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Assistante administrative Descriptif et Cahier des charges

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Assistante administrative
Descriptif et Cahier des charges :
Tâches administratives pour les directeurs d’internat du Rosey (4 heures les lundis, mardis, mercredis, jeudis et 8 heures
le vendredi)
Ø Gestion des informations de l’internat sur la feuille du jour et les calendriers de l’école
Ø Edition et tenue à jour des listes logistiques de l’internat (plan de table, réservation des bus, liste de téléphones
etc.)
Ø Correspondance avec les parents et générale (confirmation de commande etc.)
Ø Gestion des autorisations de week-end
Ø Contrôle de l’agenda des élèves
Ø Traduction en anglais de textes à l’usage interne
Ø Gestion du logiciel des absences des élèves
Ø À Gstaad : mise à jour de la liste des excusés de ski, et informations aux professeurs en charge de la surveillance
Secrétariat général
Ø Assistante du secrétariat général
Ø Saisie et mise à jour du programme du personnel
Ø Demande des permis de travail de tous les collaborateurs en contact avec le bureau des étrangers de Rolle et avec
l’OCE à Lausanne; AVS, fiches de saisie, contrôle de l’assurance maladie obligatoire; Saisies sur internet des
formulaires d’annonce d’arrivée pour tous les professeurs et employés soumis à l’impôt à la source
Ø Aide à la recherche d’appartements à Gstaad pour les collaborateurs externes
Ø Renouvellement et obtention de l’autorisation d’enseigner
Ø Gestion de la GED (scan des divers documents GED élèves)
Ø Pendant les périodes de vacances et maladies, secrétariat général, secrétariat des camps d’été. Réception par
tournus: centrale téléphonique, accueil parents et visiteurs, courrier et mise à jour de la base de données de l’école
Ø Divers autres travaux administratifs, classements
Ø Enregistrement des plaques d’immatriculation sur le système de surveillance
Ø Voyages d’octobre : centralisation des autorisations de voyages, et communications de données aux professeurs
organisateurs
Ø Camps d’été : démarches administratives (demande de permis, déclaration AVS) pour les employés de maison
Aide administrative au secrétariat du bureau des voyages et autres départements en cas de surcharge de travail et
tournus pendant les vacances
Diverses tâches administratives de soutien à la direction
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