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appel à propositions 2016formations et études juridiques

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PROGRAMME HERCULE III 2014-2020
L
APPEL À PROPOSITIONS 2016
FORMATIONS ET ÉTUDES JURIDIQUES
LIGNES DIRECTRICES CONCERNANT LE
FORMULAIRE DE DEMANDE
DÉLAI: jeudi 16 juin 2016
TOUS
Les présentes lignes directrices ont vocation à vous guider tout au long du formulaire
de demande. Elles sont également destinées à répondre aux questions que vous
pourriez vous poser lors de la constitution de votre dossier. Avant de commencer,
veuillez lire attentivement l’appel à propositions pour connaître les actions éligibles,
les conditions applicables, les critères d’évaluation et la façon de déposer votre
demande. Il est fortement recommandé de consulter le modèle de convention de
subvention qui est publié avec les autres documents.
Les demandes peuvent être introduites dans l’une des langues officielles de l’Union
européenne, mais de préférence en anglais. Si la demande est introduite dans une
autre langue que l’anglais, un résumé en anglais doit y être joint. Vous devez
répondre à toutes les questions et indiquer la mention «néant» ou «non applicable»,
le cas échéant.
Ne seront acceptées que les demandes faites en utilisant le formulaire de
demande mis à disposition sur le site internet de la Commission (OLAF).
Vous ne devez modifier, altérer ou changer le formulaire en aucune façon, sauf
lorsque cela est explicitement permis.
Correction ou révision de votre demande:
une fois déposée, une demande ne peut plus être modifiée. Si vous souhaitez
effectuer des modifications, vous devez présenter une nouvelle demande qui
remplacera la version précédente, avant l’expiration du délai. En cas de réception de
versions multiples d’une même demande, seule la plus récente sera évaluée.
Information — Intitulé de l’action
Vous devez donner au projet un intitulé spécifique (si possible en anglais) qui décrit
pleinement votre action. Cet intitulé doit être court (200 caractères au maximum) et
concis et inclure de préférence les éléments clés, ainsi que l’objectif de l’action.
I.1.1
Identité du demandeur
L’organisme demandeur est celui qui signera la convention de subvention avec la
Commission.
Afin de prouver leur statut juridique, les demandeurs doivent soumettre:
la fiche «Entité légale»1 dûment signée par la personne habilitée à engager
juridiquement votre organisme;
une copie de la résolution, de la loi, de l’arrêté, de la décision ou de tout autre
document officiel établissant l’organisme, le cas échéant;
une copie du document attestant de l’immatriculation à la TVA (si le numéro de
TVA n’apparaît pas sur le document officiel d’enregistrement ou un document
équivalent). Si, comme c’est le cas dans certains pays, le numéro
d’immatriculation au registre du commerce et le numéro de TVA sont
identiques, l’un de ces documents suffit; et
les statuts de votre organisation.




I.1.2
Coordonnées (siège social du demandeur)
Code
postal
Téléphone
Le cas échéant, saisissez le code postal numérique (alphanumérique
pour le Royaume-Uni et les Pays-Bas) sans le faire précéder de
l’identifiant du pays, par exemple 1000 et non B-1000, ou SW1H
9AS et non UK-SW1H 9AS
Indiquez les numéros de téléphone et de télécopieur dans le format
suivant: +32-2-2991111 (32 étant l’indicatif du pays; 2 l’indicatif
régional pour les appels internationaux; 2991111 votre numéro).
La Commission peut prendre contact avec les demandeurs durant la procédure
d’évaluation afin de demander des informations supplémentaires. Ce contact
s’effectue généralement par courriel. Il incombe entièrement aux demandeurs de
veiller à l’exactitude des informations de contact fournies dans le formulaire de
demande.
Si vos coordonnées de contact changent, veuillez envoyer un courriel avec la
référence de la demande (Hercule III — 2016 — Formations et études juridiques) et
vos nouvelles coordonnées à: OLAF-FMB-HERCULE-LEGAL@ec.europa.eu
I.1.3
Représentant légal (habilité à signer la convention de subvention)
Vous devez communiquer
juridiquement l’organisme
juridiquement.
le nom de
demandeur
la personne habilitée à représenter
et à l’engager financièrement et
Cette personne doit être celle qui signe le formulaire de demande de subvention et le
formulaire «budget». Toutes les communications de nature juridique ou à caractère
1
Les formulaires sont disponibles sur le site internet de la Commission:
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal_entities_fr.cfm.
