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APPEL À PROPOSITION 8-130-04129-0-00

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APPEL À D’OFFRE #8-130-04129-0-00
(SERVICES DE PAIE ET AUTRES SERVICES CONNEXES)
A fournir a ELIZABETH GLASER Pediatric AIDS FOUNDATION (EGPAF)
63, Av. Col Mondjiba, Ngaliema | Bâtiment Cotex |
Date Limite de dépôt: Le 29 Juin 2016 à 12h00
Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation, un organisme sans but lucratif et leader mondial dans
la lutte pour éliminer le SIDA pédiatrique. Notre mission est de prévenir l'infection VIH chez les
enfants et de lutte contre le SIDA pédiatriques à travers des programmes de recherche, de
plaidoyés, de prévention et de traitement. Pour plus d'informations, veuillez visiter
http://www.pedaids.org.
CONTEXTE
La Fondation Elizabeth Glaser Pediatric Aids ("EGPAF"), Bureau de Kinshasa sollicite des
propositions de la part des firmes qui souhaitent fournir un service de paie de ses employés à la
Fondation. La firme retenue sera responsable de fournir à EGPAF tous les services qui couvrent
l’administration de la paie de ses employés et de la conformité à la législation fiscale et en
matière de travail en RDC.
OBJET / PORTÉE DU TRAVAIL
L’offre de service à entreprendre en réponse au présent appel à d’offre doit être exécutée
directement par le soumissionnaire employant directement ses propres employés, et n’est soumis
à aucun autre engagement de sous- contractant pour réaliser ce travail à sa place.
INTRODUCTION
Définitions des termes utilisés
Dans cet appel d’offre, les définitions suivantes seront utilisées pour les termes ci-après :
« Soumissionnaire » désigne une société constituée en vertu de la loi sur les sociétés ou d'un
individu qui soumet, ou à l'intention de soumettre une proposition en réponse à cet « appel
d’offre » ;
«Fournisseur de services » désigne le soumissionnaire (s) a qui le contrat est attribué résultant du
présent appel d’offre.
«Contrat» désigne l’accord formé entre la Fondation et le soumissionnaire retenu comme prouvé
par le contrat délivré à la firme au soumissionnaire.
«Documents contractuels» désigne le contrat, le document de proposition soumis par le
soumissionnaire, l’appel d’offre ainsi que les autres documents mentionnés dans le contrat y
compris tous les amendements ou addenda convenu entre les parties.
« Doit » « obligatoire » ou « est requis » signifient : Les fonctions minimum absolue ou les
capacités minimales absolues qui lorsqu’elle n’est pas satisfaite dans la proposition, peut
entraîner la disqualification dans l'évaluation finale;
«AO» signifie cet appel d’offre y compris toutes les modifications, les annexes ou des précisions
relatives au présent AO qui peuvent être émises avant la date de clôture;
«Possible», «peut» ou «est souhaitable» signifient souhaitable mais pas obligatoire des services
ou capacités souhaitables mais pas obligatoires. Les soumissionnaires qui sont en mesure de
fournir ces services ou leurs capacités peuvent être évaluées plus favorablement que ceux qui ne
peuvent pas.
EXIGENCES MINIMALES :
Chaque firme intéressée doit fournir les informations suivantes :
1. Nom de la société :
2. Adresse principale (Siège sociale et adresse de tous les partenaires ou les bureaux des
firmes) ainsi que les numéros de téléphone correspondants. Veuillez noter
spécifiquement lequel de vos partenaires (firmes) sera appelé à travailler avec la
Fondation.
3. Certificats et autorisations de services.- Tous les candidats doivent être enregistrés et
autorisés à exercer. Une copie de l'enregistrement en cours de validité doit être
présentée pour chaque proposition.
