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Actions of the Board Mesures prises par le conseil d`administration

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Actions of the Board
Mesures prises par le conseil d’administration
April 26, 2015,
Motion: That the agenda be approved as presented (or amended), with the order of the agenda
remaining flexible as per the Chair’s discretion. MOVED BY Carole Thiffault. Seconded by Linda
LeBlanc. Carried.
Motion: To give the Treasurer the authority to conduct the finances of the Association. Moved
by Wendy Stokes. Seconded by Diane Allard. Carried.
Motion: To give the Treasurer the authority to make cash advances not to exceed $500.00
when written request is received by a Member of the Board. Moved by Andrée-Josée Duclos.
Seconded by Wendy Stokes. Carried.
Motion: That the signing authority be any 2 of: Jacques Fournier, Marc Robichaud or Lise
Auffrey-Arsenault. Moved by Steven Keith. Seconded by Linda LeBlanc. Carried.
Motion: To hire Cindy Maillet, bookkeeper, for 2015-16 fiscal year. Moved by Andrée-Josée
Duclos. Seconded by Carole Thiffault. Carried.
Motion: That financial records prior to 2008 be destroyed. Moved by Linda LeBlanc. Seconded
by Laura Perry. Carried.
September 19, 2015
Motion: That the Minutes of the Board Meeting of April 25 and April 26 be approved as
presented (or amended). Moved by: Carole Thiffault; Seconded by: Andrée-Josée Duclos.
Carried.
Motion: To ratify the e-votes pertaining to 1) Inclement Weather Policy and, 2) 2015-16 Team
Criteria. Moved by: Wendy Stokes; Seconded by: Christine Hicks. Carried.
Motion: That the agenda be approved as presented (or amended), with the order of the
agenda remaining flexible as per the Chair’s discretion. MOVED BY Diane Allard. Seconded
by Carole Thiffault. Carried.
Motion: To approve Lise Auffrey-Arsenault, Nicole LeBlanc-Richard, Carole Thiffault, Sabrina
Scott Van der Pluijm and Wendy Stokes (alternate) as Challenge Team leaders.
MOVED BY: Christine Hicks. Seconded by Barb Magee. Carried
Motion: To approve Steven Keith as Canadian Championship Team Leader.
MOVED BY Andrée-Josée Duclos. Seconded by Dianne Allard. Abstention Katelyn Delahunt.
Carried.
Motion: To appoint Katelyn Delahunt as Recreation Chair.
MOVED BY: Carole Thiffault. Seconded by Joan Richardson. Carried.
Katelyn returns to meeting at 11:13.
Motion: That the Board Members accept the reports as presented.
MOVED BY Diane Allard. Seconded by Christine Hicks. Carried.
November 11, 2015
Motion: That the Minutes of the Board Meeting of September 19 be approved as presented (or
amended). MOVED BY Steven Keith. Seconded by Jacques Fournier. Carried
Motion: That the agenda be approved as presented (or amended), with the order of the agenda
remaining flexible as per the Chair’s discretion. MOVED BY Katelyn Delahunt. Seconded by
Christine Hicks. Carried.
Motion: That SCNB accept the amendment to STARSKATE ACSC qualifying as outlined on page
16. Moved by Wendy Stokes. Seconded by Carole Thiffault. Carried.
Motion: To accept the ratified constitution as written. Moved by Carole Thiffault. Seconded by
Wendy Stokes. Carried.
Motion: That the Board Members accept the reports as presented. Moved by Steven Keith.
Seconded by Diane Allard. Carried.
February 27, 2016
Motion: That the Minutes of the Board Meeting of November 11 be approved as presented
(or amended). Moved by Carole Thiffault. Seconded by Jacques Fournier. Carried
Motion: That the e-vote Motion for the approval of the synchro team criteria with mover:
Michelle Aube, and seconder: Carole Thiffault, be ratified. Moved by Michelle Aube. Seconded
by Carole Thiffault. Carried
Motion: That the agenda be approved as presented (or amended), with the Order of the
Agenda remaining flexible as per the Chair’s discretion. Moved by Steven Keith. Seconded by
Dianne Allard. Carried.
Motion: The Board agrees to appoint Sectionals to a Club within Region 5. Moved by Wendy
Stokes. Seconded by Dianne Allard. Carried.
Motion: That the Board members approve the financial report as presented (or amended) to be
placed on file subject to audit. Moved by Jacques Fournier. Seconded by Carole Thiffault.
Carried.
Actions of the Executive, 2015-2016
May 11, 2015
Motion: That the Minutes of the Executive Committee Meeting of April 24 2015 be approved.
