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Appel à candidature - Ville de Saint

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Rè glement de l’appel à candidature
Buvette associative sur la FAN ZONE
dans le cadre de l’UEFA Euro 2016
au parc de la Légion d’Honneur
Le présent document présente le déroulement de la procédure et notamment les modalités
de sélection des candidatures.
Les candidats sont invités à le lire attentivement et dans son intégralité.
Date limite de remise des projets : 17 mai 2016
Contenu
Préambule ................................................................................................................................................... 2
Article 1.
Description de l’appel à candidature ......................................................................................... 2
Article 2.
Principes de rotation l’exploitation du stand .............................................................................. 3
Article 3.
Respect de la charte de débit de boissons ................................................................................ 3
Article 4.
Respect de la charte de restauration ......................................................................................... 3
Article 5.
Production & Logistique : ........................................................................................................... 4
Article 6.
Respect de la charte de développement durable ...................................................................... 5
Article 7.
Modalités de transmission des candidatures ............................................................................. 5
Article 8.
Critères de sélection des candidatures ..................................................................................... 6
Article 9.
Conditions de rupture de la convention ..................................................................................... 6
Article 10 – Renseignements administratifs et techniques ............................................................................ 6
1
Préambule
Saint-Denis, en que ville hôte des matchs de l’UEFA Euro 2016 en France, tient à favoriser l’implication de
tous les acteurs locaux dans cette compétition internationale. L’UEFA Euro 2016 doit être une opportunité
de rencontre et de cohésion en mobilisant la diversité des acteurs locaux et en y associant les
visiteurs/supporteurs, et ce plus particulièrement sur la FAN ZONE.
La FAN ZONE sera déployée au sein du Parc de la Légion d’Honneur en proximité du Stade de France. Elle
disposera d’une capacité de 10 000 personnes qui pourront, non seulement suivre la retransmission des
matchs sur écran géant, mais aussi partager des moments de convivialité, en tout sécurité au sein du parc.
L’UEFA Euro 2016 se déroule du 10 juin au 10 juillet 2016. Saint-Denis accueille 7 matchs de football dans
l'enceinte du Stade de France :
-
-
Phase de groupes
o Vendredi 10 juin, 21h : France – Roumanie – Match d’ouverture
o Lundi 13 juin, 18h : République d'Irlande – Suède
o Jeudi 16 juin, 21h : Allemagne – Pologne
o Mercredi 22 juin, 18h: Islande - Autriche
ème
8
de finale : lundi 27 juin, 18h
Quarts de finale : dimanche 03 juillet, 21h
Finale : dimanche 10 juillet, 21h
En dehors de ces dates, il est prévu que la FAN ZONE soit ouverte au public pour une programmation
festive et culturelle ainsi que pour la retransmission de certains matchs. Le calendrier et les horaires
d’ouverture sont en cours de définition. Au total, elle serait ouverte une vingtaine de jour (sous réserve).
Article 1.
Description de l’appel à candidature
Le présent appel à candidatures a pour objet l’exploitation d’une buvette associative de l’un des 6
espaces de buvette/ restauration mis en place par la commune à l’occasion de l’EURO 2016 au sein
de la FAN ZONE installée au Parc de la Légion d’honneur.
La ville de Saint-Denis souhaite proposer à plusieurs associations dionysiennes d'exploiter un espace
« buvette/restauration » sous réserve du respect des conditions et critères de sélection fixés dans le présent
appel à candidature. Compte tenu de la durée et de spécificité de l’évènement, l’exploitation sera
effectué en rotation entre les différentes associations sélectionnées, au regard de leur capacités et
disponibilités sur plusieurs jours.
Plus précisément, l’offre de boisson et restauration de la FAN ZONE se déploie sur 6 espaces :
- 5 espaces font l’objet de contrats portant sur l’exploitation de buvette / restauration non sédentaire
exclusivement ouvert aux commerçants dionysiens (un stand par commerçant). Les commerçants
doivent s’acquitter d’une redevance. Ils s’engagent à exploiter leur stand de façon permanente sur la
durée de la manifestation aux horaires d’ouverture de la FAN ZONE.
