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cahier des charges - Ligue Régionale du Lyonnais de Basketball

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CAHIER DES CHARGES
Assemblée Générale [18 juin 2016]
Ligue Régionale du Lyonnais de Basketball
ORGANISATION
DE L’ASSEMBLEE GENERALE
[18 juin 2016]
Ligue Régionale du Lyonnais de Basketball
Atrium 3
1-3 rue Colonel Chambonnet
69500 BRON
Téléphone 04 72 57 85 20 - Fax 04 72 57 85 21
e-mail : secretariat@basketly.com
http://www. basketly.com
PARTENAIRE MAJEUR
PARTENAIRES OFFICIELS
2
SOMMAIRE :
PREAMBULE .................................................................................................................................. 4
I- INFRASTRUCTURE ET ORGANISATION .......................................................... 5
A.
B.
C.
D.
E.
SALLE-AMPHITHEATRE ............................................................................................................ 5
SALLES DE REUNION .................................................................................................................. 6
ORGANISATION ........................................................................................................................... 6
HORAIRES .................................................................................................................................... 7
PARKING ET ACCES ..................................................................................................................... 7
II- RESTAURATION.................................................................................................... 8
A.
B.
C.
D.
E.
PETIT DEJEUNER ET APERITIF ................................................................................................. 8
DEJEUNER .................................................................................................................................... 8
COCKTAIL DINATOIRE ................................................................................................................ 8
ESPACE VIP ................................................................................................................................. 9
BUVETTE ...................................................................................................................................... 9
III- COMMUNICATION ET EVENEMENTIEL .......................................................10
A.
B.
C.
D.
PARTENARIAT – EVENEMENTIEL ........................................................................................ 10
PHOTOS ..................................................................................................................................... 10
COMMUNICATION .................................................................................................................... 11
RECOMPENSES ......................................................................................................................... 11
3
PREAMBULE
L’Assemblée Générale de la Ligue du Lyonnais est organisée alternativement tous les ans sur le
territoire d’un des Comités Départementaux de la Ligue Régionale du Lyonnais de Basketball.
L’Assemblée Générale de la Ligue du Lyonnais se déroulera le samedi 18 juin 2016. Son
organisation matérielle est confiée à un club du Comité Départemental de l’Ain (CD01) pour
cette édition 2016 (désigné par le Bureau Directeur de la Ligue du Lyonnais après appel de
candidature par voie de Bulletin Officiel ou Procès-Verbal).
Le club organisateur ou le comité d’organisation, ci-après dénommé « L’Organisateur », adhérera au
présent cahier des charges qui aura valeur contractuelle et servira de référence pour le bon
déroulement de la manifestation.
La date limite pour candidater à l’organisation de l’Assemblée Générale est fixée au vendredi 20
novembre 2015. Le club organisateur ou comité d’organisation devra remettre à la Ligue du Lyonnais
la fiche « CANDIDATURE ASSEMBLEE GENERALE » par courrier à l’adresse suivante :
Ligue Régionale du Lyonnais de Basketball
Atrium 3
1/3 Rue du Colonel Chambonnet
69500 BRON
Ou par E-mail à l’adresse suivante secretariat@basketly.com en précisant dans l’objet du mail
« CANDIDATURE ASSEMBLEE GENERALE ».
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I-
INFRASTRUCTURE ET ORGANISATION
A. Salle-Amphithéâtre
L’Organisateur devra présenter une salle de type « amphithéâtre » pouvant accueillir 300 à 350
personnes assises avec estrade pour les intervenants-officiels (5 personnes).
La salle devra être équipée de :
 2 mange-debout et 5 tabourets hauts sur scène
 1 pupitre avec micro pour les divers intervenants sur scène
 4 micros baladeurs (2 sur scène / 2 pour le public en cas de prise de parole)
 Quatre tables avec chacune deux sièges destinés à l’émargement (à l’entrée de la salle). Lors
de son arrivée, chaque membre devra confirmer sa présence en signant une feuille
d’émargement à la table correspondante. La Ligue du Lyonnais se chargera des chevalets
nominatifs
 Une table et des deux chaises pour le service comptable de la Ligue du Lyonnais (à l’entrée
de la salle)
 Un système d’enregistrement vidéo de l’Assemblée Générale avec la retransmission en
direct sur le grand écran (plan large et gros plans sur les intervenants)
 Un vidéo projecteur
 Un grand écran pour la projection d’un diaporama et/ou de films/vidéos/photos
 Un système audio pour diffuser les interventions orales et vidéos/musiques
 Des écrans de retour devant les intervenants
 Un éclairage adapté (projecteurs sur scène, scène et assistance dissociées)
 Installation électrique permettant le raccordement complet de tout le matériel
 Deux grandes tables sur scène (non visibles par le public) pour disposer les récompenses
5
 Une table et deux chaises pour le service Communication-Evènementiel de la Ligue du
Lyonnais (à disposer en haut de l’amphithéâtre)
 4 urnes à placer au pied de la scène en prévoyant un espace suffisant autour de celles-ci
pour permettre le vote de chaque membre présent.