Moved by: Carole Thiffault. Seconded by Wendy Stokes. Carried.
Motion: That the agenda be approved as presented (or amended), with the order of the agenda
remaining flexible as per the Chair’s discretion. Moved by Carole Thiffault. Seconded by Wendy
Stokes. Carried.
Motion: That SCNB make a $75 donation in remembrance of Bethany Tory to
Jumpstart. Moved by Wendy Stokes. Seconded by Jacques Fournier. Carried.
Motion: That the SCNB website does not go live until Executive Director has had more training
with July 1st, 2015 the deadline to have it up and running. Moved by Wendy Stokes. Seconded
by Carole Thiffault. Carried.
Motion: That the ED salary be increased to $47 000 effective February 6 2015. Moved by
Wendy Stokes. Seconded by Carole Thiffault. Carried
Motion: That SCNB create an ad-hoc Promotional/Branding Committee, chaired by the
Secretary, with the ability to solicit members for the Committee. This committee will report to
the Executive. Moved by Wendy Stokes. Seconded by Jacques Fournier. Carried.
Motion: That the removal of 'every 5 years' be removed from Policy 3.20 SCNB Accounting
Services. Moved by Jacques Fournier. Seconded by Wendy Stokes. Carried.
Motion: That Policy 3.21 should read as follows:
All expense claims should be submitted for payment within 60 days of incurred
expense. Prior to year-end, if expenditures cannot be submitted, then an estimate shall be
submitted to ensure expenditures are accounted for in the correct fiscal year.
Moved by Jacques Fournier. Seconded by Linda LeBlanc. Carried
Motion: That the SCNB executive approve the constitution from Fundy Blades. Moved by
Carole Thiffault. Seconded by Wendy Stokes. Carried.
June 23, 2015
Motion: That the Minutes of the Executive Committee Meeting of May 11 2015 be approved.
Moved by: Linda LeBlanc. Seconded by Wendy Stokes. Carried.
Motion: That the agenda be approved as presented (or amended), with the order of the agenda
remaining flexible as per the Chair’s discretion. Moved by Wendt Stokes. Seconded by Carole
Thiffault. Carried.
Motion: That the Director of Development position be reoffered to Raoul LeBlanc with a salary
of $20,000, and travel expense account of $5000. Moved by Carole Thiffault. Seconded by
Jacques Fournier. Carried. Linda LeBlanc left meeting for discussion and vote.
July 21, 2015
Motion: To approve the acquisition of two (2) BMO Mastercards to be used by Executive
Director and Treasurer for SCNB business. Moved by Jacques Fournier. Seconded by Wendy
Stokes. Carried.
September, 17, 2015
Motions: i) That the Minutes of the Executive Committee Meeting of June 23 2015 be
approved.
ii) That the Minutes of the Executive Committee Special Meeting of July 21 2015 be approved.
Moved by: Wendy Stokes. Seconded by Carole Thiffault. Carried.
Motion to ratify i) Inclement weather policy and 2) 2015-16 Competitive Team Criteria selection
criteria e-votes. Moved by Wendy Stokes. Seconded by Linda LeBlanc. Carried.
Motion: That the agenda be approved as presented, with the order of the agenda remaining
flexible as per the Chair’s discretion. Moved by Linda LeBlanc. Seconded by Carole Thiffault.
Carried.
November 10, 2015
Motion: That the Minutes of the Executive Committee Meeting of September 17 be approved.
Moved by Wendy Stokes; Seconded by Carole Thiffault. Carried
Motion: That the agenda be approved as presented, with the order of the agenda remaining
flexible as per the Chair’s discretion. Moved by Carole Thiffault; Seconded by Wendy Stokes.
Carried.
December 8, 2015
Motion: That the Minutes of the Executive Committee Meeting of November 10 be approved.
Moved by Carole Thiffault Seconded by Wendy Stokes. Carried
Motion: That the agenda be approved as presented (or amended), with the order of the agenda
remaining flexible as per the Chair’s discretion. Moved by Wendy stokes. Seconded by Carole
Thiffault. Carried
Motion: To accept the Crowne Plaza as the SCNB host hotel from December 12 2015 to June 1
2016. Moved by Carole Thiffault. Seconded by Wendy Stokes. Carried.
January 25, 2016
Motion: That the Minutes of the Executive Committee Meeting of December 8 be approved.
Moved by Carole Thiffault. Seconded by Wendy Stokes. Carried
Motion: That the agenda be approved as presented (or amended), with the order of the agenda
remaining flexible as per the Chair’s discretion. Moved by Jacques Fournier. Seconded by
Carole Thiffault. Carried.
