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avis de recrutement

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Secrétariat Exécutif
ORGANISATION DU CORRIDOR ABIDJAN-LAGOS
TERMES DE REFERENCE POUR DE RECRUTEMENT
DE L’ASSISTANTE ADMINISTRATIVE BILINGUE
N° 08/2016/OCAL/SE
Date : 08 Aout 2016
1. Identification du Poste
Titre du poste : Assistant(e) Administrative bilingue
Supervision : Secrétaire Exécutif de l’OCAL
Durée du contrat :Deux (02) ans renouvelable
Date d’entrée en fonction : 1eroctobre 2016
Lieu du travail : Cotonou (BENIN)
2. Contexte et Justification
L’Organisation du Corridor Abidjan-Lagos (OCAL) est une organisation intergouvernementale
sous régionale qui a vu le jour en 2002 avec la mission de réduire l’impact de l’infection par le VIH
sur le commerce interrégional en Afrique de l’Ouest. En effet, au regard de l’accroissement des
migrations sur les principales voies et de l’essor de l’économie régionale, les chefs d’Etat des cinq
pays que sont la Côte d’Ivoire, le Ghana, le Togo, le Bénin et le Nigéria ont mis en place cette
organisation pour fluidifier le transit et le transport routiers en même temps que la formulation et
l’exécution d’une réponse sous régionale face au VIH et au sida.
Au cours de ses dix (10) premières années de prestation, l’OCAL a largement contribué à
l’amélioration de l’environnement des postes frontaliers et des structures hospitalières d’Abidjan à
Lagos, du traitement des infections sexuellement transmissibles (IST) et du Sida, à la réduction des
délais de transit des voyageurs.
Dans le cadre du Nouveau Modèle de Financement, la subvention du Fond mondial de Lutte contre
le Sida, la Tuberculose et le Paludisme (FM) pour l’OCAL a pris de nouvelles orientations. Cette
subvention met l’accent sur une dévolution progressive de l’offre de services de prévention VIH
aux programmes nationaux et un recentrage des interventions vers le renforcement du système
communautaire et la défense des droits humains. Cette subvention couvre la période de 2016 à
2018.
L’OCAL, consciente des défis à relever dans le cadre de la mise en œuvre de cette subvention, a
entrepris des actions afin de gérer de façon efficiente les ressources qui seront rendues disponibles
dans le cadre de ce financement. A cet effet l’OCAL va recruter un (e) Assistant(e) Administrative
Bilingue.
3. Description des tâches
Sous la supervision directe du Secrétaire Exécutif, l’Assistante administrative bilingue s’engage à :
Général
1
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Assurer et coordonner tous les travaux de secrétariat de l’OCAL (courrier, classement
etc. y compris le classement électronique) à l’exception de ceux assignés à l’Assistante
de Programme ;
Préparer les rendez-vous et tenir à jour l’emploi du temps du Secrétaire Exécutif ;
Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en tenant
compte de la nature de l’urgence de chaque cas, y compris les transferts si nécessaires ;
Fournir les backgrounds pour chaque RDV avec les visiteurs officiels et/ou membres du
personnel d’OCAL.
Faire le suivi des décisions prises en réunion du staff ;
Correspondances
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Recevoir, trier, enregistrer et acheminer les correspondances, y compris les documents
d’information nécessaires et en assurer le suivi ;
Traduire les correspondances dans les deux langues (Français/Anglais);
Proposer des correspondances dans les deux langues (Français/Anglais) à la signature
du Secrétaire Exécutif ;
Concevoir, composer et éditer des correspondances et de la documentation technique et
administrative ;
Gestion de l’information
•
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Travailler en étroite collaboration avec l’Assistante de Programme ;
Organiser le classement des correspondances internes et externes de toute posture et en
assurer la mise à jour régulière du fichier ;
Organiser le système d’archivages des documents du Secrétaire Exécutif ;
Garder le secret professionnel pour toute information ou document dont il pourrait avoir
connaissance au cours de ses activités au sein du Projet Régional Commun ainsi
qu’après son départ de ce Projet pour quelque raison que ce soit.
Voyages et réunions
•
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•
Préparer les missions du Secrétaire Exécutif ;
Organiser les déplacements du personnel de l’OCAL ;
Organiser les réunions de travail internes et externes du Secrétaire Exécutif de
l’OCAL ;
Participer à l’organisation des ateliers, séminaires et autres réunions dans le cadre de la
mise en œuvre des activités du Projet Corridor et en assurer le suivi ;
Autres tâches
•
•
Garder et entretenir correctement tout matériel, outil de travail qui lui est éventuellement
remis par l’employeur pour l’accomplissement de ses prestations professionnelles ;
Exécuter toute autre tâche qui pourrait lui être confiée.
4. Profil
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Etre titulaire d’un diplôme(BAC+ 3 au moins) de Secrétariat bilingue ou équivalent ;
Justifier d’au moins cinq (5) années d’expérience dans le domaine dont au moins trois
(3) ans à un poste de secrétaire bilingue;
Une expérience similaire dans une organisation internationale, régionale ou dans un
Projet serait un atout ;
2
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Etre parfaitement bilingue (français et anglais) ;
Avoir une bonne capacité de rédaction des rapports/PV de réunions ;
Avoir une bonne qualité d’organisation et un sens de hiérarchisation des priorités et de
respect des délais ;
Avoir une bonne capacité d’accueil, être flexible et avoir une bonne aptitude à travailler
en équipe et sous pression dans un environnement multiculturel ;
Avoir la maitrise de l’outil informatique : Word, Excel, PowerPoint ainsi que Internet.
5. Liste des pièces à fournir pour les dossiers de candidature
Les dossiers de candidature doivent être constitués des pièces suivantes :
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•
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une lettre de motivation signée du candidat, adressée au Secrétaire Exécutif de l’Organisation du
Corridor Abidjan-Lagos ;
un curriculum vitae détaillé certifié sincère, mentionnant au moins deux références pour confirmer
ses expériences;
une copie certifiée conforme des diplômes, certificat et attestations de formation;
les preuves des expériences acquises, notamment les copies des attestations de travail;
une copie certifiée conforme de la pièce d’identité en cours de validité ;
•
un casier judiciaire datant de moins de trois mois.
•
6. Dépôt des candidatures et clôture
Le dossier complet, sous pli fermé avec mention « candidature au poste d’assistante bilingue », est à déposer
au Secrétariat Exécutif de l’Organisation du Corridor Abidjan-Lagos, sis à l’Immeuble ALAPINI, 234 Camp
Guézo Cotonou, Bénin ou scanné en fichier PDF à envoyer à l’adresse suivante : recrutement@corridorsida.org; au plus tard le 22 aout 2016 à 12h00 précises, heures de Cotonou.
Les candidats sélectionnés à chaque étape du processus seront contactés aux adresses e-mail et téléphoniques
mentionnées dans leur CV.
Pour tous renseignements complémentaires, contacter le (229) 21 31 35 79/ 21 31 35 91
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