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assistant(e) pédagogique à PSIA (CDD) (PDF, 80Ko)

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Le 20 juin 2016
DP00002401
SCIENCES PO
Recherche dans le cadre d’un contrat à durée déterminée
Pour la Direction des Etudes et de la Scolarité (DES)
Ecole des Affaires Internationales (PSIA)
UN(E) ASSISTANTE PEDAGOGIQUE H/F
Sciences Po est une institution de recherche et de formation innovante qui compte aujourd'hui près de 1000 salariés de
droit privé. Pour contribuer à son essor et porter sa stratégie, elle s'appuie depuis plusieurs années sur une politique
dynamique de recrutement d'hommes et de femmes de talents.
FONCTIONS
Placé(e) sous l’autorité de la Directrice adjointe de l’école, et en coopération avec les responsables pédagogiques
de l’école et un certain nombre d’autres interlocuteurs et services qui contribuent à la mise en œuvre du projet
pédagogique de niveau master, vous devrez, notamment, assurer les missions suivantes :
Fonctions spécialisées de secrétariat pédagogique :
-
accueil et renseignement des différents publics : élèves et enseignants accueillis au secrétariat, par
téléphone ou par courrier électronique et orientation vers les différents interlocuteurs dans Sciences Po ;
-
gestion des rentrées universitaires semestrielles (deux rentrées par an) : création et paramétrage des
unités pédagogiques dans le logiciel de gestion de la scolarité (Banner), élaboration et envoi des grilles
horaires d’enseignement, collecte de leurs souhaits et besoins de matériel pédagogique et relances,
réservation des salles, organisation des réunions de rentrée. Collecte des programmes de cours et de
conférences, mise en forme et transmission pour reprographie, mise en ligne et documentation. Mise à jour
de l’annuaire et des coordonnées des enseignants dans Banner, préparation des courriers de recrutement,
suivi et contrôle des inscriptions pédagogiques en ligne et manuelles des élèves, gestion des fiches
d’évaluation des étudiants par les enseignants et des enseignants par les étudiants ;
-
concours à la qualité de la pédagogie : établissement des statistiques de suivi et des tableaux de bord
de gestion de l’activité, participation à la gestion des opérations liées au déroulement de la scolarité avec
les autres services de la direction des études et de la scolarité, préparation et suivi des élections de
délégués élèves dans les enseignements, suivi du déroulement des enseignements et de la mise à
disposition de matériel pédagogique, organisation le cas échéant de séances de rattrapage, suivi de
l’assiduité des élèves, préparation des examens intermédiaires. Participation aux forums et rencontres avec
les professionnels ainsi qu’au suivi des stages, des offres d’emploi et des jeunes diplômés, en relation avec
le service Carrières ;
-
gestion des fins de semestre : préparation des examens, traitement des copies, suivi des notations des
élèves et contrôle de l’assiduité, suivi des dossiers d’évaluation des enseignants par les élèves, aide à la
préparation des jurys de diplôme, organisation de la notation en ligne par les enseignements pour les
contrôles continus.
Fonctions classiques de secrétariat :
-
activités classiques de fonctionnement d’un secrétariat : organisation de réunions et rendez-vous,
accueil physique et téléphonique, traitement et classement du courrier traditionnel et électronique,
photocopies, fournitures, affichage, mise à jour et classement des dossiers, administration des documents
et données utiles à tous sur les serveurs partagés du réseau informatique, archivage, etc ;
-
réalisation des activités de secrétariat inhérentes aux projets spécifiques confiés aux responsables
pédagogiques.
N.B : les activités listées ci-dessus sont susceptibles d’être modifiées / enrichies en fonction de l’évolution du
service et des problématiques qui lui sont rattachées.
Le 20 juin 2016
DP00002401
COMPETENCES REQUISES
-
Formation Bac + 2 et expérience significative des métiers du secrétariat, si possible dans une activité
similaire
Excellente maîtrise de l’anglais professionnel (écrit et oral), une troisième langue serait un plus
Qualités relationnelles, sens du service, esprit d’équipe, sens de la communication et notion de la
confidentialité
Rigueur, qualités de méthode, d’initiative et d’autonomie
Capacité d’anticipation et d’organisation afin de respecter les échéances du calendrier de la scolarité
(inscriptions pédagogiques, examens, diplômation etc.)
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messageries électroniques et navigation Internet) et
capacité à maîtriser rapidement Banner (logiciel de gestion de la scolarité), Access et un logiciel simple de
numérisation d’image (scanner)
STATUT
-
Contrat à durée déterminée de 6/7 mois – Temps plein
Emploi repère : « Assistant(e) de gestion » - cotation 17
PROCEDURE DE RECRUTEMENT
Les entretiens auront lieu avec :
Isaure de SAINT-PERN, Chargée du recrutement et de la gestion des carrières - DRH
Vanessa SCHERRER, Directrice adjointe de l’Ecole des affaires internationales (PSIA) – DES
Ce poste est à pourvoir rapidement
Merci d'adresser votre candidature à Isaure de SAINT-PERN
SCIENCES PO - DRH - 27 rue Saint Guillaume - 75337 PARIS cedex 07
Fax : 01 45 49 51 95 - Mail : recrutement@sciencespo.fr
Et pour les candidatures internes : mobilite.interne@sciencespo.fr
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