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Anonymisation Fichier d`aide

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Anonymisation.
Simple, fiable, efficiente.
L’anonymisation de Weblaw est un outil pour rendre anonymes des jugements ou d’autres
documents. Elle est simple, fiable et efficiente.
L’outil analyse le document et détecte automatiquement tous les termes à anonymiser.
Vous pouvez ensuite apporter des modifications aux propositions d’anonymisation et
approuver le document en vue de sa publication (p.ex. dans une collection de jugements
en ligne).
L’outil d’anonymisation peut être utilisé de deux façons. Premièrement, avec des systèmes
de gestion des affaires (les données à anonymiser sont obtenues automatiquement au
moyen d’une interface). Deuxièmement, comme une solution logicielle autonome (les
données à anonymiser sont définies manuellement).
Le fichier d’aide ci-après décrit le fonctionnement de l’outil d‘anonymisation de Weblaw.
Avantages
L’anonymisation de Weblaw anonymise de longs documents en peu de temps et sans
travail manuel. Après une brève familiarisation, ce processus se déroule de manière très
efficiente.
1
Fichier d’aide : Anonymisation de Weblaw
Table des matières
Avantages ............................................................................................................. 1
Introduction ........................................................................................................... 3
Activer l’outil d’anonymisation .................................................................................. 3
Structure de l’outil d’anonymisation .......................................................................... 3
Procédure d’anonymisation....................................................................................... 4
Métadonnées....................................................................................................... 4
Comparaison ....................................................................................................... 6
Anonymiser ......................................................................................................... 7
Terminer ............................................................................................................. 8
Contact ................................................................................................................. 9
Table des illustrations
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1 : Activation manuelle de l‘anonymisation ................................................. 3
2 : Structure de l’outil d’anonymisation ...................................................... 4
3 : Fichier d’aide ..................................................................................... 4
4 : Importation automatique des notions à anonymiser ................................. 5
5 : Introduction manuelle des notions à anonymiser ..................................... 5
6 : Modification manuelle d’un texte de remplacement ................................. 6
7 : Groupe de notions avec deux notions obligatoires ................................... 6
8 : Présentation de toutes les notions trouvées dans le texte......................... 7
9 : Dialogue d’anonymisation .................................................................... 7
10 : Le curseur horizontal permet de définir l’opacité du dialogue .................. 8
2
Introduction
Ce fichier d’aide décrit le fonctionnement de l’outil d‘anonymisation de Weblaw. L’outil
d’anonymisation de Weblaw permet d’anonymiser de longs documents en peu de temps et
sans travail manuel.
Activer l’outil d’anonymisation
L’outil d’anonymisation de Weblaw s’active automatiquement dès que vous ouvrez un
document Word. L’interface graphique de l’outil d’anonymisation apparaît à droite à
l’intérieur de la fenêtre Word (voir aussi Structure de l’outil d’anonymisation).
Si l’outil d’anonymisation ne s’active pas automatiquement lors de l’ouverture d’un
document Word, vous pouvez l’activer manuellement en cliquant sur « Weblaw » dans le
menu Word en haut et ensuite sur « Afficher » dans la case « WAnonymizer ». Ceci
affiche l’interface graphique de l’outil d’anonymisation à droite à l’intérieur de la fenêtre
Word.
Illustration 1 : Activation manuelle de l‘anonymisation
Si vous rencontrez des problèmes lors de l’activation de l’outil d’anonymisation, veuillez
prendre contact avec le Support IT de votre organisation.
Structure de l’outil d’anonymisation
L’interface de l’outil d’anonymisation apparaît à droite à l’intérieur de la fenêtre Word et se
compose de quatre parties. Dans la partie Métadonnées (1) vous pouvez introduire les
notions devant être anonymisées dans le texte, ainsi que les textes de remplacement
correspondants. Dans la partie Comparer les expressions (2) les notions trouvées dans le
texte vous seront affichées dans un tableau. Dans la partie Anonymiser (3) et dans la
partie Terminer (4) vous pouvez cliquer sur les boutons afin d’activer ces fonctions
respectives.
3
Illustration 2 : Structure de l’outil d’anonymisation
Afin d’ouvrir ce fichier d’aide, cliquez sur « Weblaw » dans le menu Word en haut et
ensuite sur « Help » dans la case « WAnonymizer ».
