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Appel d`offres pour le "testing" du quick scan pour les pouvoirs

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INFORMATIECENTRUM VOOR
HET BEDRIJFSREVISORAAT
CENTRE D’INFORMATION
DU REVISORAT D’ENTREPRISES
APPEL D’OFFRES
Correspondant
info@icci.be
Concerne :
Notre référence
EV/svds
Votre référence
Date
15 juin 2016
Tester par un cabinet de révision du programme de travail et du rapport
standards « quick scan » développés ainsi que de la lettre type de mission
pour les pouvoirs locaux1
Introduction
L’ICCI est une fondation privée constituée par l’Institut des Réviseurs d’Entreprises (IRE) qui a
notamment pour mission de fournir de l’information objective et scientifique sur des questions
ayant trait au révisorat d’entreprises. Pour plus d’informations concernant l’ICCI, il est renvoyé
au site internet www.icci.be
1. Audit indépendant des comptes annuels des pouvoirs locaux
La directive européenne 2011/85/UE (art. 3.1.) requiert que la Belgique dispose tant au niveau
fédéral qu’aux niveaux fédéré (Communautés et Régions), provincial et local, d’une comptabilité
publique fiable soumise à un contrôle interne efficace et à un audit indépendant, réalisés
conformément aux normes internationales.
Dans l’optique de la transposition de la directive 2011/85/UE, le 10 avril 2014 deux lois ont été
adoptées. Celle-ci modifient les lois budgétaires et comptables du 16 mai 2003 (Communautés et
Régions) et du 22 mai 2003 (Etat fédéral) et confient à la Cour des comptes la compétence de
certifier leurs comptes généraux au plus tard à partir des comptes de l’année budgétaire 2020.
Toutefois, la certification des comptes des provinces, communes, CPAS et zones de police
belges n’a jusqu’ici pas été intégrée dans la réglementation.
En ce qui concerne les comptes annuels des communes et CPAS flamands, l’Agentschap
Binnenlands Bestuur (agence de l’administration intérieure) fait office de centrale des bilans
pour les contrôles de cohérence. L’agence ne contrôle cependant pas en détail la fiabilité de ces
comptes, ni les règles d’évaluation retenues.
A Bruxelles et en Wallonie, les communes sont également soumises au contrôle de leurs tutelles
administratives respectives : Bruxelles Pouvoirs locaux et la Direction générale opérationnelle
1
On entend ici par pouvoirs locaux les villes, les communes, les CPAS, les régies autonomes communales, les
ASBL communales, les zones de police et les zones de secours.
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des Pouvoirs locaux. Ceci n’est pourtant pas conforme au prescrit de la directive 2011/85/UE.
Une approche intégrée du contrôle interne et de l’audit indépendant peut apporter une solution.
La « satellisation » ou le fractionnement des activités des communes au moyen d’ASBL
(inter)communales a atteint une telle envergure dans certaines communes que celles-ci ne
disposent pratiquement plus d’une vue globale sur la situation financière de leurs entités
autonomisées.
L’intervention du réviseur d’entreprises au niveau des comptes communaux doit être étudiée afin
qu’elle devienne, dans le respect des règles d’indépendance, une véritable valeur ajoutée pour les
communes. Une des façons d’y parvenir est d’identifier l’ensemble des charges et engagements
de la commune, y compris celles de ses différentes entités (CPAS, ASBL, régies autonomes,
etc.), et de leur offrir un soutien pratique afin qu’elles puissent se conformer aux nouvelles
exigences européennes en matière du SEC 2010.
Il convient de remarquer que les administrations locales belges font partie des rares
administrations au sein de l’UE à ne pas être soumises à un audit financier annuel indépendant de
leur information financière, empêchant ainsi de garantir la fiabilité de leurs comptes (J.
CHRISTIAENS, L. ACKE et C. VANHEE, « Naar een modern financieel management bij de Vlaamse
overheid en de Vlaamse lokale besturen? », Tax, Audit & Accountancy (TAA), mai 2012, p. 25).