-
Le présent appel à candidature a pour objet la signature d'une convention de partenariat d’un
espace portant sur l’exploitation de l’activité de buvette/restauration. Cette procédure est ouverte
exclusivement aux associations dionysiennes relevant de loi de 1901. Cette mise à disposition sera
consentie à titre gratuit. Les associations s’engagent à exploiter la buvette façon tournante sur la durée
de la manifestation aux horaires d’ouverture de la FAN ZONE dans les conditions décrites à l’article 1.
La procédure respecte le principe d'égalité de traitement des candidats. Il est précisé que la présente
procédure n'a pas pour objet d'attribuer un marché public, un accord cadre ou une convention de délégation
de service public. Il n'est donc pas fait application du code des marchés publics ni des articles L. 1411-1 et
suivants du code général des collectivités territoriales.
2
Article 2.
Principes de rotation l’exploitation du stand
Chaque association s’engage à tenir le stand durant minimum 4 jours maximum à 6 jours
consécutifs d’ouverture de la FANZONE.
L’association s’engage à exploiter le stand restauration sur la durée d’ouverture de la FANZONE.
La FAN ZONE sera ouverte en semaine et chaque week-end, le calendrier prévisionnel prévoit moins d’une
vingtaine de jours d’ouverture entre le 10 juin et le 10 juillet– voir calendrier indicatif en PJ. Les horaires de
la FAN ZONE seront variables, les plages horaires indicatives étant de 14h00 à 23h00 en semaine et de
14h00 à 00h00 les week-ends (vendredis et samedis).
Article 3.
Respect de la charte de débit de boissons
La charte de débit de boissons temporaire pour les associations est régie par les conditions fixées par
l’article L.3321-1 du Code de la Santé publique et ne concerne que les boissons des 2 premiers groupes :
er
1 groupe : boissons sans alcool: eaux minérales* ou gazéifiées*, jus de fruits* ou légumes non
fermentés, limonades*, infusions, lait; café, thé, chocolat,...
e
2 groupe : boissons alcoolisées suivantes : vin, bière*, cidre, poiré, hydromel, vins doux naturels,
crèmes de cassis, jus de fruits ou de légumes fermentés.
L’UEFA Euro 2016 est régie par des règles à respecter vis-à-vis des sponsors de la compétition.
* Clauses spécifiques liées à l’UEFA Euro 2016 et aux sponsors :
®
®
Sont exclusivement autorisés à la vente les boissons de la marque Coca cola et Carlsberg pour :
- Sodas et jus de fruit en bouteille 50cl PET (Coca cola, Fanta, Sprite, Nestea, Minute maid, etc. et
différentes saveurs)
- Eau minérale en bouteille 50cl (Chaudfontaine)
- Bière et bière sans alcool, exclusivement à en pression (Carlsberg et Tourtel Twist)
En dehors des boissons imposées, la présence de produits issus de l’agriculture biologique et de proximité
est encouragée voire conseillée (exemple : café, thé chaud, …).
Modalités d’approvisionnement pour les boissons :
Une filière sera mise en place pour la bière avec un fournisseur de boissons (livraison quotidienne,
facturation auprès de chaque exploitant). Ces éléments seront détaillés lors d’une réunion d’information avec
les candidats sélectionnés (fin mai).
Pour les autres denrées, il appartient aux exploitants de prévoir les commandes nécessaires à l’exploitation
du stand, auprès des fournisseurs de leur choix.
Article 4.
Respect de la charte de restauration
Le type de restauration proposée doit correspondre principalement à l’attente des visiteurs et à la
configuration de la manifestation : rapidité du service, prestations de qualité mais simples et raisonnables,
une offre alimentaire « rapide/à emporter/snack ». Il n’y a pas d’espace de dégustation près des stands.
