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appel à propositions 2016: assistance technique pour la

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PROGRAMME HERCULE III 2014-2020
APPEL À PROPOSITIONS 2016:
ASSISTANCE TECHNIQUE
POUR LA LUTTE CONTRE LA FRAUDE DANS L’UNION
EUROPÉENNE
LIGNES DIRECTRICES CONCERNANT LE FORMULAIRE DE
DEMANDE
DÉLAI: JEUDI 9 JUIN 2016
La langue originale de l’appel à propositions est l’anglais.
Lignes directrices concernant l’appel à propositions «Assistance technique» 2016 dans le cadre du programme
Hercule III
1
Les présentes lignes directrices ont pour objectif de vous aider à déposer une demande
dans le cadre de l’appel à propositions «Assistance technique» pour le programme
Hercule III en 2016. Elles servent également à répondre aux questions que vous pourriez
vous poser lors de l’établissement de votre dossier. Ces lignes directrices n’ont cependant
aucune valeur juridique et ne peuvent en aucun cas être considérées comme remplaçant
ou primant sur le cadre juridique régissant l’exécution du budget de l’Union européenne.
Avant de commencer à compléter le formulaire de demande, il convient de lire
attentivement les spécifications techniques pour connaître les actions éligibles au titre du
présent appel à propositions, les conditions de financement applicables, les critères
d’évaluation et la procédure à suivre pour déposer une demande. Il vous est fortement
recommandé de consulter le modèle de convention de subvention qui accompagne les
autres documents relatifs au présent appel.
Le formulaire de demande de subvention peut être rempli dans n’importe quelle langue
officielle de l’Union européenne. Si la demande est rédigée dans une autre langue que
l’anglais, le français ou l’allemand, un résumé de l’action en anglais doit y être joint. Une
présentation de la demande en anglais serait hautement appréciée afin d’accélérer
l’évaluation de votre demande.
Veuillez répondre à toutes les questions, en inscrivant, si nécessaire, les mentions
«néant» ou «sans objet» («S.O.»). L’absence de réponse à une question peut entraîner
le rejet de votre demande.
Pour soumettre votre demande, vous devez utiliser le formulaire de demande rédigé en
vue de l’appel à propositions 2016. Les changements, modifications ou autres altérations
des questions figurant dans ce formulaire sont interdits et risquent d’entraîner le rejet de
votre demande.
Il n’est pas possible de modifier une demande une fois qu’elle a été présentée. Si vous
souhaitez effectuer des modifications avant l’expiration du délai, vous devez présenter
une nouvelle demande qui remplacera la version précédente. En cas de réception de
plusieurs versions de la même demande, seule la plus récente sera évaluée.
La Commission (OLAF) fera parvenir un accusé de réception au demandeur dès l’arrivée
de la demande. L’accusé de réception contient un numéro de référence à utiliser dans
toute correspondance, notamment pour signaler les changements relatifs au demandeur,
à la personne de contact, à l’action ou à son budget.
Les demandeurs doivent avoir connaissance des points suivants:
•
•
•
•
le règlement financier modifié et les règles d’application modifiées s’appliquent au
présent appel à propositions;
Aucune subvention ne peut être octroyée rétroactivement pour des projets déjà
achevés.
Le fait que la Commission accepte une demande ne signifie pas qu’elle s’engage à
octroyer une contribution financière égale au montant demandé par le
bénéficiaire.
L’octroi d’une subvention ne confère aucun droit à un financement après la clôture
de la convention de subvention.
Lignes directrices concernant l’appel à propositions «Assistance technique» 2016 dans le cadre du programme
Hercule III
2
•
Le bénéficiaire devra effectuer les principaux travaux relevant de cette action. La
sous-traitance en vue de l’exécution de l’action doit être justifiée et réalisée
conformément aux règles nationales régissant les marchés publics, dans le
respect des principes de transparence, d’égalité de traitement des fournisseurs et
sous-traitants potentiels et en garantissant l’absence de conflits d’intérêts.
La page de couverture doit être complétée. Une brève description (100 mots maximum)
de l’action doit déjà être donnée à ce stade, par exemple:
«Achat d’un scanner mobile à rayons X, avec une période de maintenance de 3 ans. Le
scanner sera déployé sur plusieurs points de passage des frontières extérieures et
l’action inclut la formation du personnel qui sera chargé de faire fonctionner les scanners,
en particulier une formation à l’interprétation correcte des images générées par ces
appareils» ou:
«Achat, dressage et hébergement de chiens renifleurs pour détecter les lots illicites de
cigarettes et de tabac dans les voitures, les conteneurs ou les camions qui entrent dans
l’Union ou transitent par celle-ci. L’action inclut les frais exposés pour l’alimentation des
animaux ainsi que l’achat et l’adaptation de véhicules pour le transport desdits
animaux».
