de manière à ce qu’il puisse, le cas échéant, être inséré dans
les carnets de correspondance.
Documents disponibles sur le cartable en
ligne : Onglet DOSSIER/Intendance-Dap/
DACSES/Actualités DACSES
DEMACT
Pour tout renseignement
3- PUBLICITE ET RECOURS
Pour être opposable, le règlement intérieur, devenu exécutoire, doit faire l’objet d’une publicité :
- par un affichage dans l’établissement mentionnant la date d’adoption du règlement intérieur au
conseil d’administration,
- par diffusion aux représentants légaux des élèves mineurs ainsi qu’aux nouveaux élèves au moment
de leur inscription dans l’établissement.
En tant qu’acte règlementaire, ce règlement intérieur est susceptible d’être déféré au tribunal administratif par tout membre de la communauté éducative qui l’estimerait illégal.
Afin de vous prémunir contre les risques de recours qui obligeraient à une modification substantielle du
règlement intérieur en cours d’année, je vous invite à intégrer les éventuelles observations des services académiques concernant les règlements intérieurs des années précédentes.
Contacts Rectorat
GESTIONNAIRE 77 : M GROB: 01/57/02/64/61
GESTIONNAIRE 93 : MME TANGUY: 01/57/02/63/85
GESTIONNAIRE 94 : MME HAROUAK: 01/57/02/64/59
GESTIONNAIRE 77-93-94 : MME LAISNEY: 01/57/02/68/76
DACSES
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