 Un ordinateur portable (avec Excel) pour assurer le décompte des voix à la suite des votes
B. Salles de réunion
Trois salles de réunion devront être réservées pour l’Assemblée Générale :
-
Pour 30 personnes (Equipe Technique Régionale), de 9h00 à 12h00 avec tables et chaises pour
l’ensemble des participants. Un vidéoprojecteur et un écran devront être disposés dans la salle
avec une possibilité d’accès à Internet par câble Ethernet et wifi. Un petit déjeuner d’accueil
devra être prévu par l’Organisateur (composé de viennoiseries, jus de fruit, café) à l’arrivée des
personnes
-
Pour 20 personnes (Conseil d’Honneur de la Ligue du Lyonnais), de 10h30 à 12h00 avec tables
et chaises pour l’ensemble des participants. Cette salle devra être située en rez-de-chaussée
afin de faciliter la mobilité des membres du Conseil d’Honneur
-
Pour 30 personnes (élection du Président par le Comité Directeur), de 15h à 19h, avec tables et
chaises pour l’ensemble des participants. Cette salle devra être située à proximité immédiate
de l’amphithéâtre dans lequel se déroulera l’Assemblée Générale.
Dans chacune des salles, prévoir des bouteilles d’eau minérale 1.5L et des verres en nombre suffisant.
C. Organisation
Une personne référente au sein de l’Organisateur devra être nommée. Cette personne sera
l’interlocutrice principale de la Ligue du Lyonnais pour l’organisation de l’Assemblée Générale en
amont de celle-ci. Le jour de l’Assemblée Générale, elle veillera au bon déroulement de l’événement
avec un ou deux opérateurs qui assureront la diffusion des jeux de lumière, émissions sonores,
diffusions de vidéos, etc. Ces personnes devront être présentes dès 10h00 le jour J afin de procéder à
l’installation et vérification du fonctionnement du matériel avec le référent événementiel de la Ligue
du Lyonnais.
L’Organisateur devra prévoir ou remettre à la Ligue du Lyonnais :
 La liste des personnalités à inviter avec leurs coordonnées : nom, prénom, numéro de
téléphone, adresse mail, adresse postale (Mairie, Adjoint aux Sports, Conseiller Général,
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Député, etc.). Cette liste devra être communiquée au secrétariat de la Ligue du Lyonnais avant
le 28 mai 2016
 Une vidéo de présentation de la ville d’accueil et du club organisateur
 Des bouteilles d’eau minérale 0.5L et verres sur les mange-debout sur scène
 Un photographe pour la prise de photos durant la journée (voir paragraphe III-B)
D. Horaires
L’Assemblée Générale débutera à 15h00 et se terminera vers 20h30. Avant le début de l’Assemblée
Générale, un espace VIP sera accessible (voir I – F « Espace VIP ») de 14h15 à 14h50.
E. Parking et accès
L’Organisateur devra prévoir une aire de stationnement gratuite pour l’ensemble des personnes
présentes. Il y aura lieu de prévoir le fléchage de la salle depuis le parking.
Les lieux devront être suffisamment fléchés et indiqués dans la ville, à la sortie des principaux axes
routiers et à proximité de la salle. Le logo de la Ligue du Lyonnais devra apparaître sur le fléchage. Un
plan d’accès devra être fourni à la Ligue du Lyonnais au plus tard le 2 mai 2016.
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II-
RESTAURATION
A. Petit déjeuner et apéritif
Comme évoqué au point I-B., prévoir un petit déjeuner d’accueil pour les 30 personnes de l’Equipe
Technique Régionale (ETR) dans leur salle de réunion.
A 12h00, un apéritif sera organisé pour les personnes présentes aux deux réunions (membres de
l’ETR et du Conseil d’Honneur) dans un espace dédié sur le site de l’Assemblée Générale.
Ces frais seront à la charge de l’Organisateur.
B. Déjeuner
Prévoir un espace permettant d’accueillir 50 personnes pour un déjeuner assis qui se tiendra à 12h30.
Il est recommandé que cet espace se situe sur le site de l’Assemblée Générale ou à proximité de la salle
(moins de trois minutes à pied).
