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Bloc opératoire - Faire un état des lieux du fonctionnement de son

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BLOC OPÉRAT OIRE
Partag er les s olutions org anis ationnelles pour la
performance des blocs opératoires
http://bloc-operatoire.anap.fr/publication/1354-faire-un-etat-des-lieux-du-fonctionnementde-son-bloc-operatoire
Méthode ♦ Kit de productions
Faire un état des lieux du fonctionnement de son
bloc opératoire
L’état des lieux du fonctionnement du bloc opératoire consiste en un diagnostic de la
performance de l’organisation. Toutes les dimensions quantitatives et qualitatives du
fonctionnement du bloc y sont évaluées. Pour aller plus loin que le diagnostic des blocs
opératoires, cette che vous propose également des actions pour corriger les écarts de
performance par rapport aux cibles de référence.
Cibles
Médecin coordonateur
Cadres du bloc
Président du conseil de bloc
Contrôleurs de gestion
DIM
Enjeux
Evaluer le niveau de performance de votre bloc opératoire, en termes quantitatifs et
qualitatifs
Proposer des évolutions de l'organisation de votre bloc et des principaux processus
(programmation, planification…)
Mettre en place une dynamique d'évaluation de la performance et d'amélioration
continue
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Ces contenus extraits de l'ANAP sont diffusés gratuitement.
Toutefois, leur utilisation ou citation est soumise à l'inscription de la mention suivante : "© ANAP"
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Indicateurs de suivi
Evaluation des besoins
Evaluation du niveau de performance et de la qualité de vie au travail
Transmission des éléments à la DRH
Kit Outil / REX
Support type de présentation d'un diagnostic bloc opératoire
Autodiag Bloc ANAP
Macrodiag ANAP
Matrice de priorisation des actions
Support type de plan d'actions
Fiche-action type
Pré-requis
Mobiliser les professionnels dans le processus de réalisation du diagnostic (démarche
participative)
Disposer de données chi rées pour objectiver le diagnostic (soit via une extraction du
système d'information, soit via un temps de recueil manuel des données)
Mettre en place une démarche d'amélioration continue
Clés de la réussite
L'existence d'un système d'informations permettant l'extraction de données est un
facteur facilitant le diagnostic quantitatif
Les résultats de l'état des lieux doivent être partagés auprès des acteurs décideurs du
bloc
L'identi cation des cibles prioritaires doit être suivie de la constitution de groupes
projet se saisissant des résultats et proposant des modi cations du fonctionnement du
bloc opératoire
T hèmes et f iches associés
Fiche : Se doter d'outils d'aide à la décision pertinents pour son bloc
Fiche : S'inscrire dans une démarche d'amélioration continue de la qualité au bloc
Fiche : Mettre en adéquation les ressources humaines à l'organisation de son bloc
opératoire
Fiche : Etablir une planification adaptée
Actions pour la mise en œuvre
1. Réaliser un recueil des données
A n de réaliser un état des lieux du fonctionnement de votre bloc opératoire, il s’agit dans
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un premier temps de recueillir des données qui serviront de base à l’élaboration du
diagnostic (cliquez ici).
Deux situations sont à identifier :
1.1. Cas 1 : Vous disposez au sein de votre bloc opératoire, d’un outil de
g estion inf ormatique
Dans ce cas, vous pouvez réaliser une extraction directement à partir de votre logiciel de
bloc, en veillant à recueillir à minima les éléments suivants, pour chaque intervention :
Date d’intervention
Spécialité concernée
Salle de réalisation de l’intervention
Niveau de programmation (programmé, rajout ou urgence)
Heure d’entrée de salle
Heure de sortie de salle
Nous vous recommandons de produire un recueil de données sur une période de 3 mois
minimum.
Vous pourrez croiser les données d’activité extraites avec d’autres données relatives à :
Votre offre en vacations opératoires sur la période d’étude
Le planning du personnel non médical sur la période d’étude
1.2. Cas 2 : Vous ne disposez pas d’un outil de g estion inf ormatique
Dans le cas où vous ne disposeriez pas au sein de votre bloc opératoire d’un système
d’information, nous mettons à votre disposition l’outil Autodiag Bloc (cliquez ici), qui vous
permet au travers d’une étude ad hoc, de réaliser un état des lieux. Dans un souci de
pertinence et de validité de l’étude, nous vous recommandons de la réaliser sur une période
de 4 semaines minimum. Le guide d’utilisation de cet outil est disponible sur le site de
l’ANAP (cliquez ici).