Lignes directrices concernant le formulaire de demande «Formations juridiques» de l’appel à propositions
2016
2
contraignant seront adressées à cette personne. Si l’action se voit accorder une
subvention, les services de la Commission prépareront automatiquement la
convention de subvention en vue de sa signature par la personne désignée dans
cette section.
La Commission peut demander une copie de la décision habilitant le représentant
légal à engager financièrement et juridiquement votre organisme.
Vous devez notifier immédiatement à la Commission tout changement de
représentant légal.
I.1.4
Personne de contact
Vous devez indiquer le nom et la fonction (ainsi que les coordonnées complètes)
la personne qui aura la charge du dossier au quotidien. Une fois la convention
subvention signée, la personne de contact est chargée de gérer la mise en œuvre
l’action, de coordonner l’ensemble des tâches, d’assurer la liaison avec
Commission et de gérer le budget.
de
de
de
la
L’adresse électronique de la personne de contact ne peut être une adresse
impossible à retracer (par exemple, yahoo/gmail/hotmail).
La Commission peut prendre contact avec le demandeur si elle a besoin d’un
éclaircissement ou d’informations durant l’évaluation du projet. Ce contact sera pris
par courriel, via la personne de contact indiquée.
Il se peut que le demandeur soit invité à fournir des informations dans un bref délai.
Assurez-vous donc que l’adresse de messagerie de la personne de contact est
correcte et que la boîte est relevée régulièrement. Signalez immédiatement à la
Commission tout changement dans les coordonnées.
I.2
Coordonnées bancaires
Les références du compte bancaire doivent être fournies sous la forme du numéro
IBAN. Les numéros IBAN ne sont pas toujours présentés sous la forme d’un nombre
continu sur les relevés bancaires; la série de lettres et de chiffres inclut parfois des
séparateurs (espaces, tirets, etc.).
Lorsque vous indiquez le numéro IBAN dans le champ 1.2, veillez à:
toujours placer le code à deux lettres du pays au début et
ne pas placer d’espaces, de tirets ou de séparateurs entre les lettres et les
chiffres.
Le signalétique financier2 doit être dûment rempli et certifié par la banque en
question (signatures originales exigées). Aucune certification n’est nécessaire si le
signalétique financier est accompagné d’une copie d’un extrait de compte bancaire
récent.
I.3.1
2
Profil du demandeur – Objectifs généraux et activités
Tous les signalétiques financiers sont disponibles sur le site web de la Commission, à l’adresse
suivante: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial_id_fr.cfm.
Lignes directrices concernant le formulaire de demande «Formations juridiques» de l’appel à propositions
2016
3
Le «nombre de personnes employées» a trait au personnel employé par
l’organisation juridique dans son ensemble (pas uniquement celui du service
exécutant les travaux).
Vous devez indiquer le nombre de personnes employées en équivalents temps plein
(la contribution du personnel à temps partiel doit être comptabilisée en tant que
nombre de salariés en équivalents temps plein).
Les organismes à but lucratif ne sont pas autorisés à présenter une
demande.
I.3.2
Brève description des activités du demandeur, de ses objectifs
généraux et de ses activités dans le domaine de la lutte contre la
fraude
Vous devez décrire aussi brièvement que possible les activités et objectifs
généraux de votre organisme. Vous devez indiquer clairement ses activités en
matière de lutte contre la fraude. Plus particulièrement, veuillez indiquer la date de
création de votre organisme et ses principaux objectifs, tels que consignés dans ses
statuts.
Il n’est pas nécessaire, à ce stade, de décrire les activités projetées au titre de
l’action pour laquelle vous déposez cette demande.
I.5
Entités affiliées
Vous devez indiquer ici les renseignements concernant les entités affiliées au
demandeur, en tant que partie intégrante de ce dernier ou présentant un lien
structurel avec le demandeur, à condition qu’elles satisfassent aux critères
d’éligibilité et de non-exclusion figurant dans l’appel à propositions (par exemple,
succursale locale d’une ONG).
