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Aide-mémoire des présidents et des secrétaires

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Le Président veille au bon
déroulement
des étapes de son mandat
Le secrétaire
pilier n°1 du Président
Les tâches mensuelles
du secrétaire :
• Préparer:
! Le planning des réunions statutaires, des comités, des conférences
! L’ ordre du jour de ces réunions
• Contrôler les présences,
• Tenir le compte des assiduités,
• Les communiquer au secrétariat du District
• Faire circuler les informations
• Traiter les courriers
• Remplir les formalités rotariennes
• Utiliser les outils informatiques (mon Rotary, Rotary.org , Show
Case)
Juillet 2016
C’est le mois le plus chargé ……..
"Déclarer à la préfecture les membres du nouveau bureau
"Informer mairie ,partenaires habituels ,sponsors des changements
"Informer banques et mettre à jour les signatures
"Vérifier le listing des membres (www.rotary.org ) ,transmettre à l’ADG et
au District
"Vérifier le paiement à jour des cotisations avant le 31/07
"Distribuer les cartes de membres à ceux qui sont à jour de leur cotisation
"Etablir avec le Président le programme d’activité du 1er semestre
"Préparer la visite du Gouverneur (mise à jour des objectifs )
"15 j maximum après la dernière réunion du mois précédent adresser le
rapport d’assiduité au secrétaire du District
Aout 2016
Préparer la rentrée
# Journées des associations, qui fait quoi ?
#1ères réunions statutaires
#Recenser les participations à l’Université d’Automne
du 15/10 ( penser aux nouveaux rotariens )
#Dernier moment pour le dossier de demande de
subvention auprès du District
Septembre 2016
Et n’oubliez pas d’informer
RI, District
des arrivées et des départs
Mois de l’alphabétisation
$ S’associer à la journée mondiale si possible
$ Communiquer sur l’agenda spécifique du Club
Octobre 2016
Mois de l’Université d’Automne
C’est le moment de préparer
la Banque alimentaire (25-26 /11)
Novembre 2016
2ème réunion des Présidents
Et n’oubliez pas d’informer
RI, District
des arrivées et des départs
29/11
"Finaliser la préparation à la Banque alimentaire
"Inciter à participer à la conférence de District 10/12
"Lancer les réservations au concert de la Sorbonne 23/1
"Confirmer le programme du 2ème semestre
Décembre 2016
Et n’oubliez pas d’informer
RI, District
des arrivées et des départs
C’est le mois de la conférence de District ……..
!Organisation originale
! petite matinée et après-midi pour la conférence
! fin d’après-midi le cirque Bouglione avec les
familles
…….et de l’AG – association 1901"Présentation du bilan moral et financier par le Past Président
"Election du Président 2017-2018
"Désignation du Président 2018-2019
Avant le 31 envoyer ces infos au secrétariat du District et à Zurich
(www.rotary.org)
• Vérifier les versements à la Fondation
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