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2016 EURO -CAHIER DES CHARGES Version finale

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VILLE DE TOULOUSE
CAHIER DES CHARGES
EURO 2016 FAN ZONE
OCCUPATION PRIVATIVE SITE ALLEES JULES GUESDE.
1.
CONTEXTE, OBJET DU PROJET
L’organisation de l’UEFA EURO 2016 en France et en particulier à Toulouse, a été classée comme un
événement d’intérêt général et d’importance nationale.
Du 10 juin 2016 au 10 juillet 2016, TOULOUSE accueille dans le cadre de l’organisation de cette
compétition, quatre matches de football, à savoir :
Lun 13-06 – Stadium – 15h : Match du Groupe D (D1 vs D2).
Ven 17-06 – Stadium – 15h : Match du Groupe E (E2 vs E4).
Lun 20-06 - Stadium – 21h : Match du Groupe B (B2 vs B3).
Dim 26-06 – Stadium – 21h : 8ème de Finale.
Cette répartition des matches permettra de recevoir notamment un match de 8ème de finale qui
représente un atout majeur sur le plan touristique et commercial pour la Ville.
TOULOUSE tient une place importante sur le plan du football français notamment grâce à son club
phare, le Toulouse Football Club, mais également grâce à ses clubs de quartiers. L’événement EURO 2016 se
déroulera à Toulouse au sein du Stadium Municipal mais également à l’extérieur du Stade et notamment sur la
Zone officielle des supporters dite Fan Zone.
La Ville souhaite valoriser ce symbole et en particulier l’événement UEFA EURO 2016, autour de
deux grands objectifs :
Fêter comme il se doit le Football, jeu collectif par excellence et faire honneur à la France qui a
été choisie avec dix Villes hôtes pour la compétition Européenne.
Véhiculer les valeurs de ce sport cher au cœur des Toulousains mais également des nombreux
spectateurs français et étrangers attendus à cette occasion, dans un cadre festif.
Pour cela, la Ville de Toulouse lance un appel à candidatures auprès de professionnels spécialisés
intéressés par la gestion et l’exploitation d’une zone de supporters qui se voudra innovante, créative et
séduisante, à la hauteur de cet événement tout au long de la compétition. Ce projet est prévu sur les Allées Jules
GUESDE, proches du Stadium. Le périmètre du site, délimitant le projet d’animation, est défini sur le plan
joint. Celui-ci devra être fermé par un procédé opaque aux couleurs de l’EURO, avec des contrôles d’accès aux
entrées prévues dans ce système. La circulation automobile sera maintenue pendant toute la durée de la
manifestation sur la Voie des Allées Jules GUESDE.
L’exploitant pourra ainsi mettre en place, compte tenu des nombreux publics importants attendus, un ou
des restaurants avec terrasses, bodegas, buvettes, snack-bars, glaces, confiseries, aires de pique-niques, stands
commerciaux ou promotionnels, stands d’accueil, espace VIP. Il pourra également prévoir l’organisation
d’animations, de jeux divers pouvant tourner autour du football ou autres thèmes.
La Zone réservée aux supporters objet du présent cahier des charges s’organisera autour d’une Fan
Zone permettant d’accueillir des spectateurs derrière un ou plusieurs écrans géants et d’un Fan Village
regroupant les activités proposées et mises en œuvre dans le cadre du présent cahier des charges et également les
sponsors officiels UEFA conformément à la charte jointe aux présentes. Les deux zones seront situées l’une
derrière l’autre le long des Allées Jules Guesde selon le plan annexé.
La Ville de TOULOUSE se chargera, quant à elle, directement, des conditions de mise en place, sur le
site, d’un écran géant avec l’aide logistique et technique de la SAS EURO 2016 qui assurera la fourniture du
signal de retransmission de l’ensemble des matches de la compétition. Cet écran sera positionné en bout de zone
côté Grand Rond, le prestataire pourra mettre en place, selon le cas, des écrans supplémentaires pour assurer une
parfaite visibilité aux supporters.
L’exploitant aura en charge la mise en œuvre des retransmissions en rapport avec les responsables de la
SAS EURO 2016.
Il assurera, à son initiative, des animations et activités du 10 juin au 10 juillet.