February 22 and 27 2016
Motion:
That the Minutes of the Executive Committee Meeting of January 25 be approved. Moved by
Jacques LeBlanc. Seconded by Carole Thiffault. Abstention Linda LeBlanc. Carried.
Motion: That the agenda be approved as presented (or amended), with the order of the agenda
remaining flexible as per the Chair’s discretion. Moved by Carole Thiffault. Seconded by Linda
LeBlanc. Carried.
March 21, 2016
Motion: That the Minutes of the Executive Committee Meeting of February 22 and 27 2016 be
approved. Correction to item 6.5 Coaches Representative attending and not Competitive Skater
Development. Moved by Carole Thiffault. Seconded by Jacques Fournier. Carried
Motion: That the agenda be approved as presented (or amended), with the order of the agenda
remaining flexible as per the Chair’s discretion.
Add Items:
9.1. Letter received from Region 5.
9.2 Université de Moncton
Moved by Jacques Fournier. Seconded by Linda LeBlanc. Carried.
Mesures prises par le conseil d’administration en 2015-2016
26 avril 2015
Motion : QUE l’ordre du jour soit accepté tel que présenté (ou amendé), tout en maintenant
une certaine flexibilité, à la discrétion du président de la réunion. Présentée par Carole Thiffault
et appuyée par Linda LeBlanc. Adoptée.
Motion : QUE le trésorier ait l’autorité de gérer les finances de l’Association. Présentée par
Wendy Stokes et appuyée par Diane Allard. Adoptée.
Motion : QUE le trésorier ait l’autorité d’effectuer des avances de fonds ne dépassant pas 500 $
lorsqu’une demande écrite en ce sens est reçue par un membre du CA. Présentée par AndréeJosée Duclos et appuyée par Wendy Stokes. Adoptée.
Motion : QUE les signataires officiels soient deux personnes parmi les suivantes : Jacques
Fournier, Marc Robichaud et Lise Auffrey-Arsenault. Présentée par Steven Keith et appuyée par
Linda LeBlanc. Adoptée.
Motion : Embaucher Cindy Maillet, commis comptable, pour l’exercice financier 2015-2016.
Présentée par Andrée-Josée Duclos et appuyée par Carole Thiffault. Adoptée.
Motion : QUE les données financières des années antérieures à 2008 soient détruites.
Présentée par Linda LeBlanc et appuyée par Laura Perry. Adoptée.
19 septembre 2015
Motion : QUE les procès-verbaux des réunions du CA du 25 avril et du 26 avril soient
acceptés tels que présentés (ou amendés). Présentée par Carole Thiffault et appuyée par
Andrée-Josée Duclos. Adoptée.
Motion : Ratifier le vote électronique concernant : 1) la Politique en cas de mauvais temps;
2) les Critères d’admissibilité au sein de l’équipe 2015-2016. Présentée par Wendy Stokes et
appuyée par Christine Hicks. Adoptée.
Motion : QUE l’ordre du jour soit accepté tel que présenté (ou amendé), tout en
maintenant une certaine flexibilité, à la discrétion du président de la réunion. Présentée
par Diane Allard et appuyée par Carole Thiffault. Adoptée.
Motion : Reconnaitre les personnes suivantes à titre de leaders d’équipe pour le Défi : Lise
Auffrey-Arsenault, Nicole LeBlanc-Richard, Carole Thiffault, Sabrina Scott Van der Pluijm et
Wendy Stokes (substitut). Présentée par Christine Hicks et appuyée par Barb Magee. Adoptée.
Motion : Reconnaitre Steven Keith à titre de leaders de l’équipe du championnat canadien.
Présentée par Andrée-Josée Duclos et appuyée par Diane Allard. Abstention : Katelyn Delahunt.
Adoptée.
Motion : Nommer Katelyn Delahunt présidente du comité de patinage récréatif. Présentée par
Carole Thiffault et appuyée par Joan Richardson. Adoptée.
Katelyn revient dans la salle à 11 h 13.
Motion : QUE les membres du CA acceptent les rapports tels que présentés. Présentée par
Diane Allard et appuyée par Christine Hicks. Adoptée.
11 novembre 2015
Motion : QUE le procès-verbal de la réunion du CA du 19 septembre soit accepté tel que
présenté (ou amendé). Présentée par Steven Keith et appuyée par Jacques Fournier. Adoptée.
Motion : QUE l’ordre du jour soit accepté tel que présenté (ou amendé), tout en maintenant
une certaine flexibilité, à la discrétion du président de la réunion. Présentée par Katelyn
Delahunt et appuyée par Christine Hicks. Adoptée.
