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avp logistic admin s.. - Les Nations Unies en Mauritanie

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Avis de vacance de Poste
«Assistant à la Logistique, Accueil et gestion du Bâtiment »
Le PNUD Mauritanie recherche :
Titre : Assistant à la Logistique, Accueil et gestion du Bâtiment
Superviseur : Associé à l’Administration
Type de contrat : Contrat de Service
Grade : SB2
Durée : 1 année renouvelable
Lieu du poste : Nouakchott
I. Contexte :
Les agences du Système des Nations Unies en Mauritanie organisent conjointement, depuis plusieurs
années, des services communs dans le domaine de la gestion de la maison commune (Common
Premises), de la Sécurité et des Communications/VSAT. Cette gestion commune vise à réaliser des
économies d’échelle, à améliorer la rentabilité et la qualité des services ainsi qu’à maintenir une
cohésion durable parmi quatre d’agences concernées (PNUD, PAM, UNFPA et UNDSS).
Particulièrement en 2015, les agences ont affirmé l’ambition d’assurer une meilleure planification
dans la gestion de mise en œuvre de ces services communs à travers le concept de « Business
Operations Strategy (BOS) ».
L’Assistant logistique, Accueil et gestion du bâtiment » est placé Sous la supervision directe du
Chargé d’Administration et celle plus générale du RRA/Opérations du PNUD.
II. Responsabilités du poste et principaux résultats-clés attendus
Résumé des principales fonctions:
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
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
Support à la mise en œuvre du recouvrement des coûts liés à la logistique
Support à l’accueil et au fonctionnement efficace et efficient de la maison commune;
Soutien administratif du dispatching des courriers dans le bureau et des notes verbales
avec les ministères gouvernementaux;
Support et soutien aux formalités aéroportuaires.
Assurer la mise en œuvre du recouvrement des coûts liés aux services d’arrangement
logistique, en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants:


Exécuter les services logistiques demandés par les projets et agences
Préparer le relevé des contributions découlant des services logistiques rendus aux projets et
agences et les transmettre au point focal recouvrement des coûts
Assurer l’accueil des visiteurs et le fonctionnement efficace et efficient de la maison
commune, en se concentrant sur l'atteinte des résultats suivants:


Orienter les visiteurs et assurer la permanence;
Assurer le suivi de l’exécution des services demandés aux prestataires des services
communs.

Garantir la sauvegarde et le bon fonctionnement des matériels et équipements liés à
l’exécution des services communs et d’administration générale (groupes électrogènes,
climatiseurs, extincteurs, toilettes etc.) par la collaboration aux inventaires

Assurer la gestion des événements organisés dans le compound dans le cadre des activités
communes aux agences.

Veiller à la propreté et la sécurité dans le compound par une collaboration efficace avec
l’entreprise de gardiennage concernant la sécurisation du Compound ;
 Veiller à la réalisation des activités d’amélioration de l’environnement du compound;
Assurer le soutien administratif du dispatching des courriers dans le bureau et des notes
verbales avec les ministères gouvernementales; en se concentrant sur l'atteinte des
résultats suivants:


Assurer le dispatching du courrier en collaboration avec l’agent administratif-coursier;
Collecter auprès de l’administration les notes verbales signées et faire le suivi des réponses
auprès des ministères gouvernementaux.
Assurer le soutien efficace dans l’accomplissement des formalités aéroportuaires, en se
concentrant sur l'atteinte des résultats suivants:


Assurer le suivi des demandes des badges au niveau de l’aviation civile
Gérer, avec l’appui de l’Assistante aux voyages, les arrivées et départs des missions
officielles au niveau de l’aéroport ;
Exécuter tout autre travail administratif sur demande de la hiérarchie.
III. Qualifications et compétences requises :
Qualifications:


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
Avoir un niveau d’études secondaires
Avoir au minimum une expérience professionnelle de 5 ans dans l’administration;
Bonne maîtrise des NTIC (Excel, Word, Outlook).
Une très bonne connaissance du Français parlé et écrit;
Compétences:
Compétences d'entreprise:
 Démontre son engagement envers la mission du PNUD, de sa vision et de ses valeurs.
Compétences fonctionnelles:
Gestion des connaissances et apprentissage:

Travaille activement à l'apprentissage personnel continu et au développement dans un ou
plusieurs domaines de pratique, agit sur le plan d'apprentissage et applique les
compétences nouvellement acquises.
Le développement et l'efficacité opérationnelle:


Capacité à exécuter une variété de tâches standard, spécialisés et non spécialisés;




Capacité à effectuer des travaux d’envergure et si nécessaire de façon confidentielle;
Capacité d'examiner une variété de données, d'identifier et de régler des divergences,
d'identifier et de résoudre les problèmes opérationnels qui pourraient se poser;
Bonne connaissance des règles et règlements administratifs;
Bonne connaissance de l’informatique;
Aptitude à s’adapter aux changements et restructurations.
Leadership et autonomie de gestion:

Met l'accent sur le résultat pour le client et réagit positivement aux commentaires,
 Capacité de garder son sang-froid devant les situations difficiles et de travailler sous
pression.
Les dossiers de candidatures devront comprendre une lettre de motivation, un formulaire P11 dûment
complété ainsi qu’un CV détaillé. Les dossiers incomplets ne seront pas considérés.
Les dossiers de candidatures seront déposés à la réception du bureau du PNUD avec comme mention
“Recrutement Assistant à la Logistique, Accueil et gestion du Bâtiment” au plus tard le 02/06/2016.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées
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