Elle indique les actions qui, parmi celles reprises sous le point 2.1 des spécifications, sont
proposées.
1. ÉLIGIBILITÉ
Les réponses que vous donnez dans cette section permettent à la Commission de
déterminer si votre demande satisfait ou non aux critères d’éligibilité repris au point
6.2 des spécifications. L’examen de votre demande ne sera pas poursuivi si celle-ci n’est
pas conforme aux critères d’éligibilité.
1.0
DESCRIPTION
DES ACTIVITES DANS LE DOMAINE DE LA LUTTE CONTRE LA
FRAUDE AFFECTANT LES INTERETS DE L’UE
Vous devez fournir une courte description des activités menées par votre organisme pour
protéger les intérêts financiers de l’Union et lutter contre les irrégularités, la fraude, la
corruption et d’autres activités illicites au détriment du budget de l’UE. La description ne
dépassera pas 10 lignes. Vous devez pouvoir démontrer que votre organisme promeut
«le renforcement de l’action de l’UE en matière de protection des intérêts financiers de
l’Union européenne» et relève de l’une des catégories d’organismes éligibles cités à
l’article 6 du règlement nº 250/2014.
1.1
IDENTITE DU DEMANDEUR
Le demandeur est l’entité légale qui signera la convention de subvention avec la
Commission, laquelle est représentée à cet effet par l’Office européen de lutte antifraude
(OLAF). Le demandeur doit être une administration nationale ou régionale qui œuvre en
faveur du «renforcement de l’action au niveau de l’Union en matière de protection des
intérêts financiers de celle-ci». Les entreprises, même publiques et/ou sous le contrôle de
l’État, ne sont pas éligibles. Le demandeur présente la demande, agit en qualité
d’interlocuteur de la Commission (OLAF) et est responsable du contenu de la demande.
Le demandeur doit présenter les documents suivants en vue de l’examen et de la
vérification du statut de l’entité légale:
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Hercule III
3
ƒ le formulaire «Entité légale»1 dûment signé par la personne habilitée à engager
juridiquement l’organisme demandeur;
ƒ une copie de la résolution, de la loi, de l’arrêté, de la décision ou de tout autre
document officiel établissant l’organisme;
ƒ une copie du document attestant de l’immatriculation à la TVA (si le numéro de TVA
n’apparaît pas sur le document officiel d’enregistrement ou un document
équivalent). Si, comme c’est le cas dans certains pays, le numéro d’immatriculation
au registre du commerce et le numéro de TVA sont identiques, l’un de ces
documents suffit.
Les demandeurs ayant soumis ces informations il y a moins de trois ans dans le cadre
d’un autre appel à propositions organisé par la Commission peuvent limiter cette
obligation en faisant référence à la demande précédente et en indiquant son titre, sa date
de présentation, ainsi que le programme et le service pour lesquels cette demande avait
été présentée. Cette exemption ne s’applique pas si des changements sont intervenus
dans le statut de l’entité légale.
1.2
COORDONNEES
Les numéros de téléphone et de télécopieur doivent être communiqués en utilisant le
format suivant:
+.indicatif pays.indicatif régional.numéro de l’abonné.
Le numéro de téléphone de la Commission européenne à Bruxelles, par exemple, est le
suivant:
+32.2.2991111
Explication:
•
•
•
•
«+» représente le numéro local à former pour un accès international,
«32» est l’indicatif pays de la Belgique,
«2» est l’indicatif régional de Bruxelles et
«29911111» est le numéro du standard téléphonique central de la Commission.
Les extensions ne pouvant être jointes que par l’intermédiaire d’un opérateur
téléphonique doivent être précédées par: «ext.». Les numéros de téléphonie portable
sont à éviter, sauf si le demandeur n’utilise plus de ligne fixe.
1.3
REPRESENTANT LEGAL
Veuillez indiquer le nom de la personne autorisée à représenter le demandeur et habilitée
à l’engager financièrement et juridiquement avec la Commission. Toutes les
communications de nature juridiquement contraignante seront adressées à cette
personne.
