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Appui dépôt dossier FSE

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Déposer une demande de subvention FSE
Appel à projets Programme départemental d’insertion 2017
Cahiers des charges « Dynamique et projet » et « Préparation et accès à l’emploi »
L’appel à projets est une procédure ouverte à tous les acteurs remplissant les conditions d’éligibilité
à un concours du Fonds social européen. Toute demande de subvention doit être déposée sur le
portail « Ma démarche FSE » :
https://ma-demarche-fse.fr/si_fse/servlet/login.html
La date de clôture de l’appel à projets est le : 5 septembre 2016 à 23h59.
Une attention particulière sera accordée aux opérations présentant une valeur ajoutée et répondant
aux exigences suivantes :
•
•
La logique de projet (stratégie, objectifs, moyens, résultats), la capacité d’animation et le
partenariat réuni autour du projet ;
L’effet levier du projet, sa capacité à attirer d’autres sources de financement ; sa capacité à
soutenir des partenariats territoriaux pour favoriser une approche intégrée et globale en
matière d’inclusion active ;
•
•
•
•
Le caractère structurant, innovateur et transférable du projet ;
L’articulation des fonds ;
L’effet levier pour l’inclusion ;
La simplicité de mise en œuvre.
Avant de se lancer, vérifier que les données générales de votre organisme sont à jour ! (RIB, adresse,
etc.)
Pour débuter la saisie, cliquer sur « Déposer une demande de subvention », puis sur « déposer une
demande de subvention nationale » :
Région administrative de l’appel à projets : Île-de-France
Référence de l'appel à projets : Conseil départemental du Val d’Oise – CD95-A3-OS1 – Programme
départemental d'insertion 2017 - DP et PAE
Axe 3 : Lutter contre la pauvreté et promouvoir l’inclusion
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Dispositif : 3.9.1.1.1579 - Renforcement du PDI - Parcours personnalisé
La période de réalisation éligible s’étend entre le 01/01/2017 et le 31/12/2017.
Une fois toutes ces informations renseignées, la demande de subvention est créée :
Identification de l’organisme
Faire une brève présentation de l’organisme et indiquer s’il y a une délégation de signature.
Autoriser l’accès au gestionnaire
Pour une demande de subvention en cours de saisie, un bouton en bas de la page vous permet
d’autoriser le service gestionnaire à consulter les données de la demande.
Vous pouvez par la suite, tant que la demande n’a pas été déposée, bloquer ce droit d’accès.
L’autorisation d’accès se fait depuis le détail de votre dossier dans l’onglet « Organisme ». Cette
action est possible en activant le bouton « Autoriser l’accès au gestionnaire ».
Aides d’état
Renseigner toutes les aides octroyées à l’ensemble de la structure (tous projets confondus) au titre
des années 2017, 2016 et 2015. Par aide octroyée il faut entendre toute aide pour laquelle une
convention a été signée au moment du dépôt du dossier, même si le versement n’est pas encore
intervenu. Par aide d’état il faut entendre toute aide octroyée par un financeur public (collectivités
locales, Département, Région, Etat, Union européenne, etc.).
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Le tableau des aides d’état permet d’établir le régime d’aides d’état encadrant votre projet.
Répondre aux questions suivantes :
Répondre « oui » à la question concernant l’aide au conseil uniquement si le projet vise uniquement
à financer un marché.
Localisation du projet
Identifier le territoire de réalisation du projet. Le Val d’Oise est reparti en cinq territoires :
•
•
•
•
•
Pays de France
Plaine de France
Rives de Seine
Vallée de Montmorency
Cergy-Pontoise/Vexin
Si votre projet a été cofinancé par le FSE en 2016, vous devez répondre « OUI » à la question « votre
projet est-il une réconduction d’une opération cofinancée par le FSE ? »
Vous devez ensuite saisir les informations suivantes :
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Fiches actions
! Ajouter une action de soutien aux personnes
!
Ma démarche FSE additionne les différents participants de chaque fiche action. Renseigner
plusieurs fiches actions uniquement si les différentes actions concernent des participants
différents.
Moyens humains consacrés à la mise en œuvre opérationnelle de l'action
Il est conseillé d’indiquer tous les salariés dédiés à l’opération (suivi administratif, accompagnement
des participants, etc.), même ceux compris dans le forfait.
Sur la base de quel(s) type(s) de pièces, vérifierez-vous et justifierez-vous l'éligibilité des
participants ?
Les pièces attendues par le Département sont :
•
•
•
•
Questionnaire MDFSE
Pièce d’identité
Attestation RSA (si bénéficiaire de RSA) ou N° CAF, le cas échéant
Contrat d'orientation (CO) ou contrat d'engagement réciproque (CER)
! Sur le contrôle de l’éligibilité des participants, une correction financière sera systématiquement
appliquée sur MDFSE à l’ensemble des dépenses, dès lors que la condition d’éligibilité du participant
n’est pas démontrée via une pièce probante.