4. Historique de précédentes prestations dans le même domaine.
5. Expérience liée à des prestations similaires avec les ONGs internationales ;
a. Exemples de vos réussites dans la représentation des ONGs internationales ;
b. La capacité du fournisseur de services à fournir des services au temps opportun (y
compris la gestion du personnel, la familiarité et les adresses des staffs clé) ;
6. Couts etc ….
7. Toute autre information que le fournisseur intéressé juge pertinents.
SERVICES LIVRABLES PAR LE FOURNISSEUR
TRAITEMENT DE LA PAIE
1. Le soumissionnaire retenu devra conserver tous les documents liés à la paie de façon
confidentielle et les garder en lieu sûr.
2. Calculer la masse salariale mensuelle à temps et avec précision sur base des données
et du calendrier prévus par la Fondation ;
3. Générer un rapport d'exception en conjonction avec le rapport mensuel de paie
4. Préparer et exécuter les déclarations fiscales relatives aux paiements des impôts sur le
revenu des employés, le paiement des différentes contributions aux différents
services publics relatifs à la sécurité sociale et préparation professionnelle, et autres
dans les délais légaux. Le fournisseur de services doit soumettre à la Fondation tous
les originaux des pièces justificatives concernant les déclarations faites ainsi que toute
preuve de paiement;
5. Représenter la fondation auprès des administrations publiques pour les matières
concernant les impôts sur la rémunération, les éventuels litiges en la matière, et la
surveillance administrative de la rémunération de l'impôt.
6. Le fournisseur de services doit aviser la Fondation à l'avance des toute nouvelles
dispositions réglementaires ou législatives ;
7. Se conformer à la législation (l'obtention de visas pour les contrats de travail, calcul
des indemnités de licenciement, Conseils sur toute question relative au recrutement
et à la fin du contrat, les conseils en ce qui concerne l'application de la législation
sociale en général, etc.)
8. Assister l’équipe des finances de la Fondation lors de questionnement en cas d’audit
sur les questions relatives l’administration de la paie et en matière de conformité à la
législation y relative en vigueur.
ADMINISTRATION FISCALE ET ARCHIVAGE
9. Le fournisseur de service de paie est responsable de remplir et faire payer à temps les
déclarations fiscales tant au niveau national qu’en province En cas de déclaration et
paiement tardif des impôts, le fournisseur de service de paie en assumera toutes les
conséquences découlant de sa propre négligence.
10. Fournir un rapport synthèse d’impôt qui résume les paiements réalisés
périodiquement et réaliser une réconciliation annuelle et ou à la demande.
RESPONSABILITÉS DE LA FONDATION
1.
Mettre à la disposition du fournisseur de services, à l'avance, toutes les informations
relatives à la gestion de sa masse salariale en conformité avec les exigences légales
liées à la législation du travail;
2. Payer les sommes dues au fournisseur de services, à savoir la rémunération et les
remboursements conformément aux modalités et conditions énoncées dans le
présent accord.
3. La fondation rend disponible les fonds disponibles pour répondre aux besoins de
payement des taxes, les dépôts directs et frais de service avant chaque date de
vérification.
4. La Fondation ne sera pas tenue responsable de toute erreur de, droit, des principes,
des politiques qui sont requis par le Gouvernement de la RDC dans la gestion de la
masse salariale. Ceci est tout à la responsabilité du fournisseur. Le fournisseur prendra
pleinement soin de toutes les indemnités qui pourraient survenir à la suite d'une
erreur de paie.
LOGISTIQUE
Les services seront rendus à Kinshasa où est situé à notre bureau principal et selon les besoins de
nos sous bureaux à Kisangani et Lubumbashi.
PRINCIPALES CONDITIONS DU CONTRAT:
De façon anticipative, le contrat à signer sera réputé « à prix fixe basé sur le cout unitaire du
service par employé» bien que dit dans l’énoncé des termes de référence que le fournisseur est
responsable de la fourniture d'équipements et / ou des fournitures nécessaires pour exécuter les
services.
Tous les travaux réalisés et fournis à la Fondation doivent être fournis pour l'utilisation de la
Fondation sans redevances ou frais supplémentaires.
Tous les documents seront la propriété exclusive de la Fondation. Le fournisseur ne pourra pas utiliser
ou permettre l'utilisation des documents à des fins autres que la performance du contrat sans le
consentement écrit préalable de la Fondation.
