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Comment rendre les réunions plus productives

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Comment rendre les réunions
plus productives
Comment rendre les réunions
plus productives
La majorité des employés de bureau ont le sentiment
que les réunions sont parmi les éléments les plus grugetemps et inefficaces de leur semaine. L’objectif de ce
guide est de vous aider à réduire le nombre de réunions
à laquelle vous assistez et de vous permettre d’être plus
productif pour faire le reste.
Table des matières
Les bases d’une réunion 3
Productivité de la réunion 5/6
Pourquoi se réunir?
Planifiez la réussite
Considérez les alternatives
Encouragez les meilleures pratiques
Qui devrait participer? Limité
Désactivation de réponse
Qui devrait participer? Illimité
Gérez le temps
Fixez des objectifs
Commencez à l’heure
Commencez avec les bases
Établissez des règles de base
Les réunions virtuelles 4
Déléguez
Remplissez votre rôle 7
L’animateur
Le chronométreur
Le secrétaire
Le participant
Liste de contrôle de la réunion 8
Les bases d’une réunion
Pourquoi se réunir?
Avant de planifier une réunion, posez-vous
deux questions :
1. Est-ce qu’une réunion est une utilisation
efficace du temps des participants?
2. Est-ce qu’une réunion est le meilleur
moyen pour faire avancer le projet ou
un défi?
Considérez les alternatives
Est-ce qu’une série de courtes réunions, en
face à face avec les intervenants concernés
seraient plus productives et rentables qu’une
rencontre d’une heure avec tout le monde?
Est-ce que le sujet pourrait être traité
par courriel, messagerie instantanée ou
messagerie vocale?
Qui devrait participer? Limité
Quand une réunion est clairement la
meilleure alternative, invitez ceux qui sont
directement impliqués et les principaux
décideurs. Plus le groupe est petit, plus la
réunion sera productive. Si un contributeur
clé ne peut participer, demandez un
délégué ou reportez la réunion. Distribuez
un résumé des résultats de la réunion à un
public plus large.
Qui devrait participer? Illimité
L’inclusion varie selon les cultures
différentes d’entreprise. Si les réunions
dans votre bureau soulignent l’inclusion,
divisez les participants en deux catégories :
obligatoires et facultatives.Les participants
obligatoires devraient participer, les
participants facultatifs sont principalement
présents pour écouter. Si possible, organisez
la disposition des places en conséquence.
Fixez des objectifs
Les animateurs doivent définir des objectifs
spécifiques pour chaque réunion, mais il y a
un plus grand ensemble d’objectifs que les
facilitateurs de réunion et les participants
devraient s’efforcer de faire avancer:
• Contribuer à l’échange d’information
(pertinente pour le sujet en cours)
• Renforcer les liens interpersonnels
• Améliorer la communication et le travail
d’équipe
• Augmenter le moral de l’équipe et la
satisfaction
• Accroître la productivité
Commencer avec les bases
Il est facile de tenir les bases pour acquis
lors de la planification d’une réunion, mais
assurez-vous au préalable que la salle de
conférence que vous avez réservée est de
la bonne taille et dotée de tout le matériel
(fonctionnel) dont vous aurez besoin pour
animer votre réunion de façon efficace. Si
quelqu’un participe par téléconférence,
assurez-vous de tenir compte des différences
de fuseau horaire et ayez un téléphone
mains libres de bonne qualité disponible.
Comment rendre les réunions plus productives 3
Les réunions virtuelles
Économisez de l’argent en vous
réunissant virtuellement
Les réunions à distance ou virtuelles offrent
de grandes économies par rapport aux frais et
temps de déplacements. Lors de l’utilisation
des services de réunion pour le partage du
téléphone ou du bureau, testez le service bien
avant le temps de la rencontre pour vous
assurer que tout fonctionne comme prévu.
Utilisez du matériel de bonne qualité, branché
par câble, si possible.
Pour les participants d’une conférence
téléphonique, utilisez des combinés ou
des casques d’écoute branchés par câble
pour maximiser la qualité sonore. Afin de
minimiser le bruit de fond, utilisez la fonction
de sourdine à moins que vous ne parliez. Et
connectez-vous tôt pour aider à assurer que la
réunion peut commencer à temps.
