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Assistant(e) - Le Défenseur des Droits

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ASSISTANT(E) (BUREAU D’ORDRE)
DEPARTEMENT DE LA RECEVABILITE, ORIENTATION, ACCES AUX DROITS (ROAD)
CONTRAT COURT DU 1ER OCTOBRE 2016 AU 31 MARS 2017
 Contexte professionnel
Le Défenseur des droits est une autorité administrative constitutionnelle. Il est chargé de
défendre les droits et libertés des citoyens et usagers dans le cadre des relations avec les
administrations de l’Etat, les collectivités territoriales, les établissements publics et les
organismes investis d’une mission de service public ; de défendre et de promouvoir l’intérêt
supérieur et les droits de l’enfant ; de lutter contre les discriminations, ainsi que de
promouvoir l’égalité ; et de veiller au respect de la déontologie par les personnes exerçant
des activités de sécurité sur le territoire de la République.
La direction Recevabilité, Orientation, et accès aux droits (ROAD) oriente l’ensemble des
saisines reçues par le Défenseur des droits, répond par des courriers individualisés et
pédagogiques aux saisines qui ne peuvent faire l’objet d’un traitement par les pôles
d’instruction spécialisés (environ une saisine sur deux reçues par l’institution), traite par la
voie du règlement amiable les situations les plus urgentes. Pour remplir ces missions, le
département, composé de 18 agents, est organisé en quatre secteurs :
 Un «bureau d’ordre » chargé de la création des dossiers pour l’ensemble de
l’institution (vérification des précédents, transmission des pièces complémentaires en liaison
avec le service courrier, création des dossiers pour les saisines nouvelles) et de la gestion
(création, enregistrement, expédition, classement) des dossiers traités par le département.
 Un secteur « traitement de proximité » chargé des clôtures simples, de la mise en
état des dossiers et des réorientations. Ce secteur privilégie le traitement direct avec les
réclamants par entretiens téléphoniques.
 Un secteur « orientation et instruction » chargé de l’orientation de l’ensemble des
saisines reçues, de l’instruction et du traitement des situations n’ayant pas vocation à être
traitées par les pôles d’instruction spécialisés, et du traitement par la voie du règlement
amiable, en liaison avec les pôles d’instruction spécialisés, de traitement en règlement
amiable des situations les plus urgentes.
 Un secteur « fonctions support » qui coordonne les activités du service du courrier,
de la plate-forme téléphonique et de l’accueil.
 Famille professionnelle dominante du poste : ASSISTANAT
 Description du poste
1) préparer le courrier en vue de son orientation (une centaine de
courriers/formulaires par jour)

Vérification pour chaque courrier / formulaire de l’existence d’un dossier dans la base
informatique (à partir du nom ou d’autres références figurant sur le courrier). Si un dossier
existe : vérification de l’objet du dossier et rapprochement par rapport à l’objet du courrier
adressé.

Recherche au sein du service des dossiers en cours pour y joindre les compléments
reçus.
2) Créer les dossiers transmis directement par les pôles (si transmission par mail :
transmission des pièces au service numérisation puis création du dossier) / création
puis transmission du dossier papier / création puis transmission informatique (sous
agora) (20 à 25 dossiers par semaine)
3) Créer les dossiers d’instruction après orientation (saisines par courriers et
formulaires) (35 à 40 dossiers par jour / par agent)
 Création du dossier informatique sur AGORA à partir des informations figurant sur la
fiche d’orientation jointe au courrier, avec saisie ou vérification des coordonnées du
réclamant.
 Préparation du dossier d’instruction papier – transmission aux pôles d’instruction par
l’intermédiaire du service courrier
 Edition d’un courrier d’AR automatisé - mise à la signature de cet AR - insertion d’une
copie de l’AR signé dans le dossier
4) Expédier les courriers des dossiers traités par le département : mise sous pliexpédition sous agora-clôture le cas échéant sous agora (50 courriers par jour)
5) Classer-archiver les dossiers en distinguant ceux mis en attente d’éléments et ceux
clos (100 dossiers par semaine) ;
6) Traiter les dossiers appelant une réponse type (ouverture du dossier – édition du
courrier et des fiches recours-expédition après signature) (4 à 5 dossiers par semaine)
7) Répondre aux appels téléphoniques des réclamants et des délégués (10 par
semaine)
8) Transférer au service compétent, après recherche sous AGORA des messages
transmis par la plateforme téléphonique à la suite d’appels de réclamants (5 à 10
messages par jour).
 Profil souhaité :
 Adaptation rapide à un nouvel environnement professionnel
 Appétence pour les outils informatiques : travail quotidien sur l’application métier
AGORA (formation possible) ;
 Capacité à comprendre rapidement l’organisation et les procédures internes ;
 Bon niveau de culture générale, de l’administration publique et judiciaire française ;
 Sens de l’organisation et méthode ; Sens de l’écoute, sens de la réactivité ;
 Capacité à rendre compte
 Avoir le sens du service public ;
 Avoir une bonne expression orale ;
 Esprit de confidentialité et de loyauté (dossiers sensibles)
 Capacité à gérer des surcharges de travail ponctuelles importantes
 Capacité à gérer des volumes importants (courriers entrants / courriers à expédier /
dossiers à créer)
 Formation initiale en bureautique
 Conditions d’accès : Contrat à durée déterminée (CDD) en remplacement d’un congé
de maternité, de niveau catégorie C, pour la période du 1er septembre 2016 au 31 mars
2017, titulaire au minimum du brevet des collèges, BEP, CAP ou d’un titre homologué au
niveau V de l’enseignement technologique.
 Lieu de travail : 9 rue Saint-Florentin (8 ème ), puis 3 place FONTENOY (7 ème )
 Poste à pourvoir le : 1 er octobre 2016
 Date limite de dépôt des candidatures : 15 juin 2016
 Le dossier de candidature comporte les documents suivants :
Un CV, une lettre de motivation, ainsi que, le cas échéant, les 3 derniers comptes rendus
d’entretien professionnel. Toute candidature incomplète ou hors délai ne sera pas prise en
compte. Ces documents doivent être adressés à Estelle CHICOUARD, cheffe du pôle
Ressources
humaines
et
dialogue
social
à
l’adresse
électronique :
recrutement@defenseurdesdroits.fr
Référence à noter dans le message électronique : « RECRUT / Assistant(e) ROAD »
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