La totalité de la retransmission des matches devra être assurée par l’exploitant. Néanmoins, certaines
rencontres pouvant revêtir un intérêt moindre pour le public, l’exploitant pourra être autorisé, au cas par cas
après accord écrit de la Commune, à ne pas assurer la totalité des animations précitées.
2.
CONDITIONS ADMINISTRATIVES
A. Convention d’occupation du domaine public communal :
L’organisation du projet sera basée sur une Autorisation d’Occupation Temporaire du domaine public
sur la base d’une convention non constitutive de droits réels reprenant notamment l’ensemble des dispositions
prévues au présent cahier des charges, non renouvelable et d’une durée d’un mois, du 10 juin au 10 juillet 2016.
Elle sera souscrite « intuitu personae » et ne pourra faire l’objet d’une cession ou d’une sous-location
par l’occupant, sans l’accord exprès de la Commune. L’occupant sera autorisé à procéder à des mises à
dispositions partielles pour des entités autres afin de mener à bien l’ensemble des animations et activités
proposées et retenues. Ces mises à dispositions se feront sous l’unique responsabilité de l’occupant, celui-ci
restant garant de la bonne gestion des lieux et responsable en tant qu’organisateur à l’égard de la Ville et du
public. Les contrats de mise à disposition ainsi conclus, ainsi que les tarifs correspondants, devront être
communiqués à la Ville et être compatibles avec les règles régissant le domaine public.
Le contrat est convenu uniquement pour l’objet autorisé, soit l’animation de la Fan Zone Euro 2016 du
10 juin 2016 au 10 juillet 2016. Le futur occupant exercera cette activité en stricte conformité avec le projet
qu’il aura soumis à la Commune, faute de quoi le contrat pourra être résilié.
Ce contrat est soumis à la réglementation relative à l’occupation du domaine public (notamment aux
articles L.2121-1 et suivants du Code Général de la Propriété des Personnes Publiques, CGPPP) et sera donc
précaire et révocable. S’agissant d’un contrat administratif portant occupation du domaine public communal,
l’occupant ne pourra se prévaloir en aucun cas, des dispositions du décret 53-960 du 30 septembre 1953 relatif
aux baux commerciaux et baux à location d’immeuble. Il est également précisé qu’aucun fonds de commerce ne
peut être constitué.
Ville de Toulouse. Direction des Sports. Référencé à mars 2015.
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B. Etat des lieux :
Le site sera remis par l’occupant retenu après état des lieux contradictoire dressé par les responsables
des Directions des Sports et des Jardins et Espaces Verts. A l’expiration de la convention, l’occupant devra
remettre les lieux dans leur état initial, sauf accord exprès de la Commune. Faute d’exécution de cette
obligation, la Commune procèdera à la remise en état aux frais de l’occupant après notification par lettre
recommandée avec accusé de réception restée sans suite dans un délai de 8 jours.
Le prestataire prendra en compte notamment :
1- La protection des troncs des arbres.
2- La réfection des semis de gazon aux pieds de tous les platanes.
3- La réfection de l'intégralité des gazons qui auront été endommagés.
C. Responsabilités et assurances :
En conséquence de ses obligations et de ses responsabilités, le futur occupant est tenu de contracter,
pendant toute la durée du contrat, toutes les assurances nécessaires à son activité, garantissant ses
responsabilités civile, professionnelle et les dommages aux biens. Il remettra les attestations d’assurances qu’il
aura souscrites, faute de quoi l’accord sera rompu
Il est précisé que le futur occupant renonce à tout recours qu’il pourrait exercer à l’encontre de la
Commune.
D. Démarches administratives :
L’occupant devra effectuer toutes les démarches administratives nécessaires à l’organisation de la Fan
Zone, notamment l’obtention des autorisations de débits de boissons limitées au 1er et 2ème groupes.
Il devra respecter la réglementation liée aux activités exercées.
La convention d’occupation du domaine public pourra être résiliée en cas de non respect d’une clause
administrative ou pour motif d’intérêt général.
