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16-17-03 Secrétaire de direction - remplacement 1 an

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Concours n⁰ : Date : 16‐17‐03 28 juin 2016 SECRÉTAIRE DE DIRECTION POSTE RÉGULIER – SYNDIQUÉ – REMPLACEMENT DE 1 AN TITRE COORDINATION DES ÉTUDES ET BUREAU DES STAGES
LIEU DE TRAVAIL MONTRÉAL SOMMAIRE DE LA FONCTION Sous la responsabilité du gestionnaire de service, la personne titulaire agit comme secrétaire auprès du corps enseignant. À chacun des trimestres, celle‐ci a la responsabilité de préparer, notamment, les plans de cours et les différents documents pour chacun des enseignants qu’elle a sous sa responsabilité, et ce, suivant des règles bien établies. Elle assure par ailleurs le suivi des différentes opérations liées à la préparation des documents. Elle a également comme tâche de soutenir les différents comités et le secteur de la formation à la recherche. TÂCHES ET RESPONSABILITÉS Participe aux différentes opérations reliées à la gestion des études, des ressources humaines ainsi que des ressources financières et matérielles. À cette fin, fait les recherches nécessaires, communique avec les personnes responsables et remplit les formulaires administratifs requis. A la responsabilité de fournir des réponses aux questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de différents intervenants, fournit et obtient de l’information sur des sujets variés et complexes. Collabore à la bonne marche des dossiers en colligeant l’information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités de son secteur. Effectue le suivi des décisions prises par son supérieur immédiat et prend les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation. Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires. Peut être appelée à assister aux réunions, à prendre note des délibérations, à rédiger les procès‐verbaux et donne suite aux décisions qui relèvent de sa compétence. Saisit divers documents tels que lettres, rapports, formulaires administratifs, tableaux statistiques ou financiers et listes. Effectue la mise en page des documents et en vérifie l’orthographe et la grammaire. Signe certains documents. Utilise les logiciels en usage. Tient à jour les applications informatisées et participe à leur développement afin d’améliorer l’efficacité des opérations. Participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur, lorsque requis. La liste des tâches et responsabilités ci‐dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne salariée occupant ce poste. Cependant, les tâches et responsabilités non énumérées ne doivent pas avoir d’effet sur la classe. EXIGENCES REQUISES Scolarité Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou scolarité équivalente Expérience Cinq années d’expérience pertinente Maîtrise avancée des différents logiciels de la suite d’Office 
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COMPÉTENCES RECHERCHÉES 
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Capacité à travailler en équipe Sens du service à la clientèle Polyvalence Rigueur et souci du détail Intégrité et respect des règles de confidentialité Tact et diplomatie Autonomie et initiative Excellente maîtrise du français (écrit et parlé) Capacité à traiter plusieurs dossiers à la fois Capacité d’évoluer dans un milieu complexe
La maîtrise de l’anglais sera considérée comme un atout TRAITEMENT Classe 64 (B164SD) dans une échelle de salaire horaire se situant entre 22,50 $ et 27,29 $ selon les qualifications et l’expérience. DATE D’ENTRÉE EN FONCTION Fin août ou début septembre 2016
Les personnes intéressées par ce poste sont priées de transmettre leur candidature accompagnée d’un curriculum vitae en mentionnant le numéro du concours, avant le 12 juillet 2016 à 17 h :
École nationale d’administration publique 555, boulevard Charest Est Québec (Québec) G1K 9E5 Par courriel : rh.emplois@enap.ca L’ENAP SOUSCRIT À UN PROGRAMME D’ACCÈS À L’ÉGALITÉ (groupes visés : femmes, minorités visibles, minorités ethniques, autochtones, personnes handicapées). Nous vous remercions à l’avance de votre candidature, seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. 
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