-
-
L’offre peut être composée de proposition salées ou sucrées, ou sucrées et salées. Elle doit se baser
sur une carte réduite : 1 à 3 plats différents + proposition sucrée (non obligatoire).
o Les propositions salées peuvent être : préparations culinaires chaudes ou froides, crêpes,
snacks, sandwich, tartines, frites, … (une liste précise devra être proposée par le candidat)
o Les propositions sucrées peuvent être : glaces, sorbets, crêpes, gaufres, pâtisseries maison,
barbe à papa, bonbons, fruits (une liste précise devra être proposée par le candidat)
Politique tarifaire : Menus entre 5€ et 10€
Tous les produits utilisés doivent être de bonne qualité, sains et marchands.
Une offre culinaire originale type spécialités régionales, cuisine du monde et également « fait maison »
est encouragée voire conseillée
La présence de produits issus de l’agriculture biologique et de proximité, du commerce équitable, du
terroir et des produits de saison est encouragée voire conseillée.
3
Article 5.
Production & Logistique :
Un règlement intérieur Commerçant et Exposants de la FANZONE sera établi précisant les règles de
montage, démontage et exploitation. Chaque candidat sera tenu de s’y conformer.
Sécurité
Conformément aux instructions ministérielles, des mesures de sécurités strictes sont mises en place pour
toutes les personnes participants à l’exploitation de la FANZONE. L’accès au site se fera exclusivement par
badge nominatif et avec photo fourni aux bénévoles des associations retenues. Il sera obligatoire pour tous
pendant les phases de montage, exploitation et démontage.
La déclaration des véhicules devant accéder au site est obligatoire, les livraisons seront planifiées en amont.
Aucun véhicule ne sera autorisé à stationner au sein du parc pendant les horaires d’ouvertures.
L’installation se fera exclusivement en dehors des horaires d’ouvertures au public.
Un formulaire à remplir par les associations sélectionnées devra être remis en amont de l’exploitation pour
recenser :’identité des bénévoles/personnels et photo, numéro de plaque d’immatriculation du véhicule et
horaire d’accès. Son remplissage et sa transmission dans les délais conditionne l’autorisation d’exploitation.
L’organisateur prend en charge la sécurité et le gardiennage jour et nuit.
Stand et matériel
La commune s’engage à installer pour le compte des associations retenues un stand dédié à la
buvette/restauration associative, fourni avec le matériel suivant :
- Stand (tentes pagodes)
• taille: 12m*3m avec un double poteau tous les 3m sur la façade ouverte
• bardage bâche (toit/fond/côtés) ignifugé, avec un plancher en bois non verni, lavable (eau et brosse)
- 3 comptoirs en bois : longueur 2m, hauteur 1m10 et profondeur 60cm avec plateau stratifié blanc,
lavable
- éclairage par HPIT 1000w dans les stands
- puissance électrique de 9 Kw maximum.
- 1 armoire réfrigérée « sponsors » exclusivement réservé à l’entreposage au frais des sodas et eaux de
la marque Coca cola, adapté pour bouteilles format 50cl
- Un système de tireuse à bière (sans futs) sera mis à disposition des associations sur le stand (sous
réserve).
- un système de lave-mains (ou un branchement en eau potable) sera fourni par les organisateurs à
proximité immédiate du lieu de restauration.
- 2 à 3 bacs 660l pour les déchets par stand seront mis à disposition des exploitants (passage du camionbenne tous les jours)
En dehors de ces éléments, aucun matériel spécifique de restauration ne sera mis à disposition de
l’association. Le candidat retenu pourra aménager l’espace intérieur avec du matériel lui appartenant. Les
appareils de cuisson/réchauffe autorisés sont exclusivement électriques (équipements gaz ou barbecue non
autorisé). Tout matériel utilisé doit respecter les normes professionnelles en vigueur.
L’exploitant est responsable des matériels qu’il loue. Toute dégradation ou disparition constatée demeure de
sa responsabilité et ne donne droit à aucune indemnisation.
L’entretien de l’espace restauration (nettoyage intérieur du stand) est à la charge du candidat.