Les animateurs de la réunion peuvent aider
à garder les participants distants engagés en
s’assurant que les connexions sont de bonne
qualité et en leur demandant directement
leurs commentaires.
Lors de l’utilisation d’une
vidéoconférence, envisagez de déléguer
le fonctionnement de la caméra à
quelqu’un d’autre que l’animateur
de la réunion. Un plan fixe d’une
table de conférence ajoute peu de
valeur à la conférence, tandis que
les gros plans qui captent les
expressions et les gestes sont
un ajout à la participation et
à la communication.
Productivité
de la réunion
Planifiez la réussite
Faites vos devoirs quant au sujet, à la raison
et aux participants de la réunion et vous
serez sur la bonne voie vers une réunion
plus productive. Si possible, réservez du
temps dans votre calendrier afin que vous
puissiez vous préparer adéquatement. La
préparation d’une réunion peut demander
beaucoup de travail, mais le manque de
préparation est une des principales raisons
pourquoi les réunions sont souvent longues
et improductives.
Encouragez les meilleures
pratiques
En plus de l’heure et du lieu, votre invitation
à la réunion devrait inclure des liens
pertinents, les numéros de téléphone et les
codes d’accès et l’ordre du jour. L’ordre du
jour devrait inclure les objectifs précis de la
réunion, le temps alloué pour chaque sujet de
discussion et le résultat souhaité. Identifiez
un chronométreur qui peut aider à maintenir
la réunion sur la bonne voie et un secrétaire
pour écrire un résumé des décisions, les
mesures à prendre et toutes les questions
secondaires qui ont été identifiées.
réponse » lorsque vous planifiez une
réunion, pour ne pas recevoir de réponse.
Plus tard, si vous voulez voir qui a accepté,
vous pouvez vérifier l’état en tout temps en
ouvrant la réunion dans votre calendrier.
Si possible, répétez les numéros de
téléconférence et les codes d’accès dans
la ligne Objet et dans le corps de votre
invitation.
Gérez le temps
La plupart des réunions sont planifiées à
l’heure ou la demi-heure et peuvent durer
jusqu’à (ou dépasser) la dernière minute.
es participants qui ont plusieurs réunions
consécutives n’ont pas suffisamment de
temps pour changer de salle ou se déplacer.
Réservez la salle de conférence pour 30 ou
60 minutes, mais prenez 5 minutes avant
la réunion pour l’installation et planifiez
de conclure la réunion 5 minutes plus tôt.
Ne planifiez pas une réunion de plus de 60
minutes sauf si c’est absolument nécessaire.
La qualité de la participation diminue
habituellement après une heure.
Désactivez la fonction de réponse
Si votre boîte de réception Microsoft®
Outlook® est surchargée, vous pouvez
décocher la fonction « Demander une
Comment rendre les réunions plus productives 5
Productivité
de la réunion
Commencez à l’heure
Si vous prenez 5 minutes au début de
vos réunions pour mettre en place le
matériel et pour composer les numéros
des conférences téléphoniques, vous
devriez être en mesure de commencer
à l’heure indiquée sur l’ordre du jour.
Si les participants sont en retard, ne
pas attendre leur arrivée. Une fois
qu’ils apprennent que vous commencez
systématiquement à l’heure, ils feront un
effort supplémentaire pour être prompt.
Établissez des règles de base
La puissance de la couleur
Lorsque vous commencez la réunion,
passez brièvement en revue l’ordre du jour,
présentez le chronométreur et le secrétaire,
rappelez aux participants de se concentrer
sur la réunion et non pas sur les messages
entrants et demandez l’aide de chacun pour
maintenir la discussion sur le sujet. Si des
questions secondaires doivent être traitées,
elles seront notées en vue de réunions à
venir ou discutées séparément après la
réunion en ligne.
Lorsque vos réunions comprennent une
présentation ou des informations de base,
assurez-vous d’imprimer une copie pour
chacun des participants. Les employés de
bureau d’aujourd’hui sont tellement occupés,
que beaucoup d’entre eux ne prennent pas
le temps de lire les pièces jointes avant les
réunions. La meilleure façon de s’assurer qu’ils
disposent des informations à leur portée, c’est
de les remettre en mains propres.
