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Assistant(e) de Projet - Observatoire de Paris

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Assistant(e) de Projet
Contexte
Le GEPI assure le pilotage du projet MOSAIC. MOSAIC est un instrument d'observation
astronomique destiné au futur télescope E-ELT (European Extremely Large Telescope). Cet
instrument sera développé pour l'ESO (Agence européenne pour l'astronomie au sol). Il réunit un
consortium composé de 10 pays européens et du Brésil. Le "project office", composé d'une
dizaine de personnes, est localisé à l'Observatoire de Paris (Site de Meudon). La personne
recrutée rejoindra ce "Project Office" à Meudon (92).
Mission
La personne recrutée assurera la fonction d’assistant de projet au sein du "Project Office" du
consortium international MOSAIC.
Sa mission sera de coordonner les activités administratives liées à la gestion au jour le jour d’un
projet international et d'aider à la préparation des phases ultérieures de ce projet dont la durée
totale sera d'environ 10 ans. Etant donné le contexte international du projet la maîtrise de
l'anglais est impérative.
Activités
Traiter les contacts des responsables (Principal Investigateur et Chef de Projet) : gestion du
planning, des contacts, des déplacements, transmettre en interne et externe les décisions et
informations pertinentes.
Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions, rencontres, manifestations nationales ou
internationales liées au projet.
Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services et équipes du laboratoire
et les partenaires extérieurs.
Etablir des comptes-rendus de réunion et des relevés de décision et s'assurer du suivi des
actions.
Constituer et gérer le fond documentaire du projet.
Assurer la mise à jour du site WEB interne au projet.
Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques du pilotage de projet.
Suivre les dépenses de missions et de commandes liées au projet. Aider à l'instruction de
dossiers de financement.
Compétences
- Maîtriser les méthodes de prise de notes
- Savoir restituer et transmettre l’information orale et écrite sous forme de synthèse
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative
- Notions de base en gestion budgétaire et comptable et des techniques contractuelles
- Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques
courant (traitement de texte, tableur, présentation etc...)
- Maîtriser les outils de gestion et de communication informatique
- Maîtriser les techniques de communication
- Notions de base en droit privé et public
- Anglais niveau 3 écrit et oral
Dossier de candidature (CV +lettre de motivation) à transmettre à pascal.jagourel@obspm.fr
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