Un état les lieux d’installation et de désinstallation sera effectué avec indication du nombre de matériels
fournis à l’association et leur état. Le candidat retenu est responsable du matériel pendant la durée
d’exploitation. Toute dégradation constatée sur le mobilier mis à disposition, sera directement facturée au
coût de revient à l’exploitant par la société déléguée par l’organisateur pour les biens concernés.
Les organisateurs fournissent la signalétique et le candidat retenu est tenu l’apposer sur son stand. Des
signalétiques promotionnelles pourront être fournies par les sponsors.
4
Service :
L’attention des candidats est attirée sur le fait que le service effectué par ses soins avec des moyens
humains suffisants. L’association devra donc prévoir le nombre suffisant de bénévoles pour garantir rapidité
et qualité de service.
L’association s’engage à ce que ses bénévoles présentent une tenue correcte et offre un accueil de qualité
aux clients. Elle est encouragée à personnaliser la décoration de son stand.
Ainsi que l’exige la réglementation, le candidat s’engage à afficher distinctement les prix pratiqués de
façon à informer le public. Ce « menu » gagne à être traduit a minima en anglais.
Article 6.
Respect de la charte de développement durable
Saint-Denis est engagée depuis plusieurs années dans une politique environnementale exigeante. Un
évènement comme l’Euro 2016 doit être exemplaire par sa faible empreinte écologique, par la prévention et
la gestion des déchets et par des choix limitant au maximum le gaspillage, les pollutions et nuisances.
-
Les assiettes et couverts doivent être biodégradables, recyclables, réutilisables ou recyclés. L’utilisation
de matières plastiques est interdite sauf pour les couverts.
-
L’association doit proscrire, dans la mesure du possible, les produits à emballages individuels et éviter le
suremballage. Tous les emballages destinés à la vente doivent être en matière recyclés ou recyclables.
-
La vente dans des contenants en verre, en cannette ou à usage unique (gobelets jetables) est interdite
-
Le polystyrène est interdit pour tous les emballages et assiettes.
-
Afin de permettre le bon fonctionnement de cette politique environnementale, les bénévoles présents sur
le stand doivent être informés par l’exploitant à cette prise en compte environnementale.
-
L’association doit utiliser, dans la mesure du possible, des papiers recyclés ou des éponges, torchons
lavables, réutilisables, ainsi que des produits de lessivage biodégradables.
-
Les sacs plastiques sont interdits
-
L’association doit respecter le dispositif de gobelets réutilisables mis en place par la Commune de
Saint-Denis. L’exploitant participera à la distribution / gestion de ceux-ci via un système de consigne.
L’achat et le nettoyage quotidien des gobelets seront pris en charge par la Ville. La recette liée à la
vente des gobelets fera l’objet d’une rétrocession à la ville.
-
Le tri des déchets est réalisé sur l’espace dédiée dans la FAN ZONE, l’association doit obligatoirement
respecter les consignes de tri au moyens des containers OMR (ordures ménagères résiduelles) et
Emballages (de couleur jaune).
-
L’association doit s’assurer de la bonne gestion des effluents notamment des huiles alimentaires
usagées qui devront faire l’objet d’une collecte et d’un traitement spécifiques et adaptés selon la
réglementation en vigueur.
Article 7.
Modalités de transmission des candidatures
Le formulaire de candidature (ci-après) dument rempli et signé par le-la président-e de l’association ou
son représentant légal doit comporter :
- Date et numéro du récépissé de déclaration en Préfecture (loi du 01/07/1901) (dit n° RNA)
- Numéro de SIREN ou SIRET
- La liste des produits proposés à la vente et les tarifs pratiqués
- Les préférences en matière de jours d’exploitation (minimum 4 jours consécutifs)
- Le nombre de bénévoles mobilisées sur les journées de présence possibles
Document annexe à fournir obligatoirement :
- La copie de son attestation d’assurance
Les candidatures doivent être adressées au plus tard le 17 mai 2016 à 18h30 (date et heure de clôture), en
un exemplaire signé par le représentant (cachet de la Poste faisant foi) à l’adresse suivante:
5
Maison de la Vie associative
19 rue de la Boulangerie - 93 200 Saint-Denis
Seuls les dossiers complets reçus avant la date limite de dépôt fixé ci-dessus seront examinés.