Motion : QUE PCNB accepte l’amendement aux épreuves de qualification Patinage STAR du
Championnat de patinage du Canada atlantique tel qu’indiqué en page 16. Présentée par
Wendy Stokes et appuyée par Carole Thiffault. Adoptée.
Motion : Accepter la constitution ratifiée comme écrite. Présentée par Carole Thiffault et
appuyée par Wendy Stokes. Adoptée.
Motion : QUE les membres du CA acceptent les rapports tels que présentés. Présentée par
Steven Keith et appuyée par Diane Allard. Adoptée.
27 février 2016
Motion : QUE le procès-verbal de la réunion du CA du 11 novembre soit accepté tel que
présenté (ou amendé). Présentée par Carole Thiffault et appuyée par Jacques Fournier.
Adoptée.
Motion : Ratifier le vote électronique de la motion concernant l’approbation des critères de
l’équipe de patinage synchronisé. Présentée par Michelle Aube et appuyée par Carole Thiffault.
Adoptée.
Motion : QUE l’ordre du jour soit accepté tel que présenté (ou amendé), tout en maintenant
une certaine flexibilité, à la discrétion du président de la réunion. Présentée par Steven Keith et
appuyée par Diane Allard. Adoptée.
Motion : Les membres du CA acceptent que l’hôte du championnat de section soit un club de la
Région 5. Présentée par Wendy Stokes et appuyée par Dianne Allard. Adoptée.
Motion : QUE les membres du CA acceptent que le rapport financier tel que présenté (ou
amendé) soit placé dans le dossier de vérification. Présentée par Jacques Fournier et appuyée
par Carole Thiffault. Adoptée.
Mesures prises par le conseil de direction en 2015-2016
11 mai 2015
Motion : QUE le procès-verbal de la réunion du conseil de direction du 24 avril 2015 soit
accepté tel que présenté. Présentée par Carole Thiffault et appuyée par Wendy Stokes.
Adoptée.
Motion : QUE l’ordre du jour soit accepté tel que présenté (ou amendé), tout en maintenant
une certaine flexibilité, à la discrétion du président de la réunion. Présentée par Carole Thiffault
et appuyée par Wendy Stokes. Adoptée.
Motion : QUE PCNB fasse un don de 75 $ à la mémoire de Bethany Tory à la Fondation Bon
départ. Présentée par Wendy Stokes et appuyée par Jacques Fournier. Adoptée.
Motion : QUE le site Web de SCNB ne soit pas accessible avant que la directrice générale ait
reçu plus de formation; la date limite pour lancer le site Web et le rendre accessible est le
1er juillet 2015. Présentée par Wendy Stokes et appuyée par Carole Thiffault. Adoptée.
Motion : QUE le salaire de la DG augmente à 47 000 $ à compter du 6 février 2015. Présentée
par Wendy Stokes et appuyée par Carole Thiffault. Adoptée.
Motion : QUE PCNB mette sur pied un comité spécial de promotion/image de marque présidé
par le secrétaire, qui pourra choisir les membres de ce comité, lequel relèvera de la directrice
générale. Présentée par Wendy Stokes et appuyée par Jacques Fournier. Adoptée.
Motion : QUE la mention « tous les 5 ans » soit retirée de la politique 3.20 des services
comptables de PCNB. Présentée par Jacques Fournier et appuyée par Wendy Stokes. Adoptée.
Motion : QUE la politique 3.21 se lise comme suit :
Toutes les demandes de remboursement doivent être soumises dans les soixante (60)
jours du déboursement. Avant la fin de l’exercice financier, si les dépenses ne peuvent pas être
soumises, une estimation devra être présentée afin de s’assurer que les dépenses sont
comptabilisées dans l’exercice financier approprié.
Présentée par Jacques Fournier et appuyée par Linda LeBlanc. Adoptée.
Motion : QUE le conseil de direction de PCNB approuve les statuts du club les Blades de Fundy.
Présentée par Carole Thiffault et appuyée par Wendy Stokes. Adoptée.
23 juin 2015
Motion : QUE le procès-verbal de la réunion du conseil de direction du 11 mai 2015 soit accepté
tel que présenté. Présentée par Linda LeBlanc et appuyée par Wendy Stokes. Adoptée.
Motion : QUE l’ordre du jour soit accepté tel que présenté (ou amendé), tout en maintenant
une certaine flexibilité, à la discrétion du président de la réunion. Présentée par Wendy Stokes
et appuyée par Carole Thiffault. Adoptée.
