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Assistant.e en gestion administrative

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Assistant.e en gestion administrative
UNIVERSITE D’ANGERS
UFR SANTE – DEPARTEMENT MEDECINE
Laboratoire HIFIH
Catégorie : B
REFERENS
Branche d’Activité Professionnelle : J
Emploi type : J4X21
Titre : Technicien en gestion
administrative
Présentation de l’Université d’Angers
Membre de la COMUE UBL, l’Université d’Angers est une université pluridisciplinaire avec un pôle santé,
accueillant plus 22000 étudiants répartis sur 3 sites : Angers, Cholet et Saumur.
Elle comprend 7 composantes (5 UFR, 1 IUT et 1 Ecole d’ingénieur interne), 5 services communs, 30
unités et structures fédératives de recherche.
Elle compte 1062 enseignants et enseignants-chercheurs, 699 personnels administratifs et techniques
et près de 2000 vacataires.
Son budget annuel est de 140 M€ dont 115 M€ de masse salariale.
Caractéristiques du contrat
Date d’affectation sur le poste souhaitée : mai 2016
Durée du contrat : jusqu’au 31 décembre 2016 (renouvelable)
Quotité de travail : 50%
Rémunération brute mensuelle : 754,74€
Lieu d’affectation : Angers
Missions et activités
Le technicien en gestion administrative assure le secrétariat et l’assistance technique, logistique des
responsables de service et de chefs de projet et / ou réalise des actes administratifs dans le respect
des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l’établissement.
-
Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif, scientifique ou technique et en
vérifier la conformité
Accueillir et informer les personnels et les usagers de la structure
Gérer les plannings
Gérer le courrier, la messagerie
Mettre en œuvre des procédures de gestion
Organiser et alimenter les bases de données,
Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues
Gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures…
Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
Participer à l’organisation de salons, colloques, manifestations, conférences
Sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe
Organiser le classement d’un fond documentaire
Procéder à l’archivage des pièces administratives
Compétences requises
Savoirs :
- Savoirs sur l'environnement professionnel
- Connaissance générale des techniques de
secrétariat et/ou de gestion administrative
- Notions de base en gestion budgétaire et
comptable
- Connaissance de l’organisation, le fonctionnement
et l’activité de l’établissement
- Connaissance sur le domaine fonctionnel d’exercice
et ses relations avec les autres domaines
Savoirs faire :
- Informer et rendre compte
- Rechercher l’information, la vérifier et la classer
- Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les
logiciels de bureautique
- Planifier son activité
- Travailler en équipe
- Proposer des améliorations pour faciliter le
fonctionnement du service.
- Utiliser les techniques de classement et
d’archivage
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs
internes et externes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de
manière appropriée
Formation
Expérience
Niveau requis :
 Débutant accepté
 BEP  Bac  Bac +2  Bac +3  Bac +5
 Expérience souhaitée : sur un poste similaire
Spécialité : secrétariat, gestion administrative
Modalités du recrutement et contact
Télécharger obligatoirement votre CV et votre lettre de motivation sur le site de l’Université.
Date de fin de dépôt des candidatures : 1er mai 2016 inclus
Cette fiche de poste est consultable jusqu’à la date de clôture des candidatures. A cette
date, elle ne sera plus disponible sur le site.
Eventuellement, votre contact pour tout renseignement complémentaire :
Aurélie HUET au 02 41 96 23 12 ou aurelie.huet@univ-angers.fr
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