Article 8.
Critères de sélection des candidatures
Les candidatures seront sélectionnées sur les points suivants à la lecture du dossier de candidature :
- La candidature est portée par une association légalement constituée et enregistrée à la Maison de la
Vie associative de Saint-Denis,
- Conformité du projet de restauration aux orientations définies dans le présent règlement : respect de
la charte de débit de boisson et de la charte de restauration
- Une attention particulière sera portée au respect et de la charte développement durable
- Prix pratiqués
- Moyens mis en œuvre par l’association (nombre de bénévoles, matériel, …)
- La récurrence de participation de l’association aux différents évènements de la Ville
Les candidatures communes sont autorisées pour l’exploitation du stand en rotation entre plusieurs
associations (exemple 1 association par jour). La candidature est unique et doit être portée par une seule
association qui est l’unique responsable de l’exploitation du stand.
Les associations sélectionnées se verront attribuer un créneau de 4 à 6 jours glissant parmi les
disponibilités qu’elles auront indiquées. Elles gagnent donc à indiquer l’ensemble des jours disponibles,
donc plusieurs créneaux dans la mesure de leur possibilité.
Si plusieurs associations sont intéressées par un même créneau, la sélection sera effectuée par tirage au
sort. Ainsi, les associations non-retenues au tirage au sort ne pourront pas se positionner sur un
autre créneau, si celui-ci n’est pas indiqué dans le formulaire de candidature initial.
La commune peut décider de ne pas donner suite à la procédure, notamment si le nombre
d’association candidates ne répondent pas aux critères de rotation de l’exploitation. Les candidats
ne peuvent pas prétendre à une indemnisation ou un dédommagement.
Cette sélection fera l’objet d’une Convention de partenariat pour restauration légère et buvette entre la
Commune de Saint-Denis et l’association.
Les propositions inappropriées (qui apportent une réponse sans rapport avec l'offre), irrégulières (qui ne
respectent pas les règles de l’appel à candidature ou qui sont incomplètes) ou inacceptables (qui ne
respectent pas les règles fixées pour l'occupation et par la législation en vigueur) seront rejetées.
Article 9.
Conditions de rupture de la convention
En cas de non-respect de chacune de ses obligations, l’association est mise en demeure par voie écrite de
se conformer immédiatement à ses engagements,
En cas de récidive, l’organisateur se réserve le droit d’interdire l’exploitation du stand par l’association.
L’association perdra l’exploitation du stand qui lui a été attribué s’il est constaté qu’il a cédé l’exploitation à
une tierce personne non inscrite dans les statuts de son association.
Article 10 – Renseignements administratifs et techniques
Des renseignements administratifs et techniques peuvent être obtenus
Maison de la Vie associative - 19 rue de la Boulangerie - 93 200 Saint-Denis
01 83 72 20 42 ou à l’adresse : elodie.frisot@ville-saint-denis.fr
Cadre réservé au service
Dossier reçu le Une
: ____________
réunion d’information avec les candidats retenus sera organisée fin mai.
