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analyse du budget rapportage module 3

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ANALYSE DU BUDGET
RAPPORTAGE
2
Contenus du
rapport
Le Rapport
• Rapport # Compte rendu
• Rapport # Procès-Verbal
• Compte rendu et Procès-Verbal = Passé
• Rapport = Passé + Future
3
Le Rapport
Les aléas du Rapport :
• Pas toujours motivant de reprendre un travail que
l’on vient, croyait-on, de terminer pour le mettre
sous forme écrite :
- Impression de ne rien apprendre ;
- Impression de ne rien apporter de plus.
• Degré de motivation souvent en relation directe
avec les talents littéraires du rédacteur.
4
Le Rapport
Un Rapport comprend en règle générale :
• Une synthèse ;
• Un plan ;
• Une introduction ;
• Des constats ;
• Des recommandations ;
• Des annexes.
COURS INTERNE
5
La Synthèse
• Synthèse = 1 à 2 page(s) ;
• Synthèse # Résumé ;
• Synthèse = Réflexion approfondie ;
6
Le corps du Rapport
Le Plan :
• Phase la plus importante et la plus difficile ;
• Le plan doit être logique ;
• Le plan doit servir à capter l’attention dans la
présentation des constats.
COURS INTERNE
7
Le corps du Rapport
L’introduction :
Fixe le cadre de l’intervention:
• Rappelle le contexte;
• Fixe les objectifs.
8
Le corps du Rapport
L’introduction (suite) :
• Sert à limiter le champ d’intervention (étendue)
;
• Précise par qui et quand l’intervention a été
réalisée ;
• Donne les principaux traits et chiffres
caractéristiques de la collectivité.
9
Le corps du Rapport
Les Constats :
• Nature des problèmes (faits précis et objectifs);
• Conséquences;
• Analyse des causes.
COURS D' INTERNE
10
Le corps du Rapport
Les messages:
• Suggérer des solutions ;
• Afficher éventuellement le point de vue de
l’ordonateur s’il est différent du votre.
COURS D' INTERNE
11
Le corps du Rapport
Les Annexes :
Données venant à l’appui des
démonstrations mais non indispensables
pour leur compréhension (tableaux, chiffres,
circuits de procédures, etc.).
COURS D' INTERNE
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La forme du rapport
• Plan clair (avec sommaire mentionnant la
pagination) ;
• Style sobre et neutre ;
• Vocabulaire convaincant ;
• Une idée clé par paragraphe ;
• Phrases courtes et bien construites.
COURS D' INTERNE
13
La forme du rapport
• Mise en page explicite et cohérente tout au
long du rapport (retraits, tirets, etc.) ;
• Tableaux clairs, avec légende explicite ;
• Graphiques : choisir une échelle représentative
et bien lisible.
14
COURS D' INTERNE
Critères de mesure de la qualité d’un rapport
Cinq critères :
• Précision ;
• Concision ;
• Ton ;
• Clarté ;
• Délais (livré à temps).
15
COURS D' INTERNE
Critères de mesure de la qualité d’un rapport
Précision :
• Décrire complètement et scrupuleusement des
faits (notion de preuve) ;
• Développer auprès de la direction le sentiment
de certitude : « Si l’eur le dit, c’est que c’est
vrai ».
16
COURS D' INTERNE
Critères de mesure de la qualité d’un rapport
Clarté :
• Attention aux termes techniques et
inintelligibles ;
• Transmettre au lecteur des idées en des
termes ayant un sens pour lui.
COURS D' INTERNE
17
Critères de mesure de la qualité d’un rapport
Exemple :
Formulation 1 :
• Les bons de livraison ne sont pas comparés
avec les factures.
Formulation 2 :
• L’entreprise n’est pas du tout certaine d’avoir
reçu ce pour quoi elle a payé.
COURS D' INTERNE
18
Critères de mesure de la qualité d’un rapport
Concision :
NB : Etre concis # Etre bref
• Concision = Ecarter le superflu
• Concision = Fournir des détails suffisants à
l’opérationnel et une synthèse aux dirigeants.
COURS D' INTERNE
19
Critères de mesure de la qualité d’un rapport
Délais :
• Effets d’un rapport = Nuls si livré en retard ;
• Cependant, réflexion nécessaire avant la
rédaction.
Donc, compromis nécessaire.
20
Critères de mesure de la qualité d’un rapport
Solution possible (notamment si urgence) :
• Rapport « Informel » d’état d’avancement ;
• Exemple : « Le présent rapport est destiné à
fournir des informations exigeant l’attention de
la direction. Notre rapport final traitera des
questions exposées ici, ainsi que d’autres
informations recueillies d’ici la fin de notre
travail ».
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La diffusion du rapport
Rapport
=
• Source d’information ;
• Source de réflexion ;
• Source d’action.
Donc, diffusion importante.
22
La diffusion du rapport
• Diffusion plus ou moins large selon les
usages;
• Cibler les structures concernées par
l’intervention (hiérarchie, fonctionnels, etc.) ;
NB : Destinataire pour action

Patron de la structure.
