close

Se connecter

Se connecter avec OpenID

Cahier des charges Prestations Agence de voyage

IntégréTéléchargement
Cahier des charges
Prestations Agence de voyage
1
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Préambule ................................................................................................................................................ 3
Contractants ............................................................................................................................................. 3
2.1.
Pour l’AUF ................................................................................................................................. 3
2.2.
Pour le candidat ........................................................................................................................ 3
Objet du contrat ........................................................................................................................................ 3
Durée du contrat ....................................................................................................................................... 3
Définition des besoins de l’AUF ............................................................................................................... 4
5.1.
Présentation chiffrée ................................................................................................................. 4
5.2.
Le flux interne / externe ............................................................................................................ 4
5.2.1.
La demande de propositions ..........................................................................................4
5.2.2.
La livraison des billets .....................................................................................................4
5.2.3.
Le paiement / facturation ................................................................................................4
5.2.4.
La politique voyage .........................................................................................................4
Les contrats négociés par l’AUF avec des compagnies aériennes ......................................................... 5
Le cadre financier ..................................................................................................................................... 5
7.1.
Le modèle de rémunération ...................................................................................................... 5
7.2.
Recherche d’optimisation .......................................................................................................... 5
7.3.
Le reporting ............................................................................................................................... 5
7.4.
La réglementation ..................................................................................................................... 6
7.5.
Vols économiques ..................................................................................................................... 6
7.6.
Typologie des voyageurs .......................................................................................................... 6
2
1. Préambule
Une procédure de consultation de plusieurs fournisseurs, sur la base d’un cahier des charges, est
organisée pour fournir à l’AUF des prestations de services d’agence de voyage, aux termes d’un
contrat à passer entre l’Agence et le candidat retenu à la fin du déroulement de la procédure.
Les candidats devront faire preuve de leur capacité à répondre aux besoins de voyage de l’AUF en
termes de :
Globalisation et optimisation du coût des déplacements professionnels à l’AUF ;
Qualité et efficacité des services offerts ;
Simplification et allégement des tâches administratives des entités de l’AUF ;
Obtention de statistiques en temps réel permettant l’optimisation des dépenses liées aux
déplacements professionnels.
2. Contractants
2.1. Pour l’AUF
Jean-Pascal Bonhotal
Secrétaire général
4 Place de la Sorbonne
75005 Paris
2.2. Pour le candidat
Raison sociale :
Numéro d’immatriculation au RCS :
Siège social :
Représentant légal :
Personne chargée de représenter le candidat :
Conjointement dénommées « le candidat ».
3. Objet du contrat
L’objet du contrat est de fournir à l’AUF un service professionnel d’agence de voyage.
Le candidat sélectionné offrira un service compétitif qui permettra d’optimiser le coût total des services
de voyage, tout en garantissant une haute qualité de prestations (qualité de service en termes
d’assistance et de conseil, niveau de tarification) et la meilleure réactivité pour satisfaire les besoins
de l’AUF.
4. Durée du contrat
Le contrat est conclu pour une période d’un an avec la possibilité de le reconduire par période d’un an,
dans la limite d’une durée totale de trois ans.
3
5. Définition des besoins de l’AUF
5.1. Présentation chiffrée
L’annexe n ° 1 : « Données chiffrées détaillées de la consommation AUF », est une
présentation de la consommation de billets d’avion et de train pour les années 2014, 2015 et
début 2016.
Ces données sont communiquées à titre indicatif et n’engagent en rien l’AUF sur sa
consommation future.
5.2. Le flux interne / externe
5.2.1.La demande de propositions
Sauf exception, la demande de propositions de plan de vol ou itinéraire est adressée à
l’agence de voyage par mail exclusivement par le bureau des missions et voyages.
5.2.2.La livraison des billets
Après sélection d’une des propositions qui lui a été soumise, le bureau des missions et
voyages lance la demande d’émission de billets par courriel ou téléphone, avec envoi d’un
bon de commande, ou numéro de commande.
Les billets devront être émis en format électronique et envoyés instantanément par courriel à
l’adresse suivante missions-voyages@auf.org .
A défaut, les billets qui ne pourraient être émis électroniquement devraient être envoyés par
courrier suivi et express, pour une réception par le bureau des missions dans un délai de
moins de 24h. Ils pourraient aussi être retirés en borne, le cas échéant, par le voyageur ou
son assistant(e).
5.2.3.Le paiement / facturation
Le paiement des prestations s’effectue sur relevé mensuel de facturation.
Les factures seront adressées par mail dès l’émission du(des) billet(s) au bureau des missions
et voyages de l’AUF.
5.2.4.La politique voyage
La politique voyage de l’Agence est en cours de révision. Le document qui la portera sera
communiqué aussitôt qu’elle aura été formalisée au titulaire du contrat qui devra se conformer
à sa stricte application. L’actuelle politique de voyage est jointe au présent cahier des charges
à titre indicatif (cf. annexe n° 2).
Le(s) personnel(s) attaché(s) au prestataire devra(ont) connaître et maîtriser cette politique.
5.2.5 La réservation d’hébergement
Les voyageurs de l’AUF bénéficient, dans le cas général, d’une indemnisation forfaitaire des
frais de repas et d’hébergement qu’ils exposent pendant la durée de leur mission. La prise en
charge directe d’hébergements par l’AUF sera donc limitée et l’agence de voyage sera peu
sollicitée à ce titre. Elle présentera toutefois un choix d’établissements à des conditions
tarifaires optimisées, pour la majeure partie des destinations, aux voyageurs de l’AUF qui
seront libres de retenir ou non l’une des propositions émises
4
6. Les contrats négociés par l’AUF avec des compagnies aériennes
Dans le respect de sa politique de rationalisation des dépenses, l’AUF négocie des tarifs et services
auprès des compagnies aériennes.
Actuellement les contrats négociés sont :

