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Assistant de direction (H / F)

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Fiche de poste
Structure : direction
Date de prise de fonctions : 15/11/2016
Fiche révisable à tout moment en fonction des nécessités de service
1 – Présentation du poste – concours externe
Intitulé du poste
Assistant de direction (H / F)
Catégorie : A (ITRF)
Corps : ASi
Positionnement du poste dans l’établissement
Direction
Positionnement du poste dans le service
Sous l’autorité hiérarchique de la Déléguée
générale de l’UdL
2 – Fiche descriptive du poste
Fonction
Assistant de direction
1
Métier ou emploi – type (REME , fiches-métier
BAP J – J3X21
par domaine2, Référens3)
Assistant en gestion administrative
Missions
Assistant de l’équipe de direction
Activités principales
Gestion des agendas, prises de rendez-vous,
organisation des réunions, gestion des
déplacements, gestion du courrier préparation
des dossiers réunion, etc.
Préparation de supports de présentation
Accueil des personnes et gestion des relations
des services avec la direction (gestion des
parapheurs, prises de rendez-vous, diffusion des
informations)
Préparation du conseil d’administration et
autres instances, prise de note en séance et
rédaction des comptes rendus
3 – Conditions d’exercice
Encadrement – non
Nombre d’agents encadrés : 0
Conduite de projet – non
Localisation du poste
92 rue Pasteur – 69007 Lyon
Contraintes particulières de travail
Pics d’activité, participation occasionnelle à des
réunions ou à des événements hors horaires
habituels de service
Evolutions prévisibles (le cas échéant)
4 – Compétences
Savoirs (connaissances théoriques)
Connaissance du fonctionnement d’un
établissement public administratif et des règles
administratives et financières de base.
Connaissance de l’environnement socioprofessionnel et des circuits de décision.
Connaissance du fonctionnement et de
l’organisation des COMUE, en particulier de la
COMUE Université de Lyon.
Connaissance du fonctionnement des
institutions et des partenaires institutionnels.
Savoir-faire (compétences techniques et
Très bonne maîtrise des outils bureautiques et
méthodologiques)
collaboratifs.
Connaissance des techniques de gestion
administrative.
Capacité à identifier et à gérer les priorités et les
1
REME : répertoire des métiers de l’État cf. http://www.enseignementsuprecherche.gouv.fr/cid56838/repertoire-des-metiers-et-des-competences-du-m.e.n.e.s.r.html
2
http://www.enseignementsup-recherche.gouv.fr/cid23131/les-fiches-metiers-par-domaine.html
3
Référens : http://referens.univ-poitiers.fr/version/men/
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Savoir-être (ensemble des aspects
comportementaux et relationnels spécifiques
au poste)
urgences.
Prise de note, rédaction de comptes rendus et
de courriers.
Sens de l’organisation et de l’anticipation.
Anglais niveau B1 ou B2 (référence CECRL)
Discrétion, tact, diplomatie.
Rigueur.
Sens de l’accueil et des relations.
Capacité à travailler en équipe et à rendre
compte.
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