L’occupant devra remettre un dossier de sécurité complet (notice de sécurité manifestation, planning
des retransmissions en faisant ressortir les matches dits à risque, effectif public et personnels pouvant être reçus
simultanément, plans détaillés des aménagements, dossier technique détaillé, rapport du bureau de contrôle,
moyens humains mis en place (signaleurs, agents de prévention et sécurité, SSIAP, secouristes, etc.),
accessibilité aux personnes handicapées, mesures nécessaires au plan Vigipirate etc.), pour avis, à la DSCRM
trois mois avant la manifestation.
Le prestataire devra déclarer le grand rassemblement en préfecture et remettre un dossier de sécurité
complet avec le diaporama de présentation.
E. Respect des contraintes liées à la sécurité de la zone :
L’accès à la zone de retransmission sera libre et non payant. Toutefois, l’occupant (voire les entités
bénéficiant de mises à disposition pour l’animation des activités prévues) sera autorisé à percevoir des recettes
en rapport avec les activités assurées sur les lieux. Ces recettes seront strictement liées aux activités organisées
et ne pourront en aucun cas constituer un droit d’entrée, le public devant toujours pouvoir accéder à la zone et
aux retransmissions sans être tenu de participer à ces activités ou animations.
Dans un souci de sécurité, l’occupant prendra les dispositions pour faire appliquer les termes de l’arrêté
interdisant l’accès au site aux spectateurs déjà en possession d’alcool, un contrôle étant mis en œuvre en ce sens.
L’occupant devra obligatoirement veiller à limiter l'intensité des émissions sonores pendant la durée de
la manifestation, y compris pendant les opérations de montage, démontage, d'approvisionnement et
d'exploitation (voir charte de livraison de Toulouse).
Ville de Toulouse. Direction des Sports. Référencé à mars 2015.
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L’occupant autorisera la Commune de Toulouse, ses agents, ses mandataires ou préposés à pénétrer
dans les lieux pour quelque motif que ce soit.
L’occupant retenu sera seul responsable de la sécurité dans le périmètre du site, des dommages causés
aux personnes présentes, ainsi qu’aux tiers et à la Commune de Toulouse, du fait des installations mises en place
pendant toute la durée de l’EURO 2016.
Les installations prévues devront être en conformité avec la réglementation applicable en matière de
sécurité contre le risque incendie et de panique relatives aux ERP.
L’occupant retenu devra missionner un chargé de sécurité qui, sous sa responsabilité, aura notamment
pour mission :
- d’étudier et de participer à la rédaction, avec l’organisateur de la manifestation, du dossier
sécurité
- de préconiser le dimensionnement du Dispositif Prévisionnel de Secours à personnes (DPS)
dans le cadre d’un rassemblement de population, ainsi il prévoira une assistance médicale
suffisante et s’assurera de la mise en place d’un plan d’urgence et d’évacuation du public, soumis
à l’avis du représentant de l’Etat. Il mettra en place avec le concours d’une association agréée de
sécurité civile, un dispositif prévisionnel de secours (DPS) adapté à l’importance du public, en
lien avec le Préfet. Il s’assurera de la mise en alerte du SDIS et des structures hospitalières
auxquels il communique préalablement toutes informations utiles à leurs missions, ainsi que la
bonne articulation de ces dispositifs avec le DPS.
- de préparer les documents pour la visite de réception
- de faire appliquer les prescriptions formulées par l’administration
- de faire respecter les prescriptions formulées dans les cahiers des charges
- d’assurer une présence permanente pendant la présence du public
- de s’assurer que les équipements de sécurité ne soient pas neutralisés par les installations de la
manifestation en cours
-de contrôler la présence et la qualification du personnel humain mis en place dans le cadre de la
manifestation.
- l’occupant établit le seuil de capacité de la Fan Zone (selon le précepte sécurité civile, trois
personnes/m² sur les surfaces accessibles au public) et un plan d’évacuation de la zone en prenant
en considération le nombre et la taille des sorties. Il doit également prévoir les voies d’accès pour
les équipes médicales et le service d’incendie et de secours.
L’occupant devra en particulier prendre en compte les règles édictées par les articles R211-23 et R21125 du code de la sécurité intérieure, relatifs à la mise en place de services d’ordre par les organisateurs de
manifestations sportives, récréatives ou culturelles à but lucratif, ainsi que la section 4 du livre II.