A la lecture du troisième considérant de la directive 2011/85/UE, l’IRE arrive au constat que
l’Union européenne peine à envisager un audit indépendant sans les auditeurs externes comme
les cours des comptes et les réviseurs d’entreprises.
Les divers entretiens avec les représentants des cabinets compétents des différents
gouvernements régionaux ont révélé que :
-
la lecture de la notion d’ « audit indépendant » ne concorde pas tout à fait avec le point de
vue de l’IRE ;
les Régions ne disposent actuellement pas des moyens nécessaires à la mise en œuvre
d’un contrôle plénier des pouvoirs locaux ;
les Régions sont toutefois ouvertes à une telle mise en œuvre, à condition que les
avantages pour l’administration soient démontrés. Pour la profession, le défi consiste à
proposer un service qui puisse être mis en pratique et dont les avantages sont prouvés.
La notion de « quick scan » semble remplir ces conditions.
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Le 10 septembre 2015, l’ICCI a lancé un appel d’offres pour le développement d’un programme
de travail et d’un rapport standards « quick scan » ainsi que d’une lettre type de mission pour les
pouvoirs locaux.
Le 18 novembre 2015, dans le cadre d’une première phase, le développement d’un programme
de travail et d’un rapport standards « quick scan » ainsi que d’une lettre type de mission pour les
pouvoirs locaux ont été attribués au collège formé par les cabinets PwC et BDO.
Dans le cadre d’une seconde phase, un cabinet de révision est actuellement recherché afin de
tester le programme de travail et le rapport standards du « quick scan » dans les communes
flamandes, wallonnes et bruxelloises.
2. Objectif : tester le « quick scan » qui a été développé aux spécificités des pouvoirs locaux
2.1. Généralités
Les réviseurs d’entreprises sont prêts à s’organiser – au moyen de séminaires, de journées
d’études et de sessions d’information – pour être en mesure de satisfaire à la demande de mener
l’audit exigé par la directive ou de participer étape par étape à sa mise en œuvre. Une possibilité
est de développer un « quick scan », en s’appuyant sur le modèle d’un audit limité à un ou
plusieurs thèmes déterminés au préalable avec les pouvoirs locaux, comme (la conformité
(compliance) avec) le cadre légal, le contrôle interne (présence de mesures minimales de
gestion), la cohérence des informations financières générées et l’appréciation du risque de fraude
(IRE, Mémorandum aux gouvernements. Élections mai 2014, p. 20-21).
Le cadre de référence pour cet audit est la norme International Standard on Related Services
(ISRS) 4400, « Engagements to Perform Agreed-upon Procedures Regarding Financial
Information ».
Le « quick scan » qui a étédéveloppé est construit autour des quatre thèmes suivants :
1)
2)
3)
4)
conformité (compliance) avec le cadre légal ;
mesures de gestion de contrôle interne portant sur la production d’états financiers ;
mesures en matière de prévention de fraude ; et
qualité du reporting financier.
2.2. Discussion de ces quatre thèmes
Les risques forment le point de départ. Le niveau de maturité de l’entité est déterminé en
fonction des mesures de gestion que l’entité a élaborées afin de réduire les risques à un niveau
acceptable.
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A) Conformité (compliance) avec le cadre légal
A titre d’exemple :
 Risque : la législation en matière de marchés publics dans le cadre des achats n’a pas été
suivie.
Maturité des mesures de gestion :
B) Mesures de gestion de contrôle interne portant sur la production d’états financiers
A titre d’exemple :
 Risque : le traitement des dossiers au niveau du contenu, de la comptabilité et du
trésorerie se fait par la même personne.
Maturité des mesures de gestion :
C) Mesures en matière de prévention de fraude
A titre d’exemple :
 Risque : au sein de l’entité tout le monde peut lancer des offres et faire des commandes.
Maturité des mesures de gestion :
D) Qualité du reporting financier
A titre d’exemple :

Risque : il n’y a pas d’enregistrement systématique des engagements avec un impact
financier ni des dettes, sûretés, engagements et provisions (y compris hors bilan).