Illustration 3 : Fichier d’aide
Procédure d’anonymisation
La procédure d’anonymisation se compose de quatre étapes qui correspondent à la
structure de l’interface graphique de l’outil d’anonymisation:
1. Premièrement, les notions à anonymiser sont définies.
2. Deuxièmement, toutes les notions trouvées dans le texte sont marquées en couleur.
3. Troisièmement, toutes les notions trouvées sont anonymisées.
4. Quatrièmement, la procédure d’anonymisation est terminée.
Métadonnées
Ouvrez le document que vous aimeriez anonymiser. Vous pouvez définir dans la partie
Métadonnées toutes les notions à anonymiser ainsi que les textes de remplacement
correspondants. La définition de notions peut être automatique ou manuelle.
Si vous travaillez avec un logiciel de gestion « Tribuna » et vous souhaitez anonymiser une
décision judiciaire, vous pouvez importer toutes les notions relatives à cette décision
4
(comme p.ex. les noms des parties) du logiciel « Tribuna ». Dans ce but, cliquez sur
« Télécharger… » afin de remplir automatiquement le tableau avec les noms des parties
(colonne de gauche « Métadonnées »). Le système vous proposera automatiquement des
textes de remplacement pour chaque notion importée (colonne de droite « Anonymiser »).
Vous pouvez modifier manuellement chaque texte de remplacement proposé. Si vous
travaillez avec un autre logiciel de gestion que Tribuna, la procédure d’importation
automatique des notions à anonymiser se déroule de manière analogue.
Illustration 4 : Importation automatique des notions à anonymiser
Les notions à anonymiser peuvent également être définies manuellement, soit pour
compléter les notions importées automatiquement soit parce qu’aucun logiciel de gestion
n’est disponible. Afin d’introduire une notion manuellement, inscrivez-la dans la colonne de
gauche (« Métadonnées »). L’écriture en minuscules ou en majuscules ne joue aucun rôle.
Vous pouvez introduire plusieures notions dans la même ligne (p.ex. « Los Angeles »). Ces
notions doivent apparaître dans le texte dans le même ordre pour qu’elles soient prises en
compte lors de l’anonymisation. Dès que vous introduisez une notion dans la colonne de
gauche, un texte de remplacement vous sera automatiquement proposé dans la colonne de
droite (« Anonymiser »). Vous pouvez modifier manuellement chaque texte de
remplacement proposé.
Illustration 5 : Introduction manuelle des notions à anonymiser
5
Illustration 6 : Modification manuelle d’un texte de remplacement
Si vous désirez effacer une notion déjà introduite, cliquez à gauche de la notion sur le bord
du tableau. La ligne contenant cette notion deviendra bleue. Appuyez ensuite sur la touche
« Delete » sur votre claiver afin de supprimer cette notion. Vous pouvez également
marquer en bleu plusieures notions en maintenant la touche Ctrl enfoncée.
Si le même texte de remplacement est attribué à plusieures notions, ces notions forment
un groupe de notions (p.ex. « Roman », « Raymond » et « Polanski »). Les notions d’un tel
groupe sont reconnues dans le texte dans n’importe quel ordre, même si elles sont
séparées par un point. De plus, certaines notions d’un groupe de notions peuvent être
désignées comme notions obligatoires (case à cocher à droite du tableau ; O comme
obligatoire). Chaque notion obligatoire doit impérativement être trouvée dans le texte afin
que le groupe entier soit reconnu. Si, par exemple, les notions « Roman » et « Polanski »
sont définies comme obligatoires, ces deux notions doivent se succéder dans n’importe
quel ordre (« Roman Polanski » ou « Polanski Roman ») pour que le groupe entier soit
proposé pour l’anonymisation. Les notions n’étant pas obligatoires peuvent également
apparaître au sein du groupe. Ainsi, tant les notions « Roman Raymond Polanski » que
« Roman Polanski » seront remplacées par « A.________ ».
Illustration 7 : Groupe de notions avec deux notions obligatoires
Comparaison
Une fois les notions à anonymiser définies, elles peuvent être comparées avec le texte du
document. Cliquez sur « Comparer… » dans la partie Comparer les expressions.