III.1.
Informations relatives à l’action
Le résumé doit permettre au lecteur de comprendre clairement les objectifs de
l’action et la façon dont ils seront réalisés.
III.2.a. Description de l’action
La description de l’action (4 000 caractères au maximum) doit permettre au lecteur
de comprendre clairement les objectifs de l’action, sa conformité aux objectifs et
priorités mentionnés dans l’appel à propositions, ainsi que la nature et le contenu
précis des activités à réaliser pour atteindre les objectifs.
La première phase, avant la formulation du projet, consiste à définir le problème
existant ciblé par l’action, sa cause et ses effets. La définition du problème et la
compréhension claire de ce qui le cause sont des conditions préalables pour établir
les objectifs et déterminer la façon de le traiter.
La description doit également fournir des informations sur les groupes cibles
(nombre de participants et leurs pays) et les bénéficiaires des activités, la
Lignes directrices concernant le formulaire de demande «Formations juridiques» de l’appel à propositions
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méthodologie, les résultats escomptés, les résultats concrets et les éléments à livrer
ainsi que la stratégie de diffusion.
Elle doit reprendre les éléments essentiels de l’action et répondre aux questions
suivantes:
-
Quels sont les besoins et contraintes perçus?
Comment le groupe cible a-t-il été sélectionné?
Quel est l’intérêt de l’action par rapport aux objectifs de l’appel?
Où l’action aura-t-elle lieu?
Quels types d’activités seront réalisés?
Combien de personnes participent à l’action et quels sont leurs rôles?
Quels sont les résultats attendus?
III.2.b Description des objectifs généraux et spécifiques
Décrivez les objectifs de l’action et expliquez comment ils contribueront aux objectifs
du programme Hercule III.
Si possible, spécifiez les indicateurs pertinents permettant d’évaluer les réalisations
et l’impact escompté de l’action.
III.2.c Description des résultats attendus de l’activité
Indiquez les résultats concrets que vous escomptez de l’action à court, moyen et
long terme. Les résultats doivent être tangibles, mesurables et pertinents. Établissez
la façon dont l’action prévue et les résultats escomptés peuvent être vérifiés.
III.2.d Groupe cible, interprétation et traduction
En fonction du type d’action pour laquelle la subvention est demandée, veuillez
compléter une (ou plusieurs) des annexes 1 à 5 du formulaire de demande.
En sélectionnant les orateurs, les participants, les formateurs et les
bénéficiaires de la formation, les demandeurs doivent veiller à l’équilibre
hommes-femmes.
Renseignez-vous sur les sanctions que l’UE a adoptées à l’égard de certaines
personnes et/ou certains organismes de pays tiers qui ne sont pas autorisés à avoir
accès à l’UE. Vous devez vous assurer que ces personnes ne sont pas invitées à
l’événement ou qu’elles ne sont pas autorisées à participer:
http://eeas.europa.eu/cfsp/sanctions/consol-list_fr.htm
http://eeas.europa.eu/cfsp/sanctions/docs/measures_fr.pdf.
Veuillez indiquer si vous prévoyez d’avoir recours à l’interprétation et, le cas
échéant, les langues qui seront concernées.
Évaluez vos besoins avec précision, car il ne sera plus possible d’augmenter le
montant octroyé, au cas où il s’avérerait ultérieurement que les coûts liés à
l’interprétation ont été sous-estimés.
Lignes directrices concernant le formulaire de demande «Formations juridiques» de l’appel à propositions
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Il est essentiel que les interprètes choisis pour l’action soient des professionnels
hautement qualifiés et accrédités, capables d’accomplir leur mission conformément à
des normes nationales.
La qualité de l’interprétation est un facteur important dans la réussite d’une
conférence ou d'un séminaire.
Codes des langues:
BG
CS
DA
DE
EL
EN
ES
ET
FI
FR
GA
HR
Bulgare
Tchèque
Danois
Allemand
Grec
Anglais
Espagnol
Estonien
Finnois
Français
Irlandais
Croate
HU
IT
LT
LV
MT
NL
PL
PT
RO
SK
SL
SV
Hongrois
Italien
Lituanien
Letton
Maltais
Néerlandais
Polonais
Portugais
Roumain
Slovaque
Slovène
Suédois
Indiquez les langues dans lesquelles les documents relatifs à l’action seront traduits.