Air France ;

Viet Nam Airlines.
Leur nombre pourra être étendu pendant la durée du contrat et le contenu de ceux existants pourra
faire l’objet de révisions. Les contrats considérés seront communiqués dès leur conclusion au
prestataire.
7. Le cadre financier
7.1. Le modèle de rémunération
La rémunération actuelle du prestataire de l’AUF repose sur une tarification fixe à l’acte.
Chaque candidat pourra proposer un modèle alternatif et novateur ou conserver le modèle
actuel.
7.2. Recherche d’optimisation
L’optimisation recherchée sera inhérente à la capacité du candidat de formuler des offres
reposant sur les éléments suivants :
Propositions de plan de vol ou d’itinéraire les mieux disantes au regard du coût,
du temps de trajet, du nombre d’escales, …;
Choix de compagnies aériennes référencées par l’AUF en priorité ;
Proposition d’astuces tarifaires (billets groupés, autres dates + ou – 48h ...) ;
Gestion des listes d’attente : gestion quotidienne des listes d’attente par l’agence ;
Emission en billet électronique sauf exception ;
Gestion de/d’un service d’urgence ; passager bloqué à l’aéroport, grève d’une
compagnie, etc.
7.3. Le reporting
Il s’agira d’adresser un reporting fiable et pertinent pour l’ensemble du périmètre voyages,
sous un format et selon une fréquence à définir entre le titulaire et l’AUF. Le reporting devra
s’accompagner de propositions concrètes visant à améliorer le rapport qualité de service et
prix offert.
5
Les éléments constituants d’une base de reporting sont les suivants :
rapport sur les tarifs de référence, comportant la nature des économies et les
motifs de refus par les voyageurs AUF ;
nombre total d’opérations traitées par nature de dépenses ;
achats ventilés et avoirs par nature de dépense ;
ventilation des achats aériens - (domestique, Europe, international...) ;
parts de marché (pourcentage et valeurs) pour chaque nature de dépenses ;
compagnies aériennes par départ et destination avec dates de départ et
d'arrivée ;
statistiques sur la qualité du service rendu (répartition des demandes par
tranche horaire, délai moyen de traitement...) ;
top voyageurs, selon la destination, le nombre de billets, la classe…
7.4. La réglementation
L’agence de voyage sera garante des compagnies aériennes et ferroviaires qu’elle propose à
l’AUF, en termes de qualité, fiabilité des horaires, de sécurité et du respect des
réglementations aériennes internationales.
7.5. Vols économiques
Il est à noter que la politique des voyages de l’AUF exclut les vols charters et low-cost pour
ses voyageurs.
Des exceptions pourront être consenties lors de l’organisation d’évènements particuliers suite
à une demande expresse de l’AUF, ou en cas de destinations n’étant affrétées que par des
vols charters.
7.6. Typologie des voyageurs
La gouvernance de l’AUF repose sur un ensemble d’instances garantissant la transparence
de son fonctionnement et sa bonne gestion. Ces dernières sont constituées de membres
venant de divers pays, qui se réunissent régulièrement. Elles se composent d’une assemblée
générale, d’un président et de trois conseils d’instances.
L’AUF souligne l’importance d’assurer des voyages de qualité et dans les meilleures
conditions pour les membres de ses instances ; c’est pourquoi le candidat devra lui proposer
un plan d’action pour les événements suivants :
Assemblée générale :
 Réunion tous les quatre ans, dans un pays différent ;
 Environ 500 à 600 voyageurs dans le monde se réunissant dans
un même lieu. Entre 300 et 400 voyages seront effectuées par
l’agence de voyage retenue ;
La prochaine assemblée aura lieu à Marrakech en mai 2017.
6
Les conseils d’instances :



Réunions biannuelles (en décembre à Paris et en mai à
Montréal) ;
Environ 50 à 60 voyageurs répartis dans le monde ;
Voyage pour un, deux ou trois jours ;
Autres déplacements :


Plusieurs réunions dans l’année peuvent avoir lieu à Paris ou
Montréal entre 10 à 15 personnes ;
Voyages professionnels à titre individuel envers toutes
destinations dans le monde.
Le profil des voyageurs (recteurs, présidents ou professeurs d’université notamment) rend
cette organisation complexe. Les membres ont des contraintes particulières qui peuvent les
amener à modifier leurs agendas.
Ces conditions exigent une forte réactivité qui nécessite une importante capacité de
mobilisation de la part du prestataire reposant sur une bonne connaissance des usages et
pratiques de l’AUF..
7
Annexe n ° 1 : « Données chiffrées détaillées de la consommation AUF »
Fréquence de consommation :
8
Nombres de billets :
Billets d'avion
2014
JANVIER
FÉVRIER
MARS
AVRIL
MAI
JUIN
JUILLET
AOÛT
SEPTEMBRE
OCTOBRE
NOVEMBRE
DÉCEMBRE
2015
JANVIER
FÉVRIER
MARS
AVRIL
MAI
JUIN
JUILLET
AOÛT
SEPTEMBRE
OCTOBRE
NOVEMBRE
DÉCEMBRE
2016
JANVIER
FÉVRIER
MARS
AVRIL
MAI
Billets de train
551
198
24
40
81
43
31
28
35
25
26
36
95
88
17
4
8
30
26
23
9
8
8
8
26
32
406
232
37
23
36
63
51
17
33
22
36
41
39
10
8
16
16
18
11
36
32
19
24
16
24
10
167
54
47
26
15
52
27
20
3
13
9
9
9
Auteur
Document
Catégorie
Uncategorized
Affichages
1
Taille du fichier
538 KB
Étiquettes
1/--Pages
signaler