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AENES / ITRF et hors fonction publique

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Année universitaire: 2015-2016
FICHE DE POSTE :
Périmètre :
Rattachement :
Assistant(e) de direction polyvalent(e)
UCP
Institut d'Etudes Politiques (IEP)
Identification du poste
Catégorie :
EMPLOI-TYPE (RIME / REFERENS) :
BAP :
Nature du recrutement :
B
Technicien en gestion administrative (J4X21)
J
Localisation du poste :
Quotité du poste :
Positionnement du poste dans l’organigramme :
Sciences Po - site de Saint Germain en Laye
100%
Sous l'autorité hiérarchique de la Secrétaire générale
Equipe (nombre d’agents) : NC
Projet: NC
Management :
AENES / ITRF et hors fonction publique
Descriptif du poste de travail
Contexte d’exercice :
Missions :
Activités / tâches :
L’université de Cergy Pontoise (UCP) est membre fondateur de la Comue Paris Seine comprenant 15 établissements dont l'ESSEC. L'UCP
accueille 18000 étudiants, 1700 personnels, elle est dotée d’un budget de 143,5 M € (dont 112 M€ de masse salariale).
Elle comprend 8 composantes dont un IUT, un IEP, l’ESPE de l’académie de Versailles et plus de 20 équipes de recherche.
Ses locaux sont répartis sur 10 sites, 3 départements (Yvelines, Hauts-de-Seine, Val d'Oise) et 8 communes.
Sciences Po Saint-Germain-en-Laye, dixième Institut d’études politiques (IEP), a ouvert ses portes en septembre 2014. L’établissement s’est
installé dans un site classé à Saint-Germain-en-Laye, au carrefour des départements du Val d’Oise et des Yvelines et de ses deux universités
fondatrices Cergy-Pontoise (UCP) et Versailles Saint-Quentin-en-Yvelines (UVSQ).
Dans le cadre de son développement, Sciences Po Saint-Germain-en-Laye recrute, pour son site de la rue Pasteur, un(e) assistant(e) de direction
polyvalent(e)
L'asssitant(e) de direction polyvalent(e) draine un ensemble large d’informations permettant à la direction d’opérer un suivi régulier des dossiers
portés par l’institution.
Ses missions couvrent les domaines du secrétariat, de l'administration générale, de la gestion comptable et financière.
Secrétariat/Administration générale :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que l’orientation des interlocuteurs internes et externes ;
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier entrant et sortant, mais aussi proposer des réponses lorsqu’elles sont nécessaires ;
- Gérer la réception, la diffusion et le traitement des courriels entrants via la boîte générique « contact » ;
- Assurer la frappe, la relecture, la mise en forme et la valorisation des supports écrits ;
- Gérer l’agenda de la Directrice, l’agenda commun et contrôler les échéances ;
- Assurer la logistique/l’intendance des réunions, séminaires et colloques organisés par l’IEP ;
- Préparer les documents nécessaires au bon déroulement des réunions ;
- Réaliser et/ou centraliser les comptes rendus/prendre des notes dans les réunions en accompagnement de la Directrice ;
- Gérer le classement et l’archivage des dossiers ;
- Assurer le soutien logistique des événements en lien avec les porteurs de projets, les services centraux et les autres composantes du site ;
- Assurer le suivi des congés et des formations des agents ;
Gestion comptable et financière :
- Préparer, suivre et liquider les commandes et les ordres de mission ;
- Assurer le suivi opérationnel de l’exécution du budget propre de l’IEP et celui de la Fondation IEP ;
- Gérer et approvisionner les stocks de fournitures ;
- Assurer le suivi financier des contrats et conventions ;
- Gérer la régie d’avances et les régies de recettes ;
Objectifs
- Identifier les enjeux de communication pour développer notoriété et rayonnement (évolution de l’identité, stratégie de marque, positionnement en
interne et externe)
-Inscrire l’Université dans un réseau d’influence multi-cibles (valoriser la recherche, positionner la formation continue, fédérer la communauté
étudiante etc.)
​- Construire une stratégie de communication efficiente qui s’appuie sur les synergies internes
- Elaborer la stratégie événementielle et de relations publiques avec ses différents acteurs
- Définir une stratégie éditoriale pour l’ensemble du dispositif d’information (supports, réseaux sociaux, presse)
Niveau et nature des responsabilités (pour les catégories A) :
NC
Compétences requises pour le poste
Connaissances (savoirs) :
Compétences opérationnelles (savoir faire) :
- Connaître l'environnement de la recherche et de l'enseignement supérieur, l'organisation et le fonctionnement des établissements publics
- Connaître les missions et les priorités de l'établissement, le contrat de site
- Avoir des notions élémentaires de comptabilité publique
- La maîtrise des logiciels SIFAC et/ou CELACT sera appréciée
-Maîtriser les outils informatiques et bureautiques (Suite Office, Internet)
- Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique
- Avoir de très bonnes capacités rédactionnelles et orales
- Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
- Savoir prendre des notes
- Informer et rendre compte
Compétences comportementales (savoir être) :
- Savoir travailler en équipe tout en étant autonome
- Savoir s'organiser et gérer ses priorités
- Savoir s’adapter à différents interlocuteurs
- Accueillir le public avec amabilité
- Gérer les situations de stress
- Respecter la confidentialité
Conditions d'embauche
Formations et diplômes requis :
titulaire ou CDD 1 an renouvelable
Pour le recrutement externe : Baccalauréat
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