Maturité des mesures de gestion :
En ce qui concerne les quatre thèmes ci-dessus le « quick scan » apprécie le degré de
progression et établit un modèle de scores à cet effet. Le scoring se fait en fonction du langage
COSO. En fonction du score, le modèle devra contenir des propositions d’avis de progression.
Lors du développement du « quick scan » il y avait deux phases à distinguer : déterminer les
questions de contenu du « quick scan » d’une part et élaborer un outil et une méthodique pratique
afin d’arriver à une approche uniforme et constante de qualité d’autre part.
Le « quick scan » assure une uniformité maximale sur le plan de l’approche (et de
documentation), de l’appréciation et du reporting.
Le « quick scan » ne se substitue pas à un contrôle plénier, mais permet de rendre les chiffres
plus fidèles, d’identifier et de mettre au jour les principaux risques pour les pouvoirs locaux, et
d’évaluer la façon d’y remédier en concertation avec les autorités prudentielles.
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Le « quick scan » a comme objet d’offrir une vision claire, rapide et totalement indépendante des
éléments essentiels des états financiers communaux. En outre, il comprend une approche
uniforme et un rapport standard qui permettent d'effectuer un benchmarking et de fournir des
données statistiques de qualité, vérifiées lors de la phase d'input, à l'Institut des comptes
nationaux. Ainsi, l'on se conforme progressivement aux exigences budgétaires européennes.
En outre, le « quick scan » des comptes communaux est de nature à augmenter la confiance des
créanciers et donc à abaisser le coût de la dette et à faciliter le financement communal futur.
Ceci permettrait de fournir un aperçu des charges et engagements de la commune et de ses
entités qui, bien qu'elles soient indépendantes d'un point de vue juridique, relèvent de sa structure
économique. L’objectif de ceci est d’identifier la situation financière consolidée et de déterminer
si la situation financière d’autres entités a un impact sur les comptes communaux. De cette façon
il serait possible d’identifier la situation financière consolidée et de déterminer quel peut être
l’impact de la situation financière d’autres entités sur les finances communales. Ceci peut
conduire à l’établissement de procédures pour déterminer le niveau de l’endettement consolidé et
pour apprécier la qualité du plan pluriannuel.
Lors de sa réunion du 19 décembre 2014, le Conseil de l’IRE a décidé de financer le projet
« quick scan » et de désigner un cabinet de révision pour l’établissement du programme de
travail standard.
Le prototype du quick scan est en tout cas :
-
basé sur la confiance mutuelle ;
acceptable pour toutes les autorités prudentielles des pouvoirs locaux des trois Régions,
en tenant compte des cadres règlementaires quelque peu différents ;
attrayant en raison de la valeur ajoutée offerte par son niveau de détail suffisant ; et
conçu comme une aide à la préparation d’un contrôle plénier.
Concrètement, le programme de travail et le rapport standard du « quick scan » ont été
développés par un cabinet de révision, en tenant toutefois compte des spécificités de la
réglementation des pouvoirs locaux des trois Régions (Bruxelles-Capitale, wallonne et flamande)
et en concertation avec les autorités prudentielles des pouvoirs locaux et les associations
coordinatrices des pouvoirs locaux au sein des trois Régions.
Il est important de rappeler qu’en l’espèce, le révisorat ne fait pas concurrence à la Cour des
comptes, qui n’est pas compétente pour les pouvoirs locaux, à l’exception des provinces.