La Ligue du Lyonnais se mettra en relation avec le traiteur choisi par l’Organisateur pour définir le
déroulement du déjeuner et lui faire part de ses recommandations concernant la composition du
menu et service. Il conviendra de transmettre au secrétariat de la Ligue du Lyonnais les coordonnées
du/des prestataires retenus au plus tard le 18 mai 2015. Le coût par personne du déjeuner ne devra
pas excéder 18€ ttc.
C. Cocktail dinatoire
L’Organisateur devra prévoir une salle équipée pouvant accueillir jusqu’à 250 convives. Cet espace
pourra être disposé à l’extérieur sous certaines conditions (espace disposant d’un abri, climatisé
et/ou à l’ombre en cas de forte chaleur).
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Le repas se fera sous la forme d’un cocktail dinatoire après la tenue de l’Assemblée Générale. Prévoir
des tables pour disposer le cocktail et des mange-debout en nombre suffisant (une dizaine) pour les
convives.
La Ligue du Lyonnais se mettra en relation avec le traiteur choisit par l’Organisateur pour définir le
déroulement du cocktail et lui faire part de ses recommandations concernant la composition de celuici. Il conviendra de transmettre au secrétariat de la Ligue du Lyonnais les coordonnées du/des
prestataires retenus. Le coût par personne ne devra pas excéder 20€ ttc.
D. Espace VIP
Avant l’Assemblée Générale, prévoir un espace permettant l’accueil convivial (avec café et/ou
boissons) des invités, partenaires et élus locaux. Celui-ci sera ouvert avant l’Assemblée Générale de
14h15 à 14h50.
Pendant l’Assemblée Générale, prévoir un espace permettant un entracte convivial d’une demi-heure
(espace réservé pour les invités, partenaires et élus locaux).
E. Buvette
L’Organisateur aura la possibilité d’ouvrir une buvette, à prix attractifs, à condition qu’elle soit située
à l’extérieur de la salle où se déroule l’Assemblée Générale et qu’elle soit fermée pendant la durée de
celle-ci (ouverture pendant l’entracte d’une demi-heure entre la première et deuxième partie de
l’Assemblée Générale). L’ouverture de la buvette pourra se faire conformément à la législation en
vigueur. L’Organisateur devra pouvoir justifier de ces autorisations à la première demande de la Ligue
du Lyonnais. L’ensemble des recettes perçues grâce à la gestion des buvettes reviendra à
l’Organisateur.
L‘Organisateur proposera une collation à l’ensemble des personnes présentes (environ 300
personnes) durant l’entracte (exemples : tarte aux pommes, tarte au sucre, etc.). Les frais de collation
seront à la charge de l’Organisateur.
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III-
COMMUNICATION ET EVENEMENTIEL
A. Partenariat – Evénementiel
La salle devra être en mesure d’accueillir des roll-up de la Ligue du Lyonnais et de ses partenaires. Un
espace devra être mis à la disposition des partenaires au cas où ceux-ci souhaiteraient exposer leurs
produits, présenter leurs activités, mettre en place une campagne de tracting, etc. La Ligue du
Lyonnais soumettra à l’Organisateur cette demande au plus tard deux semaines avant la tenue de
l’Assemblée Générale en précisant l’espace souhaité et les supports dont aura besoin le partenaire
(tables, chaises, etc.).
B. Photos
L’Organisateur devra prévoir la prise de photos de qualité numérique et les transmettre, au plus tard
sous 48h, à la Ligue du Lyonnais, par email secretariat@basketly.com, clef USB ou liens Internet
permettant de télécharger l’ensemble des photos (prise de parole, estrade, public, cocktail dinatoire,
etc.). L’espace photo devra être situé sur scène ou à proximité. La mise en place de celui-ci se fera en
collaboration avec le Pôle Marketing-Communication de la Ligue.
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C. Communication
L’Organisateur et la Ligue devront, en concertation, prendre contact avec la presse locale quatre
semaines avant la tenue de l’Assemblée Générale afin de s’assurer de la couverture de l’événement
avant, pendant et après la tenue de l’événement.
D. Récompenses
L’ensemble des récompenses seront offertes par la Ligue du Lyonnais. Sur demande de la part de
l’Organisateur deux semaines avant la tenue de l’Assemblée Générale, un ou plusieurs membres
(Président, Maire, adjoint aux sport, bénévole, etc.) pourront remettre les récompenses en compagnie
des personnes choisies par la Ligue. La demande devra être faite auprès du secrétariat de la Ligue du
Lyonnais.
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Ligue Régionale du Lyonnais de Basketball
Atrium 3
1-3 rue Colonel Chambonnet – 69500 BRON
04 72 57 85 20 - Fax 04 72 57 85 21
e-mail : secretariat@basketly.com
http://www. basketly.com
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