La Commission peut demander une copie de la décision habilitant le représentant légal à
engager financièrement et juridiquement le demandeur.
Le représentant légal doit signer trois documents: les déclarations visées aux points 5 et
6 de la demande, ainsi que le formulaire «Budget».
1
Les formulaires sont disponibles sur le site web de la Commission, à l’adresse suivante:
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_fr.cfm.
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4
Le demandeur doit immédiatement signaler à la Commission tout changement de
coordonnées du représentant légal.
1.4
COORDONNEES DE LA PERSONNE DE CONTACT
Veuillez indiquer le nom et la fonction (ainsi que les coordonnées complètes) de la
personne à contacter si des questions se posent en rapport avec la demande. Cette
personne sera chargée de la gestion journalière de la convention si une subvention a été
attribuée.
La personne de contact recevra une copie de toutes les informations
adressées au représentant légal. Si la personne de contact et le représentant légal sont
une et même personne, veuillez indiquer «Comme ci-dessus».
L’adresse électronique de la personne de contact doit être liée à l’entité légale du
demandeur. Les adresses électroniques enregistrées et gérées par yahoo.com,
gmail.com, me.com ou hotmail.com, par exemple, ne peuvent être liées à l’entité légale
et ne seront pas utilisées par la Commission pour l’échange de messages concernant la
demande et (si la demande bénéficie d’une subvention) la convention de subvention. Le
demandeur doit notifier immédiatement à la Commission tout changement dans les
coordonnées de la personne de contact.
1.5 COORDONNEES BANCAIRES
Le signalétique financier2 doit être dûment rempli et certifié par la banque en question
(signatures originales exigées). En revanche, cette certification n’est pas nécessaire si le
signalétique financier est accompagné d’une copie d’un extrait de compte bancaire
récent. L’utilisation du code IBAN est obligatoire.
Dès qu’une subvention a été attribuée au demandeur, celui-ci est appelé «bénéficiaire».
Tous les paiements seront effectués sur le compte bancaire ou sur un sous-compte
bancaire du bénéficiaire, libellé en euros. Ce compte ou sous-compte indiqué par le
demandeur doit permettre d’identifier les fonds versés par la Commission. Ce compte
bancaire doit être enregistré dans le système de paiement de la Commission.
Tous les coûts liés à ces exigences (tels que les frais d’ouverture et de fermeture des
comptes) sont éligibles et peuvent être indiqués dans le budget prévisionnel.
2. CRITÈRES D’EXCLUSION
Les réponses que vous donnez dans cette section permettent à la Commission de
déterminer si votre demande satisfait ou non aux critères d’exclusion repris au point
6.3 des spécifications. La demande doit contenir une copie signée de la déclaration
figurant à la section 5 du formulaire de demande. L’examen de votre demande ne sera
pas poursuivi si celle-ci n’est pas conforme aux critères d’exclusion.
3. CRITÈRES DE SÉLECTION
Les réponses que vous donnez dans cette section permettent à la Commission de
déterminer si votre demande satisfait ou non aux critères de sélection repris au point
6.4 des spécifications. L’examen de votre demande ne sera pas poursuivi si celle-ci n’est
pas conforme aux critères de sélection.
2
Tous les signalétiques financiers sont disponibles sur le site internet de la Commission:
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_fr.cfm.
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3.1
FINANCEMENT DE L’UE
Pour chaque subvention, marché ou prêt que vous avez conclu avec l’une des institutions
ou l’un des organes ou organismes de l’UE, vous devez indiquer les informations
suivantes:
•
•
•
•
•
•
le programme de l'Union européenne (UE),
l'intitulé de l’action,
l’institution, l’organe ou l’organisme de l’Union européenne qui a pris la décision
d’octroi,
l’année d’attribution et la durée de l'opération,
le montant (en euros) du marché, de la subvention ou du prêt, et
le numéro du contrat ou de la convention.
Ces informations doivent également être fournies si vous avez récemment soumis une
demande dans le cadre d’un autre appel à propositions relevant du programme Hercule.
Les demandeurs sont tenus d’informer immédiatement la Commission de toute demande
de financement soumise à, ou approuvée par, d’autres services de la Commission ou des
institutions de l’Union européenne APRÈS la présentation de cette demande.
3.2
DEMANDES DE SUBVENTION PENDANTES
Voir ci-dessus sous le point 3.1.