Le cabinet de révision qui fera le testing doit le faire avec 5 pouvoirs locaux au minimum (2 en
Flandre, 2 en Wallonie et 1 commune bruxelloise) qui ont été en contact avec les cabinets de
révision dans la phase de développement :
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En Flandre :
-
Damme
Lille
Genk
Tongeren
En Wallonie :
-
Ans
Hannut
Herstal
Juprelle
Liege
A Bruxelles :
-
Molenbeek
3. Champ d’application
Le programme de travail et du rapport standards ainsi que la lettre type de mission du « quick
scan » qui ont été développés portent sur les comptes des communes belges et leurs différentes
entités (CPAS, ASBL, régies autonomes, etc.) :
Mission
Modèle de lettre de mission
Méthode de contrôle
Template à individualiser contenant:
- une description de la mission ;
- un inventaire de la documentation à préparer par l’entité contrôlée (CAP: client assistance
pack) ;
- des listes de questions qui doivent permettre de remplir le programme de cotation (scoring cf.
supra).
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Programme
L’output comprend un programme électronique qui inclut:
a) score
- une méthode de scoring qui doit permettre de mesurer la maturité de l’organisation ; et
- cette méthode doit contenir des explications suffisantes en vue de garantir l’uniformité des
scores.
b) input
- par type de risque, des questions qui doivent aboutir à un score (le score obtenu doit être
motivé) ; et
- exemples de recommandations, qui doivent être adaptées en fonction du score obtenu.
c) output
- une synthèse des scores dont la maturité peut être déduite sous la forme d’un rapport
standard, qui contient des propositions d’amélioration.
Périmètre
Le périmètre du « quick scan » peut toutefois être adapté aux besoins de l'entité qui y fait appel et
se limiter à l'entité et ses obligations hors bilan. Dans cette optique, le « quick scan » doit être
modulable et le rapport, bien que standardisé, doit tenir compte du périmètre convenu.
4. Méthode de travail
Le programme de travail développé, ainsi que le rapport standard qui en découle, sont basés sur
la norme International Standard on Related Services (ISRS) 4400, « Engagements to Perform
Agreed-upon Procedures Regarding Financial Information ».
Le rapport standard est fondé sur les procédures convenues prévues par des normes
internationales (description de constatations de faits) :

Conçu comme un outil d’aide à la préparation d’un audit plénier, le périmètre du « quick
scan » pourra être adapté aux besoins de l’entité qui le demande. En ce sens, le « quick
scan » est modulable et le rapport, bien que standardisé, tiendra compte du périmètre
convenu ;
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


Coût : p. ex. paramètres à développer en fonction du nombre d’habitants de la ville ou de
la commune en question et du nombre de ses entités ;
Nombre de jours de travail : à convenir en fonction des besoins p. ex. 15 jours/homme
pour une commune « moyenne » et 25 jour/homme pour une ville « moyenne »
permettront d’arriver à un premier diagnostic ; et
Rapport à délivrer dans le mois du « quick scan ».
Avant d’aller tester le « quick scan » dans les pouvoirs locaux mentionnés sous le point 2, les
réviseurs d’entreprises séniors du cabinet de révision soumissionnaire doivent suivre au
minimum quelques jours de formation auprès de l’équipe PwC-BDO qui a développé le « quick
scan » et s’approprier le jargon propre au « quick scan ».
Les tests doivent conduire à l’établissement d’un rapport sur la qualité du « quick scan » qui a été
développé. A titre d’exemple, ce rapport traitera les points suivants:
-Les questions sont-elles complètes, assez claires et pertinentes ?
-Les sujets et l’explication qui en est donnée sont-ils assez clairs ?
-Est-il possible de répondre relativement rapidement aux questions ?
-Est-il possible d’attribuer un scoring ?
-Quelles sont vos recommandations pour améliorer le « quick scan » ?
-Quelle préparation est requise pour qu’un réviseur d’entreprises puisse exécuter un « quick
scan » en pratique ?
-Faites part de vos avis concernant l’encadrement nécessaire afin de pouvoir diffuser le « quick
scan » le plus largement possible.
En outre, un rapport « quick scan » est rédigé par entité testée.
Après la phase des tests, le cabinet de révision soumissionnaire est également invité à proposer
ses idées ou des variantes concernant le « quick scan ».