Le gardiennage du site et des matériels y compris l’écran géant, sera à sa charge exclusive pendant
toute la durée de la manifestation y compris en dehors des périodes de retransmission des rencontres.
L’occupant devra s’informer des mesures dans le cadre du plan vigipirate et s’assurer de sa stricte
application sur le site.
F. Respect des contraintes liées à l’environnement :
L’occupant dans toutes ses démarches et activités liées à l’animation de la Fan Zone sera tenu de
respecter les prescriptions règlementaires en matière d’environnement et d'appliquer la charte événement
responsable de la ville de Toulouse. Il devra nommer un référent développement durable dans l'équipe
d'organisation, compléter la notice éco responsabilité et remettre un rapport sur les modalités de mise en œuvre
des engagements. Pour ce faire il pourra être accompagné par le référent développement durable de la ville de
Toulouse.
Ville de Toulouse. Direction des Sports. Référencé à mars 2015.
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La ville de Toulouse sera particulièrement attentive aux mesures suivantes :
1-Réduire les consommations d'eau et d'énergie : employer des dispositifs d’éclairage et de cuissons les
plus sobres en énergie (ampoules à économie d’énergie etc.).
2-Déplacements alternatifs à la voiture :
L’occupant devra communiquer sur l'accessibilité en transport en commun et modes doux du site et se
faire référencer sur les sites de covoiturage et SNCF.
3-La prévention et la gestion des déchets :
En cohérence avec son plan de prévention des déchets, la Ville de Toulouse souhaite que le titulaire
s'engage à :
•
•
•
•
•
•
positionner un local technique sur le site pour organiser la collecte et la valorisation des déchets ainsi
qu'un espace de lavage et de distribution de vaisselle consignée.
prévoir une signalétique explicite sur les consignes de tri et organiser la collecte des déchets (ménagers,
cartons, plastique, huiles... et leur valorisation (énergétique ou réemploi) dans des filières locales.
proposer des actions de lutte contre le gaspillage alimentaire.
distribuer les produits de bouches de consommation immédiate (aliments, boissons) dans des contenants
lavables et consignés vierges de toute marque.
équiper le site de cendriers visibles et les localiser sur le plan ou distribuer des cendriers portables.
Dématérialiser le plus possible sa communication et utiliser des supports à faible impact (papier recyclé,
encre végétale, …)
Le prestataire devra fournir à la ville le suivi des quantités de déchets valorisés (quantité de gobelet et
vaisselle consignée distribuée)
4- Promouvoir l'achat responsable et contribuer au développement local
•
•
•
Préciser la provenance et l'empreinte environnementale (produits de saison, agriculture durable, circuits
courts, …) des produits de bouche.
Intégrer des critères environnementaux et sociaux dans le choix des prestations et des accessoires
promotionnels. Préférer la qualité des lots promotionnels distribués à la quantité.
Favoriser l'insertion par l'emploi dans les recrutements avec l'appui du PLIE. Prévoir des heures (un
quota) emploi d’insertion sociale professionnelle.
5 - S'assurer de l'accessibilité PMR (Personnes à Mobilité Réduite) du site avec un pré positionnement
pour leur permettre une visibilité de l’écran géant.
6 – L’occupant devra prendre en compte les contraintes de sécurité liées à la météo. Il est tenu de
respecter les arrêts de l’exploitation liés aux mauvaises conditions météorologiques éventuelles
sans indemnité de la Ville de Toulouse.
3.
CONDITIONS FINANCIERES
A. redevance :
Conformément à l’article L2125-4 du CGPPP, l’occupant sera soumis au versement d’une redevance
qui comprendra :
- une part fixe (montant exprimé en Euros),
Ville de Toulouse. Direction des Sports. Référencé à mars 2015.
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- et une part proportionnelle au chiffre d’affaires hors taxe (exprimée en pourcentage) que
l’occupant sera tenu de déclarer en fin de contrat sur présentation de ses éléments comptables dûment signés.
Les parts fixe et proportionnelle de la redevance sont laissées à la libre initiative des candidats
intéressés par l’opération. Celles-ci devront faire l’objet d’une proposition écrite précisant d’une part le montant
TTC de la part fixe et le pourcentage du chiffre d’affaires d’autre part.
