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Assistant.e de direction (CDD de remplacement)

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Assistant.e de direction (CDD de remplacement)
Identification
BAP : J
Emploi Type (REFERENS) : Technicien en gestion administrative
Famille Professionnelle : Administration et pilotage
Corps : TECH (filière ITRF)
Catégorie FP : B
Contexte de travail
Composante/ Service : UFR Etudes interculturelles de langues appliquées (EILA)
Localisation géographique : Bâtiment Olympe de Gouges, 8 place Paul-Ricœur, 75013 PARIS
Mission principale :
Sous la responsabilité du directeur de l’UFR et en liaison avec le responsable administratif, assiste le
directeur dans la gestion des dossiers qu’il lui confie, et assure son secrétariat particulier (courriers,
prises de rendez-vous, accueil téléphonique et de visiteurs, tenue de son agenda). Elle est également
en charge de la coordination de la communication de l’UFR.
Description des missions
Missions
Activités
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−
Affaires générales
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−
Organisation et suivi des
réunions et conseils de
l’UFR
Suivi administratif de
dossiers spécifiques et
des opérations de
recrutement des
enseignants
Instruire et préparer les dossiers que lui confie le directeur, en suivre
l’application
Collecter les informations, les synthétiser et les mettre en forme pour leur
exploitation
Elaborer des courriers, notes administratives, comptes rendus de réunion
Elaborer le livret d'accueil de l'UFR (à l'attention des étudiants, et des
personnels de l'UFR)
Contrôler l’ensemble des documents soumis à la signature du directeur d’UFR
Assister et conseiller sa hiérarchie
Représenter, à sa demande, le responsable administratif ou le directeur auprès
de ses interlocuteurs habituels
Appliquer et faire appliquer les directives, circulaires et instructions
Favoriser la circulation de l’information interne et assurer sa diffusion externe
−
Assurer, dans le cadre du conseil scientifique, du conseil de gestion et des
assemblées générales, les convocations, l’élaboration et la communication des
ordres du jour, la rédaction des comptes-rendus de réunions et de conseils, la
mise en ligne sur le site de l’UFR des procès-verbaux de conseils
−
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−
−
Mise à jour régulière des données de l’UFR
Tutorat étudiant
Lecteurs, ATER, PRAG et professeurs contractuels
PR et MCF : comités de sélection
Compétences
− Culture administrative et juridique
− Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche
− Savoir rédiger et mettre en forme des documents
− Savoir utiliser, mettre au point des méthodologies et des outils de gestion spécifiques.
− Savoir définir des moyens de contrôle et des modalités de traitement des opérations de gestion
− Savoir émettre un diagnostic de premier niveau sur une situation, des données chiffrées, etc.
− Notions en matière de conduite de projet
− Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, des logiciels de messagerie et des outils appliqués à la gestion
− Capacités rédactionnelles
− Sens de l’organisation et autonomie de travail
− Discrétion
Modalités de recrutement :
Voie de recrutement : poste uniquement ouvert aux contractuels - remplacement dans le cadre d’un congé
maternité - CDD de 4 mois.
Prise de fonction : 01/09/2016
Niveau de rémunération : 20-22 K€, selon l’expérience
Pour proposer votre candidature, envoyez votre dossier complet (CV et lettre de motivation) par
courriel aux contacts indiqués ci-dessous, en précisant la référence de l’annonce :
Jean-Michel BENAYOUN, directeur de l’UFR EILA
direction@eila.univ-paris-diderot.fr
et
Simon FERRAND, conseiller RH:
simon.ferrand@univ-paris-diderot.fr
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