3.3
PERSONNEL AFFECTE A L’ACTION
Les informations fournies ici permettront à la Commission d’évaluer les qualifications, les
compétences et les aptitudes du personnel proposé pour suivre l’exécution de l’action.
Les CV ne doivent contenir que les informations pertinentes pour la demande de
subvention et ne peuvent comporter plus de 3 pages. Les CV sont établis au moyen du
format Europass, voir:
https://europass.cedefop.europa.eu/fr/documents/curriculum-vitae/templatesinstructions
4. CRITÈRES D’ATTRIBUTION
Si votre demande est conforme aux exigences fixées pour les critères d’éligibilité,
d’exclusion et de sélection, la Commission examinera votre demande sur la base des
quatre critères d’attribution cités au point 6.5. Chaque demande obtiendra une note pour
chacun des quatre critères d’attribution pondérés. La note globale obtenue pour les
quatre critères doit être supérieure ou égale à 60 % de la note maximale. La note
attribuée à chaque critère doit être supérieure ou égale à 50% de la note maximale. Les
demandes ayant obtenu des notes inférieures à ces seuils ne bénéficieront pas d’une
subvention, même si un budget suffisant est disponible.
4.1
DETAILS DE L’ACTION
Cette section doit contenir une description courte, mais précise de l’action proposée. Elle
précise:
• les objectifs de l'action,
• les résultats escomptés,
• la conformité de l’action aux priorités de l’appel à propositions.
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La Commission examinera ces informations, ainsi que celles se rapportant au budget, à la
lumière des quatre critères d’attribution pondérés. La description démontre, par
conséquent, que:
•
•
•
•
l’action ajoute une valeur aux activités menées pour protéger les intérêts
financiers de l’Union,
l’action assure la conformité avec un ou plusieurs des objectifs opérationnels du
programme,
la qualité de l’exécution de l’action et des rapports sur celle-ci est assurée, et
l’action offre un bon rapport coût-avantages.
Il vous est fortement recommandé de rédiger soigneusement cette partie de la demande
pour vous assurer que l’action est présentée de manière cohérente et logique et que la
lisibilité de la demande est excellente. Une liste des articles à acheter à la suite d’un
inventaire actualisé des stocks et fournitures («liste d’achat») n’est pas suffisante et
donnera lieu, pour un demandeur, à de faibles notes concernant les critères d’attribution.
Cette description devra être brève et concise (de préférence entre 200 et 500 mots).
4.2
DESCRIPTION SUCCINCTE DES RESULTATS ESCOMPTES
Indiquez les résultats concrets que vous pensez obtenir à court, moyen et long termes
par la réalisation de cette action. Veuillez préciser les (éventuels) indicateurs de
référence que vous entendez utiliser, ainsi que les objectifs et les éléments à livrer que
vous prévoyez de réaliser grâce à l’exécution de l’action. Vous devez également indiquer
les activités qui seront développées pour diffuser les résultats de l’action, ainsi que la
manière dont les meilleures pratiques seront partagées, et sous quelles conditions, avec
les autres bénéficiaires. Cette description devra être brève et concise (de préférence
entre 200 et 500 mots).
4.3
CALENDRIER SUCCINCT DE L’ACTION
La durée d’exécution de l’action ne sera pas supérieure à 18 mois. Le calendrier de
l’action doit tenir compte du temps nécessaire à la Commission pour examiner les
demandes. La Commission dispose d’un délai de six mois pour examiner les demandes et
notifier les résultats aux demandeurs. Ce délai peut être étendu par la Commission si le
nombre de demandes reçues est supérieur au nombre escompté. Si une subvention est
attribuée, la Commission en informera le demandeur concerné et l’invitera à confirmer
son intérêt pour la subvention. Ce n’est qu’après avoir obtenu cette confirmation que la
Commission enverra une convention de subvention au demandeur pour première
signature. La convention de subvention ne prend effet qu’après sa signature par la
Commission. Les coûts encourus pour l’exécution de l’action avant ou après la période
d’éligibilité mentionnée dans la convention de subvention ne sont pas éligibles et ne
seront pas pris en compte pour le paiement final de la subvention3.
Vous devez tenir compte, dans votre planification, du temps nécessaire pour préparer et
lancer toute procédure nécessaire, en vertu de la législation nationale et de l’UE, pour
l’achat des équipements et des services pour lesquels la subvention est demandée.