L’occupant sera redevable uniquement de la redevance telle que définie ci-dessus.
B. Charges de fonctionnement.
L’occupant assumera toutes les charges liées à sa présence sur les lieux, notamment pour ce qui
concerne la consommation de fluides et les frais de raccordement aux réseaux à l’exception de l’écran géant. Il
sera tenu de procéder directement aux démarches administratives nécessaires concernant notamment les débits
de boissons.
L’occupant devra se conformer aux réglementations en vigueur sur le domaine public et de manière
générale il devra prendre toute mesure propre à préserver la sécurité, l’ordre public, la tranquillité et la salubrité
publiques. Il sera notamment tenu d’assurer un nettoyage de la zone correspondant à un bon état de propreté.
L’occupant acquittera directement tout impôt ou taxe de toute nature auxquels il peut être assujetti du
fait de son occupation du domaine public.
4.
CONDITIONS TECHNIQUES
L’installation des équipements nécessitant des branchements ou connexions aux réseaux seront
effectués sous le contrôle et avec l’autorisation des services municipaux.
Dans l’éventualité où certains réseaux ne seraient pas suffisants et en fonction de l’importance du
projet, l’occupant prendra à sa charge la mise en place et le coût des équipements supplémentaires dans le
respect de la règlementation correspondante.
L’occupant prendra à sa charge toutes les interventions nécessaires à la mise en place, à l’entretien des
équipements et à leur vérification par les organismes de contrôle agréés.
Le matériel, la configuration des installations devront répondre aux normes et réglementations en
vigueur.
L’occupant prévoira un nombre de toilettes suffisant pour le public accueilli sur le site.
5.
PRESCRIPTIONS PARTICULIERES
L’occupant sera tenu de :
- respecter l’ensemble des prescriptions édictées par les chartes UEFA EURO 2016, portant d’une part
sur la zone officielle des supporters ainsi que la charte commerciale et promotionnelle de la Ville Hôte jointes
au présent cahier des charges.
- rechercher un ou des partenaires commerciaux parmi les quatre auxquels la Ville a droit
conformément aux accords signés avec la SAS EURO 2016 et conclure des accords directement avec eux,
conformes aux chartes précitées et avec l’autorisation formelle préalable de la Ville.
Si la Ville de Toulouse n’a pas elle-même conclu d’accord formel avec un ou des partenaires à la date
du 15 décembre 2015, l’occupant sera libre de conclure des accords avec les quatre partenaires autorisés.
- Conformément à la réglementation sur les lieux de grands rassemblements, le porteur de projet
prévoira l’organisation d’un service de secours et la réglementation liée aux établissements recevant du public
pour la mise en place d’un service de sécurité incendie.
Ville de Toulouse. Direction des Sports. Référencé à mars 2015.
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- Réserver un emplacement pour La Ville de Toulouse sur la zone de la Fan Village en accord avec la
Ville.
6.
PENALITES ET MESURES D’URGENCE
Dans les cas prévus ci-après, des pénalités pourront être prononcées par la Commune à l’encontre de l’occupant.
Manquements de l’occupant à ses obligations
En cas de manquement au projet initial du candidat retenu et aux obligations imposées par le contrat,
sauf cas de force majeure ou de retard imputable à la Commune de Toulouse, constaté, ou en cas de non mise en
service de l’espace mis à disposition à la date prévue, pour des raisons imputables au candidat retenu, la Ville
pourra se substituer à l’exploitant pour assurer l’accès aux retransmissions.
7.
FIN DE LA CONVENTION
Le contrat d’occupation temporaire du domaine public sera résilié dans les cas suivants :
- à sa date d’expiration sans indemnité, avec enlèvement de tout matériel et équipement, propriété de l’occupant,
- pour faute de l’occupant, sans indemnité,
- pour intérêt général avec indemnité au profit de l’occupant,
- redressement ou liquidation judiciaire, l’administrateur judiciaire ou le liquidateur ayant renoncé à l’exécution
du contrat,
- résiliation par l’occupant, ce dernier renonçant à toute indemnité.
Ville de Toulouse. Direction des Sports. Référencé à mars 2015.
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Ville de Toulouse. Direction des Sports. Référencé à mars 2015.
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