6
FORMULAIREDECANDIDATURE
Buvette associative sur la FAN ZONE
dans le cadre de l’UEFA Euro 2016
au parc de la Légion d’Honneur
NOM DE L’ASSOCIATION :
Adresse (siège social) :
e-mail :
Tél. :
Nom du référent sur site :
Tél. portable :
Adresse postale (si différente) :
Date et numéro du récépissé de déclaration (loi du 01/07/1901) :
Numéro de SIRET ou SIREN :
Objet de l’association :
Thème culinaire traité sur le stand :
Partenaires (éventuels) :
Offre de débit de Boisson et tarifs proposés
BOISSONS exclusivement marque sponsors
TARIFS
Sodas 50 cl
Bouteille d’eau 50 cl
Bière pression 25 cl
Bière pression 50 cl
Tourtel twist pression 25 cl
Tourtel twist pression 50 cl
er
BOISSONS autres du 1 et 2ème groupe
TARIFS
Facultatif, détailler si proposé
Dossier à remettre à la Maison de la Vie associative avant le 17 mai 2016 18h30
7
Offre de restauration et tarifs envisagés
PRODUITS/PLATS détailler l’offre de denrées salées et sucrées
TARIFS
Si l’association compte proposer des formules « MENUS » indiquer la composition et les tarifs
envisagés
Déclaration obligatoire du matériel qui sera utilisé sur le stand
Attention puissance maximale autorisée par cuisine : 9kW (9 000 Watts)
Merci de prévoir vos propres rallonges et multiprises qui ne seront pas fournies
Précisez le nombre et les puissances pour chaque matériel utilisé :
Puissance par
Matériel
Quantité
Matériel
appareil
Micro-onde
Crêpière
Friteuse
Plaque électrique
Réfrigérateur
Cafetière
Bouilloire
Autre :
Quantité
Puissance par
appareil
La ville de Saint-Denis ne fournit pas de matériel et moyens supplémentaires en dehors de ceux
mentionnés dans le règlement de l’appel à candidature.
8
La ville ne procède pas à la commande de glaçons.
Dossier à remettre à la Maison de la Vie associative avant le 17 mai 2016 18h30
Dates d’exploitation souhaitées de la buvette associative
Nombre des bénévoles prévus sur la FAN ZONE durant les horaires d’ouverture
Rappel : INDIQUER DES PERIODES DE MINIMUM 4 JOURS D’EXPLOITATION CONSECUTIFS
Jours d’ouverture probables
Disponibilités de
Bénévoles
l’association pour exploiter le
mobilisés
stand
Vendredi 10 juin – 17h-00h
OUI
NON
Samedi 11 juin – 14h-23h30
OUI
NON
Lundi 13 juin – 15h-23h30
OUI
NON
Samedi 18 juin – 13h-01h
OUI
NON
Mercredi 22 juin – 18h-21h
OUI
NON
Samedi 25 juin – 13h-02h
OUI
NON
Dimanche 26 juin – 13h-23h30
OUI
NON
Lundi 27 juin – 17h30-23h30
OUI
NON
Mercredi 29 juin – 13h-23h30
OUI
NON
Jeudi 30 juin – 19h-23h30
OUI
NON
Vendredi 01 juillet – 17h30-23h30
OUI
NON
Samedi 02 juillet - 13h-01h
OUI
NON
Dimanche 03 juillet – 13h-23h30
OUI
NON
Lundi 04 juillet – 19h-23h30
OUI
NON
Mardi 05 juillet – 19h-23h30
OUI
NON
Mercredi 06 juillet – 17h30-23h30
OUI
NON
Samedi 07 juillet – 17h30-23h30
OUI
NON
Dimanche 08 juillet – 17h30-01h
OUI
NON
Lundi 09 juillet – 19h-02h
OUI
NON
Mardi 10 juillet – 13h-02h
OUI
NON
Pour des raisons d’organisation, les candidatures inférieures à 4 jours d’exploitation consécutifs ne
pourront pas être étudiées.
Calendrier indicatif susceptible de subir des modifications qui seront indiqués aux candidats le plus en amont
possible.
Attestation sur l’honneur
Je soussigné, _____________________________, agissant en tant que _______________________de
l’association _________________________________________atteste sur l’honneur que cette association
est en situation régulière à l’égard de la réglementation en matière sociale et fiscale.
Je déclare également engager l’association à respecter l’ensemble des conditions fixées au présent
règlement d’appel à candidature.
Fait à ________________, le ________________
Signature
9
Dossier à remettre à la Maison de la Vie associative avant le 17 mai 2016 18h30
10
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