CRITÈRES D'ÉVALUATION ET EXIGENCES DE SOUMISSION:
La Fondation déterminera la soumission la plus avantageuse par rapport aux critères d'évaluation
suivants. Les propositions soumises doivent répondre à chacun de ces facteurs de façon approfondie
et fournir des informations supplémentaires jugées appropriées. Une note sera attribuée à chaque
proposition basée sur les points indiqués ci-dessous.
Critères d’évaluation
Conditions de soumissionnement
1. Expérience pertinente du
soumissionnaire / Performance
passées du soumissionnaire
dans l’offre de service similaire
Résumé des performances passées dans le domaine qui
répondent de façon obligatoire aux points ci-après :
1. Nombre d’année d’expérience dans l’administration
de la paie en RDC (5 ans minimum requis)
2. Nombre de bureau en RDC
3. Nombre de clients en RDC ayant reçu le même
service
4. Fournir les contacts de Trois références
professionnelles (téléphone, email)
5. Si vous sous-traiter le service par des tièrs, merci de
fournir les renseignements sur ces firmes ou
partenaires
6. Merci de fournir la liste des clients perdus au cours
des deux dernières années ainsi que les raisons et
leurs coordonnées
7. Merci de nous informer si vous avez déjà reçu un avis
d’avertissement ou un avis de pénalité de la part
Poids
25%
d’une quelconque autorité relative à la fourniture de
vos services de paie à un client
.
2. Processus proposé par le
soumissionnaire pour
rencontrer nos besoins de
façon efficiente.
Un maximum de 5 pages de proposition écrite expliquant le
processus et les échéances pour la mise en œuvre
comprenant :
1. Le lieu à partir duquel, votre service de traitement de
paie fournira le service.
2. Le nombre approximatif des jours nécessaires pour le
traitement de la paie d’une tranche d 70 à 100
employés
3. Les détails techniques et fonctionnels du logiciel
informatique utilisé.
4. La manière dont les informations sont discutées
avec le client pour rechercher la clarté si
nécessaire avant de charger les données dans le
système (logiciel de paie)
5. La description de votre processus interne de
control pour assurer la fiabilité des données des
clients ainsi que les informations reçues sous
format électronique et matériel. La fréquence à
laquelle le processus est audité et l’identité de la
personne en charge de ce contrôle
6. La description du système de validation par votre
équipe de la situation de la paie, par rapport aux
éléments soumis avant l’envoi du premier rapport
au client ?
7. La description du processus de contrôle entre les
différentes périodes de paie et rapportage au
client.
8. Quelles sont les raisons pour le quelles vous
partagerait les informations du client avec une
tierce personne y compris vos associés ou
partenaires etc. Si tel est le cas, veuillez nous
fournir les détails et les raisons de ce partage
9. Tout autre service en termes de valeur ajoutée que
vous voudriez bien partager avec le client
35%
3. Qualifications des personnes
proposes ou partenaires
Merci de fournir les :



4. Prix fixe par unité
20%
CV des personnes proposés pour travailler sur ce
projet.