4.4
BUDGET PREVISIONNEL DE L’ACTION
Le demandeur doit soumettre des estimations relatives au budget de l’action. Tous les
montants doivent être libellés en euros et doivent indiquer séparément le montant de la
TVA. Le budget minimal de l’action dans la demande est de 100 000 euros. Le budget
3
Article 126 du RF.
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doit être en équilibre: toutes les dépenses doivent être couvertes par les revenus. Un
budget détaillé doit être soumis à l’aide du modèle au format Excel qui peut être
téléchargé
sur
le
site
internet
de
la
Commission:
http://ec.europa.eu/anti_fraud/policy/hercule/index_fr.htm
Cette section du formulaire de demande est divisée en deux parties:
la partie A contient le total des coûts éligibles estimés, lesquels doivent être ventilés
selon les rubriques budgétaires suivantes:
•
•
•
•
•
Équipement technique Coûts pour l’achat d’équipement. Les coûts
d’amortissement ne sont pas éligibles. Le demandeur indiquera clairement les
coûts d’achat, d’installation et de maintenance de l’équipement. Les coûts exposés
pour la maintenance de l’équipement (scanners par exemple) qui ne sont pas
couverts par une garantie peuvent être éligibles. Les coûts doivent être justifiés
par des devis de fournisseurs («factures pro forma») ou des copies de listes de
prix disponibles sur internet. Ces informations seront utilisées par la Commission
pour évaluer le rapport coût-avantages des articles à acheter.
Produits consommables et fournitures. Ces coûts sont éligibles dans la
mesure où ils sont identifiables et affectés à l’action. Les matériels consommables
et fournitures à double usage, tels que les cartouches et le papier pour
imprimantes, ou le carburant pour les véhicules ne sont pas éligibles.
Personnel affecté à l’action. Les coûts encourus pour le personnel interne ne
peuvent être facturés que pour des activités de formation en rapport direct avec
l’action. Ce rapport doit être clairement démontré par le demandeur. Les coûts
liés au personnel seront conformes aux barèmes salariaux en vigueur dans l’État
membre du demandeur. Les coûts exposés pour le personnel interne en vue de
l’acquisition des articles à acheter ne sont pas éligibles.
Frais de déplacement et de séjour du personnel interne, pour autant que les
objectifs du déplacement soient directement liés et nécessaires à l’exécution
de l’action. Ces frais incluent, par exemple, les coûts encourus pour le personnel
participant aux activités de formation qui sont nécessaires à l’utilisation ou au
fonctionnement des équipements techniques tels que la formation à l’utilisation
des scanners ou aux outils et logiciels numériques de criminalistique. Les frais de
déplacement et de séjour doivent être cohérents avec les pratiques normales du
demandeur et ne peuvent dépasser les barèmes appliqués par la Commission pour
les missions des membres de son personnel (voir l’aperçu dans la liste des
documents communs sur le site internet de la Commission:
http://ec.europa.eu/anti_fraud/policy/hercule/index_fr.htm
Autres frais directs jugés nécessaires par le demandeur et possédant un rapport
direct avec l’action ou les coûts découlant directement des exigences imposées
par la convention de subvention, y compris les coûts de la destruction des saisies
(voir action: 2.1.4 des spécifications).
La partie B contient le plan de financement. Si des tiers contribuent au financement de
l’action, cela doit être clairement indiqué dans le formulaire de demande et accompagné
d’une déclaration signée du tiers confirmant sa contribution. Le demandeur reste
responsable de la demande. Le retrait du cofinancement du tiers entraînera, à terme,
une réduction de la subvention.
La subvention de la Commission ne peut dépasser 80 % du total des coûts éligibles de
l’action. Dans des cas exceptionnels et dûment justifiés, ce pourcentage de
cofinancement peut être augmenté jusqu’à couvrir un maximum de 90 % des coûts
éligibles. Les critères pour le cofinancement de 90 % sont définis au point 6.6 de l’appel
à propositions. Si le demandeur considère qu’il satisfait à ces critères, il coche la case du
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formulaire de demande. Dans ce cas, le demandeur doit clairement prouver qu’il
satisfait au moins à deux des trois critères. À cet effet, il fournit une description
succincte, mais précise des éléments que le demandeur considère pertinents pour
chacun des critères. Cette description et cette justification seront examinées
attentivement par la Commission. Si la Commission décide d’attribuer une subvention de
90 %, le demandeur sera invité à présenter un budget révisé en tenant compte du
pourcentage de cofinancement maximum augmenté.
