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16-125_er1_dg_secretaire_particulier_president ( PDF

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Chef-fe du secrétariat particulier
– Pôle – Ressources et moyens des services
Filière administrative
Poste de catégorie B relevant du cadre d’emplois des rédacteurs
Classification
Lieu d’affectation : Bobigny
Quotité de travail : 100 %
Environnement du
poste de travail
Secrétariat général
Service de la gestion administrative
Bureau de la gestion des secrétariats DG et cabinet de la Présidence
Cellule/Pôle/Secteur : Elus ou membres de la direction générale
Composition de l’équipe : 1 A – 22 B
Position du poste
dans l’organisation
Supérieur hiérarchique direct : Chef du bureau de la gestion des secrétariats DG/CAB
Raison d’être du poste : Organiser et assurer le suivi du secrétariat particulier de la Présidence
>
Assurer la coordination des activités des différents secrétariats du Cabinet et
notamment l’organisation du Secrétariat particulier composé de 2 autres
agents.
Missions
principales:
>
Assurer le traitement du courrier confidentiel (réception, ouverture,
enregistrement, mise en forme et répartition)
>
Assurer la réception et le classement des dossiers du Président du Conseil
départemental ;
>
Assurer l’organisation et la gestion des archives du Président
>
Assurer la rédaction et le traitement du courrier privé du Président
>
Assurer l’organisation des activités quotidiennes du Président
Ce profil de poste est susceptible d’évoluer et d’être réajusté.
Compétences
• Relationnelles et managériales
- Etre en mesure d’organiser et de planifier les rendez-vous selon les priorités et les urgences
- Etre en mesure d’établir une relation de confiance avec l’élu ou le directeur
- Savoir respecter les obligations de discrétion et de confidentialité
- Savoir contribuer à un travail d’équipe régulier et cohérent
• Organisationnelles
- Savoir appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre
- Etre en capacité d’intégrer les priorités du Président dans la gestion quotidienne des activités de
secrétariat
- Savoir gérer les aléas
- Capacité à relancer ses partenaires pour récolter les informations souhaitées
- Savoir constituer des dossiers
• Techniques
- Savoir recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Savoir utiliser les outils bureautiques
- Savoir rédiger des courriers simples et des comptes-rendus de manière autonome.
Moyens mis à disposition :
Outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint
Niveau d’études : Niveau III (Bac + 2)
Diplômes requis : Diplôme requis pour l’accès au cadre d’emplois des Rédacteurs territoriaux.
Expérience (s) professionnelle(s) sur un poste similaire
Souhaitée(s) x Requise(s)
Caractéristiques principales liées au poste
x
Horaires spécifiques
Permis de conduire obligatoire
Déplacements province et étranger
Permanences midi et soir planifiées
18 H pour la direction générale
19H pour le cabinet de la présidence
Ce profil de poste est susceptible d’évoluer et d’être réajusté.
Logement de fonction
Vaccins obligatoires
Port d’une tenue de travail obligatoire
Autre caractéristique :
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