2. Evaluer le niveau de perf ormance de votre bloc opératoire
2.1. Evaluation quantitative
Sur la base de vos données brutes recueillies, l’objectif de cette phase est de calculer les
indicateurs qui vont vous permettre de faire l’état des lieux quantitatif du fonctionnement du
bloc opératoire. Cela doit mettre en évidence les écarts entre la performance réelle de votre
bloc et les objectifs de performance xés et standards. Plusieurs types d’indicateurs sont
utilisés pour réaliser cette évaluation. Plus de détails sont disponibles dans les ches sur le
thème Pilotage.
Trois indicateurs socles sont à produire à minima, a n d’apprécier le niveau de performance
de votre bloc opératoire :
Le taux d’occupation
Le taux d’ouverture
Le taux de débordement
Ces indicateurs sont très souvent complétés et croisés par d’autres indicateurs relatifs à :
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L’activité : nombre d’intervention, actes CCAM les plus fréquents, nombre d’actes FSE,
etc.
Les processus : taux de démarrage tardif, Répartition programmé/urgences, Taux de
n précoce, taux de vacations vides, taux inter-interventions, délai entrée en salle/incision,
etc.
Les ressources humaines : taux de mobilisation IBODE en salle, taux de mobilisation
IADE en salle, etc.
Le management : satisfaction patient, satisfaction personnel, % de congés
communiqués dans les délais, etc.
La qualité : nombre d’événements indésirables
La définition et le mode de calcul de ces indicateurs est disponible dans le catalogue des
indicateurs.
Si vous disposez d’un logiciel de gestion informatique de votre bloc opératoire, alors un
travail avec un représentant du service informatique de votre établissement et votre
contrôle de gestion, peut éventuellement vous permettre d’extraire automatiquement ces
indicateurs à partir de votre logiciel.
Dans le cas contraire, et si vous n’êtes pas informatisés, nous vous invitons à utiliser l’outil
Autodiag Bloc (cliquez ici), qui vous permettra de calculer certains de ces indicateurs
(excepté les catégories Management et Qualité).
Ce qu’il faut retenir sur l’analyse quantitative, c’est que c’est le croisement de certains
indicateurs qui va permettre d’identi er et d’objectiver les marges d’amélioration de la
performance. Il est intéressant d’y associer une analyse qualitative pour croiser votre
ressenti de la performance de votre organisation et ce que factualise l’analyse quantitative.
2.2. Evaluation qualitative (cf . Macrodiag ANAP)
L’analyse qualitative du fonctionnement du bloc opératoire peut être réalisée à l’aide de
l’outil Macrodiag (Module 3 - Bloc opératoire). Ce module est proposé en ligne à l’adresse
suivante : http://macrodiag.anap.fr/autodiagnostic/outil/17-macrodiagnostic
Cet outil vous permettra d’évaluer l’organisation et le fonctionnement de votre bloc
opératoire sur 6 axes :
Planification opératoire
Gestion des ressources humaines
Programmation opératoire
Supervision
Management et pilotage
Performance
Nous vous recommandons de réaliser cette évaluation au cours d’un atelier pluridisciplinaire,
regroupant les différents professionnels du bloc.
3. Prioriser les principaux dysf onctionnements pour atteindre le niveau de
perf ormance souhaité
Suite à l’évaluation quantitative et qualitative, les acteurs de votre bloc pourront travailler à
l’analyse des indicateurs pour identi er les principaux dysfonctionnements. Dans ce sens,
l’analyse réalisée par les cadres de bloc et le médecin coordonateur sera présentée en
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conseil de bloc pour discussion et dé nition d’actions correctrices. Les dysfonctionnements
pourront être priorisés à l’aide de la matrice que nous vous proposons (Cliquez ici). Cette
matrice vous permet d’évaluer chaque dysfonctionnement selon deux critères : la gravité du
dysfonctionnement appréciée au travers des conséquences qu’il génère et la récurrence du
dysfonctionnement.
4 . Elaborer un plan d'action pour chaque cible prioritaire
Une fois les cibles prioritaires identi ées, un groupe projet devra être mis en place pour
proposer un plan d’actions pour chacune d’entre elles (cliquez ici). Il faut veiller à ce que la
composition de ces groupes de travail prenne en compte les représentants de tous les
professionnels concernés. Cette feuille de route devra être présentée et validée par les
professionnels du bloc. Pour chaque action, et a n de les rendre opérationnelles, vous
pourrez produire une fiche action sur un modèle mis à votre disposition.
Dat e de parut ion : Mars 2 0 16
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