L’aperçu détaillé des coûts éligibles par rubrique budgétaire4 doit être présenté dans la
feuille de calcul.
Coûts éligibles5
Le règlement financier recense les catégories de coûts éligibles suivants:
a) ils sont encourus pendant la durée de l’action, à l’exception des coûts relatifs aux
rapports finaux et aux certificats d’audit (l’action débute le jour de la signature de
la convention de subvention par la dernière des parties et prend fin à la date
indiquée dans la convention de subvention);
b) ils sont mentionnés dans le budget prévisionnel global de l’action;
c) ils sont nécessaires à l’exécution de l’action qui fait l’objet de la subvention;
d) ils sont identifiables et vérifiables, et notamment sont inscrits dans la comptabilité
du bénéficiaire et déterminés conformément aux normes comptables applicables
du pays dans lequel le bénéficiaire est établi et aux pratiques habituelles du
bénéficiaire en matière de comptabilité analytique;
e) ils satisfont aux exigences de la législation fiscale et sociale applicable;
f) ils sont raisonnables, justifiés et respectent le principe de bonne gestion
financière, notamment en ce qui concerne l’économie et l’efficience.
En outre, les coûts relevant de l’une des catégories suivantes peuvent également être
considérés comme éligibles:
a) les coûts liés aux audits externes, lorsque ces audits sont requis à l’appui de la
demande de paiement par l’ordonnateur compétent;
b) la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), lorsqu’elle n’est pas récupérable au titre de la
législation nationale applicable en matière de TVA et qu’elle est payée par des
bénéficiaires autres que les non-assujettis visés à l’article 13, paragraphe 1,
premier alinéa, de la directive 2006/112/CE du Conseil;
c) les coûts d’amortissement, à condition qu’ils soient réellement exposés par le
bénéficiaire;
d) les rémunérations du personnel des administrations nationales sont éligibles, dans
la mesure où elles correspondent au coût d’activités que l’autorité publique
concernée ne réaliserait pas si le projet en question n’était pas entrepris.
Les procédures internes de comptabilité et de contrôle du bénéficiaire doivent permettre
le rapprochement direct des coûts et recettes déclarés au titre du projet avec les états
comptables et les pièces justificatives correspondants.
Les coûts de maintenance pour l’équipement à acheter au titre de l’action peuvent être
considérés comme éligibles s’ils ne sont pas couverts par les garanties habituelles du
4 Le demandeur peut ajouter des lignes supplémentaires dans l’aperçu, si nécessaire.
5 Article 126 RF: le texte de cet article fait référence au bénéficiaire (plutôt qu’au demandeur) parce que
l’éligibilité des coûts encourus ne peut être déterminée que lorsque l’action a été mise en œuvre et que le
paiement final est demandé. Cette information est communiquée au demandeur parce que celui-ci doit en
avoir connaissance pour calculer le budget qu’il présente dans le budget prévisionnel qu’il joint à sa
demande.
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Hercule III
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fournisseur. Les coûts de maintenance de l’équipement déjà en possession du demandeur
ne sont pas éligibles.
Les coûts exposés par des entités affiliées à un bénéficiaire peuvent être acceptés
comme éligibles pour autant qu’ils remplissent les conditions cumulées énumérées cidessous:
•
•
les entités concernées sont indiquées dans la convention de subvention;
les entités concernées respectent les règles applicables au bénéficiaire en vertu de
la convention de subvention en ce qui concerne l’éligibilité des coûts et les droits
de contrôle et d’audit par la Commission, l’OLAF et la Cour des comptes.
Coûts non éligibles
Certains coûts sont considérés comme non éligibles par la Commission européenne. Cela
ne signifie pas qu’ils ne peuvent pas être encourus. Cela signifie qu’ils ne peuvent pas
être pris en compte lors de l’établissement des coûts éligibles de l’action, du niveau de la
subvention et de la propre contribution du demandeur.