Motion : QUE le poste de responsable du développement soit offert à Raoul LeBlanc, avec un
salaire de 20 000 $ et une allocation de dépenses de déplacement de 5000 $. Présentée par
Carole Thiffault et appuyée par Jacques Fournier. Adoptée. Linda LeBlanc quitte la salle pendant
la discussion et le vote.
21 juillet 2015
Motion : Approuver l’acquisition de deux (2) cartes de crédit BMO MasterCard qui seront
utilisées par la directrice générale et le trésorier pour la conduite des affaires de PCNB.
Présentée par Jacques Fournier et appuyée par Wendy Stokes. Adoptée.
17 septembre 2015
Motions : i) QUE le procès-verbal de la réunion du conseil de direction du 23 juin 2015 soit
accepté tel que présenté.
ii) QUE le procès-verbal de la réunion extraordinaire du conseil de direction du 21 juillet 2015
soit accepté tel que présenté. Présentée par Wendy Stokes et appuyée par Carole Thiffault.
Adoptée.
Motion : Ratifier : i) la Politique en cas de mauvais temps; 2) le vote électronique concernant les
critères de sélection au sein de l’équipe de patinage de compétition 2015-2016. Présentée par
Wendy Stokes et appuyée par Linda LeBlanc. Adoptée.
Motion : QUE l’ordre du jour soit accepté tel que présenté (ou amendé), tout en maintenant
une certaine flexibilité, à la discrétion du président de la réunion. Présentée par Linda LeBlanc
et appuyée par Carole Thiffault. Adoptée.
10 novembre 2015
Motion : QUE le procès-verbal de la réunion du conseil de direction du 17 septembre 2015 soit
accepté tel que présenté. Présentée par Wendy Stokes et appuyée par Carole Thiffault.
Adoptée.
Motion : QUE l’ordre du jour soit accepté tel que présenté (ou amendé), tout en maintenant
une certaine flexibilité, à la discrétion du président de la réunion. Présentée par Carole Thiffault
et appuyée par Wendy Stokes. Adoptée.
8 décembre 2015
Motion : QUE le procès-verbal de la réunion du conseil de direction du 10 novembre 2015 soit
accepté tel que présenté. Présentée par Carole Thiffault et appuyée par Wendy Stokes.
Adoptée.
Motion : QUE l’ordre du jour soit accepté tel que présenté (ou amendé), tout en maintenant
une certaine flexibilité, à la discrétion du président de la réunion. Présentée par Wendy Stokes
et appuyée par Carole Thiffault. Adoptée.
Motion : Accepter que l’hôtel Crowne Plaza soit l’hébergement hôtelier privilégié de PCNB du
12 décembre 2015 au 1er juin 2016. Présentée par Carole Thiffault et appuyée par Wendy
Stokes. Adoptée.
25 janvier 2016
Motion : QUE le procès-verbal de la réunion du conseil de direction du 8 décembre 2015 soit
accepté tel que présenté. Présentée par Carole Thiffault et appuyée par Wendy Stokes.
Adoptée.
Motion : QUE l’ordre du jour soit accepté tel que présenté (ou amendé), tout en maintenant
une certaine flexibilité, à la discrétion du président de la réunion. Présentée par Jacques
Fournier et appuyée par Carole Thiffault. Adoptée.
22 et 27 février 2016
Motion : QUE le procès-verbal de la réunion du conseil de direction du 25 janvier 2016 soit
accepté tel que présenté. Présentée par Jacques LeBlanc et appuyée par Carole Thiffault.
Abstention : Linda LeBlanc. Adoptée.
Motion : QUE l’ordre du jour soit accepté tel que présenté (ou amendé), tout en maintenant
une certaine flexibilité, à la discrétion du président de la réunion. Présentée par Carole Thiffault
et appuyée par Linda LeBlanc. Adoptée.
21 mars 2016
Motion : QUE les procès-verbaux des réunions du CA du 22 février et du 27 février soient
acceptés tels que présentés (ou amendés). Correction au point 6.5 Représentant des
entraineurs présent plutôt que le responsable du développement des patineurs de compétition.
Présentée par Carole Thiffault et appuyée par Jacques Fournier. Adoptée.
Motion : QUE l’ordre du jour soit accepté tel que présenté (ou amendé), tout en maintenant
une certaine flexibilité, à la discrétion du président de la réunion.
Ajouter les éléments suivants :
9.1. Lettre de la Région 5
9.2 Université de Moncton
Présentée par Jacques Fournier et appuyée par Linda LeBlanc. Adoptée.
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