Il est fortement recommandé de traduire ces documents dans les langues dans
lesquelles un service d’interprétation est prévu.
III.2.e Description de la façon dont vous envisagez d’évaluer l’action
L’évaluation et la diffusion des résultats sont considérées comme des éléments très
importants de l’action.
Dans cette section, veuillez indiquer, de façon détaillée, comment vous envisagez
d’évaluer l’action, de votre point de vue, ainsi que de celui des participants.
Les indicateurs doivent être SMART:
 Spécifiques (ils décrivent une réalisation ou une action observable),
 Mesurables, quantifiables (un système fiable est en place pour mesurer les
progrès réalisés dans la poursuite de l’objectif),
 Atteignables (peuvent être réalisés dans le cadre du projet),
 Réalistes (importants/pertinents pour la réalisation des principaux objectifs) et
 Temporellement définis (peuvent être mesurés dans le cadre du projet).
Différentes méthodes d’évaluation peuvent être utilisées:
-
des tests préalables et a posteriori (par exemple, au début et à la fin d’une
formation, pour mesurer l’amélioration des connaissances),
un retour formel d’informations (par exemple, au moyen de questionnaires
destinés à établir si l'action a répondu aux besoins des participants) et
un retour informel d’informations (par exemple, par la création, sur un site
internet d’une section «commentaires» permettant aux personnes qui le
souhaitent de faire part de leurs observations sur les résultats du projet) et
des réunions.
Lignes directrices concernant le formulaire de demande «Formations juridiques» de l’appel à propositions
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Vous devez, au minimum,
d’évaluation de l’OLAF.3
remettre
aux
participants
le
formulaire
Une analyse détaillée du nombre de formulaires distribués, du nombre de formulaire
collectés et des notes attribuées, ainsi qu’un résumé des commentaires écrits,
devront accompagner le rapport final.
III.2.f Indication précise de la façon dont vous envisagez de publier et de
diffuser les résultats de l’action
Vous devez indiquer comment vous comptez diffuser les résultats de l’action (copie
papier, copie électronique, publication sur l’internet, etc.) et dans quelle mesure
vous en autoriserez l’utilisation par la suite. La diffusion doit se faire à la plus grande
échelle possible.
Fournissez des informations détaillées concernant le contenu diffusé, le public ciblé,
le but de la diffusion, les méthodes utilisées et le calendrier prévu.
III.3
Calendrier de chaque phase de l’action montrant les principales
dates et les principaux résultats attendus
Vous devez préciser les mesures clés que vous entendez prendre pour assurer le
développement harmonieux de l’activité, depuis son élaboration jusqu’à son
évaluation, en indiquant également les délais correspondants. À titre d’exemple: en
cas de conférence ou séminaire, ces mesures peuvent inclure la sélection et l’envoi
d’invitations aux participants, la sélection des orateurs/formateurs et des points de
l’ordre du jour, etc. Un graphique de Gantt (représentation graphique) du projet
détaillant les étapes et montrant les grandes dates, ainsi que le lien entre elles, peut
être inclus.
L’ordre du jour de l’événement est un élément important de l’action. Il doit être aussi
détaillé que possible et faire apparaître les thèmes qui seront couverts ainsi que les
intervenants pressentis. Il doit également mentionner le temps indicatif imparti aux
différents thèmes traités, etc. Veillez à laisser suffisamment de temps pour les
questions et discussions.
Tâchez d’éviter de surcharger l’ordre du jour avec des présentations, étant donné
que les participants ne pourront absorber toutes les informations.
Les abréviations doivent être accompagnées d’une transcription intégrale pour une
bonne compréhension.
Si les noms des orateurs ne sont pas encore connus, indiquez la mention «à
confirmer» dans l’ordre du jour.
Orateurs de l’OLAF/la Commission européenne:
Si vous prévoyez d’inviter des orateurs de l’OLAF ou d’autres services de la
Commission, vous devez indiquer leurs noms (ou indiquer «orateur à confirmer» si
3
Voir http://ec.europa.eu/anti_fraud/policy/hercule-iii/info_grant_beneficiaries_fr.htm.