Les coûts suivants seront considérés comme non éligibles (liste non exhaustive):
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
la TVA déductible (voir le paragraphe précédent relatif à la taxe sur la valeur
ajoutée),
les honoraires des intervenants,
les achats de terrains ou de bâtiments, ainsi que la rémunération du capital et les
augmentations de capital,
les dettes et la charge de la dette,
les provisions pour pertes ou dettes futures éventuelles et autres intérêts
débiteurs (provisions pour obligations morales contractuelles, amendes, sanctions
financières et frais juridiques),
les créances douteuses,
les pertes,
les coûts des virements effectués par la Commission facturés par la banque d’un
bénéficiaire,
les coûts déclarés par le bénéficiaire et pris en charge dans le cadre d’une autre
action ou d’un programme de travail donnant lieu à subvention octroyée par
l’Union,
les dépenses supportées par un tiers à la convention de subvention et non
remboursées par le bénéficiaire,
les dépenses engagées en dehors de la durée de vie du projet indiquée dans la
convention de subvention,
les contributions en nature fournies par des tiers,
les dépenses démesurées ou inconsidérées,
les coûts non identifiables sur la base de pièces justificatives,
les dons et les cadeaux, les frais de réception et de représentation,
les programmes portant sur des sites touristiques et culturels, les dépenses liées
au divertissement et à la musique,
les taxes de stationnement, sauf pour les personnes à mobilité réduite,
les frais médicaux, sauf pour les personnes à mobilité réduite,
les frais de licence ou de brevet, ou autres frais liés à la protection des droits de
propriété intellectuelle,
les amendes, les sanctions financières et les frais de contentieux,
les coûts liés à des activités non prévues dans le projet ou à des modifications de
l’action pour lesquelles la Commission n’a pas donné son accord écrit,
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Hercule III
10
•
•
les coûts liés à la production de matériel de communication, notamment les
affichages et les sites web sans référence au programme de financement
présentant et sans le logo de l’OLAF,
les coûts indirects déclarés par une organisation bénéficiant d’une subvention de
fonctionnement au titre du budget de l’UE.
Une fois la subvention attribuée, des transferts (plafonnés à 15 %) entre toutes
rubriques budgétaires sont autorisés pour autant que le budget global de l’action
n’augmente pas.
Le demandeur certifie que les coûts sont nécessaires à l’exécution de l’action et seront
générés pendant la durée de vie de celle-ci. Les différents types de dépenses présentés
ici ont un caractère purement indicatif et peuvent varier en fonction de l’action.
Néanmoins, le budget provisionnel doit être aussi clair et aussi détaillé que possible.
Le financement par des tiers est autorisé à la condition que le demandeur intègre une
déclaration signée par la tierce partie confirmant son financement. Le bénéficiaire sera
responsable de l’exécution de l’action en cas d’attribution d’une subvention par la
Commission. Le bénéficiaire ne percevra aucun financement supplémentaire au cas où
une tierce partie retirerait sa contribution financière.
4.5
RESPECT DES CRITERES REQUIS POUR LE COFINANCEMENT A 90 %
Si vous estimez que votre demande respecte les critères de cofinancement à 90 %, vous
devez cocher la case figurant sous cette partie et fournir une description brève mais
précise des éléments que vous jugez utiles pour chacun des critères cités sous le
point 6.6 des spécifications. L’examen de la demande sur la base des critères de
cofinancement à 90 % est exécuté indépendamment de l’examen des critères
d’attribution.
4.6
CRITERE D’ATTRIBUTION 1: VALEUR AJOUTEE DE L'ACTION (4)
Vous devez décrire, en 200 à 500 mots, comment l’exécution de l’action proposée
apporte une valeur ajoutée à la protection des intérêts financiers de l’Union et comment
l’action contribuera à la réalisation des objectifs généraux et spécifiques du programme.
Il est important de démontrer la dimension «Union» de votre action, et les informations
doivent être cohérentes avec ce qui est indiqué aux points 4.1 et 4.2. La coopération
transfrontalière est en général considérée comme une contribution précieuse à la
réalisation des objectifs du programme. Le facteur de pondération de ce critère est de
quatre points.
4.7
CRITERE
D’ATTRIBUTION
OPERATIONNELS DU PROGRAMME
2:
CONFORMITE
HERCULE III (2)
AUX
OBJECTIFS
Veuillez décrire (en 200 à 500 mots) la façon dont l’action contribuera à la réalisation de
l’objectif ou des objectifs opérationnels du programme cités au point 1.2 des
spécifications. Vous devriez également expliquer la pertinence des questions traitées par
le projet ainsi que la complémentarité avec d’autres activités de l’Union. Une action
pourrait viser à ne contribuer qu’à un seul des objectifs opérationnels et les informations
fournies seront cohérentes avec ce qui est indiqué aux points 4.1 et 4.2. Le facteur de
pondération de ce critère est de deux points.
