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adjoint(e) ausein du service "accueil" des appariteurs

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Le 19 juillet 2016
DP00002416
SCIENCES PO
Recherche dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée
Pour la Direction des services généraux et de l’immobilier
Service « Accueil » des appariteurs
UN(E) ADJOINT(E)
FONCTIONS
Sous l’autorité hiérarchique du responsable du service « Accueil » et du responsable du service appariteurs, l’adjoint(e)
du service « Accueil » veille au bon fonctionnement des équipes dont il/elle a la charge et assure au quotidien le
management de proximité.
Ses principales activités seront notamment :
1- Assurer auprès des publics de Sciences Po, un accueil de qualité :
-
Informer et orienter les différents publics (accueil physique et/ou téléphonique) ;
Veiller au respect des procédures (cf. le livret d’accueil) et à la qualité de service ;
Suivre les demandes en cours ;
Participer, suivre et coordonner l’activité du service « accueil » dans le cadre de l’ensemble des activités de
Sciences Po sur les différents sites et plus particulièrement, les activités pédagogiques.
2- Coordonner, sous l’autorité de son/sa responsable, les activités des membres du service « Accueil » :
-
-
Appliquer, en collaboration avec son/sa responsable, la mise en place des outils de pilotage nécessaires au bon
fonctionnement du service sur les différents sites de Sciences Po en assurant un management de proximité ;
Assurer la mise à jour des différents plannings du service ;
Veiller au suivi et apporter un soutien opérationnel en cas de besoin des demandes qui sont formulées aux
équipes « Accueil » présentes sur les différents sites ;
Assurer à tour de rôle avec les autres responsables du service, l’ouverture et la fermeture des bâtiments de
Sciences Po ainsi que la permanence des samedis ;
Répondre quotidiennement aux demandes des membres des équipes « Accueil », notamment en assurant un
passage régulier sur les sites et en apportant des solutions concrètes aux problèmes les plus fréquemment
rencontrés en développant une bonne collaboration avec les régisseurs des sites ;
Veiller à la qualité des prestations réalisées et mettre en œuvre des mesures préventives ou correctives si
nécessaire ;
Gérer les désaccords susceptibles de survenir au sein des équipes ;
Assurer le relais en cas d’absence du responsable.
3- Assurer le suivi de l’information et de la communication au sein des équipes « Accueil » et assurer le relais
de l’information auprès du responsable du service.
-
-
Traiter les demandes directement adressées aux équipes « accueil » et/ou gérer celles qui sont formulées au
travers du responsable du service ;
Assurer au quotidien la transmission d’informations entres les équipes des différents sites et les régisseurs des
différents bâtiments ;
En relais du responsable du service, assurer les relations avec les différents services de Sciences Po et
notamment les services de la scolarité et le pôle régisseurs (développement de procédures internes, modes de
coopération, etc) ;
Contribuer à la valorisation des équipes « Accueil » au sein de l’institution ;
Remonter régulièrement les informations significatives de l’équipe au responsable du service ;
4- Assurer le management de proximité au sein des équipes :
-
Sous l’autorité du responsable du service, animer l’équipe « Accueil » ;
Assurer la coordination et la mise à jour des plannings en fonction des formations et des heures supplémentaires ;
Assurer l'information des collaborateurs ;
Transmettre au quotidien les informations RH à son responsable ;
Identifier les besoins en formation de l'équipe et les transmettre à son responsable ;
Le 19 juillet 2016
DP00002416
N.B : Les activités listées ci-dessus sont susceptibles d’être modifiées/enrichies en fonction de l’évolution du service et
des problématiques qui lui sont rattachées.
COMPETENCES REQUISES
-
Très bonne connaissance de Sciences Po, de l’ensemble de ses sites et de leurs modes d’ouverture et de
fermeture ainsi que les services qui s’y trouvent
Sens du service
Pro-activité
Rigueur, dynamisme et disponibilité
Sens de l’écoute et réactivité
Capacité à s’exprimer à l’oral
Connaissance de base des outils informatiques et audiovisuels
Sens des responsabilités et exemplarité
Compétences en animation d’équipe
Écoute, disponibilité, capacité à fédérer et à motiver
STATUT
-
Contrat à durée indéterminée – temps plein
Emploi repère : « Assistant(e) coordinateur (-trice) » – cotation 19
PROCEDURE DE RECRUTEMENT
Les entretiens auront lieu avec :
-
Claire BARDOL, Chargée du recrutement et de la gestion des carrières – DRH
Stéphane GALOUX, Responsable de l’équipe accueil – DSGI
Antoine CATALA, Responsable du service des appariteurs – DSGI
Jean-Noël POLI, Directeur – DSGI
Merci d'adresser votre candidature à Claire BARDOL
SCIENCES PO - DRH - 27 rue Saint Guillaume - 75337 PARIS cedex 07
Fax : 01 45 49 51 95 - Mail : recrutement@sciencespo.fr
Et pour les candidatures internes : mobilite.interne@sciencespo.fr
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