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ADJOINTE À L`ADMINISTRATION BILINGUE

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ADJOINTE À L’ADMINISTRATION BILINGUE
Titre du poste :
Adjointe à l’administration bilingue
Sous la supervision immédiate du :
Directeur du Centre de simulation et d’expertise maritime (CSEM)
Durée de l’emploi :
Poste contractuel jusqu’au 23 décembre 2016, 35 heures/semaine (avec possibilité de prolongation)
Entrée en fonction :
29 août 2016
Raison d'être :
L’adjointe à l’administration au CSEM a comme mandat d’être le premier contact auprès de notre clientèle
et, à ce titre, de refléter l’image de qualité et du professionnalisme du CSEM. La principale tâche consiste à
seconder l’équipe dans la révision et mise en page de documents, tant en anglais qu’en français.
Principales responsabilités
1.
2.
3.
Assurer le support au niveau
secrétariat et bureautique du
directeur du CSEM
Assurer le service à la clientèle
Assurer certaines tâches de
secrétariat et bureautique, sous la
responsabilité du directeur du CSEM
Activités clés
1.1
Agir en première instance pour la prise des appels et assurer un suivi approprié;
1.2
Accueillir les visiteurs;
1.3
Effectuer des recherches d’information;
1.4
Recevoir / expédier, dépouiller et distribuer le courrier sur une base journalière;
1.5
Photocopier et classer les factures;
1.6
Assurer l’entrée de données dans les fichiers Excel ou Word ou autre application.
2.1
Prévoir les arrangements de voyage du directeur et employés du CSEM sur demande;
2.2
Donner un service de haut niveau aux pilotes et à la clientèle;
2.3
Collaborer à la préparation et au déroulement de diverses rencontres;
2.4
Voir aux commandes de restaurants, de papeterie / fourniture et en faire le suivi;
2.5
Voir aux commandes de reprographie des documents de cours;
2.6
Préparer les salles de cours, les salles pour les repas et les remettre en ordre;
2.7
Assurer un suivi régulier avec l’équipe d’entretien des lieux;
2.8
Effectuer toutes autres tâches à la demande du supérieur immédiat.
3.1
3.2
3.3
Transcrire des textes, des comptes rendus et autres documents;
Faire la révision et la mise en page de documents;
Faire le suivi des dossiers qui lui seront confiés.
CENTRE DE SIMULATION ET D’EXPERTISE MARITIME
MARITIME SIMULATION AND RESOURCE CENTRE
Adjointe à l’administration bilingue
Attitudes et comportements
1)
Autonomie, initiative et confidentialité
2)
Rapidité d’exécution
3)
Jugement et discernement
4)
Sens de la planification et de l’organisation
5)
Capacité à maintenir des liens de communication étroits avec le directeur du CSEM et autres collègues de travail
6)
Rigueur, souci du détail, esprit d’analyse et de synthèse
7)
Respect, professionnalisme, entregent
8)
Facilité d’adaptation
9)
Ponctualité et assiduité
Formation, expérience et connaissances
spécifiques
Résultats attendus
 Diplôme (attestation) d’études collégiales en
secrétariat / bureautique ou l’équivalent;
 Connaissance avancée des logiciels Word et
PowerPoint;
 Connaissance intermédiaire du logiciel Excel;
 Français et anglais de niveau avancé tant parlé
qu’écrit;
 Expérience professionnelle significative dans un
poste connexe
Conditions et cadre d’exercice du travail
 Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois;
 Livrer un haut standard de qualité et une rigueur constante dans l’ensemble des travaux de secrétariat;
 Assurer le maintien de relations harmonieuses et de bonnes stratégies de communication avec l’équipe
en place, en plus d’établir et d’entretenir au quotidien un lien étroit de communication et d’information
avec la direction;
 Offrir un service de haut niveau aux membres et à la clientèle;
 Maintenir une attitude positive au travail;
 Traduire, dans ses attitudes et comportements, les valeurs de l'organisation.
 Capacité à gérer le stress;
 Capacité à prioriser les travaux importants;
 Rapidité d’exécution.
Veuillez faire parvenir votre candidature par courriel à l’adresse emartineau@cpbsl.ca
Aucune information ne sera donnée par téléphone ou en personne. Seuls les candidats retenus seront contactés.
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