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Hercule III
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4.8
CRITERE D’ATTRIBUTION 3: QUALITE (2)
Vous devez décrire (en 200 à 500 mots) les activités que vous mènerez pour garantir
une exécution harmonieuse et efficace de l’action et la façon dont vous en assurerez le
suivi. Vous devez montrer l’originalité de l’action et prouver la précision et la cohérence
de la méthodologie proposée pour l’exécution de l’action, l’organisation des travaux,
l’attribution des ressources, la cohérence et la faisabilité de la planification pour
l’exécution de l’action, ainsi que le caractère approprié des activités envisagées. Le
facteur de pondération de ce critère est de deux points.
4.9
CRITERE D’ATTRIBUTION 4: RAPPORT COUT-AVANTAGES (2)
Veuillez décrire (en 200 à 500 mots) ce que vous prévoyez de faire pour veiller à ce que
l’action présente un bon «rapport coût-avantages». Pour les procédures de passation de
marché, vous devez prouver que l’équipement ou les services à acheter seront
sélectionnés sur la base du «rapport coût-avantages». Pour les transactions d’un
montant inférieur aux seuils fixés pour les passations de marché, vous devez montrer les
efforts que vous allez entreprendre pour obtenir le rapport coût-avantages. Le facteur de
pondération de ce critère est de deux points.
5
DECLARATION SUR L’HONNEUR DU REPRESENTANT LEGAL
DU DEMANDEUR
La personne mentionnée au point 1.3 (représentant légal) doit compléter et signer la
déclaration. En signant cette déclaration, vous acceptez les conditions standards et
spécifiques établies dans le modèle de convention de subvention. Veuillez noter que cela
inclut l’obligation de présenter un rapport financier final, un rapport technique final et un
rapport final d’exécution. Un modèle de ces rapports est inclus dans le modèle de
convention de subvention. En signant la convention de subvention, le bénéficiaire
s’engage à soumettre les rapports techniques et financiers finals au moment où il
présente sa demande de paiement final ainsi que le rapport final d’exécution, un an après
la date de clôture de l’action. L’approbation par la Commission des rapports financiers et
techniques finaux est une condition pour procéder au paiement final. La Commission a
besoin du rapport final d’exécution pour prouver l’impact à moyen et à long terme de
l’action, ainsi que la contribution à l’action qui est apportée à la réalisation des objectifs
du programme.
Si un demandeur considère que la législation nationale exclut la transmission
d’informations sur les résultats d’une action, il fera clairement référence aux dispositions
nationales pertinentes. La Commission se réserve le droit de ne pas accorder de
subvention si un demandeur n’est pas en mesure de présenter un rapport concernant les
résultats obtenus grâce aux articles et services acquis dans le cadre de la subvention.
Les résultats communiqués dans le rapport technique final et le rapport final d’exécution
peuvent être utilisés par la Commission dans sa vue d’ensemble annuelle de la mise en
œuvre du programme. Ce document annuel est requis en vertu de l’article 13 du
règlement n° 250/2014. La Commission ne divulguera pas d’informations susceptibles de
mettre en péril les enquêtes en cours. Si un bénéficiaire ne souhaite pas que les résultats
soient divulgués ou diffusés dans la vue d’ensemble annuelle de la Commission, il doit
clairement l’expliquer dans la demande.
Il convient également de noter que le bénéficiaire deviendra le propriétaire juridique et
économique des équipements qu’il achète dans le cadre de la subvention. Le bénéficiaire
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sera dès lors chargé de consigner les articles dans ses inventaires des stocks et d’assurer
leur entretien. Il sera en outre chargé de veiller à ce que les équipements achetés ne
soient pas perdus, endommagés, volés ou négligés.
6
DEPOT DE LA DEMANDE
Une copie papier de la demande doit être envoyée avant la date limite à l’une des
adresses mentionnées dans le formulaire de demande. Une copie électronique doit être
adressée à la boîte aux lettres fonctionnelle OLAF-FMB-HERCULE-TA@ec.europa.eu avant
la date limite à minuit (à savoir: jeudi 9 juin 2016, à minuit, heure de Bruxelles). Le
demandeur doit notifier la demande à la Commission par l’envoi d’un avis à cette boîte
aux lettres fonctionnelle, notamment s’il n’est pas autorisé à soumettre la demande
proprement dite par courrier électronique pour des raisons de sécurité.
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