La correction menée dans MDFSE sera effectuée de la manière suivante :
N° participants inéligibles/Ensemble des participants = Taux d’inéligibilité
Ex: 5 PI/25 P= 20% taux d’inéligibilité
Ce taux sera ensuite appliqué à l’ensemble des dépenses après correction et/ou rejet des autres
dépenses inéligibles.
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Modalités de suivi
Décrivez la manière dont vous respecterez vos obligations en matière de publicité du
cofinancement par le FSE du projet
Les obligations du FSE en termes de publicité sont les suivantes :
•
•
•
•
•
•
•
Obligation d’apposer l’emblème de l’Union européenne sur tous les supports de votre projet;
l’emblème doit figurer sur tous les supports importants de votre projet : courrier, supports
pédagogiques, brochures, pages internet, bloc signature d’email, affiches, supports de
communications de type kakémonos etc.
Obligation d’apposer la mention « union européenne » à côté du drapeau européen
Obligation de mentionner le cofinancement du FSE
Obligation d’apposer le logo « Europe s’engage en France »
Obligation d’affichage : il est désormais obligatoire d’apposer une affiche d’un format
minimum A3 à l’entrée de votre bâtiment de façon permanente et dans un endroit bien
visible. Vous pouvez apposer des affiches ailleurs dans vos locaux en complément mais à
minima une affiche devra toujours être apposée à l’entrée de votre bâtiment.
Obligation d’informer sur le site internet : information concernant le projet FSE sur le site
internet de l’organisme
Obligation d’informer les participants du soutien de l’Union européenne
Moyens humains affectés au suivi administratif du projet : indiquer même les salariés compris dans
le forfait
Sur la base de quel(s) type(s) de pièce justificative allez-vous vérifier les réalisations de votre projet
?
Voici quelques exemples :
• Feuilles de présence (signature biquotidienne - matin/après-midi)
• Dossier participant
• Copie du contrat de travail (CDI ou CDD) pour les sorties positives
• Brochures de présentation
• Fiche signée par l'intervenant et le participant pour justifier d'un entretien individuel
• Compte-rendu de réunions
• Supports de présentation
Pour les salariés de votre structure, affectés partiellement à la réalisation du projet, comment sont
assurés le suivi du temps passé sur le projet et le recueil des éléments justificatifs de leur activité
sur celui-ci ?
Vous devez formaliser le temps d'activité du personnel rémunéré affecté à l'opération dès lors que
vous sollicitez un cofinancement FSE sur cette activité.
• Pour le personnel affecté à temps plein à l'opération, le contrat de travail ou la lettre de
mission suffit.
• Pour le personnel affecté partiellement à l'opération, le temps d'activité doit être retracé
selon l'une des modalités suivantes :
à partir d'extraits de logiciels de suivi du temps détaillant par jour le temps affecté au
projet ;
à partir de feuilles d'émargement ;
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à défaut, sur la base d'un état récapitulatif détaillé par jour, daté et signé de façon
hebdomadaire ou au minimum mensuellement par la personne rémunérée et son
supérieur hiérarchique ;
Leurs rémunérations sont comptabilisées dans le poste de dépenses directes de
personnel. En revanche, la rémunération du personnel affecté à des tâches support
(encadrement, secrétariat, maintenance, nettoyage, etc) est comptabilisée dans le poste
de dépenses indirectes.
Plan de financement
Structuration du plan de financement
La structuration du plan de financement est l’étape préalable à la saisie des montants chiffrés. Si
votre projet ne concerne ni une action de formation à destination de vos propres salariés, ni une aide
au conseil, l’onglet pour le plan de financement commence par des questions relatives à la
structuration du plan de financement.
La structure de votre plan de financement se construit au fil de vos réponses, et définira ainsi la saisie
des sous-onglets suivants.
Le questionnaire vous permet d’identifier 3 types de dépenses :
1- Les dépenses de prestations,
2- Les dépenses directes,
3- Les dépenses indirectes forfaitisées.
Lorsque vous cliquez sur l’onglet « Plan de financement », vous arrivez directement sur la partie «
Structuration ». Pour débuter la saisie, cliquez sur le bouton « Modifier ».
Taux forfaitaire : le service instructeur, à l'examen de la demande de financement, pourra retenir un
autre taux forfaitaire que celui indiqué dans le plan de financement. Le choix du forfait sera fait à
partir du budget prévisionnel au réel fourni par la structure. L’instructeur choisira le taux forfaitaire
qui se rapproche le plus du coût réel du projet.
Ne pas oublier de renseigner la nature du coefficient d'affectation proposé pour le calcul des
dépenses directes de personnel !
