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Carrefour – Printemps 2016 - Raymond Chabot Grant Thornton

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gestion
Transformez
vos risques en
opportunités !
Intégrité et transparence sont
des mots d’ordre dans les municipalités.
Dans un contexte où les enjeux et les défis
sont de taille, la gestion intégrée des
risques (GIR) constitue un élément
indispensable à la bonne gestion d’une
municipalité, notamment pour instaurer
de saines pratiques de gouvernance et
permettre de gérer les risques majeurs.
Pour rappel, la GIR consiste à « prendre des décisions stratégiques qui
contribuent à la réalisation des objectifs globaux ». Il s’agit d’une
approche systématique, régulière, continue et intégrée à l’ensemble de
la municipalité qui aide à déterminer la meilleure voie à suivre en cas
d’incertitude. En effet, lorsqu’on connaît les principaux risques auxquels
une municipalité est confrontée et qu’on les associe à ses objectifs
stratégiques, le traitement à appliquer s’impose pratiquement de
lui-même. Dans le cas d’une démarche de GIR relative aux principaux
risques, les ressources impliquées sont les membres de l’équipe de
direction pour l’identification, la documentation et l’évaluation des
risques et des contrôles et les membres du conseil municipal pour
la validation des résultats et l’établissement du niveau de tolérance.
Bénéfices de la mise en place d’une démarche
de GIR au sein d’une municipalité
Les bénéfices d’une telle démarche sont nombreux pour la
municipalité qui la met en place. En effet, la GIR permet notamment :
1. D’implanter une démarche commune à l’ensemble de la municipalité,
basée sur l’élimination des silos, la mobilisation des membres
de l’équipe de direction et du conseil municipal et l’identification
de priorités d’action communes ;
2.D’avoir l’assurance que les mesures de contrôle sont :
■ Alignées sur l’atteinte des objectifs stratégiques
et opérationnels que l’on s’est fixés, notamment
dans le cadre de la planification stratégique ;
■ Efficaces, c’est-à-dire qu’elles permettent de réduire le risque
à un niveau acceptable, en fonction des critères propres à la
municipalité. Ces critères dépendent du niveau de tolérance au
risque du conseil municipal et sont souvent influencés par les
événements qui ont déjà été observés. En effet, une municipalité
qui a été confrontée à des situations pour lesquelles aucune
12
Nicolas Plante, associé et Lise Martin-Cocher, conseillère principale,
Services de conseil, Groupe-conseil stratégie et performance
RAYMOND CHABOT GRANT THORNTON
mesure de contrôle n’avait été mise de l’avant et qui a vu sa
réputation entachée sera beaucoup plus frileuse qu’une autre
et mettra en place des mesures de contrôle draconiennes
afin d’éviter que le même type d’incident se reproduise ;
■ Efficientes, c’est-à-dire qu’elles permettent d’éviter le surcontrôle
et d’effectuer les contrôles aux étapes pertinentes, ce qui
permet de rationaliser les coûts ;
3.De disposer de mécanismes favorisant une prise de décision plus
rapide et plus juste de façon à réagir rapidement aux menaces
et à donner aux citoyens l’assurance d’une gestion adéquate ;
4.D’améliorer la performance globale de la municipalité.
Rôle et responsabilités de la direction
et outils utilisés en GIR
Une démarche de GIR respecte quatre grandes étapes chronologiques,
soit l’identification, l’évaluation, le traitement et le suivi des risques.
À l’étape de l’identification, l’équipe de direction doit repérer et définir
les risques stratégiques auxquels la municipalité est confrontée.
La relecture de la planification stratégique, la revue des événements
fâcheux survenus au cours des dernières années et l’établissement
des enjeux de chacune des directions de la municipalité facilitent ce
travail d’identification. Une fiche de risque est généralement utilisée
pour documenter chaque risque.
À l’étape de l’évaluation, l’équipe de direction évalue collégialement
les principaux risques répertoriés à l’étape précédente. Le recours à
un outil informatique de votation contribue grandement à l’efficacité
de la démarche dans la mesure où ce mode de fonctionnement
favorise la transparence et encourage les discussions franches
sur le niveau de risque.
À l’étape du traitement, le conseil municipal doit en premier lieu
statuer sur le seuil de tolérance à l’égard de chacun des risques,
qui peut varier selon les risques. Concrètement, un risque relatif à la
qualité de l’eau potable pourrait comporter un seuil de tolérance
très bas, contrairement à un risque lié à la planification de la relève.
En fonction du seuil de tolérance ainsi défini, le conseil municipal
doit en second lieu se prononcer sur le traitement à appliquer à
chacun des risques (refus, réduction, élimination, acceptation ou
partage/transfert) et sur leur hiérarchisation. Deux outils peuvent
être utilisés à cette étape, à savoir un plan d’action et un tableau de
bord. Le plan d’action s’applique à chacun des risques déterminés,
tandis que le tableau de bord présente un panorama général des
risques en indiquant, pour chacun d’entre eux, le traitement retenu,
l’échéancier, le pourcentage d’avancement du plan d’action, les coûts
afférents ainsi que le porteur. De ce fait, le plan d’action devrait être
utilisé par chaque porteur de risques. La mise à jour régulière et continue de chaque plan d’action alimentera ainsi le tableau
de bord qui devrait être présenté par le responsable de la démarche
de GIR aux autres membres du conseil municipal selon une
fréquence à définir.
gestion
Une démarche de GIR
respecte quatre grandes
étapes chronologiques, soit
l’identification, l’évaluation,
le traitement et le suivi
des risques.
Pour faciliter la réalisation de chacun
des plans d’action, les directions, divisions
ou services concernés par un risque devraient
tous être dotés d’un plan de gestion
des risques qu’ils devront respecter
et mettre à jour.
Aucune municipalité ne peut s’attendre
à atteindre ses objectifs sans prendre
de risques. Par contre, prendre des risques
sans les gérer peut remettre en cause la
crédibilité d’une organisation. La mise
en place de la GIR permet aux municipalités
de gérer les risques de façon systématique
et aide l’équipe de direction et le conseil
municipal à s’assurer que les mesures
d’atténuation sont adéquates et bien
comprises par l’ensemble de l’organisation.
Cette démarche représente une bonne
pratique de gestion et s’avère incontournable
dans le contexte en ébullition
des municipalités d’aujourd’hui.
TRANSFORMEZ VOS RISQUES EN OPPORTUNITÉS
UN EXEMPLE
FACTEURS DE RISQUE
(ÉVÉNEMENTS ET CAUSES)
RISQUE
Départs (retraite,
maladie et autres)
Concurrence accrue
CONSÉQUENCES
Continuité
des opérations
Perte de
dirigeants clés
Perte de connaissances
organisationnelles
et d’expertise
Démobilisation
des employés
Surchage de travail
MESURES DE MITIGATION
Projet d’optimisation des fonctions d’exercice des cadres
Plan de développement de la relève
Procédures écrites
PRINTEMPS 2016
13
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