Déléguez
Si vous avez un conflit d’horaire à
l’approche d’une importante réunion,
envisagez l’envoi d’un délégué pour être
présent à l’un de vos rendez-vous. Vérifiez
avec l’animateur de la réunion en premier,
mais un délégué est souvent un meilleur
choix que l’annulation.
Xerox propose une large gamme
d’imprimantes et d’imprimantes
multifonctions couleur et noir et blanc primées
conçues pour pratiquement tous les besoins
ou budgets. Pour la gamme complète, visitez
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Remplissez votre rôle
L’animateur
Le rôle de l’animateur est de faciliter la
discussion sur des sujets de l’ordre du jour
et de guider le groupe vers des plans, des
actions ou décisions. Cherchez à comprendre
les ambiguïtés et les différences et vérifiez s’il
y a consensus. Parlez clairement, utilisez le
contact visuel et adressez-vous aux personnes
par leur nom. Utilisez des questions ouvertes
pour engager la participation. Soyez inclusif,
mais dissuadez les commentaires négatifs—
cherchez le positif même dans les remarques
décourageantes ou les idées remises en
question.
Plus le groupe est grand, plus il est facile de
changer de sujet. Notez les sujets qui valent la
peine d’être réexaminés plus tard, puis guidez
la discussion sur l’ordre du jour actuel. Faites
de votre mieux pour dissuader poliment les
conversations parallèles. N’oubliez pas de
remercier les participants de partager leurs
idées et de contribuer à la discussion.
Le chronométreur
Un bon chronométreur peut ajouter une
valeur substantielle à une réunion en
indiquant, poliment mais fermement, le
temps qui reste. Si un chronométreur seul a
du mal à s’affirmer, essayez d’assigner un
duo de chronométreurs.
réunion, mais de nombreuses réunions sont
améliorées par un résumé écrit. Les procèsverbaux sont utiles car ils constituent des
rappels et des résumés efficaces pour les
équipes élargies et ils contribuent à assurer
la reddition de comptes des mesures à
prendre et des échéances. C’est l’outil idéal
pour saisir les éléments hors sujet qui ont
été soulevés lors de la réunion pour un suivi
ultérieur. Les animateurs doivent examiner
les procès-verbaux avant la distribution. En
les envoyant, demandez aux participants
des idées d’amélioration pour les réunions
futures.
Le participant
Quel que soit votre rôle dans la rencontre,
aidez l’animateur à en faire un succès. Si
votre rôle est de contribuer à la discussion,
suivez les sujets sur l’ordre du jour et
essayez de concentrer vos commentaires
sur ces derniers. Si vous avez des questions
ou commentaires secondaires en dehors
du cadre de la discussion, résumezles brièvement ou faites un suivi avec
l’animateur après la réunion. Si votre rôle
lors de la réunion est principalement la
collecte d’informations, concentrez votre
énergie sur l’écoute et l’apprentissage.
Le secrétaire
Un secrétaire n’est pas nécessaire à chaque
Comment rendre les réunions plus productives 7
Comment rendre
les réunions plus
productives
Liste de contrôle de la réunion
 La réunion est sera utile
 Réserver du temps pour préparer la
réunion
 Identifier les participants clés
 Identifier les participants facultatifs
 Réserver une salle de réunion
 Réserver des téléphones mains libres
 Obtenir numéro de téléphone et code
d’accès
 Réserver le matériel audiovisuel
 Obtenir les URL/liens de connexion
 Créer l’ordre du jour
 Désigner un chronométreur
 Désigner un secrétaire
 Envoyer une invitation
 Revoir le procès-verbal/résumé
 Faire le suivi
Les modèles de réunion
Des modèles gratuits d’ordres du jour,
de listes de suivi et de procès-verbaux
de réunion sont disponibles en format
de fichier Word, prêt à télécharger et à
personnaliser selon vos besoins. Visitez
nos ressources pour petites et moyennes
entreprises sur le site
www.xerox.ca/gabarits
Pour obtenir de plus amples renseignements sur la gamme primée
de produits et solutions Xerox, composez le 1-800-275-9376 ou
rendez-vous à www.xerox.ca/bureau
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