Rappel des règles concernant le plan de financement :
Afin de pouvoir être considérées comme des coûts éligibles de l’opération, les dépenses doivent
répondre aux critères généraux suivants :
•
•
•
•
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Couvrir des actions réalisées dans la période de réalisation prévue dans la convention
Etre effectivement acquittées entre le 1er jour de l’opération et 6 mois maximum après la fin
de la période de réalisation
Etre liées et nécessaires à l’action
S’inscrire dans un poste de dépenses prévu dans le plan de financement annexé à la
convention.
Rappel des dépenses inéligibles :
• L’achat de mobilier, d’équipement, de véhicules, d’infrastructures, d’immeuble et de
terrains,
• La TVA récupérable est considérée comme une dépense inéligible par la réglementation
européenne,
• Les intérêts débiteurs,
• Les provisions de caractère général, les dettes, les créances douteuses, les rémunérations de
capital,
• Frais financiers (intérêts d’emprunts, agios, frais de change, amendes et pénalités
financières),
• Coûts d’achat des équipements amortissables (supérieurs à 500 euros) et des biens
immobilisés (matériel, construction, terrains),
• Dotations aux amortissements si les achats d’immeuble ou d’équipement correspondants ont
bénéficié, même partiellement d’une subvention publique,
• Dotations aux provisions, variations de stocks, les charges exceptionnelles, et « autres
charges » lorsque leur affectation n’est pas précisée.
Les achats de fournitures et matériels non amortissables incluent les frais de publication et
communication ainsi que les frais postaux et télécommunication dès lors que le lien de ces dépenses
avec le projet est traçable (par exemple une ligne téléphonique dédiée au projet).
Recettes : Si votre organisme génère des recettes au cours de la mise en œuvre du projet, cliquez sur
le bouton « Modifier ».
L’écran s’affiche en mode modification, vous devez alors préciser l'origine des recettes, le mode de
calcul et la période au cours de laquelle elles seront générées.
Pour rappel, l’aide au poste (ASP) n’est pas considérée comme une recette, mais un cofinancement.
Validation
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Liste de pièces à joindre au dossier :
Les porteurs de projet répondant aux cahiers des charges « Dynamique et Projet » et « Préparation
et Accès à l’Emploi » sont priés d’insérer en pièces jointes supplémentaires sur Ma démarche FSE,
les documents suivants:
-
Budget complet détaillant l’ensemble des dépenses (directes et indirectes) liées au projet qui
permettra le choix du forfait se rapprochant le plus du coût réel du projet
Documents justifiant la mise en concurrence
Modèle de feuille d’émargement utilisé
Modèle de feuille de suivi de temps
Lettres de mission pour les personnes affectées à 100% au projet
CV des personnes intervenant sur l’action
L’onglet « validation du formulaire » vous permet de vérifier la complétude de votre dossier.
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Une fois que toutes les données sont complètes, le message suivant s’affiche : « L’ensemble des
données est validé, vous pouvez maintenant valider le formulaire ».
!! La validation du formulaire ne signifie pas que votre dossier a été déposé. Uniquement les
projets déposés seront instruits. Vous pouvez vérifier l’état de votre demande en haut de l’écran :
Une fois que le formulaire a été validé, l’onglet « Engagement et signature » s’affiche.
Vous devez suivre le cheminement indiqué au bas de l’écran :
1- Imprimer l’attestation d’engagement :
Pour pouvoir transmettre votre demande, vous devez d’abord imprimer l’attestation, en cliquant sur
le bouton « Imprimer », la signer et la cacheter.
2- Télécharger l’attestation d’engagement signée :
Ensuite scannez l’attestation signée et cachetée et téléchargez-la en cliquant sur le bouton
«Télécharger l’attestation ».
Le bouton « Envoyer » est maintenant disponible. Vous pouvez envoyer votre demande de
subvention en cliquant sur ce bouton.
Un courrier électronique est envoyé à l’adresse du représentant(e) légal(e), ou de la personne en
charge de l’opération, désignée dans l’onglet « Organisme - Contacts », pour confirmer l‘envoi de la
demande au service gestionnaire.
Un second courrier électronique est envoyé au Conseil départemental pour lui indiquer qu’une
nouvelle demande de subvention a été déposée.
Votre dossier est alors à l’état « Déposé », c’est-à-dire en attente de l’étude par le Conseil
départemental.
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Des documents type, des manuels à destination des porteurs de projet ou des vidéos d’e-learning
sont disponibles sur MDFSE dans l’onglet « Aide »
Contact
Le service insertion reste à votre disposition durant la période de dépôt des dossiers. Vous pouvez
contacter Gaëlle BAKABADIO au 01.34.25.35.47 ou par e-mail à gaelle.bakabadio@valdoise.fr
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