6
Tous les mots correspondant aux notions définies seront marqués en couleur dans le texte
du document. Chaque mot correspondant à la même notion sera marqué de la même
colueur. Ceci facilite le contrôle et la bonne préparation de l’anonymisation du document.
La mise en couleur de tous les mots peut être effacée en cliquant sur le bouton
« Enlever ».
Les mots correspondant aux notions définies sont également affichés dans le tableau dans
la partie Comparer les expressions (mot trouvé à gauche et notion à anonymiser à droite).
Un double-click sur un mot permet de l’afficher dans le texte du document. Les cases à
cocher à gauche servent à exclure un mot donné de l’anonymisation.
Illustration 8 : Présentation de toutes les notions trouvées dans le texte
Si, après la comparaison, vous constatez que les notions déjà définies doivent être
complétées ou retravaillées, vous pouvez à tout moment recommencer à introduire ou à
modifier les notions à anonymiser. Après chaque changement, vous pouvez procéder à
nouveau à la comparaison afin d’effectuer un nouveau contrôle de la correspondance des
notions avec le texte.
Anonymiser
Après un contrôle positif, vous pouvez enfin procéder à l’anonymisation du texte. Cliquez
sur « Anonymiser » pour faire afficher le dialogue suivant.
Illustration 9 : Dialogue d’anonymisation
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Pour chaque mot trouvé dans le texte, le dialogue affiche la notion à anonymiser
correspondante, ainsi que le texte de remplacement proposé. Ce texte de remplacement
peut être modifié à tout moment pour chaque mot trouvé.
Avec « Anonymiser » le mot marqué sera remplacé par le texte de remplacement. Si
plusieures notions d’un groupe de notions sont reconnues à la suite dans le texte, tous les
mots de ce groupe seront remplacés en même temps. Par exemple, le groupe « Roman
Raymond Polanski » sera remplacé par « A.________ ». Ensuite, le dialogue passe au
prochain mot trouvé. « Tout anonymiser » permet d’anonymiser en une fois tous les mots
trouvés dans le document entier.
« Supprimer » fonctionne de manière analogue que « Anonymiser », sauf que le mot trouvé
est effacé au lieu d’être remplacé par un texte de remplacement (ceci est particulièrement
utile lors de l’anonymisation d’adresses etc.).
« Ignorer » permet d’avancer au prochain mot trouvé, tandis que « Annuler » interrompt
l’anonymisation. Le curseur horizontal en haut à droite du dialogue d’anonymisation permet
de définir l’opacité du dialogue afin de faire afficher le texte caché par ce dernier.
Illustration 10 : Le curseur horizontal permet de définir l’opacité du dialogue
L’anonymisation ou la suppression de mots s’effectue par étapes. Ainsi, lors de
l’anonymisation d’un groupe de notions « Roman Raymond Polanski » le mot « Roman »
sera remplacé par le texte de remplacement, tandis que les mots suivants « Raymond » et
« Polanski » seront effacés. Chacune de ces opérations peut être annulée en cliquant
(plusieurs fois) sur le bouton « Annuler » de Word
clavier.
Terminer
ou en appuyant sur Ctrl+Z sur le
Si la procédure d’anonymisation est terminée, le document peut à nouveau être
sauvegardé et refermé. Cliquer sur « Terminer » afin d’enlever le marquage en couleur et
de sauvegarder le document. Veuillez tenir compte du fait que la sauvegarde remplace
l’ancienne version du document – si vous désirez également garder la version originale de
votre document, il importe d’effectuer d’abord une copie du document et d’anonymiser
ensuite cette copie.
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Contact
Si vous rencontrez des problèmes techniques lors de l’activation de l’outil
d’anonymisation, veuillez d’abord prendre contact avec le Support IT de votre organisation.
Si le problème persiste ou si vous avez des questions relatives au fonctionnement de l’outil
d’anonymisation en général, n’hésitez pas à prendre contact avec l’équipe de Weblaw.
Nous serons heureux de pouvoir vous aider.
Weblaw SA
CyberSquare
Laupenstrasse 1
3008 Berne
T +41 31 380 57 77
F +41 31 380 57 78
E-mail info@weblaw.ch
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