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Présentation du projet de rapport
Avant la réunion :
• Projet de rapport diffusé dans des délais
acceptables (pour être lu) ;
• S’assurer que les és seront présents ;
• Préparer les points clés ;
• Définir l’ordre du jour ;
• Verrouiller les aspects logistiques.
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Présentation du projet de rapport
Au début de la réunion :
• Présenter les objectifs de la réunion ;
• Rappeler l’objectif de la mission et son
déroulement ;
• Présenter des points clés ;
• Proposer un plan.
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Présentation du projet de rapport
Au cours de la réunion :
• Susciter les impressions, les réactions ;
• Noter les réserves et suggestions ;
• Rester maître des débats (synthèse partielles
sur chaque point).
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Présentation du projet de rapport
A la fin et après le réunion :
• Finaliser les recommandations ;
• Valider le rapport final ;
• Assurer le suivi des recommandations.
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Présentation du projet de rapport
Quelques règles utiles :
• Faire preuve de courtoisie :
Eviter les expressions :
- « Je ne suis pas d’accord »
- « Vous avez tort »
Eviter les termes :
- « Stupide », « Ridicule », etc.
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Présentation du projet de rapport
Quelques règles utiles :
• Utiliser des phrases impersonnelles ;
Utiliser :
- « Il pourrait, à mon sens, être utile
d’examiner….
Plutôt que :
- « Vous n’avez pas pensé à… »
29
Présentation du projet de rapport
Quelques règles utiles (suite) :
• Trouver une base de discussion
commune (quand on se retrouve dans
une impasse) ;
• Ne pas confondre l’exposé d’un point de
vue avec un désaccord.
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Présentation du rapport final
Différence par rapport à la présentation du
projet de rapport :
• Concision : ne pas à entrer dans le détail
(existent dans le rapport) ;
• Non technicité du langage : Les termes trop
techniques ne doivent pas être utilisés en
règle générale ;
• Argumentation : Solidité des messages pour
emporter l’adhésion.
31
Présentation du rapport final
• Mise en évidence des mesures de suivi à
envisager :
Utilisation des outils matériels pour renforcer :
• La concision ;
• La persuasion.
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Exposé oral du rapport
Quelques conseils :
• Pensez davantage à ceux qui vous écoutent
qu’à vous-même ;
• Cultivez un style sobre, soutenu ;
• Evitez les répétitions inutiles, les digressions.
33
Exposé oral du rapport
Quelques conseils (suite) :
• Utilisez avec soin des transitions pour faire
passer d’une idée à une autre ;
• Evitez les ambiguïtés ;
• Adoptez un ton convenable.
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Les deux erreurs capitales
• Rédaction trop précipitée ;
• Rédaction trop tardive.
35
Les défauts d’un rapport
Défauts/Contenu :
• Exposé des faits insuffisant ;
• Analyse insuffisante du problème ;
• Messages vagues.
36
Les défauts d’un rapport
Défaut/Style de rédaction :
• Volume trop important ;
• Vocabulaire trop technique ;
• Phrases trop lourdes, trop longues.
Le Mali cultive à plein la déresponsabilisation. Élus et citoyens sont
conjointement à l’origine de cette situation d’infantilisation et, pire, de
fuite en avant.
À l’échelon municipal, il conviendrait d’imposer la présentation d’un
plan dans lequel devront figurer les priorités, c’est-à-dire les mesures
d’investissement nécessaires pour assurer l’avenir de la commune
dans les meilleures conditions financières pour les contribuables. Ces
mesures doivent être accompagnées d’une évaluation chiffrée, mais
aussi justifiée, de leur coût, c’est-à-dire qu’une explication sur leur
mode de financement doit figurer en face de chacune d’elles. En outre,
le montant – chiffré ou, à tout le moins, d’ordre indirect (retombées
attendues, etc.) – des retours sur investissement que les contribuables
sont en droit d’espérer des mesures proposées, doit figurer dans un tel
document.
À l’issue du mandat, un bilan, lui aussi chiffré, des résultats obtenus par l’équipe
municipale en place, doit permettre d’apprécier l’efficacité de la politique suivie.
Puisque l’implication des administrés dans l’évaluation des politiques publiques
demeure le grand point faible du Mali, des consultations périodiques sur des sujets
engageant le long terme devraient être mises en place, afin d’encourager les
citoyens à davantage de participation, d’implication, mais aussi de s’assurer de leur
soutien, tout au long de la mandature.
Enfin, le rôle de la « société civile » et des associations, devrait être davantage pris
en compte dans ce pays.
« Responsabilisation » n’est pas un terme inventé par les technocrates pour se
retrancher derrière les hommes politiques ; au contraire, il s’agit d’une chance
offerte aux élus, et à leurs mandants, afin que les édiles réinvestissent un rôle trop
longtemps délaissé, vraisemblablement par incompétence et/ou par crainte : à
savoir, celui de décideurs responsables devant leurs électeurs.
.
C’est en se fédérant en association que les électeurs pèseront enfin sur les
scrutins, a fortiori au niveau local. L’intérêt pour la chose publique, la
participation à l’élaboration de la décision politique appartiennent à tous et à
chacun. C’est l’essence même du système démocratique.
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