Lignes directrices concernant le formulaire de demande «Formations juridiques» de l’appel à propositions
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vous ne les connaissez pas encore), la -direction générale pour laquelle ils travaillent
et les thèmes qu’ils couvriront.
Si une subvention vous est octroyée et si vous souhaitez associer l’OLAF/la
Commission à l’action, prenez immédiatement contact avec les personnes
concernées (en tout état de cause, au moins six semaines avant l’événement). Le
formulaire permettant d’inviter un orateur de l’OLAF est publié à l’adresse suivante:
http://ec.europa.eu/anti_fraud/contacts/request-olaf-speaker/index_fr.htm (vous ne
pouvez remplir ce formulaire que si une subvention vous a été octroyée).
L’acceptation de la demande par la Commission ne doit pas être considérée comme
une confirmation de sa participation à un événement compris dans le programme de
travail. Cette participation sera décidée sur la base d’un examen distinct du
programme proposé et d’un accord préalable concernant les dates et les aspects
pratiques.
Ne finalisez pas le calendrier de ces événements tant que l’OLAF/la Commission
européenne n’a pas donné son approbation et confirmé sa participation.
III.4
Budget — Sous-traitance
Il y a sous-traitance à partir du moment où un contractant exécute des tâches
spécifiques qui font partie de l’action -cofinancée sur la base d’un contrat passé avec
le bénéficiaire. Le demandeur doit mentionner clairement quelles parties/tâches
(personnel, déplacement, divers, etc.) seront sous-traitées et quelle proportion des
coûts totaux est concernée (en %).
IV.1
Financement de l’UE
Vous devez indiquer, pour chaque subvention, marché ou prêt:
-
-
l’année de l’attribution,
l’institution/le programme de l’UE qui a pris la décision d’attribution,
l’intitulé de l’action et la référence du contrat,
la durée de l’opération,
le montant du contrat, de la subvention ou du prêt.
Vous devez informer l’OLAF sans délai de toute autre demande de financement que
vous avez déposée auprès d’autres institutions ou organismes de l’UE ou qui a été
approuvée par ceux-ci après le dépôt de la présente demande.
Subvention à l’action ou subvention de fonctionnement?
L’article 121, paragraphe 1, du règlement financier identifie deux types de
subvention:

les subventions à l’action, qui financent une action destinée à promouvoir la
réalisation d’un objectif qui s’inscrit dans le cadre d’une politique de l’Union
européenne et

les subventions de fonctionnement, qui financent le fonctionnement d’un
organisme poursuivant un but d’intérêt général européen ou un objectif qui s’inscrit
dans le cadre d’une politique de l’Union européenne.
Lignes directrices concernant le formulaire de demande «Formations juridiques» de l’appel à propositions
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Les subventions au titre du programme Hercule III sont des subventions à
l’action.
Si le bénéficiaire reçoit déjà de la Commission une subvention de
fonctionnement pour la période couverte par la subvention à l’action, les
coûts indirects et les frais généraux ne sont pas éligibles pour
un -cofinancement.
V.
Déclaration
d’éligibilité
sur
l’honneur
relative
aux
critères
d’exclusion
et
Le demandeur doit remplir cette déclaration et la faire signer par son
représentant légal. Sans la signature du représentant légal, la demande de
subvention est considérée comme nulle et non avenue.
VI.
Formulaire de déclaration de contribution extérieure
Le demandeur doit soumettre un formulaire de déclaration de cofinancement si le
budget prévisionnel prévoit une contribution externe (à savoir un transfert financier
à l’organisme demandeur).
Le représentant légal autorisé du tiers doit signer un exemplaire original imprimé du
formulaire complété et l’envoyer au demandeur, afin que ce dernier puisse soumettre
ces informations en même temps que les autres informations requises dans la
demande.
Les informations sur la contribution figurant dans le budget prévisionnel (contribution
externe) doivent être identiques à celles figurant dans le formulaire de déclaration de
cofinancement.
Les actions proposées au titre du présent appel ne peuvent être cofinancées en
utilisant des fonds provenant d’un autre programme de l’UE.
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