Le nombre des personnes qui travailleront sur le
projet ;
Le nombre des clients dont vous aurez à traiter
simultanément la paie avec la notre
4. Prix total fixe unitaire pour tranche de 70 à 100 employés
pour répondre à toutes les prestations demandées
Total
20%
100%
La Fondation se réserve le droit de






Accepter ou de rejeter toute proposition reçue, d’annuler ou de réémettre le présent appel à
d’offre :
Attribution d'un contrat à sa seule discrétion s’il est dans son intérêt ;
Attribution d'un contrat à un soumissionnaire n’ayant pas forcement présenté le cout le plus
bas / soumissionnaire prix ;
Rejeter toute proposition qui ne parvient pas à confirmer les exigences essentielles du présent
appel à d’offre ;
Communiquez avec toute personne ou entité inscrite dans la proposition ou autrement connu
à la Fondation qui peuvent avoir une connaissance de l'expérience, les performances et les
qualifications du soumissionnaire
Demander un complément d’information à n’importe quel soumissionnaire, y compris les
demandes d'interviews
CALENDRIER PROPOSÉ :
DATE : 15 Juin 2016 – Publication de l’appel d’offre
DATE : 22 Juin 2016 - Présentation des questions d’ordre contractuelle et technique
Toute question concernant le présent appel d’offre doivent être adressées par écrit au plus tard le
mercredi 22 juin 2016, à 13h00, à M. Eddy Kuvituanga, Award and Compliance Manager a.i par
courriel : ekuvitanga@pedaids.org
Pas d’appel téléphonique s’il vous plait
DATE : Le 29 Juin 2016 - Les propositions complètes doivent être livrés par voie électronique en
PDF avant la date limite mentionnée sur la première page à : Jimmy Mutena, Senior Procurement &
Logistics Officer par : jmutena@pedaids.org avec un "ci" pour Fantassin Kakule, HR ADM Manager par
fkakule@pedaids.org
DATE : Le 18 Juillet 2016 : - Décision finale annoncée notification au sélectionné
DATE : Le 01 Aout 2016 : - Contrat exécuté et début des services.
Veuillez noter qu’il est de notre meilleure intention de se conformer aux échéances mentionnées cidessus saufs retard indépendant de notre volonté.
INFORMATION ADDITIONNELLE
Toutes les propositions et les communications doivent être identifiées par un numéro unique repris sur
la première page de ce document. Le non-respect de cette exigence peut entraîner la non-considération
de votre soumission.
Tout soumissionnement ne prenant pas en compte chacun des points abordés ci haut pourrait être
considérée comme non recevable. Toute exception aux exigences ou conditions du présent AO doit
être indiqué dans la proposition. La Fondation se réserve le droit de considérer toutes les exceptions à
l’AO pour être non recevable.
Les propositions tardives seront rejetées sans être considérées.
Cet appel d’offre ne constitue pas une offre tendant à conclure une un accord avec une partie, mais
plutôt une demande afin de recevoir des propositions de personnes intéressées à fournir les services
décrits ci-dessus. Ces propositions seront examinées et traitées par la Fondation de façon à conclure
un accord. La Fondation se réserve le droit de rejeter toutes les propositions, en tout ou en partie, à
entamer des négociations avec toute autre partie, et /ou d'attribuer plusieurs contrats.
La Fondation ne sera pas tenue de payer une quelconque somme aux destinataires de la présente
offre de service à moins qu’un contrat soit signé entre les parties et exécuté.
Avis de l'égalité des chances: La Fondation Elizabeth Glaser Pediatric AIDS est un employeur d'égalité
des chances et rassure que tous les soumissionnaires qualifiés recevront la même considération sans
distinction de la race, de la couleur, de la religion, de sexe ou de nationalité.
COMPORTEMENT ÉTHIQUE :
En tant que valeur fondamentale pour aider à réaliser notre mission, la Fondation embrasse une culture
d'honnêteté, d'intégrité et d’éthique dans la pratique d’affaire et attend de ses partenaires à faire de même.
Plus précisément, nos processus d'approvisionnement sont justes et ouverts et permettent à tous les
fournisseurs / consultants égalité des chances de gagner notre entreprise. Nous ne tolérerons pas de
fraude ou de corruption, y compris des commissions cachées, des pots de vin, des relations familiales
ou non divulguées des relations personnelles étroites entre les fournisseurs et les employés de la
Fondation, ou autres pratiques contraires à l'éthique. Si vous rencontrez un comportement contraire à
l'éthique ou suspect affiché par un employé de la fondation, s'il vous plaît contacter Doug Horner,
Vice-président, Vice President, Awards, Compliance & International Operations, at
dhorner@pedaids.org ou ligne éthique de la Fondation à www.reportlineweb.com/PedAids/ Tous
vendeur / consultant qui tente de se livrer, ou se livre, dans les pratiques de corruption avec la
Fondation aura leur proposition disqualifié et ne sera pas sollicité pour les travaux futurs.
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