Il sera créé un comité d’accompagnement, composé de membres de la Commission secteur
public de l’IRE dont le cabinet ou le réseau n’a pas participé à l’appel d’offres. Le comité sera
également informé de manière régulière sur l’avancement des travaux, sans toutefois participer
activement aux tests du programme de travail et du rapport standards.
5. Collaboration avec un autre cabinet
Le cabinet de révision soumissionnaire doit avoir une couverture nationale pour la phase de
testing ou mener le projet en collaboration avec un autre cabinet de révision. Dans ce cas, l’offre
doit mentionner cette collaboration. Cependant, l’ICCI souhaite conclure l’accord avec un seul
cabinet de révision, qui assume l’entière responsabilité de la réalisation et de la finalisation du
projet.
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6. Réunion d’information
Une réunion d’information, comprenant en particulier une session de questions et réponses dans
le cadre de cet appel d’offres, aura lieu le 6 juillet 2016 de 12h30 à 13h00 dans les locaux de
l’Institut des Réviseurs d’Entreprises, boulevard Emile Jacqmain 135 à 1000 Bruxelles.
7. Calendrier
La date limite de remise des offres est fixée au 1er septembre 2016, à 12h00.
Les offres doivent être envoyées ou remises sur place à l’adresse suivante :
Centre d'information du Révisorat d'Entreprises (ICCI)
A l’attention de Monsieur Erwin VANDERSTAPPEN, Délégué général
Boulevard Emile Jacqmain 135
1000 BRUXELLES
Les offres doivent être déposées en trois exemplaires datés et signés par la personne qui mènera
le projet.
Le Conseil d’Administration de l’ICCI prendra une décision sur les offres le 12 septembre 2016.
Le projet devra être initié le 15 septembre 2016 et être finalisé au plus tard le 1er décembre 2016.
Le calendrier pour les entretiens et l’établissement du programme de travail et du rapport doit
être déterminé par le soumissionnaire et repris dans l’offre.
En cas de retard dû au soumissionnaire, l’amende pour réception tardive du projet est fixée à
0.07 % de la valeur de la mission par jour calendrier de retard, avec un maximum de 5 %.
8. Fixation du prix
Le prix proposé par le cabinet de révision doit comprendre tous les frais et taxes liés à
l’exécution de la mission, y compris la TVA, le cas échéant.
A l’exception de ceux repris explicitement dans l’offre, aucun frais additionnel ne pourra être
imputé à l’ICCI pour l’exécution de la mission.
Le cabinet de révision prévoit un prix total en euros, avec mention du nombre total d’heures de
travail, compte tenu des éléments suivants :
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-
-
le nom et le curriculum vitae des réviseurs d’entreprises séniors (pas de stagiaires!), leur
coût, leur niveau de formation et leur expérience sur le plan du contrôle des personnes
morales de droit public en général et des pouvoirs locaux en particulier ;
l’engagement de ce cabinet à permettre aux réviseurs d’entreprises précités d’exécuter
cette mission ; et
les coûts liés à la formation, à la concertation, à l’accès à des bases de données ainsi
qu’au traitement des données.
Le cabinet de révision mentionne également le tarif horaire pour les prestations complémentaires.
Il convient également de préciser les modalités de paiement.
9. Critères d’attribution
La mission sera attribuée au cabinet de révision qui obtient le meilleur score sur la base des
critères suivants :
-
70 % qualité de l’offre (cf. supra, points 2, 3, 4 et 7 en ce qui concerne le calendrier) ; et
30 % fixation du prix.
L’ICCI se réserve le droit de ne pas attribuer la mission.
L’ICCI n’est pas tenu de justifier son choix ni à l’égard des différents soumissionnaires, ni à
l’égard des tiers.
10. Droit de propriété intellectuelle
L’ICCI est le propriétaire du programme de travail et du rapport standards ainsi que de la lettre
type de mission du quick scan, mais cède le droit d’utiliser le programme de travail et le rapport
standards ainsi que la lettre type de mission du « quick scan » à condition qu’une information
claire soit donnée en qui concerne son droit d’auteur (copyright).
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